Malaysia adalah negara Asia Tenggara yang dibagi menjadi dua wilayah geografis — Malaysia Timur dan Barat — yang dipisahkan oleh 640 kilometer Laut Cina Selatan. Malaysia telah menamai dirinya sebagai salah satu ekonomi terkuat dan dengan pertumbuhan tercepat di Asia Tenggara. Dengan tingkat pertumbuhan PDB tahunan rata-rata yang tetap berada pada 4.404 persen selama dekade terakhir, Malaysia harus terus menarik perusahaan dari seluruh dunia.
Jika Anda ingin mempekerjakan karyawan di Malaysia, kiat untuk merekrut di Malaysia ini akan membantu Anda menavigasi prosesnya.
Hal yang perlu diketahui sebelum mempekerjakan karyawan di Malaysia
Sebelum Anda mulai mempekerjakan karyawan di Malaysia, Anda perlu memahami pengetahuan dasar tenaga kerja dan undang-undang ketenagakerjaan di negara ini. Perekrutan internasional bukan merupakan perusahaan yang berpendapat bahwa belajar sambil berjalan adalah strategi yang cerdas. Kegagalan dalam mematuhi aspek hukum ketenagakerjaan dapat mengakibatkan denda dan konsekuensi hukum. Mari kita simak beberapa poin penting informasi yang harus Anda pahami jika menyangkut soal mempekerjakan karyawan baru di Malaysia.
1. Bahasa di Malaysia
Malaysia adalah negara multikultural dan rumah bagi berbagai kelompok etnis - beberapa yang paling menonjol adalah Melayu, India, dan Cina. Tidak heran jika Malaysia menjadi tempat meleburnya berbagai bahasa. Bahasa Melayu Malaysia, sering disebut Melayu, adalah bahasa resmi di negara tersebut. Anda juga akan menemukan lebih dari 100 bahasa asli di Malaysia. Tergantung pada bagian negara tempat Anda berada, Anda mungkin bertemu dengan orang-orang yang terutama berbicara bahasa lain.
Bahasa Inggris adalah bahasa kedua yang populer dan utamanya digunakan dalam pendidikan. Namun demikian, bahasa Inggris yang Anda dengar di Malaysia kemungkinan adalah bahasa Inggris Standar Malaysia (MySE) — bahasa pijin yang menggunakan pengaruh Melayu, Tamil, dan Mandarin. Penduduk setempat dapat menyebutnya sebagai “Bahasa Inggris” atau “Bahasa Rojak,” yang berarti bahasa campuran.
MySE sangat berbeda dari bahasa Inggris yang digunakan di negara-negara seperti A.S., Inggris, Kanada, atau Australia, jadi jika Anda mencari pelamar kerja yang berbicara bahasa Inggris, Anda harus spesifik tentang berbagai bahasa Inggris dan tingkat kemahiran yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Untungnya bagi perusahaan internasional, banyak orang yang berbicara Bahasa Manglish juga dapat berbicara dengan variasi bahasa Inggris yang lebih standar bila diperlukan. Jika Anda bersedia untuk mempekerjakan karyawan yang tidak berbicara dalam bahasa asli Anda, bersiaplah untuk hadir sebagai penerjemah untuk wawancara dan komunikasi lainnya.
2. Pasar tenaga kerja Malaysia
Malaysia adalah rumah bagi populasi yang beragam, dan warga Malaysia berpendidikan sangat baik dibandingkan dengan negara-negara Asia Tenggara lainnya. Tingkat literasi di Malaysia adalah 95 persen , dan pada 2017, 538,555 siswa terdaftar di universitas negeri Malaysia . Bidang studi paling populer untuk para siswa ini adalah ilmu sosial, bisnis, dan hukum.
Sektor manufaktur negara tersebut — terutama industri listrik dan elektronik (E&E)— merupakan kontributor signifikan terhadap ekonomi Malaysia dan merupakan salah satu alasan beberapa perusahaan internasional memilih untuk mendirikan operasi di Malaysia. Sektor manufaktur menarik lebih banyak investasi asing daripada sektor primer atau jasa. Pada 2018, nilai penjualan industri E&E telah meningkat menjadi 290 miliaran Ringgit Malaysia (RM). Beberapa perusahaan teknologi global, termasuk Intel dan Texas Instruments, telah mendirikan cabang di Malaysia.
Malaysia memiliki industri lain yang berkembang di seluruh sektor layanan dan manufaktur, dan populasi kerjanya menawarkan beragam keterampilan. Beberapa industri terkenal lainnya di negara ini termasuk manufaktur otomotif, konstruksi, pertahanan, teknologi komunikasi, teknologi informasi, dan fintech.
