Kepatuhan pekerjaan jarak jauh kini semakin penting dibanding sebelumnya. Sejak awal pandemi, banyak perusahaan telah mengadopsi kebijakan kerja permanen yang mengutamakan jarak jauh yang kemungkinan akan segera menjadi norma. Bahkan, pada 2025, 75 persen dari tenaga kerja akan bekerja dari jarak jauh setidaknya lima hari sebulan.
Meskipun ada beberapa undang-undang yang berlaku untuk pengaturan kerja dari rumah sementara, banyak negara telah mulai memperkenalkan undang-undang seputar pekerjaan jarak jauh.
Berikut adalah beberapa masalah hukum yang harus dipertimbangkan perusahaan saat mereka bekerja untuk menerapkan kebijakan kerja jarak jauh pertama yang sesuai.
Masalah #1: Kepatuhan data (privasi dan keamanan)
Kepatuhan data harus menjadi prioritas utama perusahaan. Apabila berurusan dengan data sensitif — termasuk informasi klien — sangat penting untuk memastikan privasi dan keamanan informasi yang diakses dan digunakan karyawan. Masalah lainnya adalah ketika data ditransfer secara internasional. Apakah perusahaan Anda mematuhi peraturan GDPR?
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Tentukan kebijakan privasi dan keamanan yang mencakup perangkat lunak, perangkat keras, informasi, dan kontrol akses.
- Minta karyawan menggunakan layanan Jaringan Pribadi Virtual (Virtual Private Network atau VPN) yang menjaga keamanan penjelajahan web, terutama bagi pekerja jarak jauh yang menggunakan Wi-Fi publik.
- Enkripsi informasi rahasia.
- Atur autentikasi dua faktor untuk setiap perangkat.
[bctt tweet=”Saat menangani data sensitif — termasuk informasi klien — sangat penting untuk memastikan privasi dan keamanan informasi yang dapat diakses dan digunakan karyawan.” nama pengguna=”globalpeo”]
Masalah #2: Kepatuhan penggajian
Kepatuhan penggajian adalah tantangan umum yang dihadapi perusahaan saat mereka memiliki karyawan jarak jauh. Perusahaan harus memahami undang-undang ketenagakerjaan dan tenaga kerja di setiap negara tempat mereka bekerja untuk memastikan mereka membayar karyawan sesuai dengan undang-undang tersebut.
Apa yang dapat Anda lakukan:
Periksa persyaratan setiap negara bagian atau negara mengenai:
- Upah minimum. Upah minimum adalah gaji atau pembayaran terendah yang dapat diberikan perusahaan kepada pekerja mereka secara sah. Ini bervariasi dari satu negara ke negara lain — dan negara bagian per negara bagian di AS — dan, meskipun sebagian besar negara memilikinya, beberapa negara tidak menerapkan upah minimum resmi. Oleh karena itu, sangat penting untuk melacak persyaratan upah di negara tempat Anda beroperasi. Perusahaan yang tidak mematuhi persyaratan ini dapat dikenakan denda dan gugatan hukum.
- Hukum jam kerja dan lembur. Meskipun ada standar jam kerja di seluruh dunia, ada variasi di berbagai negara.Undang-undang tenaga kerja setempat menetapkan jam kerja dan lembur maksimum dan minimum untuk karyawan, dan perusahaan harus mematuhinya.
- Cuti. Undang-undang tenaga kerja setempat menetapkan skema cuti berbayar mereka sendiri. Daun liburan berbeda di Amerika dibandingkan di Eropa atau Afrika, begitu pula dengan cuti hamil dan paternitas.Tetap berada di atas peraturan ini akan mencegah perusahaan menghadapi kewajiban.
- Frekuensi pembayaran. Frekuensi gaji menentukan seberapa sering karyawan harus dibayar (yaitu, mingguan, dwimingguan, semibulanan, bulanan) dan berbeda-beda di setiap negara. Penting untuk mengingat hal ini agar mematuhi peraturan setiap negara dan menghindari masalah kepatuhan.
- Manfaat. Karyawan berhak atas tunjangan wajib tertentu yang diwajibkan oleh undang-undang ketenagakerjaan negara mereka. Meskipun ada manfaat dasar seperti jaminan sosial di setiap negara, banyak pihak lain telah menetapkan bahwa perusahaan juga harus menawarkan tunjangan pengangguran dan pensiun.
- Asuransi. Banyak negara mewajibkan asuransi perawatan kesehatan, pensiun, dan pengangguran. Ini adalah hal yang harus diingat perusahaan saat merekrut karyawan di negara tersebut.
