वैश्विक टीमों को प्रबंधित करने के लिए संचार के नए नियम

जबकि प्रौद्योगिकी ने दूरसंचार को पहले से कहीं अधिक सुलभ बना दिया है, Covid-19 महामारी ने व्यवसायों से चेतावनी के बिना दूरस्थ कार्य वातावरण में आग्रह किया है। चूंकि कंपनियां दूरस्थ कार्य परिदृश्य में समायोजित हुईं, उन्होंने पाया कि वे दुनिया भर में नौकरी चाहने वालों तक पहुंच सकते हैं और अपने मिशन के साथ ब्रांड नए बाजारों तक पहुंच सकते हैं।

एक वैश्विक टीम में काम करते समय आपकी कंपनी के लिए कई फायदे हो सकते हैं, यह संचार चुनौतियों के साथ भी आता है। कार्यालय में बातचीत की आसानी और पहुंच के बिना, आभासी संचार को शारीरिक कार्यस्थल की तुलना में अधिक संरचना और देखभाल की आवश्यकता होती है।

यदि आप वैश्विक टीमों का नेतृत्व करने के लिए जिम्मेदार हैं, तो आपको टीम के सदस्यों के बीच विश्वास को बढ़ावा देने, संगठन को सुविधाजनक बनाने और सहयोग को प्रोत्साहित करने के लिए सही दृष्टिकोण की आवश्यकता है।

महामारी ने वैश्विक रिमोट टीमों को कैसे प्रभावित किया?

Covid-19 महामारी ने दुनिया भर में व्यापक बदलाव लाए, और दूरस्थ कार्य की उपस्थिति उनमें से एक है। दूर से काम करते हुए और वैश्विक टीमों पर भरोसा करते हुए महामारी से पहले मौजूद थे, सुरक्षा और सामाजिक दूरी की आवश्यकता ने इसे पहले से कहीं अधिक सामान्य बना दिया।

5,800 अमेरिकी वयस्कों के प्यू रिसर्च अध्ययन में, केवल 20 प्रतिशत महामारी से पहले घर से काम कर रहे थे। 10 के अंत तक2020, यह मूल्य 71 प्रतिशत तक बढ़ गया। यहां तक कि जैसे-जैसे अधिक टीमें में कार्यालय में वापस आती हैं2021, कई कंपनियां दूरस्थ कार्य को स्थायी स्थिरता बनाना चाहती हैं। 15 देशों में कर्मचारियों के हमारे अध्ययन से पता चला है कि 63 कर्मचारियों का प्रतिशत एक कंपनी के लिए काम करता है जो दूरस्थ कार्य को दीर्घकालिक बनाने की योजना बना रहा है।

दूरस्थ कार्य की बढ़ती उपस्थिति महामारी का सिर्फ एक उल्लेखनीय प्रभाव है। लोगों की जीवनशैली उनके करियर के लिए बदलती रहती है। हमारे अध्ययन से पता चला है कि 22 प्रतिशत श्रमिक स्थानीय रूप से चले गए हैं या ऐसा करने की योजना बना रहे हैं, और 17 प्रतिशत अंतरराष्ट्रीय स्तर पर स्थानांतरित हो गए हैं या इरादा रखते हैं।

जैसे-जैसे कर्मचारी नए स्थानों पर जाते हैं और दूरस्थ कार्य जीवन शैली को अपनाते हैं, हमारे अध्ययन में 48 प्रतिशत लोगों ने महामारी से पहले की तुलना में खुश महसूस किया। दूरस्थ वैश्विक टीमें पेशेवर दुनिया में आम हो गई हैं, और उन्हें प्रबंधित करने का तरीका सीखना आपके कर्मचारियों को जहां भी हो, वहां बढ़ने में मदद करने के लिए आवश्यक है।

वैश्विक टीमों को किन चुनौतियों का सामना करना पड़ता है?

