कर्मचारियों के कंपनी छोड़ने के कई कारण हैं - वे सेवानिवृत्त होते हैं, एक नई नौकरी पाते हैं, या छंटनी या समाप्ति के कारण अनैच्छिक रूप से छोड़ देते हैं। इन कारणों के बावजूद, कंपनियों को बाहर निकलने के लिए एक आसान संक्रमण बनाने के लिए तैयार रहना चाहिए।
कर्मचारी का बाहर निकलना दूरस्थ कर्मचारी अनुभव यात्रा का हिस्सा है और कंपनियों को ऑफबोर्डिंग की प्रक्रिया के लिए पहले से तैयार होना चाहिए। इसमें प्रक्रिया को सहज बनाने में संसाधनों का निवेश करना शामिल है, क्योंकि ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को देखकर कर्मचारी के प्रस्थान के बाद नियोक्ता ब्रांड को नुकसान पहुंचा सकता है। वास्तव में, फ्रैक्टल द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, एक-तिहाई अमेरिकी कर्मचारी अपनी कंपनी की समीक्षा छोड़ने से पहले पूरे महीने इंतजार करते हैं।
ऑफबोर्डिंग ऑनबोर्डिंग के रूप में महत्वपूर्ण है और कर्मचारी चक्र का एक प्रमुख तत्व है। Globalization Partners में मानव संसाधन संचालन दक्षिण और मध्य अमेरिका के प्रबंधक मुरीएल डायस कहते हैं, "ऑफबोर्डिंग आपके द्वारा किसी कर्मचारी पर चढ़ने के मिनट को शुरू करती है, और उचित ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के बिना, कंपनियां समग्र कर्मचारी अनुभव को नष्ट कर सकती हैं। जब आप किसी कार्यालय में काम करते हैं तो कर्मचारियों के प्रस्थान की तैयारी चुनौतीपूर्ण हो सकती है, लेकिन दूरस्थ कार्य वातावरण में, ऑफबोर्डिंग के लिए और भी अधिक समय और ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
4 प्रभावी ऑफबोर्डिंग आपकी कंपनी के लिए महत्वपूर्ण कारण हैं
यह साबित हो गया है कि एक विस्तृत और प्रभावी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बेहतर प्रतिभा प्रतिधारण की ओर ले जाती है। एक संरचित, अच्छी तरह से सोचा गया ऑफबोर्डिंग यह भी सुनिश्चित करता है कि एचआर टीमें नियोक्ताओं और कर्मचारियों के लिए प्रक्रिया को सुविधाजनक बना सकती हैं।
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनाना महत्वपूर्ण है:
# 1: कानूनी और वित्तीय मुद्दों से बचें
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में सभी आवश्यक दस्तावेजों को इकट्ठा करना और हस्ताक्षर करना नियोक्ता के शिकायतों या मुकदमों के जोखिम को कम करेगा। यह विशेष रूप से अनैच्छिक प्रस्थान के दौरान सच है, जैसे कि समाप्ति, जब देश-विशिष्ट कानून हैं, तो नियोक्ताओं को यह सुनिश्चित करने के लिए पालन करना चाहिए कि उनके कार्य कानूनी हैं।
#2: डेटा उल्लंघनों को रोकें
एचआर टीमों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारियों को सिस्टम से लॉग ऑफ करने, उनके खातों को निष्क्रिय करने और किसी भी प्लेटफॉर्म और जानकारी तक पहुंच में कटौती करने के लिए पर्याप्त समय है। यदि कर्मचारियों के प्रस्थान के बाद कंपनी के डेटा तक पहुंच है, तो इससे गोपनीय जानकारी का प्रसार हो सकता है जो कंपनी को खतरे में डाल देता है।
#3: कंपनी की प्रतिष्ठा में सुधार
कर्मचारी-नियोक्ता संबंध को सर्वोत्तम संभव तरीके से समाप्त करना सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी कंपनी में बिताए गए समय के लिए सम्मानित और मूल्यवान महसूस करें। कर्मचारियों की राय का कंपनी की प्रतिष्ठा पर प्रभाव पड़ता है। वास्तव में, समीक्षा नौकरी चाहने वालों के 95 प्रतिशत के लिए महत्वपूर्ण है, जिसका अर्थ है कि नकारात्मक कंपनी समीक्षा संभावित उम्मीदवारों के निर्णयों को प्रभावित कर सकती है कि भूमिका के लिए आवेदन करना है या नहीं।
#4: मूल्यवान प्रतिक्रिया प्राप्त
करें कर्मचारी जो स्वेच्छा से कंपनी छोड़ते हैं, प्रतिक्रिया का एक अविश्वसनीय स्रोत हैं। उनके प्रस्थान के कारणों को सुनना या सिर्फ उनकी ईमानदार राय से कंपनी को भविष्य में सुधार करने में मदद मिलेगी।
