G-P जिया के साथ एक दूरस्थ कार्य नीति बनाएं

प्रमुख टेकअवे

• दूरस्थ कार्य नीति के लाभ: एक अच्छी तरह से परिभाषित दूरस्थ कार्य नीति अपेक्षाओं को निर्धारित करती है, अनुपालन को कायम रखती है, और उत्पादकता को बनाए रखती है।

• मुख्य नीति घटक: दूरस्थ कार्य नीति के आवश्यक तत्वों में पात्रता और दायरे, कार्य घंटे और संचार, उपकरण और सुरक्षा, प्रदर्शन प्रबंधन और मुआवजा और लाभ शामिल हैं।

• वैश्विक अनुपालन महत्वपूर्ण है: अंतरराष्ट्रीय टीमों के लिए दूरस्थ कार्य नीतियों को लागू करते समय, आप प्रत्येक स्थान पर अलग-अलग श्रम कानूनों, कर नियमों और अनुपालन आवश्यकताओं को संबोधित करना चाहेंगे।

• जिया नीति निर्माण को स्वचालित करता है: जिया मिनटों में अनुपालन मानव संसाधन दस्तावेज बनाकर दूरस्थ कार्य नीतियों के निर्माण को सरल बनाता है।

एक दूरस्थ कार्य नीति बनाना जो कई देशों में प्रतिध्वनित हो, चुनौतीपूर्ण हो सकता है। आपको स्थानीय कानूनों, कर विनियमों और कर्मचारी अपेक्षाओं को संतुलित करने की आवश्यकता है। मानव संसाधन के लिए अपनी तरह का पहला एजेंट एआई, जिया मिनटों में 50 देशों और 50 अमेरिकी राज्यों के लिए अनुपालन नीतियां उत्पन्न कर सकता है।

रिमोट कार्य नीति क्या है?

दूरस्थ कार्य नीति आपके मुख्य मुख्यालय के बाहर काम करने वाले कर्मचारियों के लिए दिशानिर्देश निर्धारित करती है। यह एक औपचारिक दस्तावेज है जो आपकी टीम को उत्पादक बनाए रखने के लिए अपेक्षाओं, जिम्मेदारियों और प्रक्रियाओं को बताता है, भले ही वे कहां आधारित हों।

दूरस्थ कार्य व्यवस्थाओं के प्रकारों में शामिल हैं:

1. रिमोट-पहले. कंपनियां केंद्रीय कार्यालय के बिना काम करती हैं। कर्मचारी अपने चुने हुए स्थानों से काम करते हैं।

2. हाइब्रिड. कार्यालय  में और दूरस्थ कार्य का संयोजन। यह कर्मचारियों को घर और शारीरिक कार्यस्थल के बीच समय विभाजित करने देता है।

आपकी दूरस्थ कार्य नीति को कर्मचारियों को बताना चाहिए कि आप क्या उम्मीद करते हैं और उन्हें क्या समर्थन मिलेगा। यह आपकी कंपनी को कानूनी रूप से भी बचाता है। नीति में इस बात की रूपरेखा दी गई है कि आप श्रम कानूनों का पालन कैसे करेंगे, करों को कैसे संभालेंगे, और विभिन्न स्थानों पर कार्यस्थल की सुरक्षा कैसे बनाए रखेंगे। इस औपचारिक संरचना के बिना, आप गलत संचार, उत्पादकता के मुद्दों और संभावित कानूनी उल्लंघन का जोखिम उठाते हैं।

रिमोट कार्य नीति के क्या फ़ायदे हैं?

एक ठोस दूरस्थ कार्य नीति कई लाभ प्रदान करती है:

• बेहतर प्रतिभा अधिग्रहण और प्रतिधारण: खेती संस्कृति की 2025 राज्य दूरस्थ नौकरियां रिपोर्ट के अनुसार, 87% नौकरी तलाशने वाले अपनी खोज में दूरस्थ कार्य को प्राथमिकता देते हैं। जब आप स्पष्ट रूप से अपने दूरस्थ कार्य दृष्टिकोण को परिभाषित करते हैं, तो आप उन लोगों को आकर्षित करते हैं जो लचीलेपन को महत्व देते हैं और उन्हें दिखाते हैं कि आप इसे काम करने के बारे में गंभीर हैं। 

• उच्च उत्पादकता और जुड़ाव: अध्ययन बताते हैं कि स्वायत्तता से कर्मचारी उत्पादकता में वृद्धि होती है। स्पष्ट अपेक्षाएं, सही उपकरण और कार्य लचीलेपन वाले कर्मचारी बेहतर प्रदर्शन करने की अधिक संभावना रखते हैं।