एक वैश्विक टीम में काम करना कई लाभों के साथ आता है, जैसे अधिकतम उत्पादकता, लचीली संरचना, और आपके काम पर रखने के प्रयासों के लिए एक बड़ा प्रतिभा पूल। हालांकि ये फायदे आपकी कंपनी के दूरस्थ कार्यबल का विकल्प चुनने का कारण हो सकते हैं, फिर भी आप कई देशों में फैले टीम होने की चुनौतियों का सामना करेंगे।

1. लॉजिस्टिक्स

वैश्विक रिमोट टीमों के लॉजिस्टिक्स में छोटे विवरण शामिल होते हैं जो आपके संगठन को कार्यात्मक बनाते हैं। एक तार्किक चुनौती का एक अच्छा उदाहरण सूचना केंद्रीकरण है। सौभाग्य से, क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर प्रत्येक कर्मचारी को समान फ़ाइलों और उपकरणों तक पहुंच प्रदान करना आसान बनाता है। हालांकि, यह सुनिश्चित करना कि यह सॉफ़्टवेयर आपके श्रमिकों के लिए सुलभ है, जहां भी वे स्थित हैं, आवश्यक है।

अन्य तार्किक मुद्दों में कर्मचारियों को स्थानांतरित करना और नए श्रम कानूनों, काम के घंटों और खराब इंटरनेट संकेतों के साथ संभावित कनेक्टिविटी के मुद्दों के साथ आने वाली चुनौतियों को शामिल किया जा सकता है। दूरस्थ टीमों के तार्किक पक्ष पर विचार करते समय, संक्रमणकालीन चरणों के माध्यम से लचीला रहना महत्वपूर्ण है।

2. कार्यस्थल संस्कृति

दूरस्थ टीमों में अधिक महत्वपूर्ण बाधाओं में से एक कार्यस्थल संस्कृति का निर्माण करना है। जब आप व्यक्तिगत रूप से अपनी टीम का नेतृत्व कर रहे हैं, तो अपने कर्मचारियों के साथ पेशेवर संबंध बनाना और एक ऐसी जगह बनाना आसान है जिसमें लोग काम करने में सहज महसूस करें। दूरस्थ टीमें एक नई चुनौती पेश करती हैं - साझा भौतिक स्थान की कमी।

दूरस्थ टीमों के नियोक्ता विश्वास का वातावरण कैसे बना सकते हैं जो प्रतिक्रिया को सुविधाजनक बनाता है? यदि श्रमिकों को नहीं लगता कि वे अपनी टीमों पर भरोसा कर सकते हैं, तो वे चर्चा शुरू करने और समस्याओं को हल करने के लिए एक साथ काम करने की संभावना कम हैं। यह प्रक्रिया उद्योग की परवाह किए बिना किसी भी कंपनी के लिए आवश्यक है, लेकिन भौतिक दूरी रास्ते में खड़ी हो सकती है।

कार्यस्थल संस्कृति में भौतिक दूरी की चुनौतियों से परे, वैश्विक दूरस्थ टीमें सांस्कृतिक विविधता और मतभेदों के साथ भी आती हैं जो आपके घर कार्यालय से संबोधित करना चुनौतीपूर्ण हो सकती हैं। विभिन्न संस्कृतियों के बीच की खाई को पाटना और एक ऐसा वातावरण बनाना जिसका हर कोई आनंद ले सके, सर्वोपरि है।

अच्छी खबर यह है कि विविधता और पर्यावरणीय अंतर काम पर कार्य प्रदर्शन में सुधार कर सकते हैं। विविध दृष्टिकोण निर्णय लेने, रचनात्मकता और समस्या सुलझाने का समर्थन करते हैं। यदि आप एक ऐसी संस्कृति बना सकते हैं जहां कर्मचारी अपने विचारों को साझा करने में सहज महसूस करते हैं, तो उनकी पृष्ठभूमि की परवाह किए बिना, आप लंबी अवधि के लिए एक प्रभावी रिमोट टीम विकसित कर सकते हैं।

