Embaucher des entrepreneurs indépendants au Royaume-Uni (R.-U.) apporte des compétences et une flexibilité précieuses à votre équipe. Mais ces avantages s’accompagnent de responsabilités : les règles de statut d’emploi sont complexes et une mauvaise classification a des conséquences coûteuses.

Classification des travailleurs au Royaume-Uni : employés vs sous-traitants indépendants

Il est essentiel de comprendre les règles de travail hors paie, également appelées règles IR35 , lors de l’embauche de sous-traitants indépendants au Royaume-Uni. Ces règles garantissent que les sous-traitants paient à peu près les mêmes impôts sur le revenu et cotisations d’assurance nationale (NIC) que les employés. 

Les règles IR35 aident également à lutter contre l’évitement fiscal par les « employés déguisés » qui travaillent par le biais d’un intermédiaire, tel qu’une société de services personnels (PSC). Un PSC est généralement une société à responsabilité limitée qu’un sous-traitant possède et utilise pour fournir ses services.

Ces règles sont complexes et diffèrent en fonction de divers facteurs, notamment la taille de votre entreprise, si l’entrepreneur est un titulaire de bureau ou s’il doit acheter son propre équipement avant d’accepter le travail. 

Les règles IR35 s’appliquent également généralement lorsque : 

  • L’entrepreneur fournit des services par le biais d’un intermédiaire, comme un PSC ou une société à responsabilité limitée. Les règles s’appliquent également aux entrepreneurs travaillant par le biais de partenariats, d’autres personnes ou d’associations non constituées en société. 

  • Votre entreprise fait appel à un sous-traitant par le biais de votre propre intermédiaire

  • Une agence fournit les services de l’entrepreneur par l’intermédiaire de son intermédiaire

Les moyennes et grandes entreprises, ainsi que toutes les organisations du secteur public, doivent vérifier si ces règles s’appliquent à chaque sous-traitant travaillant par l’intermédiaire d’un intermédiaire, même lorsqu’il fait appel à une agence. Les petites entreprises du secteur privé sont généralement exemptées de cette exigence ; dans ces cas, l’intermédiaire de l’entrepreneur est chargé de déterminer le statut IR35 .  

Utilisez l’ outil de vérification du statut d’emploi pour  déterminer si un entrepreneur doit être classé comme employé ou travailleur indépendant pour les impôts.

Les services des sous-traitants tombent à l’ intérieur de IR35 ou à l’ extérieur de IR35. 

  • Être à l’intérieur de IR35 signifie que l’entrepreneur est considéré comme un employé réputé à des fins fiscales. Bien que cela exige que le client ou le payeur de frais déduise les PAYE et les NIC, cela n’accorde pas automatiquement à l’entrepreneur l’intégralité des droits statutaires en matière d’emploi, tels que la protection contre le licenciement injuste ou l’indemnité de licenciement. Dans ce cas, les employeurs qui sont des entreprises de taille moyenne ou du secteur public déduisent les PAYE et les NIC via leur paie. 

  • Travailler en dehors de IR35 signifie que l’entrepreneur est un travailleur indépendant et est responsable du paiement de ses propres impôts et cotisations de sécurité sociale. 

Les autorités fiscales et douanières de Sa Majesté (HMRC) et les tribunaux du travail utilisent plusieurs tests pour déterminer le statut IR35 d’un entrepreneur. Ces tests sont basés sur : 

  • Contrôle : une entreprise contrôle comment, quoi et où un employé travaille. Un entrepreneur a la liberté de travailler et de planifier son travail.

  • Service personnel et substitution : les employés doivent faire le travail eux-mêmes. Un entrepreneur indépendant a généralement le droit d’envoyer un remplaçant qualifié à sa place.

  • Mutualité d’obligation (MOO) : dans une relation d’emploi, il existe un accord continu pour que l’employeur fournisse un travail et que l’employé l’accepte. La Mutualité d’obligation (MOO) évalue s’il existe une exigence réciproque pour le client de fournir des travaux et pour l’entrepreneur de les accepter. En 2026, les tests juridiques examinent également si la mutualité existe pendant l’exécution de tâches spécifiques, qu’il y ait ou non une obligation de travail futur. 

  • Risque financier : les entrepreneurs sont responsables de leur propre risque financier. Cela signifie qu’ils doivent acheter leur propre équipement et réparer les travaux insatisfaisants à leurs propres frais. Les employés n’ont pas ce type de risque.

Pénalités pour mauvaise classification des sous-traitants au Royaume-Uni

La mauvaise classification d’un employé en tant qu’entrepreneur indépendant est passible de lourdes sanctions. Vous pourriez être tenu responsable de :

  • PAYE antidaté et NIC employeur et employé, plus intérêts et amendes de HMRC

  • Demandes d’avantages sociaux statutaires, y compris les congés payés  pour toute leur période d’engagement.