3. Jam kerja dan cuti resmi
Minggu kerja standar di Malaysia terdiri dari lima hari delapan jam, biasanya dari 9 a.m. hingga 5 p.m., Senin hingga Jumat. Jam kerja dapat berlangsung hingga maksimum 48 jam per minggu, tetapi jam ekstra dikenakan upah lembur, yang merupakan 1.5 waktu dengan upah normal karyawan. Karyawan juga berhak atas hari istirahat setelah enam hari bekerja.
Karyawan di Malaysia berhak atas waktu liburan berbayar setiap tahun. Sebelum merayakan ulang tahun keduanya bersama perusahaan, karyawan harus menerima setidaknya delapan hari cuti tahunan. Setelah dua tahun, jumlah minimum tersebut menjadi 12 hari, dan setelah lima tahun, meningkat menjadi 16 hari. Semua karyawan Malaysia juga berhak atas hari libur nasional sebagai cuti berbayar. Karyawan juga dapat menerima cuti sakit berbayar dalam beberapa situasi.
4. Kompensasi
Malaysia memiliki upah minimum tertinggi di Asia Tenggara, tetapi masih relatif rendah dibandingkan dengan banyak negara lain. Per Februari 2020, Kementerian Sumber Daya Manusia merilis gazette yang mengharuskan perusahaan untuk membayar pekerja mereka setidaknya RM1,200 per bulan, atau RM5.77 per jam. Perusahaan internasional juga harus meneliti tarif upah Malaysia untuk posisi dalam industri mereka dan mempertimbangkan biaya hidup di area tertentu tempat mereka merekrut karyawan.
Banyak karyawan Malaysia yang terbiasa menerima bonus berdasarkan kinerja. Anda harus menyertakan informasi tentang bonus ini, jika Anda berencana menawarkannya, dalam kontrak kerja. Bonus bulan ke-13, yang setara dengan upah satu bulan yang dibayarkan pada akhir tahun, bukan merupakan persyaratan hukum di Malaysia seperti di beberapa negara, tetapi ini umum terjadi. Karena alasan ini, Anda harus menjelaskan dalam surat penawaran dan kontrak apakah gaji yang dinyatakan termasuk bonus 13 bulan atau tidak.
5. Pajak dan jaminan sosial
Sebagian besar karyawan Malaysia membayar pajak penghasilan, yang tarifnya bervariasi hingga 30 persen. Perusahaan bertanggung jawab untuk menahan pajak penghasilan karyawan dari gaji mereka berdasarkan skema pengurangan pajak bulanan (MTD). Karyawan juga berkontribusi 11 persen dari pendapatan kotor mereka di seluruh dunia untuk Dana Pemberian Pekerjaan (EPF). Ini adalah jenis rekening tabungan yang dapat mereka miliki untuk pensiun atau akses sesekali untuk tujuan seperti membeli rumah atau membayar biaya medis. Karyawan juga berkontribusi terhadap jaminan sosial.
Perusahaan juga berkontribusi terhadap EPF dan jaminan sosial. Tergantung pada berapa banyak yang diperoleh karyawan, perusahaan akan menyumbangkan jumlah yang sama dengan salah satu 12 atau 13 persen dari gaji bulanan kotor karyawan untuk EPF mereka. Kontribusi jaminan sosial perusahaan juga bergantung pada gaji karyawan. Jumlah maksimum adalah RM69.05 per bulan. Bagi karyawan yang tidak memenuhi syarat untuk Skema Pensiun Ketidakabsahan, perusahaan harus berkontribusi pada Sistem Asuransi Ketenagakerjaan.
Biaya perekrutan karyawan di Malaysia
Mempekerjakan karyawan baru memerlukan biaya yang tidak dapat dihindari. Saat Anda merekrut di negara baru, Anda perlu mempertimbangkan biaya tambahan yang terlibat dalam perluasan ke negara tersebut. Beberapa biaya untuk anggaran termasuk:
- Pendaftaran perusahaan:Sebagai pemberi kerja dari negara di luar Malaysia, Anda terlebih dahulu membutuhkan entitas di Malaysia sebelum Anda dapat mulai merekrut di sana. Mendaftarkan perusahaan Anda di negara tersebut melibatkan sejumlah biaya.
- Bantuan hukum: Karena hukum Malaysia berbeda dengan hukum yang biasa Anda patuhi, Anda disarankan untuk bekerja sama dengan firma hukum Malaysia yang dapat membantu Anda membuat kontrak dan terlibat dalam operasi bisnis dengan cara yang sepenuhnya mematuhi hukum.