3. संचार

संचार कार्यस्थल संस्कृति के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है। एक बार जब आप संचार की सुविधा प्रदान करने वाली संस्कृति को बढ़ावा दे लेते हैं, तो आप इसे कैसे करते हैं? दूरस्थ टीमों को परियोजना की जरूरतों के आधार पर कुशल, मूल्यवान संचार विधियों को खोजने की चुनौती का सामना करना पड़ता है।

जब संचार की आवश्यकता होती है और किन उपकरणों का उपयोग किया जाना चाहिए, जैसे कारकों की पहचान करना जटिल हो सकता है। आपके काम की प्रकृति के आधार पर, कुछ विभागों को दूसरों की तुलना में अधिक संचार की आवश्यकता हो सकती है। सहयोग के लिए टीम के सदस्यों को एक-दूसरे से जोड़ने के शीर्ष पर, यह जानना चुनौतीपूर्ण हो सकता है कि आपके कर्मचारी किस परियोजना पर और कब काम कर रहे हैं। प्रगति और पूर्णता के बारे में अपडेट प्राप्त करना दूरस्थ टीमों में कम आम हो सकता है जब तक कि आप उन्हें वर्कफ़्लो में शामिल करने के लिए एक बिंदु नहीं बनाते।

अग्रणी वैश्विक टीमें भाषा बाधाओं के साथ भी आती हैं जो स्थानीय दूरस्थ कार्यबलों को आम तौर पर सामना नहीं करना पड़ता है। यदि आपके कर्मचारी कई भाषाएं बोलते हैं, तो संचार उपकरणों की आपकी पसंद और भी महत्वपूर्ण है। अपनी दूरस्थ टीम का आयोजन करते समय, अपनी अनूठी संचार आवश्यकताओं पर विचार करने के लिए समय लेना आपकी सफलता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है।

वैश्विक टीमों के प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

एक अंतरराष्ट्रीय टीम का प्रबंधन संगठन और स्थिरता की आवश्यकता है। आपके लिए उपलब्ध उपकरणों का उपयोग करके और अपने कर्मचारियों के बीच सहयोग को सुविधाजनक बनाकर, आप एक प्रभावी दूरस्थ कार्यबल बना सकते हैं। अग्रणी वैश्विक टीमों के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं आपके व्यवसाय की प्रणाली और संरचना से निकटता से जुड़ी हुई हैं।

1. श्रम कानूनों से सावधान रहें

कानूनी अनुपालन, लाभ और पेरोल आवश्यकताओं के बीच, श्रम कानून हमेशा इस बात में भूमिका निभाएंगे कि आप अपना व्यवसाय कैसे चलाते हैं। वैश्विक टीमों के साथ काम करने का अर्थ है विभिन्न रोजगार कानूनों का सामना करना। चाहे आपकी कंपनी दो देशों में संचालित हो या 20, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि कानून के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी को क्या चाहिए।

सभी देशों में देखने के लिए आम मतभेदों में आवश्यक छुट्टी के दिन, न्यूनतम मजदूरी, सामाजिक सुरक्षा योगदान और मातृत्व अवकाश शामिल हैं। कुछ देशों को 13 वें महीने के बोनस और भुगतान सार्वजनिक छुट्टियों जैसे लाभों की भी आवश्यकता होती है। आपकी वित्तीय, मानव संसाधन और कानूनी टीमों को श्रम कानूनों पर शोध करके और एक संगठित प्रणाली बनाए रखकर इन संभावित मतभेदों के लिए तैयार होना चाहिए जो कर्मचारियों को उनके दिए गए देशों में अलग करती है।

