Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise unabhängige Auftragnehmer, in Spanien als autónomos bekannt, für spezialisierte Projekte einstellen. Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Spanien kann Ihnen die Flexibilität und die fachlichen Fähigkeiten bieten,  die Sie benötigen, um den Markt zu gewinnen. Die strengen Arbeits- und Beschäftigungsgesetze Spaniens verlangen jedoch Präzision, um die Risiken einer Fehlklassifizierung von Mitarbeitern zu vermeiden.

Klassifizierung von Mitarbeitern in Spanien: Mitarbeiter vs. unabhängige Auftragnehmer

Spaniens Arbeitnehmerstatut (Estatuto de los Trabajadores) geht von einem Arbeitsverhältnis aus und zieht Unternehmen nach spanischem Recht zur Rechenschaft, sofern nicht anders nachgewiesen. Die Unterscheidung hängt von zwei rechtlichen Kernkonzepten ab: Abhängigkeit (Abhängigkeit) und Arbeit für einen Dritten (Ajenidad). Eine klare Unterscheidung ist für die Einhaltung der spanischen und globalen Beschäftigungsvorschriften unerlässlich. 

Spanische Arbeitsgerichte und das Arbeits- und Sozialversicherungsinspektorat (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) analysieren die Art des Arbeitsverhältnisses, unabhängig davon, was der Vertrag besagt.

Zu den Faktoren, die auf ein Arbeitsverhältnis hinweisen, gehören:

  • Der Auftragnehmer ist in die Organisationsstruktur des Unternehmens integriert. 

  • Die Arbeit wird unter der Leitung und Aufsicht des Unternehmens durchgeführt.

  • Das Unternehmen legt den Arbeitsplan und den Standort fest.

  • Der Auftragnehmer verwendet vom Unternehmen bereitgestellte Werkzeuge, Ausrüstung und Materialien.

  • Die Vergütung wird festgelegt und regelmäßig gezahlt, nicht auf der Grundlage der Ergebnisse.

Ein echter unabhängiger Auftragnehmer in Spanien oder Autónomo :

  • Hat seine eigene Geschäftsstruktur und verwendet seine eigenen Tools 

  • Arbeitet unabhängig vom internen Betrieb des Unternehmens

  • Steuert seinen eigenen Arbeitsplan und seine eigenen Methoden

  • Trägt das finanzielle Risiko der Geschäftstätigkeit

  • Ist frei, für mehrere Kunden gleichzeitig zu arbeiten

  • Reicht Rechnungen (Fakturen) für erbrachte Dienstleistungen ein

Wirtschaftlich abhängige Selbstständige (TRADE)

Ein Auftragnehmer in Spanien wird als HANDEL (Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente oder HANDEL)  eingestuft, wenn er mindestens 75 % seines Einkommens von einem einzigen Kunden erhält. TRADEs haben Anspruch auf spezifische Schutzmaßnahmen, einschließlich eines obligatorischen schriftlichen Vertrags, 18 Arbeitstage bezahlter Jahresruhe und definierter Kündigungsfristen.

Fauch Autónomo in Spanien

Ein „false o autónomo“ ist ein in Spanien als Selbstständiger registrierter Arbeitnehmer, der jedoch tatsächlich ein Beschäftigungsverhältnis mit dem einstellenden Unternehmen hat – insbesondere Abhängigkeit und Entfremdung. Dies ist eine schwerwiegende Verletzung nach spanischem Recht und löst eine Fehlklassifizierung aus.

Strafen für Fehlklassifizierung von Auftragnehmern in Spanien

Die falsche Klassifizierung eines Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer hat in Spanien schwere Strafen zur Folge. Ihr Unternehmen kann haftbar gemacht werden für:

  • Rückzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für bis zu vier Jahre zuzüglich Strafen und Zinsen (in der Regel ein Zuschlag von 20 %).

  • Zahlung aller Leistungen und Ansprüche der Mitarbeiter für die Dauer der Dienstleistung, einschließlich bezahlter Abwesenheit, Boni und Abfindung bei Kündigung.

  • Erhebliche Bußgelder vom Arbeitsinspektorat für jeden falsch klassifizierten Arbeiter.

Aktuelle Trends bei der Durchsetzung von Fehlklassifizierungen in Spanien

Die spanischen Arbeitsbehörden überprüfen und erzwingen zunehmend die Fehlklassifizierung von Arbeitskräften, insbesondere in Branchen, die stark auf Auftragnehmer angewiesen sind. Jüngste Gesetzesänderungen haben die Kriterien für die Beschäftigung klarer gemacht und die Nutzung von befristeten und projektbasierten Verträgen eingeschränkt. Diese Verschärfung der Vorschriften schränkt den ordnungsgemäßen Einsatz von Vereinbarungen mit unabhängigen Auftragnehmern weiter ein. 

Das Arbeitsinspektorat führt mehr Audits durch und hat die Befugnis, Beschäftigungsverhältnisse rückwirkend neu zu klassifizieren und Strafen zu verhängen.

