आइए इसका सामना करें - अधिकांश कंपनियों के पास अनुकरणीय ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम नहीं हैं; इससे भी बदतर जब यह एक दूरस्थ ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम है।
ऑनबोर्डिंग उनकी भूमिका में सफलता के लिए नए कर्मचारियों की स्थापना में एक महत्वपूर्ण पहला कदम है, लेकिन अधिकांश ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम केवल प्रशासनिक चेकलिस्ट को कवर करते हैं।
नए काम पर रखने वाले उत्साहित हैं, लेकिन शायद घबराहट भी करते हैं और कई प्रश्न हैं जो वे पूछने में सहज नहीं हो सकते हैं। और यदि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया एक ठंडा प्रशासनिक स्लॉग है, तो वे अपने नए प्रबंधक से इस डर से बात करने की संभावना नहीं रखेंगे कि उन्हें अत्यधिक नकारात्मक के रूप में देखा जाएगा।
इसके बजाय, वे Reddit जैसी जगहों पर अपनी निराशाएं निकालेंगे:
यदि अधिकांश ऑनबोर्डिंग पर्याप्त खराब नहीं थी, तो दूरस्थ कार्य में बदलाव ने इसे बदतर बना दिया। रिमोट ऑनबोर्डिंग नए कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण है क्योंकि आभासी कॉल और बैठकों के माध्यम से संचार, टीम निर्माण और कंपनी की संस्कृति की भावना प्राप्त करना अधिक कठिन है।
खराब ऑनबोर्डिंग कार्यक्रमों के परिणामों को अनदेखा करना बहुत अच्छा है।
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एक अध्ययन में पाया गया कि एक तिहाई कर्मचारियों ने अपने पहले छह महीनों में अपनी नई नौकरी छोड़ दी। यह कंपनियों के समय और संसाधनों को पहली जगह में काम पर रखने के बाद है। ये खर्च कर्मचारी के वेतन का एक तिहाई तक जोड़ सकते हैं।
यह लेख प्रकट करेगा कि प्रबंधक और कंपनियां एक ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम कैसे डिजाइन कर सकती हैं जो सफलता के लिए दूरस्थ कर्मचारियों को स्थापित करता है।
किसी दूरस्थ कर्मचारी को ऑनबोर्ड करना कार्यालय के कर्मचारी से अलग कैसे है?
रिमोट ऑनबोर्डिंग पारंपरिक, इन-ऑफिस ऑनबोर्डिंग की तुलना में पूरी तरह से अलग अनुभव है:
कार्यालय में ऑनबोर्डिंग
जब नए कर्मचारी पहली बार कार्यालय में आते हैं, तो उनका प्रबंधक उनका अभिवादन कर सकता है, सहकर्मियों से परिचय कराने के बाद उन्हें अपने डेस्क पर ले जा सकता है, और उनके किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकता है।
प्रबंधक से एक उच्च स्तर की भागीदारी है। यह आमने-सामने बातचीत नए कर्मचारियों को उन चिंताओं को कम करने में मदद करती है जिन्हें वे महसूस कर सकते हैं और बस सकते हैं।
रिमोट ऑनबोर्डिंग
दूरस्थ कर्मचारी को ऑनबोर्ड करने के लिए इन-ऑफिस ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं की तुलना में बहुत अधिक संचार की आवश्यकता होती है। सामाजिक संकेत हैं कि कार्यालय के कर्मचारी उस दूरस्थ कर्मचारियों को उठा सकते हैं, जिनके पास क्षमता नहीं होगी।
एक दूरस्थ कार्यस्थल में, नए कर्मचारियों को उनके प्रबंधक से उनके पहले दिन एक आभासी कॉल मिलने की संभावना है। यह एक लंबा 1-2 घंटा कॉल हो सकता है जहां वे अपने कंप्यूटर को स्थापित करने से लेकर लक्ष्यों को स्थापित करने और प्राथमिकताओं को स्पष्ट करने तक सब कुछ के माध्यम से बात करेंगे।