Snapsurveys के अनुसार, "शीर्ष प्रदर्शन करने वाली कंपनियां न केवल प्रतिक्रिया स्वीकार करने में अच्छी हैं, बल्कि वे जानबूझकर प्रतिक्रिया भी मांगती हैं। और वे जानते हैं कि प्रतिक्रिया केवल तभी उपयोगी होती है जब यह कमजोरियों और ताकतों को उजागर करती है।
दूरस्थ कार्य वातावरण में ऑफबोर्डिंग
दूरस्थ कार्य के कई फायदे हैं, लेकिन अभी भी कुछ कमियां हो सकती हैं। आमने-सामने बातचीत करने की संभावना के बिना, कनेक्शन और संचार के लिए बाधाएं एक बड़ी चुनौती बन सकती हैं जब यह रिमोट ऑफबोर्डिंग की बात आती है।
"भौतिक निकटता की कमी एक विचारशील ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को लागू करने के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण बनाती है जिसमें स्पष्ट संचार कर्मचारियों के प्रस्थान के समय विश्वास बनाने और गलतफहमी से बचने की कुंजी है, ”कहते हैं कैमिला टोरेस , मानव संसाधन विशेषज्ञ Globalization Partners .
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को परिभाषित करने का उद्देश्य कर्मचारी के लिए एक सहज संक्रमण पैदा करना और कंपनी को डेटा उल्लंघनों और सुरक्षा जोखिमों से बचाना है।
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को परिभाषित करने वाले कारक
दो कारक हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया में कौन से कदम उठाने हैं: प्रस्थान का कारण और कर्मचारी की स्थिति।
प्रस्थान का कारण
प्रस्थान के कारण के आधार पर, प्रक्रिया के कुछ चरण दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हो सकते हैं। यही कारण है कि ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को प्रत्येक मामले की शर्तों के अनुरूप बनाया जाना चाहिए। प्रस्थान के चार मुख्य कारण हैं:
1.
एचआर टीमों के लिए एक ऐसी प्रक्रिया को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है जो अप्रत्याशित प्रस्थान को रोकने में मदद करती है और खुली स्थिति को भरने के लिए पर्याप्त समय प्रदान करती है। कर्मचारियों को ऐसे दिशानिर्देश प्राप्त होने चाहिए जो आसान निकास सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं। ये दिशानिर्देश न्यूनतम नोटिस अवधि, हैंड-ओवर नोट्स, रिपोर्ट और डेटा एक्सेस को आवश्यक बना सकते हैं।
2. सेवानिवृत्ति
एचआर टीमों को कर्मचारियों की सेवानिवृत्ति की अग्रिम योजना बनानी चाहिए। उन्हें पेंशन योजनाओं का अनुपालन सुनिश्चित करना चाहिए और कर्मचारियों को अंतिम भुगतान निर्धारित करना चाहिए। एक सुखद प्रस्थान सुनिश्चित करने के लिए एक सबसे अच्छा अभ्यास सेवानिवृत्त कर्मचारियों को एक उचित विदाई पार्टी और पुरस्कार, या उपहार के रूप में मान्यता देना है, खासकर यदि उन्होंने लंबे समय तक कंपनी के लिए काम किया है।
3. कर्मचारियों की छंटनी
मुश्किल है, लेकिन कभी-कभी अपरिहार्य है। इन मामलों में, कर्मचारी के साथ सम्मान और सहानुभूति के साथ व्यवहार करना सबसे अच्छा है और यह स्पष्ट करना है कि उसे क्यों रखा जा रहा है।
4. समाप्ति
समाप्ति मानव संसाधन के सबसे कठिन कार्यों में से एक है, और इन मामलों में, ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को सावधानीपूर्वक नियोजित किया जाना चाहिए। कर्मचारी को एक लिखित नोटिस प्राप्त करना चाहिए जिसमें उन तथ्यों को बताया गया हो जो बर्खास्तगी को प्रेरित करते हैं और कानूनी लेख जो कंपनी किसी भी मुद्दे से बचने के लिए इस निर्णय पर निर्भर करती है।
ध्यान रखें कि आवश्यक दस्तावेजों और परिवीक्षा अवधि जैसे महत्वपूर्ण अनुपालन घटक देश के अनुसार भिन्न होते हैं। कर्मचारियों को अपने सहयोगियों को अलविदा कहने की अनुमति देना, उनके अंतिम अनुरोधों में भाग लेना, और पूरी प्रक्रिया में कॉर्पोरेट एकता की छवि दिखाना एक निर्बाध बर्खास्तगी सुनिश्चित करने की कुछ कुंजी हैं।