- Biaya perekrutan:Mempekerjakan melalui agen perekrutan dapat lebih mudah daripada menangani proses perekrutan secara internal, tetapi Anda dapat mengharapkan untuk membayar premi yang signifikan untuk layanan ini. Biaya perekrutan biasanya ditentukan dengan mengalikan gaji tahunan yang Anda rencanakan untuk dibayarkan kepada karyawan dengan tingkat persentase agensi. Di Malaysia, tarif ini dapat bervariasi dari sekitar 12 hingga 35 persen.
- Karyawan SDM: Jika Anda menyerahkan perekrutan kepada staf sumber daya manusia (SDM) Anda sendiri, Anda harus memperhitungkan biaya waktu yang mereka curahkan dalam proses perekrutan. Anda bahkan mungkin perlu merekrut staf tambahan untuk membantu upaya perekrutan internasional Anda.
- Perjalanan:Jika Anda mendirikan kantor, toko ritel, atau fasilitas manufaktur di Malaysia, Anda harus merencanakan untuk melakukan beberapa perjalanan bolak-balik yang ekstensif selama proses pengaturan. Meskipun Anda hanya mempekerjakan karyawan jarak jauh di Malaysia, Anda mungkin ingin bepergian ke sana untuk melakukan wawancara atau menghadiri acara lainnya.
- Penerjemah:Tergantung pada bahasa yang digunakan calon karyawan Anda, Anda mungkin perlu meminta penerjemah untuk menghadiri wawancara atau membantu komunikasi lainnya. Anda tidak memerlukan penerjemah untuk membuat draf dokumen pendaftaran bisnis karena dokumen tersebut diizinkan dalam bahasa Inggris.
- Iklan pekerjaan berbayar: Memposting iklan pekerjaan di portal pekerjaan online atau di publikasi industri dapat dikenakan biaya.
- Pemeriksaan latar belakang: Perusahaan di Malaysia bebas memesan pemeriksaan latar belakang pada pelamar sebagai bagian dari proses prakerja. Jika Anda berencana membayar perusahaan untuk menangani pemeriksaan latar belakang, pertimbangkan hal ini dalam biaya perekrutan Anda.
Apa yang diperlukan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan di Malaysia?
Membaca panduan untuk merekrut karyawan di Malaysia bukanlah satu-satunya yang Anda butuhkan untuk berhasil memulai proses perekrutan. Sebelum Anda dapat mempekerjakan pekerja Malaysia secara sah, Anda harus menjadi pemberi kerja Malaysia terlebih dahulu. Anda dapat memilih untuk mendirikan kantor cabang atau anak perusahaan. Untuk mendirikan anak perusahaan, Anda harus:
- Menyusun dan menyerahkan dokumen pendirian
- Daftarkan lokasi kantor
- Membuka rekening bank komersial di Malaysia
- Daftar untuk pajak gaji dan Pajak Barang dan Jasa (GST)
- Daftar dengan kantor jaminan sosial Malaysia (SOCSO)
Alternatif yang lebih sederhana untuk mendirikan entitas adalah bermitra dengan Perusahaan Catatan (EOR), yang juga dikenal sebagai organisasi ketenagakerjaan profesional (PEO). EOR bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan Anda mematuhi semua undang-undang yang relevan di Malaysia dan menangani tugas SDM seperti pendaftaran gaji dan paket tunjangan.
Ketika Anda bekerja dengan EOR, Anda masih dapat memilih karyawan Anda sendiri, dan karyawan ini akan melakukan pekerjaan untuk perusahaan Anda, tetapi EOR Anda secara teknis akan menjadi perusahaan mereka. Ini berarti Anda dapat menghindari pembentukan entitas Malaysia sendiri, dan Anda dapat menyerahkan tanggung jawab SDM dan kepatuhan hukum kepada EOR. Solusi ini memungkinkan Anda untuk mulai merekrut dengan lebih cepat. Meskipun Anda mempertimbangkan untuk mendirikan anak perusahaan di Malaysia, bekerja sama dengan EOR pada awalnya dapat menjadi cara yang sangat baik untuk menguji pasar sebelum Anda berkomitmen lebih penuh.
Langkah-langkah perekrutan di Malaysia
Metode perekrutan Anda di negara asal Anda tidak akan diterjemahkan dengan sempurna ke Malaysia. Praktik perekrutan di Malaysia dibentuk oleh undang-undang, sumber daya, dan kebiasaan setempat. Mari kita lihat langkah-langkah dasar untuk merekrut di Malaysia.
1. Iklankan posisi pekerjaan
Mulailah dengan menulis deskripsi pekerjaan dan kualifikasi yang diperlukan untuk mengiklankan posisi pekerjaan Anda di Malaysia. Anda dapat menulis iklan dalam bahasa Melayu atau bahasa Inggris jika Anda ingin menargetkan pencari kerja yang mahir dalam bahasa Inggris. Setelah Anda menyelesaikan iklan lowongan kerja, Anda harus menentukan platform yang paling mungkin dilihat oleh khalayak target Anda.