2. प्रौद्योगिकी का लाभ उठाएं

वैश्विक टीमों में संचार आवश्यक है, और प्रौद्योगिकी का लाभ उठाना इसे प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका है। आप अपनी दूरस्थ वैश्विक टीम का समर्थन करने के लिए कई  सहयोग उपकरण  पा सकते हैं। यह सिर्फ आपके कर्मचारियों के लिए सही खोजने की बात है। लगभग 80 प्रतिशत श्रमिक अब काम के लिए सहयोग उपकरणों पर भरोसा करते हैं, जो महामारी शुरू होने के बाद से एक 44 प्रतिशत की वृद्धि है। कुछ ऐसे खोजें जो आपकी आवश्यकताओं का प्रतिनिधित्व करते हैं और उनके साथ चिपके रहते हैं।

संचार को सुविधाजनक बनाने के अलावा, सहयोग उपकरण सूचना समेकन का समर्थन करते हैं, जो दूरस्थ टीमों के लिए एक प्राथमिक तार्किक चुनौती है। क्लाउड-आधारित तकनीक आपके महत्वपूर्ण दस्तावेजों और फ़ाइलों को किसी भी कंप्यूटर से सुलभ बनाती है, और इसमें अक्सर संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए गहन सुरक्षा विशेषताएं होती हैं।

प्रौद्योगिकी का लाभ उठाने पर विचार करने के लिए दो कारक आपके द्वारा चुने गए उपकरणों की संख्या हैं और ये उपकरण आपकी टीम के लिए कितने सुलभ हैं। बहुत सारे उपकरण होना भारी हो सकता है और सहयोग प्रक्रिया को बाधित कर सकता है। आपकी आवश्यकताओं का प्रतिनिधित्व करने वाले कुछ लोगों को ढूंढना सबसे प्रभावी होगा। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके उपकरणों में दो-तरफा संचार हो। प्रौद्योगिकी आपकी टीम के लिए मूल्यवान नहीं है यदि यह श्रमिकों के बीच बातचीत की सुविधा नहीं देती है।

3. वर्चुअल बैठकें आयोजित करें

जबकि ईमेल, मैसेजिंग प्लेटफॉर्म और प्रोजेक्ट थ्रेड मूल्यवान संचार उपकरण हैं, कुछ वार्तालापों को एक बैठक की आवश्यकता होती है। अपने श्रमिकों के साथ पकड़ने और उनकी प्रगति के बारे में जानने के लिए नियमित आभासी बैठकें आयोजित करना आपके उद्देश्यों का ट्रैक रखने का एक आसान तरीका है।

आप समय-समय पर पूरे विभागों के साथ समूह बैठकें आयोजित करना चुन सकते हैं। एक-एक बैठक भी सहायक होती है। ये बैठकें व्यक्तियों के साथ जवाबदेही स्थापित करती हैं और कार्यस्थल संस्कृति में योगदान देने वाले पेशेवर संबंध बनाने में आपकी सहायता करती हैं। एक-एक बैठक का समय भी आपको सार्थक प्रतिक्रिया साझा करने और व्यक्तियों को उनकी कड़ी मेहनत के लिए प्रशंसा करने की जगह देता है।

समूह और व्यक्तिगत बैठकों के लिए एक नियमित कार्यक्रम बनाना संपर्क में रहने का एक शानदार तरीका है। चाहे आप साप्ताहिक या मासिक बैठकों का विकल्प चुनते हैं, वे आपके दूरस्थ बुनियादी ढांचे में शामिल करने के लिए एक सहायक प्रबंधन तकनीक हैं।

4. समय क्षेत्रों को स्वीकार करें

एक वैश्विक टीम में काम करने की संभावना में कई समय क्षेत्र शामिल हैं, और आपको उन्हें नेविगेट करने का एक तरीका खोजने की आवश्यकता है। अपने कर्मचारियों को अपने डेस्कटॉप पर अंतरराष्ट्रीय घड़ियों का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करना उन्हें अपनी टीम के सदस्यों के समय क्षेत्रों से अवगत रख सकता है।

