Zapracowani ludzie chcą prostych instrukcji – a zajęci członkowie kadry kierowniczej chcą, abyś wdrożył swoje projekty, jednocześnie przekazując im zwięzłe aktualizacje i instrukcje dotyczące tego, co jest potrzebne od ich zespołów. Specjaliści ds. kadr, którzy zaczynają zarządzać nowym projektem, muszą mieć jasny i praktyczny plan.
Zdobyłem doświadczenie w kierowaniu zespołami ds. kadr i zarządzaniu międzynarodowymi projektami w ramach kilku praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania udanymi projektami.
4 Ważne zasady zarządzania projektem
Podstawy zarządzania projektami pomagają stworzyć solidny fundament. Jeśli rozpoczynasz projekt, który obejmuje wiele zespołów w różnych lokalizacjach, oto kilka kroków, które należy wykonać w celu dobrze zorganizowanego, skutecznego projektu:
#1: Opowiedz, co próbujesz osiągnąć.
- Zidentyfikuj określoną potrzebę biznesową.
Przynieś pytanie „dlaczego to robimy” na wyższy poziom, aż nie będziesz już w stanie tego zrobić. Na przykład, czy mierzy zaangażowanie pracowników jako prawdziwą potrzebę biznesową LUB czy jest to zadanie potrzebne do poprawy zaangażowania pracowników? Czy zwiększenie zaangażowania wiąże się z jeszcze większą potrzebą, na przykład zmniejszeniem rotacji pracowników? Czy redukcja obrotów jest tylko elementem ogólnej potrzeby obniżenia kosztów operacyjnych? - Podziel się potrzebą biznesową.
Jasne określenie praktycznych celów biznesowych projektu pomaga wszystkim interesariuszom zrozumieć, dlaczego są zaangażowani i pomaga uzyskać poparcie.
#2: Wypisz kroki niezbędne do osiągnięcia celu.
- Podziel projekt na zadania przyswajalne.
Wyraźnie określ wymierne ulepszenia lub oczekiwane wyniki, zwłaszcza jeśli niuanse kulturowe mogą mieć wpływ na interpretację. Upewnij się, że każde zadanie ma wyraźnego właściciela i termin. - Zdefiniuj kamienie milowe.
Kamienie milowe wskazują momenty zakończenia stopniowych kroków w kierunku ostatecznego celu projektu. Umożliwia to jasne monitorowanie postępów zespołu i świętowanie wspólnych zwycięstw. - Zaplanuj spotkania kontrolne.
Udowodniono, że zarówno kamienie milowe, jak i punkty kontrolne są przydatne w zwiększaniu morale zespołu. Zwracają oni uwagę na indywidualne osiągnięcia, dbają o to, aby wysiłki wszystkich członków zespołu były doceniane i doceniane, a także pozwalają wszystkim dostosować się do tego, co przyniesie przyszłość. Nigdy nie organizuj spotkania tylko po to, aby je zorganizować, ale regularne punkty kontrolne pomagają utrzymać łączność zespołu projektowego.
#3: Komunikuj się, aby połączyć indywidualny wkład z szerszym obrazem.
- Nie pozostawiaj miejsca na nieporozumienia.
Nic nie zakładaj. W przypadku pracy w zespołach międzynarodowych komunikacja musi być krystalicznie jasna. Uwzględniając wrażliwość kulturową na otrzymywanie instrukcji i delegowanie zadań, poproś każdą osobę o wyniki projektu na piśmie i pomóż zespołowi zrozumieć, w jaki sposób zadania łączą się ze sobą i z Twoim ogólnym celem. - Zbierz całą dokumentację w jednym miejscu.
Wszystkie informacje o projekcie powinny znajdować się w miejscu, do którego każdy może uzyskać dostęp w każdej strefie czasowej.Może to obejmować harmonogram projektu, listę członków zespołu oraz matrycę RACI (odpowiedzialną, odpowiedzialną, konsultacyjną i informacyjną) dla dodatkowej przejrzystości ról.
#4: Zaangażuj swój zespół kierowniczy.
- Zaangażuj kierowników wyższego szczebla , aby pomogli Ci utrzymać motywację wszystkich.
Zanim rozpoczniesz swój projekt, potrzebujesz zaangażowania i zaangażowania interesariuszy spoza działu kadr. Weź pod uwagę działy potrzebne do Twojego projektu i odpowiednich kierowników wyższego szczebla, którzy powinni zaangażować się w każdym regionie – może to nie być bezpośredni przełożony w różnych kulturach. - Szanuj skrzynki odbiorcze interesariuszy wysokiego szczebla.
Kierownicy projektów powinni regularnie komunikować się z odpowiedzialnymi stronami dla każdego zadania, podczas gdy interesariusze i kadra kierownicza wyższego szczebla powinni otrzymywać krótkie, okresowe aktualizacje.
3 Przykłady międzynarodowych projektów HR
Nasze zespoły każdego dnia zarządzają projektami za granicą. Jako część międzynarodowej firmy jesteśmy dobrze zaznajomieni z najlepszymi praktykami, ale różnią się one w zależności od typu projektu. Oto najważniejsze informacje dotyczące kilku globalnych projektów HR:
Projekt nr 1: Wdrożenie transgranicznej ankiety zaangażowania
Globalization Partners z dumą przedstawia 96 procent zadowolenia pracowników. Nie moglibyśmy tym zarządzać, gdyby nie solidna ankieta zaangażowania i późniejsze wysiłki działu kadr mające na celu ciągłą poprawę doświadczeń pracowników.