• लागत बचत: एक संरचित दूरस्थ कार्य नीति के साथ, आप स्थानीय कानूनों का पालन कर सकते हैं और महंगा जुर्माना से बच सकते हैं। आपकी टीमों को इस बारे में स्पष्ट मार्गदर्शन मिलता है कि वे कहां से और कितने समय तक काम कर सकते हैं,  स्थायी स्थापना या अन्य जुर्माना के जोखिम को कम करते हैं।

• व्यावसायिक लचीलापन: एक स्थापित दूरस्थ कार्य नीति के साथ, आप अप्रत्याशित घटनाओं के माध्यम से परिचालन जारी रख सकते हैं, जैसे कि मौसम व्यवधान जो भौतिक स्थानों को प्रभावित करते हैं। कर्मचारी आवश्यकतानुसार हाइब्रिड या दूरस्थ कार्य शेड्यूल का पालन कर सकते हैं। 

• वैश्विक गतिशीलता: दूरस्थ कार्य नीतियां वैश्विक टीमों का निर्माण करना आसान बनाती हैं। यह विशेष रूप से मूल्यवान है जब आप वैश्विक गतिशीलता चुनौतियों से निपट रहे हैं और सीमाओं के पार स्थिरता की आवश्यकता है।

दूरस्थ कार्य नीति में क्या शामिल किया जाना चाहिए?

अपनी दूरस्थ कार्य नीति में निम्नलिखित क्षेत्रों को कवर करना सुनिश्चित करें:

पात्रता और दायरा

परिभाषित करें कि कौन सी भूमिकाएं दूरस्थ कार्य के लिए योग्य हैं। जबकि कुछ नौकरियों को भौतिक उपस्थिति की आवश्यकता होती है, दूसरों को पूरी तरह से दूरस्थ रूप से किया जा सकता है। आवश्यकताओं के बारे में विशिष्ट रहें। क्या सेल्स प्रतिनिधि कहीं से भी काम कर सकते हैं? क्या इंजीनियरों को हार्डवेयर परीक्षण के लिए आने की आवश्यकता है? स्पष्ट मानदंड भ्रम को रोकता है।

काम के घंटे, उपलब्धता और संचार

तय करें कि क्या आप चाहते हैं कि टीम के सदस्य विशिष्ट समय पर या अपने स्वयं के शेड्यूल पर काम करें। यदि आपकी टीम समय क्षेत्र में फैली हुई है, तो आप सहयोग के लिए ओवरलैप घंटे नामित कर सकते हैं। फिर, संचार का समर्थन करने के लिए उपयुक्त प्रतिक्रिया समय, कैलेंडर अपडेट और स्थिति संकेतक परिभाषित करें। निर्दिष्ट करें कि कौन सी बैठकें अनिवार्य हैं और जिन्हें कर्मचारियों के लिए बाद में देखने के लिए रिकॉर्ड किया जा सकता है।

उपकरण, प्रौद्योगिकी और सुरक्षा

आपकी दूरस्थ कार्य नीति में आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले  उपकरण और उन उपकरणों को निर्दिष्ट करना चाहिए जिन्हें कर्मचारियों को स्वयं आपूर्ति करने की आवश्यकता है। अनिवार्य सुरक्षा उपायों की रूपरेखा तैयार करें, जैसे कि अनुमोदित वीपीएन, मजबूत पासवर्ड और एन्क्रिप्टेड स्टोरेज का उपयोग करना। मुद्दों की रिपोर्ट करने के लिए कदम प्रदान करें। आपकी नीति को एक सुरक्षित घर कार्यालय सेटअप के लिए आवश्यक बातों का भी विस्तार करना चाहिए, जैसे कि वीडियो कॉल के लिए निजी स्थान।

प्रदर्शन प्रबंधन और उत्पादकता

समझाएं कि दूरस्थ भूमिकाओं के लिए विशिष्ट प्रदर्शन संकेतकों को  परिभाषित करके आप सफलता को कैसे मापेंगे। उन डिलिवरेबल्स और परिणामों पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके लक्ष्यों के लिए महत्वपूर्ण हैं।

क्षतिपूर्ति, लाभ और व्यय प्रतिपूर्ति

दूरस्थ कार्य खर्चों के प्रति अपने दृष्टिकोण को स्पष्ट करें। क्या आप घर कार्यालय वजीफा या उपकरण भत्ते प्रदान करेंगे? क्या कर्मचारियों को इंटरनेट जैसे खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति प्राप्त हो सकती है? यदि हां, तो समझाएं कि वे अपने खर्च कैसे जमा कर सकते हैं और जहां लागू हो, घर कार्यालय कटौती के लिए कर मार्गदर्शन शामिल करें। यदि कर्मचारी स्थानांतरित हो जाते हैं, तो आपकी दूरस्थ कार्य नीति में किसी भी स्थान-आधारित वेतन समायोजन को भी संबोधित किया जाना चाहिए। 