नए दूरस्थ कर्मचारियों से अपेक्षा की जाती है कि वे अपनी नई भूमिका को समझने के लिए जल्दी से अपनी बियरिंग प्राप्त करें।
वर्चुअल ऑनबोर्डिंग चुनौतियां
वर्चुअल ऑनबोर्डिंग में इसके साथ विशेष चुनौतियां होती हैं जिनके बारे में कार्यालय की टीमों को चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। यहाँ रिमोट ऑनबोर्डिंग की तीन चुनौतियां हैं।
संचार
चाहे कार्यालय में हों या दूरस्थ, प्रबंधक को अपनी नई भूमिका में व्यवस्थित होने में मदद करने के लिए अपने नए कर्मचारियों के साथ अक्सर संवाद करने की आवश्यकता होती है। लेकिन नए कर्मचारी मौके पर सवाल पूछने में संकोच महसूस कर सकते हैं। वे अपने प्रबंधकों को परेशान नहीं करना चाहते हैं यदि वे व्यस्त हैं और एक बुरी पहली छाप छोड़ते हैं। यह कर्मचारी को दैनिक उद्देश्यों के बिना झुकाव का नेतृत्व कर सकता है।
तकनीकी सहायता और भी निराशाजनक हो सकती है
कार्यालय में होने पर, यह सुनिश्चित करने के लिए तकनीकी सहायता की संभावना होगी कि ईमेल, कंप्यूटर, फोन आदि सभी कर्मचारियों के लिए अपने पहले दिन स्थापित किए गए हैं। एक दूरस्थ वातावरण में जहां वह सहायता व्यक्तिगत रूप से उपलब्ध नहीं है, तकनीकी सेटअप बहुत अधिक समय ले सकते हैं और इससे भी अधिक निराशाजनक हो सकते हैं।
संस्कृति में नई नियुक्तियों को एकीकृत करना
दूरस्थ कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने की सबसे बड़ी चुनौती उन्हें कंपनी की संस्कृति में एकीकृत करना है। नए कर्मचारियों से मिलना और संगठन के विभिन्न हिस्सों में लोगों को जानना उन्हें जुड़ा हुआ महसूस करने के लिए महत्वपूर्ण है। यदि उन्हें यह अवसर नहीं मिलता है, तो अलगाव जल्दी से कर्मचारियों की भूमिकाओं में तेजी से रैंप करने की क्षमता में तेजी से रेंग सकता है और स्टंट कर सकता है।
दूरस्थ कर्मचारियों के लिए एक ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम कैसे बनाएं
दूरस्थ रूप से ऑनबोर्डिंग कर्मचारियों को ऑनबोर्डिंग पर व्यक्तिगत रूप से दूसरा सर्वश्रेष्ठ होने की आवश्यकता नहीं है। ऐसी सर्वोत्तम प्रथाएं हैं जिन्हें कंपनियां दूरस्थ श्रमिकों को जल्दी से तैयार करने और उन्हें कंपनी के साथ एकीकृत करने के लिए नियोजित कर सकती हैं।
चरण 1: प्रारंभिक ऑनबोर्डिंग
एक महान ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम पहले दिन से शुरू होता है। नए कर्मचारियों के पास बहुत सारे प्रश्न होंगे और टीम संस्कृति के बारे में उत्सुक होंगे। उनके उत्साह का लाभ उठाने और उनकी कुछ नसों को कम करने के लिए, प्रबंधक उनके साथ संसाधन साझा कर सकते हैं जो संदर्भ प्रदान करते हैं और उनके सवालों के जवाब देते हैं।
प्रबंधकों को संसाधनों को साझा करना शुरू करना चाहिए जैसे:
- जिनके साथ वे काम करेंगे।
- उनके उद्योग या उत्पाद पर मूल्यवान संसाधन।
- उनकी भूमिका से संबंधित रणनीति दस्तावेज
कुछ प्रबंधक नए कर्मचारियों के लिए एक FAQ भी रख सकते हैं जो सामान्य प्रश्नों या एक स्लाइड डेक के उत्तर प्रदान करता है जो उनके भविष्य के सहयोगियों का परिचय देता है। एक स्लाइड डेक उन्हें यह समझने के लिए एक महान उपकरण है कि टीम में और कौन है और संदर्भ प्रदान करता है कि उनकी भूमिका उनके विभाग या संगठन के भीतर दूसरों से कैसे संबंधित है।