बैठकों को शेड्यूल करते समय, कर्मचारी समय क्षेत्रों में सभी ओवरलैप घंटों का उपयोग करने से बचना सबसे अच्छा है। इस समय से दूर ले जाने से आपके कर्मचारियों के बीच बैठक के घंटों के बाहर सहयोग सीमित हो जाएगा।

5. सहभागिता को प्रोत्साहित करें

सुनिश्चित करें कि आपकी टीम का प्रत्येक सदस्य सहयोग के लिए आपके उपकरणों और प्रक्रियाओं का उपयोग करके सहज महसूस करता है। हर कोई आपके दूरस्थ कार्यबल में एक आवाज का हकदार है, और किसी को भी ऐसा महसूस नहीं करना चाहिए कि वे बोल नहीं सकते हैं। जो लोग अपनी टीम के सदस्यों के साथ  दैनिक रूप से जुड़ते हैं, वे उन लोगों की तुलना में अपने काम में अधिक व्यस्त  महसूस करते हैं जो नहीं करते हैं।

वैश्विक टीमों के प्रबंधकों के लिए संचार युक्तियाँ

प्रबंधन के मानव संसाधन पक्ष पर, संचार आपकी टीम के साथ जुड़ने और एक ऐसा स्थान बनाने के बारे में है जहां कर्मचारी कामयाब हो सकते हैं। प्रक्रियाएं और संरचना अक्सर सरल होती हैं, लेकिन विश्वास का निर्माण अधिक सूक्ष्म होता है। जबकि आप व्यक्तिगत रूप से अपनी टीम की सहायता करने के लिए आसपास नहीं होंगे, आप इसके लिए कुछ तरीकों से बना सकते हैं।

1. उपलब्ध रहें

एक प्रबंधक के रूप में, आपको अपने कर्मचारियों के लिए उपलब्ध होना चाहिए ताकि वे आसानी से बातचीत शुरू कर सकें। एक दूरस्थ कार्यबल में पास के कार्यालय की सुविधा नहीं होती है, लेकिन आप एक की नकल कर सकते हैं। प्रत्येक कर्मचारी के लिए पहुंच बनाए रखने के लिए, जहां आप उपलब्ध हैं, वहां घंटे निर्धारित करें, यह सुनिश्चित करें कि वे कई समय क्षेत्रों में फैले हुए हैं।

आपकी उपलब्धता संचार के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरणों पर भी निर्भर करती है। इस उद्देश्य के लिए कई चैनलों का लाभ उठाना सबसे अच्छा है। सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को पता है कि आप ईमेल, वीडियो चैट और फोन पर उपलब्ध हैं ताकि वे आपकी आवश्यकता के पल तक पहुंच सकें।

2. कर्मचारी मूल्य को स्वीकार करें

कार्यालय के बाहर काम करने से डिस्कनेक्ट की भावना हो सकती है, लेकिन अपने श्रमिकों के मूल्य को स्वीकार करने के लिए समय निकालने से मदद मिल सकती है। जब कर्मचारी किसी व्यवसाय और उसके मिशन के लिए महत्वपूर्ण महसूस करते हैं, तो वे योगदान करने और नौकरी के लिए प्रतिबद्ध होने की अधिक संभावना रखते हैं।

आप अपने कर्मचारियों के प्रयासों की प्रशंसा करने के लिए एक-पर-एक बैठकों का उपयोग कर सकते हैं। आप छोटे उपहार भी भेज सकते हैं, बेंचमार्क के लिए पुरस्कार प्रदान कर सकते हैं, और एक मान्यता निधि बना सकते हैं जो कर्मचारियों को एक दूसरे का जश्न मनाने की अनुमति देता है। ये सभी दृष्टिकोण मनोबल को बढ़ावा दे सकते हैं, कार्यस्थल संस्कृति में सुधार कर सकते हैं, और अपने कर्मचारियों के बीच संचार को प्रोत्साहित कर सकते हैं।