स्वास्थ्य, सुरक्षा और कानूनी अनुपालन

एक स्वस्थ कार्यक्षेत्र सेटअप के लिए एर्गोनोमिक दिशानिर्देश और संसाधन प्रदान करें। प्रत्येक स्थान पर अनुपालन की अलग-अलग आवश्यकताएं होती हैं। आपकी दूरस्थ कार्य नीति में स्थानीय श्रम कानून की आवश्यकताओं, जैसे ओवरटाइम नियम, तोड़ने के नियम, और राइट-टू-डिस्कनेक्ट कानून को संबोधित करना चाहिए। स्थान-विशिष्ट खंड उत्पन्न करने के लिए जिया का उपयोग करें जो प्रत्येक क्षेत्राधिकार में आपके अनुपालन दायित्वों को पूरा करने में मदद करते हैं। 

दूरस्थ कार्य नीति कैसे बनाएं

कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करते समय आपकी दूरस्थ कार्य नीति को आपकी संस्कृति के साथ संरेखित करना चाहिए। यहां बताया गया है कि एक प्रभावी नीति कैसे बनाई जाए:

चरण 1: कंपनी की जरूरतों और संस्कृति का आकलन करें

मूल्यांकन करें कि आपकी कंपनी कैसे काम करती है। दूरस्थ कार्य प्राथमिकताओं और चुनौतियों के बारे में अपनी टीम का सर्वेक्षण करें, और पहचानें कि इस सेटअप से कौन सी भूमिकाएं लाभान्वित होती हैं। अपने आप से पूछें:

• आप किस दूरस्थ कार्य व्यवस्था(ओं) को लागू करना चाहते हैं?

• आप कैसे सहयोग करते हैं? क्या आप सहज चर्चाओं या निर्धारित बैठकों पर भरोसा करते हैं? 

• क्या आप एक वैश्विक टीम बनाने की योजना बना रहे हैं या क्या आप एक स्थान पर रहेंगे?

• क्या आपकी टीम के पास लचीले शेड्यूल होंगे?

चरण 2: मापने योग्य उद्देश्यों को परिभाषित करें

अपनी दूरस्थ नीति के लिए स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करें जिन्हें आप ट्रैक कर सकते हैं, जैसे:

• अचल संपत्ति की लागत को 30% तक कम करना

• नए बाजारों में विशिष्ट प्रतिभाओं तक पहुंचना

• कर्मचारी प्रतिधारण में 25% तक सुधार करना

ये उद्देश्य प्रत्येक नीति निर्णय का मार्गदर्शन करते हैं और कार्यान्वयन के बाद सफलता को मापने में आपकी सहायता करते हैं।

चरण 3: अनुपालन आवश्यकताओं को क्रमबद्ध करें

यह कदम सबसे चुनौतीपूर्ण है। रोजगार कानून हर क्षेत्र में अलग-अलग हैं। उदाहरण के लिए, कैलिफ़ोर्निया आवश्यक कार्य-संबंधी खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति का आदेश देता है, जिसमें दूरस्थ कार्यालय के खर्च शामिल हो सकते हैं, जबकि टेक्सास नहीं करता है। नीदरलैंड में नियोक्ताओं के लिए सुरक्षित घर वर्कस्टेशन प्रदान करना आवश्यक है। सिंगापुर में विशिष्ट आव्रजन बाधाएं हैं जो गैर-नागरिक श्रमिकों के लिए एक कार्य पास को अनिवार्य करती हैं, जिनमें दूरस्थ रूप से काम करने वाले भी शामिल हैं।

जिया अनुपालन को 50 देशों और सभी 50 अमेरिकी राज्यों में सरल बनाता है।5050 यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनका उपयोग आप अनुपालन नीति बनाने के लिए कर सकते हैं:

• "जर्मनी और फ्रांस में कर्मचारियों के लिए दूरस्थ कार्य खंड उत्पन्न करें जो स्थानीय नियमों को पूरा करते हैं। जिया एकीकृत भाषा के साथ खंड बनाएगी जो दोनों देशों के नियमों को पूरा करती है।

• "कैलिफोर्निया में कर्मचारियों के लिए अनिवार्य दूरस्थ कार्य प्रावधान क्या हैं? जिया सत्यापित कानूनी स्रोतों के आधार पर क्षेत्राधिकार-विशिष्ट आवश्यकताओं को प्रदान करेगा।

कर जटिलता की एक और परत जोड़ते हैं। दूरस्थ कर्मचारी नए राज्यों या देशों में कर दायित्वों को ट्रिगर कर सकते हैं। ठेकेदारों बनाम कर्मचारियों के लिए कर्मचारी वर्गीकरण मानदंड भी स्थान के अनुसार भिन्न होते हैं। लक्षित अनुपालन जांच चलाने और समस्याएं बनने से पहले जोखिमों की पहचान करने के लिए जिया का उपयोग करें।

