Spanien ist für seine lebendige Kultur und Geschichte bekannt, aber es ist auch ein großartiger Zugang zum EU-Markt. Während Sie Ihr Team in Spanien aufbauen, ist es wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen. Allerdings können die Arbeitsmarkt- und Gehaltsabrechnungsvorschriften des Landes Ihren Markteintritt behindern. 

Anstatt sich allein mit dieser Komplexität auseinanderzusetzen, G-P bietet eine optimierte Lösung für alle Ihre Beschäftigungsanforderungen. Dieser Leitfaden beschreibt Überlegungen zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Spanien.

So richten Sie die Gehaltsabrechnung in Spanien ein

Die Beratung mit einem erfahrenen Gehaltsabrechnungsanbieter in Spanien kann Ihnen helfen, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen. Bevor Sie Mitarbeiter in Spanien einstellen und bezahlen können, benötigen Sie  zunächst eine rechtliche Präsenz im Land, was in der Regel bedeutet, eine Tochtergesellschaft zu gründen. Dieses Verfahren umfasst die Registrierung bei der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) und dem General Social Security Treasury (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).

Nach der Registrierung müssen Sie spezifische Informationen von jedem Mitarbeiter erfassen, um die Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, einschließlich:

  • Vollständiger gesetzlicher Name, Adresse und Geburtsdatum

  • Steueridentifikationsnummer (Número de Identificación Fiscal – NIF) für spanische Staatsbürger oder ausländische Identitätsnummer (Número de Identidad de Extranjero – NIE) für Nicht-Staatsbürger

  • Sozialversicherungsnummer

  • Spanische Bankverbindung

  • Personenbezogene Daten für Zwecke der Einkommensteuereinbehaltung (Ehestand, Angehörige, etc.) über Formular 145 (Modelo 145)

Eine einfachere Alternative besteht darin, mit einem eingetragenen Arbeitgeber (EOR) wie zusammenzuarbeiten G-P. Bei uns müssen  Sie keine lokale Einheit einrichten. Wir stellen die vollständige Einhaltung aller Lohn- und Beschäftigungspflichten sicher.

Lohnsteuern und Sozialversicherung in Spanien

Die Gehaltsabrechnung in Spanien beinhaltet erhebliche Abzüge sowohl für Einkommensteuer- als auch für Sozialversicherungsbeiträge, die direkt von der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters einbehalten werden.

Spanien persönliche Einkommensteuer (IRPF)

Spanien wendet eine progressive persönliche Einkommenssteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) auf das Einkommen der Mitarbeiter an. Die Raten werden zwischen dem Staat und den autonomen Regionen aufgeteilt, was zu geringfügigen Abweichungen führt. Die nationalen progressiven Steuerklammern für 2025 sind:

  • Bis zu 12,450 EUR: 19 %

  • EUR 12,450 bis EUR 20,199: 24%

  • EUR 20,200 bis EUR 35,199: 30%

  • EUR 35,200 bis EUR 59,999: 37%

  • EUR 60,000 bis EUR 299,999: 45%

  • Über 300,000 EUR: 47 %

Beiträge zur sozialen Sicherheit in Spanien

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten monatliche Beiträge zum Sozialversicherungssystem. Diese Fonds decken Renten, Arbeitslosengeld, Elternzeit und die Gesundheitsleistungen Spaniens ab. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Beiträge korrekt berechnet werden, um die spanischen Gehaltsabrechnungsrichtlinien einzuhalten. Die Beiträge werden auf einer Gehaltsbasis zwischen einem gesetzlichen Minimum und einem Maximum berechnet, die jährlich aktualisiert wird.

  • Arbeitgeberbeitrag Spanien: Ungefähr 31.10 % der Beitragsbasis eines Mitarbeiters. Dazu gehören Zahlungen für gemeinsame Eventualitäten (23.6 %), Arbeitslosigkeit (5.5 %), Berufsausbildung (0.6 %) und den Lohngarantiefonds (FOGASA, 0.2 %) zuzüglich eines variablen Satzes für Arbeitsunfälle.

  • Beitrag für Mitarbeiter in Spanien: Ungefähr 6.45 % der Beitragsbasis eines Mitarbeiters. Dazu gehören Zahlungen für gemeinsame Eventualitäten (4.8 %), Arbeitslosigkeit (1.55 %) und berufliche Ausbildung (0.10 %).

Sonstige spanische Gewerbesteuern

Unternehmen, die in Spanien tätig sind, unterliegen ebenfalls einem Standard-Körperschaftssteuersatz von 25 % und einer Mehrwertsteuer (MwSt.) von 21 %.