चरण2: ऑनबोर्डिंग की मूल बातें कवर करें
यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रशासनिक चेकलिस्ट बनाएं कि आप ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में किसी भी महत्वपूर्ण कदम की अनदेखी न करें। कार्यों को शामिल करें जैसे:
- नए कर्मचारियों को उचित सॉफ्टवेयर और उपकरणों के साथ स्थापित करना।
- आवश्यक रोजगार दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना।
- परिचय बैठकों के साथ पहले दिन का कार्यक्रम भेजना
यह महत्वपूर्ण है कि टीम के अन्य सदस्यों को पता हो कि इस चेकलिस्ट में क्या है, इसलिए उनके पास इस बात का बेहतर विचार है कि उन्हें किसी भी परिचय के लिए क्या तैयार करना है।
चरण3: पहले दिन के साथ मजबूत शुरू करें
प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने के लिए कि अनुभव रोमांचक, आकर्षक है, और एक अच्छी पहली छाप छोड़ने के लिए अपने नए कर्मचारी के पहले दिन के कार्यक्रम को यथासंभव विस्तृत बनाना चाहिए।
क्योंकि उनके पास अन्य कर्मचारी नहीं होंगे या संकेत लेने के लिए काम का माहौल नहीं होगा, नए कर्मचारियों को काम करने के लिए पर्याप्त देना महत्वपूर्ण है ताकि उनके पहले सप्ताह में लंबे समय तक समय तक काम न करें। हालांकि, उन्हें बहुत अधिक बैठकों या असाइनमेंट के साथ अभिभूत न करें, और हमेशा प्रश्नों और चेक-इन के लिए उपलब्ध रहें।
एक गर्म स्वागत प्रदान करें
आईडीईओ, एक अंतरराष्ट्रीय स्तर पर प्रसिद्ध डिजाइन फर्म, ने पहले दिन की नसों को कम करने के लिए एक रणनीति लागू की है जो कई कर्मचारियों को महसूस हो सकती है: जिन लोगों ने नए किराए का साक्षात्कार किया है, वे उन्हें एक स्वागत पत्र भेजेंगे जो "हमें लगता है कि आप एक बड़े सौदे की तरह हैं, और यहां क्यों है।
यह एक छोटी सी कार्रवाई की तरह लग सकता है, लेकिन इस तरह के प्रयास कर्मचारियों को दिखाने में एक लंबा रास्ता तय करते हैं कि उनका स्वागत टीम के सदस्यों का किया जाता है। यह उन रिश्तों को दूर करने में भी मदद करता है जो भविष्य में उनके लिए पहुंचना आसान बनाते हैं।
नए कर्मचारियों को उनके सहकर्मियों के सामने पेश करना
गर्मजोशी से स्वागत करने के बाद, एक नए कर्मचारी के पास अपने नेताओं और सहकर्मियों के साथ एक-एक बैठक होनी चाहिए, जिनके साथ वे मिलकर काम करेंगे। रिमोट वर्किंग के लिए सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक अलगाव है। कंपनी में नए कर्मचारियों को एकीकृत करने के लिए आमने-सामने मिलने में सक्षम होना आवश्यक है।
ये एक-पर-एक बैठकें मुख्य रूप से नए टीम के सदस्यों को पेश करने के लिए होती हैं, लेकिन वे उन संबंधों का निर्माण शुरू करने का एक शानदार अवसर भी हैं जो एक नए कर्मचारी की प्रगति के लिए महत्वपूर्ण हैं।
कदम4: दूरस्थ कर्मचारियों को "ऑनबोर्डिंग दोस्त" के साथ जोड़ दें
टीम के सदस्यों के साथ आमने-सामने की बैठकों के अलावा, "ऑनबोर्डिंग दोस्त" के साथ दूरस्थ कर्मचारियों को जोड़ना नए कर्मचारियों को कंपनी के साथ एकीकृत करने में मदद कर सकता है।
नेटएप, कैलिफोर्निया में एक क्लाउड सेवा कंपनी, हर गर्मियों 200 में इंटर्न को ऑनबोर्ड करती है। उनके ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम का हिस्सा उन्हें अपनी इंटर्नशिप के लिए एक दोस्त के साथ जोड़ना है। यह रणनीति टीम संस्कृति का निर्माण करती है और नए इंटर्न के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करती है।