डायस और टोरेस के अनुसार, प्रस्थान के कारण की परवाह किए बिना, यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी सहज महसूस करें। मानव संसाधन को कभी नहीं भूलना चाहिए कि वे मनुष्यों के साथ काम कर रहे हैं, इसलिए सहानुभूति, संचार और एकजुटता मौलिक हैं, खासकर जब आप दूरस्थ ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया से निपट रहे हैं।
यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों को वे सभी भुगतान और विच्छेद पैकेज प्राप्त हों जिनके वे हकदार हैं। नियोक्ताओं को इस बात से अवगत होना चाहिए कि छंटनी के दौरान विच्छेद पैकेजों और भुगतानों से संबंधित स्थानीय कानून और विनियम देश या क्षेत्र के अनुसार भिन्न होते हैं।
पद का प्रकार
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया में शामिल चरण कर्मचारी की स्थिति के आधार पर भी भिन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, लेखांकन कर्मचारियों को उनके प्रस्थान से पहले वित्तीय रिकॉर्ड चेक की आवश्यकता हो सकती है, जबकि आईटी सदस्यों के लिए उन्हें संवेदनशील डेटा लेने से रोकने के लिए सुरक्षा जांच आवश्यक हो सकती है।
एक प्रभावी रिमोट ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया कैसे बनाएं
एचआर टीमों को अपनी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर एक अनुकूलित ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनानी चाहिए। यह प्रक्रिया प्रस्थान के प्रकार पर बहुत अधिक निर्भर करेगी, खासकर चाहे कर्मचारी स्वेच्छा से या अनैच्छिक रूप से छोड़ रहा हो, साथ ही साथ कंपनी के आकार जैसी मूल बातें भी।
दूरस्थ कार्य वातावरण में, ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया के लिए कंपनियों को एक आभासी सेटिंग में बुनियादी संचार करने की आवश्यकता होती है, जिसके लिए नए कदमों और सावधानीपूर्वक विचारों की आवश्यकता होगी। यहां यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं कि रिमोट ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया कानूनी रूप से और सफलतापूर्वक की जाती है।
1. एक संचार योजना का मसौदा
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया उस क्षण से शुरू होती है जब एचआर टीम प्रस्थान के बारे में सीखती है, भले ही इसमें छंटनी या इस्तीफा शामिल हो। दूरस्थ संचार योजना का मसौदा तैयार करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो बताता है कि टीम के बाकी हिस्सों को कैसे सूचित किया जाएगा। संचार के लिए एक सामान्य चैनल स्थापित करें और पहले से बैठकों और वीडियोकॉल शेड्यूल करें। के अनुसार एडविना तनु , ग्लोबल ऑपरेशंस एपीएसी के निदेशक Globalization Partners ईमेल और कर्मचारियों के साथ बातचीत में इस्तेमाल होने वाले लहजे पर ध्यान देना जरूरी है।
योजना को कर्मचारी के ग्राहकों पर भी विचार करना चाहिए और उन्हें ठीक से सूचित कैसे करना चाहिए। इस संचार योजना में गलतफहमी से बचने के लिए प्रस्थान के बारे में स्पष्ट जानकारी होनी चाहिए।
2. कागजी कार्रवाई
तैयार करें दूरस्थ कर्मचारी के ऑफबोर्डिंग के लिए कागजी कार्रवाई आमने-सामने प्रस्थान की प्रक्रिया से अलग नहीं है, सिवाय इसके कि इसे डिजिटल रूप से किया जाना चाहिए। एचआर टीमों को यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सभी दस्तावेज इकट्ठा करने चाहिए कि सब कुछ क्रम में है और कानूनी रूप से आयोजित किया गया है। प्रस्थान की शर्तों को स्पष्ट करने और किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए अनुबंधों और गैर-प्रकटीकरण समझौतों की समीक्षा करना आवश्यक है। मानव संसाधन विभाग को क्षतिपूर्ति पैकेजों, लाभों, प्रतिपूर्तियों और करों के बारे में कागजी कार्रवाई भी तैयार करनी चाहिए। इन सभी दस्तावेजों को दस्तावेज़ प्रबंधन और डिजिटल हस्ताक्षर प्रणालियों के माध्यम से साझा किया जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि प्रक्रिया सुचारू और सुरक्षित है।