- Perpajakan. Beberapa negara memiliki sistem perpajakan yang lebih kompleks dibandingkan negara lain. Memahami sistem ini adalah kunci untuk mematuhi undang-undang dan peraturan pajak.
Temukan pakar untuk membantu perusahaan Anda tetap mengetahui informasi tentang undang-undang dan peraturan setempat.
Masalah #3: Kesehatan dan keselamatan
Melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan menjadi lebih sulit bagi perusahaan sejak bekerja jarak jauh. Namun, meskipun karyawan tidak bekerja secara fisik di kantor, perusahaan tetap bertanggung jawab untuk menjaga mereka tetap sehat dan aman.
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Mengidentifikasi potensi bahaya dan menerapkan langkah-langkah untuk mengendalikan dan menanggulangi risiko.
- Siapkan sistem untuk melaporkan cedera atau insiden, dan pastikan pekerja mengetahui cara menggunakannya.
- Memberikan pelatihan kesehatan dan keselamatan serta mendorong karyawan untuk mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan.
- Kesehatan mental juga penting untuk diperhatikan. Perusahaan harus memastikan karyawan mengambil waktu istirahat dan istirahat.
Masalah #4: Peralatan
Penting untuk menyiapkan karyawan dengan alat dan peralatan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Di beberapa negara, perusahaan harus memberikan penggantian biaya atau tunjangan untuk biaya yang dikeluarkan saat bekerja dari jarak jauh kepada karyawan.
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja dari rumah.
- Ketika perusahaan tidak dapat menyediakan peralatan, perjanjian dengan karyawan dan penggantian biaya harus dibuat.
- Mematuhi undang-undang jarak jauh setempat yang mewajibkan kompensasi tambahan untuk layanan listrik, telepon, dan internet.
Masalah #5: Kekayaan intelektual
Selain melindungi data sensitif, perusahaan juga harus memprioritaskan perlindungan pekerjaan yang dihasilkan karyawan mereka, termasuk kepenulisan, penemuan, dan desain. Perlindungan kekayaan intelektual (IP) internasional adalah faktor utama yang harus dipertimbangkan saat merekrut pekerja jarak jauh.
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Daftarkan IP di negara tempat karyawan Anda berada.
- Menambahkan klausul larangan pengungkapan sebagai bagian dari kontrak kerja dan memastikan ketentuan tersebut diklarifikasi dan dipahami.
Untuk menghindari masalah ini, perusahaan harus menetapkan dan menerapkan kebijakan kerja jarak jauh resmi.
Kebijakan kerja jarak jauh
Sangat penting untuk menetapkan serangkaian aturan dan pedoman untuk mengatur dan mengelola pekerja jarak jauh.
Kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup:
- Aturan perusahaan
Bekerja dari rumah tidak membebaskan karyawan dari ketentuan dan kebijakan yang berlaku bagi mereka di tempat kerja. Untuk mencegah kebingungan, sebaiknya nyatakan hal ini dengan jelas dalam pedoman jarak jauh perusahaan. - Harapan kerja dan kinerja karyawan
Menentukan pedoman seputar jadwal, tenggat waktu, laporan, dan tugas. Penting juga untuk menjelaskan bagaimana Anda akan mengukur kinerja dan produktivitas, serta metrik yang penting untuk setiap peran. - Klausul privasi data dan kekayaan intelektual Memastikan karyawan menandatangani perjanjian kerahasiaan dan memahami pentingnya melindungi informasi perusahaan.
- Kompensasi dan tunjangan
Mengklarifikasi bahwa karyawan berhak mendapatkan kompensasi dan tunjangan yang sama seperti di tempat kerja. Selain itu, perhatikan apakah akan ada remunerasi tambahan untuk biaya listrik atau internet. - Pedoman komunikasi
Memastikan karyawan memahami alat bantu komunikasi yang digunakan tim Anda. Tentukan ekspektasi ketersediaan online selama jam kerja dan tekankan pentingnya check-in dan pertemuan untuk menjaga kelancaran komunikasi dengan tim Anda.
Membangun tim jarak jauh di tingkat internasional?
Jika Anda memerlukan bantuan dengan kepatuhan kerja jarak jauh, Globalization Partners dapat membantu. Sebagai Perusahaan Catatan, kami mengemban tanggung jawab hukum atas anggota tim global Anda dan mengizinkan perusahaan Anda untuk merekrut di 187 negara – tanpa memerlukan entitas apa pun.
Baca Selengkapnya: Apa yang Dimaksud dengan Pemberi Kerja?