एचबीआर लेख में, माइक्रोसॉफ्ट अपने ऑनबोर्डिंग पायलट प्रोग्राम को साझा करता है जो हर नए किराए को एक सहकर्मी के साथ जोड़ता है जो थोड़ी देर के लिए कंपनी के साथ रहा है। उन्होंने पाया कि एक ऑनबोर्डिंग दोस्त है:
- नई भर्ती के लिए महत्वपूर्ण संदर्भ प्रदान किया।
- उनकी उत्पादकता को बढ़ावा दिया।
- उनकी नौकरी की संतुष्टि में वृद्धि हुई।
चरण5: अपने पहले 30-60-90 दिनों में विश्वास और संबंधित बनाना
अपने पहले 90 दिनों के भीतर, नए कर्मचारियों को अपने सहयोगियों के साथ पर्याप्त रूप से संबंध बनाना चाहिए, अपने काम में डूब जाना चाहिए, अपने विचारों को साझा करना शुरू करना चाहिए, और रचनात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करनी चाहिए।
प्रबंधन सिद्धांतकार साइमन सिनेक ने अपने टेडटॉक में 2014 सुझाव दिया कि महान नेताओं ने अपने कर्मचारियों को सुरक्षित महसूस किया है। वह समुद्री दस्तों के साक्षात्कार के अपने अनुभव से यह समझने के लिए आकर्षित करता है कि वे अपनी टीम के सदस्यों को बचाने के लिए इतनी आसानी से खतरे में क्यों भाग गए। "वे मेरे लिए भी ऐसा ही करते" वह जवाब है जो उन्होंने सभी को दिया था।
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग का मुख्य लक्ष्य जितना संभव हो सके काम करना शुरू करने के लिए नए किराए प्राप्त करना नहीं है, बल्कि उनके साथ विश्वास बनाने के लिए है ताकि वे एक मेहनती टीम का हिस्सा महसूस करें।
चरण6: मेंटरशिप प्रदान करना
साथियों को उनकी नई भूमिका और कंपनी के साथ समायोजित करने में मदद करने के लिए नए काम पर रखने के समान, सलाहकार निरंतर कर्मचारी विकास के लिए महत्वपूर्ण हैं। सलाहकार प्रबंधकों से अलग हैं क्योंकि वे विशिष्ट प्रदर्शन मीट्रिक के बजाय अपने प्रशिक्षुओं के समग्र सुधार और विकास से अधिक चिंतित हैं। सलाहकार मार्गदर्शक और सलाहकार हैं जो कर्मचारी तीसरे पक्ष, निष्पक्ष परिप्रेक्ष्य के लिए झुक सकते हैं।
सलाह देने वाले कनेक्शन जो जल्दी बनाए जाते हैं, वे सकारात्मक रूप से एक कर्मचारी की उत्पादकता और आत्मविश्वास के स्तर से साढ़े पांच साल बाद संबंधित थे। इस तरह के समर्थन का प्रभाव अमूल्य है।
सफल दूरस्थ कर्मचारी ऑनबोर्डिंग की चाबियाँ
दूरस्थ ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम ऑनबोर्डिंग की तुलना में अधिक चुनौतियां पेश करते हैं क्योंकि घर से काम करते समय टीम संस्कृति को संवाद करना और सीखना कठिन होता है। एक सफल कर्मचारी ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम बनाने के लिए, प्रबंधकों को अपनी टीमों के भीतर विश्वास और संबंधित भावनाओं के निर्माण पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है।
इस लेख में उल्लिखित चरणों का पालन करके, कंपनियां एक दूरस्थ कर्मचारी ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम का निर्माण कर सकती हैं जो एचआर चेकलिस्ट से अधिक है, लेकिन एक ऐसी प्रक्रिया जो संगठन में नए कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से एकीकृत करती है और उन्हें सफलता के लिए सेट करती है।