Elemente der Lohnverwaltung in Spanien

  • Zahlungshäufigkeit: Gehälter müssen pünktlich und monatlich gezahlt werden.

  • 13th- - und 14-Monatsgehalt: Nach geltendem Recht oder im Rahmen der meisten Tarifverträge (Collective Bargaining Agreements, CBAs) haben Mitarbeiter Anspruch auf zwei zusätzliche Gehaltszahlungen (Pagas Extraordinarias) pro Jahr, die normalerweise im Juli und Dezember gezahlt werden. Diese können auch innerhalb der 12 monatlichen Zahlungen anteilig gezahlt werden. Erfahren Sie mehr über das 13. Monatsgehalt nach Land.

  • Gehaltsabrechnungsanforderungen: Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter eine detaillierte Gehaltsabrechnung (nómina) vorlegen, die einem offiziellen Modell folgt. Sie sollte das Bruttoeinkommen, alle Abzüge für IRPF und Sozialversicherung sowie das endgültige Nettogehalt klar aufschlüsseln.

  • Berichterstattung und Fristen: Arbeitgeber müssen einbehaltene Steuern und Sozialversicherungsbeiträge monatlich oder vierteljährlich unter Verwendung bestimmter Formulare (z. B. Modelo 111 für IRPF, RLC/RNT -Dateien für Sozialversicherung) an die Behörden melden und abführen und jährliche Zusammenfassungen (z. B. Modelo 190) bereitstellen.

Spanien Gehaltsabrechnungsoptionen für Unternehmen

Unternehmen, die nach Spanien expandieren, haben drei Hauptoptionen für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung:

  • Interne Gehaltsabrechnung: Ein Unternehmen mit einer registrierten Tochtergesellschaft in Spanien und einem großen HR-Team kann die Gehaltsabrechnung intern verwalten. Dieser Ansatz erfordert die Einstellung von Mitarbeitern mit Fachkenntnissen im spanischen Arbeits- und Steuerrecht und eignet sich oft am besten für große Organisationen mit langfristigem Engagement für das Land.

  • Partnerschaft mit einem eingetragenen Arbeitgeber (EOR): Die Arbeit mit einem EOR wie G-P ist die effizienteste und sicherste Option. Als EOR G-P übernimmt alle Gehaltsabrechnungs-, Steuer- und Compliance-Verpflichtungen, sodass du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

  • G-P Contractor™ : Obwohl unabhängige Auftragnehmer nicht Teil der Gehaltsabrechnung sind, verlassen sich einige Unternehmen bei spezialisierten Projekten auf diesen Mitarbeitertyp. Mit können G-P Contractor   Sie Auftragnehmer in 190 Ländern und Ihrer Wahl der Währung mit einer digitalen Geldbörse, Banküberweisung oder virtuellen Karte einstellen und bezahlen.

Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer in Spanien

Unabhängige Auftragnehmer in Spanien sind für die Registrierung bei der spanischen Steuerbehörde und dem Sozialversicherungssystem im Rahmen des Special Regime for Self-Employed Workers (RETA) verantwortlich, bevor sie ihre Tätigkeit aufnehmen. Sie müssen förmliche Rechnungen für ihre Dienstleistungen ausstellen und sind verpflichtet, vierteljährliche Einkommensteuererklärungen einzureichen. Sozialversicherungsbeiträge für autónomos basieren auf ihrem tatsächlichen Nettoeinkommen, mit der Möglichkeit, die Beitragsbasis mehrmals pro Jahr anzupassen.

Denken Sie bei der Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer in Spanien daran, dass sich die gesetzlichen und steuerlichen Verpflichtungen erheblich von denen für Mitarbeiter unterscheiden. Unabhängige Auftragnehmer sind selbstständig und für ihre eigenen Steuererklärungen und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

Spanien-Berechtigungs- und Kündigungsbedingungen

Arbeitsgesetze in Spanien schützen die Mitarbeiter. Ein gesetzeskonformer Arbeitsvertrag sollte alle Bedingungen, einschließlich der Bedingungen für die Kündigung, darlegen. Die Entlassung eines Mitarbeiters ist streng reguliert. Wird eine Kündigung gerichtlich als ungerechtfertigt erachtet, hat der Arbeitgeber entweder den Arbeitnehmer wieder in Kraft zu setzen oder Abfindungen zu leisten. 

Für Verträge, die nach dem 12. Februar 2012 unterzeichnet wurden, wird diese Abfindung als 33 Tage Gehalt pro Dienstjahr berechnet, begrenzt auf 24 Monate Gehalt.

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