Pomiar zaangażowania pracowników może być w dużej mierze zautomatyzowany po podjęciu decyzji dotyczącej metodologii i pytań. Zespoły ds. kadr mogą zasadniczo kliknąć przycisk „Wyślij” i wykorzystać raport, który jest standardem w wielu narzędziach do identyfikacji trendów i pomiaru postępów. W Globalization Partners wykorzystujemy 15five do zarządzania zespołem, a jego funkcja ankietowa jest głównym atutem w zrozumieniu obciążenia pracą, motywacji i zaangażowania naszego zespołu.
Projekt nr2: Projektowanie globalnego zdalnego wdrożenia
Ponieważ zatrudniamy pracowników na całym świecie, Globalization Partners musiała zaplanować zdalne wdrożenie na długo przed pandemią. Dla naszego zespołu HR oznaczało to stworzenie serii filmów dla nowych członków zespołu, zorganizowanie wielu spotkań i spotkań z sąsiednimi funkcjami pracownika oraz formalne udokumentowanie oczekiwań, wniosków i możliwości.
[bctt tweet=”Ponieważ zatrudniamy pracowników na całym świecie, Globalization Partners musiała zaplanować zdalne wdrożenie na długo przed pandemią. Dla naszego zespołu HR oznaczało to stworzenie serii filmów wideo dla nowych członków zespołu, zorganizowanie wielu spotkań i spotkań z sąsiednimi funkcjami pracownika oraz formalne udokumentowanie oczekiwań, wniosków i możliwości ”. Nazwa użytkownika= „globalpeo”]
W Globalization Partners używamy rozwiązania Lessonly, aby wygenerować szkolenie zapewniające doskonałe wrażenia z wdrażania. Firmy zatrudniające ludzi za granicą będą również rozważać terminowe płatności, bezpieczne gromadzenie danych oraz przejrzyste zarządzanie godzinami i wydatkami. Nasza kompleksowa platforma zatrudnieniadlam sprawia, że globalne zatrudnianie i wdrażanie pracowników jest szybkie i łatwe dla zespołów HR.
Nr projektu3: Skalowanie międzynarodowych działań rekrutacyjnych
Wielkość naszej firmy podwoiła się pomimo Covid-19, a większość naszych nowych pracowników NIE znajduje się w pobliżu siedziby głównej w USA. To rozróżnienie jest ważne, aby wiedzieć przed rozpoczęciem działań rekrutacyjnych: czy zatrudniasz pracowników na określonym rynku, czy po prostu szukasz najlepszej osoby na dane stanowisko, gdziekolwiek mieszkają? Pandemia udowodniła, że praca zdalna jest wysoce skuteczna, a rosnący globalny trend polega na znalezieniu najlepszych talentów niezależnie od ich lokalizacji.
LinkedIn jest jedną z największych sieci społecznościowych dla profesjonalistów w Stanach Zjednoczonych, ale nie jest to możliwe na całym świecie. Na przykład w Chinach w Ushi istnieje podobna koncepcja, ale występują różnice.
Koncepcja LinkedIn nie przekłada się bezpośrednio na wszystkie rynki, więc musisz dostosować awanse w poszczególnych regionach.
Twój projekt został zakończony — jeszcze jeden krok
Podsumowanie projektu (lub retrospektywne) należy uznać za ostatni etap projektu. Dzięki temu wszyscy interesariusze mogą świętować swój sukces, a właściciele projektów mogą zastanowić się nad najlepszymi praktykami na przyszłość. Badania pokazują również, że zespoły, które przeprowadzają podsumowanie, osiągają nawet o 20 procent lepsze wyniki.
Pamiętaj o kulturze na tym etapie informacji zwrotnych — może to być najbardziej wrażliwy krok w globalnym zarządzaniu projektami. Harvard Business Review cytuje chińską kulturę, która wymaga pozytywnego wzmocnienia, ale niemiecka kultura korporacyjna, która podkreśla jedynie wyjątkowe działania, może prowadzić do negatywnych wyników. Istnieje wiele niuansów w kulturze korporacyjnej każdego kraju, a nawet w różnych firmach — więc na tym etapie lokalna wiedza jest bezcenna.
Na każdym etapie zespół projektowy powinien zapytać:
- Co zrobiliśmy dobrze?
- Co możemy zrobić inaczej?
Końcowe podsumowanie projektu powinno obejmować informacje z wszystkich faz, przegląd zwrotu z inwestycji (ROI) zakończonego projektu oraz podsumowanie sugerowanych zmian dla następnego projektu. Zmiany mogą obejmować wszystko, od procesu określania zakresu po działy zaangażowane w pracę zespołu. Właściciele projektów są również odpowiedzialni za zapewnienie, że wszystkie informacje zebrane podczas podsumowania zostaną zastosowane do następnej iteracji, aby proces był stale ulepszany.
Od analizowania projektów i planowania po dokumentowanie wniosków podsumowujących – moim największym wnioskiem z zarządzania projektami transgranicznymi jest nadmierna komunikacja. Rzadko można przecenić oczywiste aspekty, gdy zaangażowanych jest wiele stylów biznesowych.
Czy Twoja firma planuje zatrudniać pracowników na całym świecie? Stworzyliśmy Listę kontrolną międzynarodowej ekspansji biznesowej , narzędzie do zarządzania projektami dla firm działających na całym świecie.