चरण 4: मसौदा, समीक्षा, और परिष्कृत करें

अपना पहला नीति मसौदा बनाएं, और फिर प्रतिक्रिया के लिए इसे कानूनी सलाहकार, मानव संसाधन और कर्मचारी प्रतिनिधियों के साथ साझा करें। कंपनी-व्यापी नीति को रोल आउट करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए एक छोटे समूह के साथ इसका परीक्षण करें कि आपकी आवश्यकताओं को अपनाना और संबोधित करना आसान है। जिया अनुपालन अंतराल के लिए आपके मसौदे की समीक्षा कर सकती है, प्रत्येक स्थान पर वर्तमान नियमों के खिलाफ इसकी जांच कर सकती है।

कैसे जिया दूरस्थ कार्य नीतियां बनाने में आपकी मदद  कर सकती है

जिया एक कानूनी सिरदर्द से एक सरल प्रक्रिया में दूरस्थ कार्य नीति निर्माण को बदल देता है। हमारा AI-संचालित वैश्विक HR एजेंट कार्यों को स्वचालित करता है, प्रक्रियाओं को गति देता है, और आपके सबसे कठिन अनुपालन प्रश्नों का उत्तर देता है। दूरस्थ कार्य नीति विकास में आमतौर पर सप्ताह लगते हैं, लेकिन जिया के साथ, इसमें केवल मिनट लगते हैं। 

त्वरित दस्तावेज़ निर्माण

जिया हमारे मालिकाना ज्ञान के आधार पर अनुरूप नीतियां बनाती है। हमने इस नींव के निर्माण में एक दशक से अधिक समय बिताया है जिसमें 1,500 से अधिक सरकारी स्रोत और 100,000 से अधिक कानूनी रूप से सत्यापित लेख शामिल हैं।

जनरेशन प्रक्रिया में मिनट लगते हैं। अपनी आवश्यकताओं को इनपुट करें, प्रासंगिक स्थानों का चयन करें, और जिया एक व्यापक नीति बनाएगा जो स्थानीय कानूनों के साथ संरेखित है। जिया स्थानीय टीमों के साथ समझ और संचार का समर्थन करने के लिए 50 से अधिक भाषाओं में अनुवाद प्रदान कर सकता है।

बेजोड़ वैश्विक अनुपालन विशेषज्ञता

जिया एचआर टीमों को 50 देशों और सभी 50 अमेरिकी राज्यों में रोजगार कानूनों को नेविगेट करने में मदद करती है। जिया के साथ, आप प्रत्येक स्थान पर बारीकियों पर जल्दी से शोध कर सकते हैं। जिया प्रत्येक क्षेत्राधिकार के लिए स्थान-विशिष्ट खंडों के साथ एक एकल नीति ढांचा उत्पन्न कर सकती है। यह जानता है कि क्यूबेक फ्रेंच भाषा प्रावधानों को अनिवार्य करता है, जर्मनी को विशिष्ट डेटा गोपनीयता खंडों की आवश्यकता होती है, और ऑस्ट्रेलिया में आकस्मिक श्रमिकों के लिए आवश्यकताएं हैं। 

हर्ब फार्म में एचआर के वरिष्ठ निदेशक केटी बुरिस कहते हैं, "मैं आश्चर्यचकित था कि जिया का उपयोग करना कितना आसान था और यह कितनी जानकारी प्रदान कर सकता था। सभी मानव संसाधन विषयों के लिए एक अनुपालन उपकरण होना रोमांचक है।"

सक्रिय जोखिम शमन

नई नीतियां बनाने से परे, जिया अनुपालन अंतराल के लिए मौजूदा दस्तावेजों की समीक्षा करती है। अपनी वर्तमान नीति अपलोड करें, और जिया उन क्षेत्रों की पहचान कर सकती है जो वर्तमान नियमों को पूरा नहीं करते हैं। नीति प्रबंधन सक्रिय हो जाता है, प्रतिक्रियाशील नहीं। भविष्य में, जिया एंटरप्राइज़ योजना के हिस्से के रूप में नीति परिवर्तन अलर्ट भी भेजेगी।

जिया के साथ दूरस्थ कार्य नीति बनाएं

आपको एक अनुपालन दूरस्थ कार्य नीति विकसित करने के लिए सही उपकरण और रणनीतियों की आवश्यकता है। जिया बुद्धिमान दस्तावेज़ पीढ़ी के मिनटों में कानूनी शोध के हफ्तों को बदल देता है, जिससे आपको कम समय और प्रयास के साथ एक व्यापक नीति बनाने में मदद मिलती है।

अपने दूरस्थ कार्य नीति विकास को सुव्यवस्थित करने के लिए आज जिया का प्रयास करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न