3. इस प्रक्रिया में इस बिंदु पर
सबसे महत्वपूर्ण कदम दूरस्थ कर्मचारी के प्रस्थान के बाद काम और जिम्मेदारियों के संक्रमण को बनाने के लिए एक योजना बनाना है। इस योजना में परियोजनाओं की स्थिति की समीक्षा करने के लिए नियमित ऑनलाइन चेक-इन शामिल होना चाहिए, कर्मचारी द्वारा पहले से शुरू किए गए कार्यों को फिर से सौंपना, और ग्राउंडवर्क को जगह में रखना ताकि नया कर्मचारी आवश्यक कर्तव्यों को फिर से शुरू कर सके। एचआर को प्रभावित टीमों के साथ स्पष्ट होना चाहिए कि यह संक्रमण कैसा दिखेगा और कर्मचारी का काम कहां समाप्त होगा।
4. ऑनलाइन ज्ञान हस्तांतरण सत्र
निर्धारित करें यह स्वैच्छिक प्रस्थान के लिए प्रभावी रिमोट ऑफबोर्डिंग के सबसे आवश्यक हिस्सों में से एक है। ऑनलाइन ज्ञान हस्तांतरण सत्रों के दौरान, प्रस्थान करने वाले कर्मचारी अपने सहकर्मियों या प्रत्यक्ष रिपोर्टों के साथ जानकारी साझा करते हैं, और यदि संभव हो तो नए कर्मचारी के साथ जानकारी साझा करते हैं। इस जानकारी में जिम्मेदारियों और कार्यों, परियोजनाओं की स्थिति और जानकारी, सॉफ्टवेयर और दस्तावेजों तक पहुंच का रिकॉर्ड शामिल होना चाहिए।
5. कंपनी की संपत्ति
पुनर्प्राप्त करें यदि कंपनी ने अपने कार्यकाल के दौरान कर्मचारियों को उपकरण और संपत्ति प्रदान की है, तो यह महत्वपूर्ण है कि इन्हें प्रस्थान से पहले नियोक्ता को वापस भेज दिया जाए। एचआर टीमों को कर्मचारी के जाने से पहले अंतिम दिनों में इन परिसंपत्तियों को एकत्र करने के लिए एक डिजिटल चेकलिस्ट और व्यवस्था करनी चाहिए। इस चेकलिस्ट में कंप्यूटर, मोबाइल फोन, चाबियाँ, आईडी बैज और कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड जैसे आइटम शामिल हो सकते हैं और इसे कंपनी के संपत्ति पत्र की डिजिटल वापसी के साथ प्रस्थान करने वाले कर्मचारी को भेजा जाना चाहिए।
6. उपयोगकर्ता खातों
को हटाएं दूरस्थ कार्य ऑनलाइन जानकारी साझा करने की मांग करता है। इसलिए, कर्मचारियों के पास ईमेल खाते, ड्राइव, डेटाबेस और संवेदनशील जानकारी के स्रोत जैसे आंतरिक उपकरणों तक पहुंच है। दूरस्थ कर्मचारियों की इस जानकारी तक पहुंच को कम करना और पासवर्ड और कुंजी कोड सहित किसी भी डिजिटल संपत्ति को पुनर्प्राप्त करना, सुरक्षा उल्लंघनों को रोकने में मदद करता है। नियोक्ता-कर्मचारी संबंध चाहे कितना भी अच्छा क्यों न हो, प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों को टीम का हिस्सा नहीं होने के बाद किसी भी जानकारी तक पहुंच नहीं होनी चाहिए।
7. एक आभासी निकास साक्षात्कार
आयोजित करें जबकि केवल स्वैच्छिक प्रस्थान के लिए लागू है, आभासी निकास साक्षात्कार एक प्रभावी ऑफबोर्डिंग सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। इन साक्षात्कारों का उद्देश्य कंपनी के भीतर कर्मचारी अनुभव पर मूल्यवान प्रतिक्रिया प्राप्त करना है। यह कर्मचारियों को उनके प्रस्थान से पहले सकारात्मक प्रभाव के साथ छोड़ने का अंतिम अवसर होगा। यह जानकारी एकत्र करने के लिए भी एक शानदार साधन है जो मानव संसाधन विभाग को भविष्य में बेहतर निर्णय लेने में मदद करेगा। भूमिका में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने का अवसर लें, दूरस्थ कार्य पर उनका लेना, और उनके समग्र अनुभव।
एक प्रभावी रिमोट ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनाना कंपनियों के लिए उतना ही फायदेमंद है जितना कि यह कर्मचारियों के लिए है। हालांकि, किसी कर्मचारी के प्रस्थान में शामिल जटिलताओं को नेविगेट करना मुश्किल हो सकता है, खासकर जब व्यक्तिगत संचार एक विकल्प नहीं है।
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