Dengan tingkat penetrasi internet lebih dari 90 persen, warga Malaysia terbiasa mencari pekerjaan secara online. Beberapa portal pekerjaan yang sangat populer di negara ini meliputi JobStreet, WOBB, Sling, adnexio, dan LinkedIn. Anda juga dapat mencari iklan lowongan pekerjaan khusus industri di mana Anda dapat mengiklankan posisi pekerjaan Anda.
2. Tinjau aplikasi dan persempit kumpulan
Warga Malaysia digunakan untuk mengirimkan curriculum vitae (CV) satu atau dua halaman dan surat pengantar untuk melamar pekerjaan. Jika Anda mempublikasikan iklan pekerjaan baik dalam bahasa Inggris maupun Melayu, Anda mungkin menerima aplikasi dalam kedua bahasa tersebut. Agen perekrutan Anda atau komite perekrutan internal Anda akan menyaring semua aplikasi yang masuk, kemungkinan dengan bantuan perangkat lunak, untuk memilih pelamar yang paling memenuhi syarat.
3. Mewawancarai pelamar yang paling memenuhi syarat
Di tahun-tahun sebelumnya, wawancara internasional berarti bepergian ke negara tersebut atau wawancara melalui panggilan telepon. Jika Anda merekrut karyawan untuk bekerja di kantor fisik, fasilitas manufaktur, atau jenis lokasi perusahaan lainnya di Malaysia, maka wawancara langsung masih merupakan ide yang baik. Untuk karyawan jarak jauh, panggilan video juga telah menjadi metode wawancara yang populer. Panggilan video internet memungkinkan Anda untuk meniru umpan balik visual yang Anda dapatkan saat duduk di seberang meja dari seseorang secara tatap muka tanpa harus bepergian ke negara tersebut.
Jika Anda menjadwalkan wawancara telepon atau panggilan video, pastikan Anda mempertimbangkan kemungkinan perbedaan waktu antara lokasi Anda dan orang yang diwawancarai. Zona waktu Malaysia adalah Waktu Malaysia (MYT), yang delapan jam lebih cepat dari Waktu Universal Terkoordinasi (UTC).
4. Kirim surat penawaran dan kontrak kerja
Setelah Anda memilih pelamar yang paling memenuhi syarat, Anda dapat mengirimkan surat penawaran. Ini juga saat yang tepat untuk membagikan draf kontrak kerja setiap pelamar. Jika Anda berencana untuk mempekerjakan seseorang di Malaysia selama lebih dari satu bulan, Anda secara hukum diwajibkan untuk memiliki kontrak kerja tertulis.
Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan, kontrak kerja harus mencakup ketentuan untuk pemutusan hubungan kerja. Ketentuan lain terserah pada perusahaan, tetapi harus konsisten dengan atau lebih menguntungkan daripada ketentuan yang menjadi hak karyawan berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan. Pastikan Anda menyebutkan gaji dalam hal Ringgit Malaysia.
Mungkin ada beberapa negosiasi dengan calon karyawan selama tahap ini sebelum Anda dapat menyelesaikan kontrak mereka dan meminta mereka menandatanganinya. Jika perekrutan mereka tunduk pada hasil pemeriksaan latar belakang, pastikan hal tersebut jelas dan minta mereka menandatangani hanya setelah Anda menerima hasilnya.
5. Melakukan orientasi karyawan baru
Prosedur orientasi akan terlihat sedikit berbeda untuk setiap perusahaan, tetapi orientasi adalah langkah penting dalam proses perekrutan untuk semua perusahaan. Ini adalah saat karyawan akan mengisi dokumen untuk membantu Anda menetapkan penggajian dan menambahkannya ke sistem internal Anda. Orientasi juga harus melibatkan beberapa pelatihan atau persiapan umum untuk mendukung karyawan saat mereka memulai peran mereka dengan perusahaan Anda.
Rekrut dengan mudah bersama Globalization Partners sebagai EOR Anda di Malaysia
Jika Anda ingin mempekerjakan karyawan Malaysia, hilangkan kesulitan pendirian anak perusahaan, tugas SDM internasional, dan kepatuhan hukum dengan bermitra dengan Globalization Partners Sebagai solusi EOR global yang hadir di Malaysia dan di lebih dari negara 185 tambahan, kami dapat bertindak sebagai pemberi kerja sah karyawan Anda. Pelajari lebih lanjut tentang solusi EOR kami di Malaysia untuk menentukan apakah bermitra dengan EOR adalah opsi terbaik untuk rencana perekrutan internasional Anda.