  • Demandes du tribunal du travail pour des droits tels qu’un licenciement injuste ou une indemnité de licenciement

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Comment embaucher des entrepreneurs indépendants au Royaume-Uni

Suivez ces étapes pour embaucher des entrepreneurs indépendants au Royaume-Uni en toute conformité :

1. Effectuer une diligence raisonnable

Examinez attentivement les tests d’état et les critères IR35 . 

Les organisations du secteur public et les moyennes ou grandes entreprises doivent partager une déclaration de détermination du statut (SDS) avec l’entrepreneur ou l’agence. À partir de Avril 2026, les entreprises devraient réévaluer leur taille, car un seuil de chiffre d’affaires plus élevé de 15 millions GBP signifie que beaucoup seront reclassés comme « petits » et ne seront plus tenus d’émettre une FDS.  Les employeurs qui n’émettent pas de FDS ou qui ne peuvent pas justifier leur décision peuvent être responsables des taxes de l’entrepreneur.

2. Rédiger un contrat de services

Utiliser un contrat complet de services (également appelé contrat de conseil) qui reflète avec précision la réalité d’une relation d’entreprise à entreprise. L’accord doit clairement définir :

  • Champ d’application des services, livrables et délais du projet

  • Le droit de l’entrepreneur de contrôler comment, quand et où il travaille

  • Le droit de substitution

  • Confirmation qu’il n’y a pas de MOO

  • Conditions de paiement, droits de propriété intellectuelle, confidentialité et clauses de résiliation

3. Gérer les paiements et les taxes des sous-traitants au Royaume-Uni.

Les entrepreneurs indépendants soumettent des factures pour leurs services, qui sont ensuite payées conformément aux conditions du contrat de services. Les règles IR35 affectent le fonctionnement des paiements :

  • En dehors de IR35 : si un entrepreneur est réellement un travailleur indépendant, le client (ou le « payeur des frais » ou l’agence) paie la facture de l’entrepreneur dans son intégralité. L’entrepreneur paie ses propres taxes et NIC.

  • Intérieur IR35 : Si un entrepreneur est soumis à des règles hors paie, le client doit déduire l’impôt sur le revenu et les NIC des employés avant de payer l’entrepreneur.

4. Prise en compte des exigences de facturation des entrepreneurs indépendants au Royaume-Uni

Les sous-traitants enregistrés pour la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) doivent soumettre des factures conformes aux exigences de la TVA britannique.

Les éléments obligatoires de la facture du sous-traitant comprennent :

  • Numéro de facture unique : attribue un numéro d'identification spécifique à chaque facture.

  • Date de facturation : indique la date exacte à laquelle le document est émis.

  • Nom et adresse du fournisseur : indique le nom commercial complet et l’adresse physique du sous-traitant.

  • Nom et adresse du client : indique le nom complet et l’adresse professionnelle du client.

  • Description du service : fournit un résumé clair du travail effectué.

  • Date d’approvisionnement : indique la date à laquelle les services ont été livrés s’ils diffèrent de la date de facturation.

  • Montant total : affiche le coût total des services fournis.

  • Numéro d’immatriculation à la TVA : inclus si l’entrepreneur est enregistré à la TVA.

  • Répartition de la TVA : détaille le montant de la TVA ou indique si la TVA ne s’applique pas.

  • Conditions de paiement : définit le calendrier convenu, tel que le paiement dû dans les 30 jours.

  • Coordonnées : fournit un e-mail ou un numéro de téléphone pour les demandes de facturation.

  • Coordonnées bancaires : partage les informations de compte nécessaires pour faciliter le paiement.

Comment payer les entrepreneurs indépendants au Royaume-Uni

Les entreprises utilisent principalement des systèmes électroniques de transfert de banque à banque pour payer les sous-traitants au Royaume-Uni. Choisissez votre méthode en fonction de l’urgence du paiement, de la valeur de la transaction et du statut fiscal du professionnel :

  • Crédit direct Bacs : utilisez cette méthode rentable pour les paiements de paie de routine et les paiements B2B. Bacs fonctionne sur un cycle de compensation strict de trois jours ouvrables.

  • Service de paiement plus rapide (FPS) : sélectionnez cette option pour les transferts quasi instantanés. Les fonds parviennent au destinataire en quelques secondes. FPS est disponible 24 h/24, 7 j/7 et prend en charge les transferts jusqu’à 1 million GBP.

  • CHAPS : utilisez le système de paiement automatisé de la chambre de compensation pour les paiements de grande valeur le jour même. En raison des frais plus élevés, les entreprises réservent CHAPS pour les transactions importantes telles que les achèvements de propriété.

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Mettre fin à un contrat de sous-traitant au Royaume-Uni

Le contrat de services décrit comment mettre fin à une relation avec un entrepreneur. Cela peut se produire lorsqu’un projet est terminé, à la fin d’une durée déterminée, ou en donnant un avis conforme à l’accord. 

Contrairement aux employés, les sous-traitants n’ont pas de droits statutaires à des délais de préavis minimum ou à une protection contre le licenciement injuste, tant qu’ils sont classés correctement.

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