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So stellen Sie unabhängige Auftragnehmer in Spanien ein

Die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer in Spanien erfordert einen sorgfältigen Prozess, um die Compliance für Ihr Unternehmen sicherzustellen.

1. Führen Sie eine Due Diligence durch, bevor Sie Auftragnehmer in Spanien einstellen

Bevor Sie einen Auftragnehmer in Spanien einstellen, überprüfen Sie, ob er ordnungsgemäß als Autónomo bei der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) und dem Sozialversicherungssystem (im Régimen Especial de Trabajadores Autónomos - RETA) registriert ist. Dies liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers, aber die Beauftragung einer nicht registrierten Person erhöht Ihr Risiko erheblich.

2. Entwurf einer umfassenden Dienstleistungsvereinbarung

Obwohl nicht immer obligatorisch für Nicht-TRADEs, ist eine schriftliche Dienstleistungsvereinbarung Best Practice. Für HANDEL ist dies gesetzlich vorgeschrieben. Die Vereinbarung sollte ein Handelsvertrag sein, kein Arbeitsvertrag, und klar definieren:

  • Leistungsumfang, Arbeitsergebnisse und Projektzeitpläne

  • Zahlungsbedingungen, Rechnungsplan und geltende Mehrwertsteuer (IVA)

  • Klauseln zur Vertraulichkeit und zu geistigen Eigentumsrechten

  • Bedingungen für die Kündigung durch eine der Parteien

  • Eine klare Erklärung, die den unabhängigen Status des Auftragnehmers bestätigt

3. Verwaltung von Auftragnehmerzahlungen und Steuern in Spanien

Unabhängige Auftragnehmer in Spanien sind nicht Teil der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens. Sie reichen eine förmliche Rechnung (Factura) für ihre Leistungen ein, die Mehrwertsteuer (IVA) enthält. Ihr Unternehmen ist in der Regel verpflichtet, einen Teil der Zahlung für die persönliche Einkommensteuer (IRPF) des Auftragnehmers einzubehalten und an die Steuerbehörden zu überweisen. Der übliche professionelle Quellensteuersatz beträgt 15 %, es können jedoch ermäßigte Tarife gelten.

4. Anforderungen an die Rechnungen unabhängiger Auftragnehmer in Spanien

Auftragnehmer in Spanien stellen Rechnungen für alle erbrachten Dienstleistungen aus. Rechnungen müssen den Anforderungen in Real Decreto 1619/2012 und ab 2025 den technischen Anforderungen an die Fakturierungssoftware unter Real Decreto 1007/2023 entsprechen.

Zu den obligatorischen Rechnungselementen für Auftragnehmer gehören:

  • Vollständiger Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer des Auftragnehmers (NIF/NIE)

  • Vollständiger Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer des Kunden

  • Rechnungsnummer und -datum

  • Beschreibung der erbrachten Leistungen

  • Datum der Leistungserbringung (falls abweichend vom Rechnungsdatum)

  • MwSt. (IVA): Die meisten Dienstleistungen unterliegen der MwSt. zum Standardsatz von 21 %, es sei denn, sie sind ausdrücklich gesetzlich befreit. Die Rechnung muss die Mehrwertsteuerbasis, den Satz und den Betrag eindeutig angeben 

  • Persönliche Einkommensteuerabzugssteuer (IRPF): Für bestimmte professionelle Dienstleistungen muss eine Quellensteuer (Retención) von 15 % (oder 7 % für neue Autónomos in ihren ersten drei Jahren) erhoben werden. Der Kunde ist für die Einbehaltung und Überweisung dieses Betrags an die Steuerbehörde verantwortlich

Wie man unabhängige Auftragnehmer in Spanien bezahlt

Zahlungen an Auftragnehmer in Spanien müssen mithilfe von Methoden erfolgen, die die Rückverfolgbarkeit und Einhaltung von Betrugsbekämpfungsvorschriften gewährleisten. Zu den anerkannten Zahlungsmethoden für Auftragnehmer in Spanien gehören:

  • Banküberweisung

  • Scheck oder Bankwechsel

  • Lastschrift

  • Elektronische Zahlungsplattformen 

  • Barzahlungen  (vorbehaltlich strenger Grenzen)

Kündigung eines unabhängigen Auftragnehmers in Spanien

Eine Auftragnehmerbeziehung in Spanien kann gemäß den im Dienstleistungsvertrag dargelegten Bedingungen beendet werden. Wenn der Vertrag für ein bestimmtes Projekt ist, schließt er natürlich mit Abschluss ab.

Wenn der spanische Auftragnehmer ein HANDEL ist, gelten spezifische Regeln. Die Kündigung durch den Kunden ohne triftigen Grund kann eine Kündigungsfrist erfordern und könnte den HANDEL nach Maßgabe seines Vertrages oder des Gesetzes zur Abfindung berechtigen.

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