3. स्थानीय सीमा शुल्क और संस्कृति पर खुद को शिक्षित करें

हर देश के अलग-अलग रीति-रिवाज और संस्कृतियां होंगी, और आपको उन्हें समझने के लिए एक बिंदु बनाना चाहिए। कार्य शैलियों और कार्यस्थल पदानुक्रम की धारणाएं दुनिया भर में अलग-अलग हैं। आपको किसी विशेष क्षेत्र में विशिष्ट कर्मचारियों और विनम्रता की धारणाओं के बीच संवेदनशील विषयों पर भी विचार करना चाहिए।

अपने कर्मचारियों की संस्कृतियों को जानना उन्हें अधिक मूल्यवान महसूस कर सकता है, और यह आपके संचार को अधिक प्रभावी बना सकता है। इन मतभेदों के बारे में अपने अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों के साथ बातचीत शुरू करना दर्शाता है कि आप उनके दृष्टिकोण का सम्मान करते हैं और उनके आराम की परवाह करते हैं।

4. लगातार मानकों का पालन करें

संचार चैनलों और आपके व्यवसाय के अन्य पहलुओं में लगातार मानक स्थापित करना आपकी टीम के लिए स्पष्टता प्रदान कर सकता है। महामारी के दौरान, कामकाजी अमेरिकियों के 74 प्रतिशत ने कहा कि उनकी कंपनी के संगठनात्मक मूल्यों ने उन्हें मार्गदर्शन करने में मदद की। मानक निर्धारित करना अनिश्चितता के बीच संरचना की भावना प्रदान करेगा, खासकर दूरस्थ श्रमिकों के लिए जो प्रबंधन तक तुरंत पहुंचने में सक्षम नहीं हो सकते हैं।

आपके द्वारा निर्धारित मानक आपके वर्कफ़्लो पर निर्भर करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी के पास उस परियोजना के बारे में कोई प्रश्न है जिस पर वे काम कर रहे हैं, तो क्या उन्हें आपको ईमेल करना चाहिए या कॉल करना चाहिए? क्या कोई अलग मंच है जिसका उन्हें उपयोग करना चाहिए? जब कुछ गलत हो जाता है, तो कर्मचारियों को कैसे प्रतिक्रिया देनी चाहिए?

इन संचार मानकों को बनाना अनिश्चितता को दूर करता है और आपकी टीम को अधिक कुशल बनाता है।

5. टीम-बिल्डिंग व्यायामों को शेड्यूल करें

दूरस्थ कार्यबल के बीच सौहार्द की भावना का निर्माण चुनौतीपूर्ण लग सकता है, लेकिन आप अपने कर्मचारियों के बीच विश्वास बनाने और संचार को प्रोत्साहित करने के लिए कुछ तरीकों का लाभ उठा सकते हैं। उदाहरण के लिए, वीडियो चैट प्लेटफॉर्म पर एक वर्चुअल ब्रेक रूम बनाना आपके कर्मचारियों को दोपहर के भोजन के दौरान चैट करने का मौका दे सकता है।

संभावित टीम-निर्माण अभ्यास में आभासी खुश घंटे और खेल रातें शामिल हैं। ऑफ-घंटे के दौरान अपनी टीम के भीतर समाजीकरण को प्रोत्साहित करना कर्मचारियों के लिए नौकरी पर बातचीत करना आसान बनाता है। आप अपने श्रमिकों के लिए ऑनलाइन भाग लेने के लिए पेशेवर विकास कार्यशालाएं या कक्षाएं भी बना सकते हैं। वे नौकरी के लिए नए कौशल सीखते समय अधिक आरामदायक वातावरण में बातचीत कर सकते हैं।

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वैश्विक टीमों में संपूर्ण संचार चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन सही संरचना और दृष्टिकोण आपके दूरस्थ टीम के सदस्यों को सफल होने के लिए आवश्यक समर्थन दे सकता है।

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