Leestijd: 8 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Volgens het Bureau of Labor Statistics van de Verenigde Staten, 37 procent van de banen volledig op afstand kan worden uitgevoerd. Nutsvoorzieningen, 63 procent van de bedrijven zullen naar verwachting in de nabije toekomst verschuiven naar werken op afstand. Nu de populariteit van out-of-office werk gestaag toeneemt, is het geen wonder dat zoveel bedrijven overstappen op modellen voor werken op afstand.
Hoewel de overstap naar werken op afstand heeft geleid tot positieve resultaten voor bedrijven over de hele wereld, komt er meer kijken bij het succesvol implementeren van deze verandering dan het wegsturen van werknemers. De overgang van thuiswerken vereist een uitgebreide voorbereiding, waarvoor een beleid voor werken op afstand moet worden opgesteld, strategieën voor het behoud van werknemers, trainingsprogramma's en meer.
De overstap maken naar werken op afstand hoeft geen uitdaging te zijn. Door middel van deze uitgebreide gids leert u hoe u uw bedrijf snel kunt aanpassen aan de werkomstandigheden op afstand.
Waarom nu overstappen naar werken op afstand?
Het begin van het nieuwe decennium zorgde voor een ongekende verschuiving in de manier waarop bedrijven werken, en de afgelopen jaren zijn bijzonder waardevol gebleken voor het bevorderen van de overgang naar werken op afstand. In 2020, ongeveer 71 procent van de werknemers thuis gewerkt. Door deze snelle overgang hebben bedrijven en hun medewerkers geleerd wat werkt en wat niet in de wereld van werken op afstand.
Hoewel 'werk op afstand' algemeen wordt geassocieerd met thuiswerken, gaat het verder dan dit. Studies hebben aangetoond dat 22 procent van de werknemers is verhuisd naar verschillende steden terwijl u voor hetzelfde bedrijf werkt, terwijl 17 procent is verhuisd of is van plan om naar een ander land te verhuizen om voor dezelfde organisatie te gaan werken. Door over te schakelen naar werken op afstand kunnen bedrijven werknemers in het hele land en zelfs de wereld inhuren.
Andere inzichten die bedrijven hebben opgedaan door de recente overgang naar werken op afstand, zijn onder meer opvattingen over de kantooromgeving. Statistieken over werken op afstand stellen dat: 65 procent van de werknemers zei: ze hadden geen kantooromgeving nodig om productief te blijven - integendeel. Vijfenzeventig procent van de mensen die thuis werken, geeft aan dit te doen omdat er minder afleiding is dan op kantoor.
De voordelen van overstappen naar werken op afstand
Of je nu een overgang van werk naar huis nastreeft als een keuze of noodzaak, er zijn veel aspecten om te vieren. De overstap naar werken op afstand is gunstig gebleken voor zowel werkgevers als hun werknemers, wat resulteert in betere resultaten voor bedrijven als geheel.
1. Werk leven balans
Op de vraag welke aspecten van hun baan bijdragen aan een positieve werkervaring, 50 procent van de werknemers op afstand noemde een goede balans tussen werk en privé als een primaire factor.
Werknemers met een goede balans tussen werk en privé meer gezondheid en welzijn vertonen, hogere arbeidssatisfactie, grotere organisatorische vaardigheden, betere doelprestaties en meer gezinsgeluk. Dit betekent betere werkprestaties, minder verloop en minder te laat komen en afwezigheden voor werkgevers.
2. Productiviteit
Studies tonen aan dat tot 40 procent van de werknemers op afstand productiever zijn dan op kantoor. Deze verhoogde productiviteit is te danken aan minder afleiding, meer comfort en geen stress door woon-werkverkeer. Hogere productiviteitspercentages resulteren in een grotere output voor bedrijven, wat resulteert in een hogere economische productie voor dezelfde hoeveelheid werk.
3. Kantoorruimte:
Vanwege de toename van het werken op afstand, hebben leidinggevenden de komende jaren waarschijnlijk minder kantoorruimte nodig en kunnen ze kantoorruimte samenvoegen tot één vooraanstaande bedrijfslocatie. Deze lagere vastgoedkosten kunnen organisaties en gemiddelde van USD 11.000 per halftijdse pendelaar jaarlijks.
4. Toegang tot talent:
Individuen zijn op zoek naar voordelen zoals de balans tussen werk en privéleven, werkplezier en flexibiliteit bij het zoeken naar de ideale carrière. Omdat thuiswerken deze voordelen heeft bewezen, is de kans groter dat bedrijven die mogelijkheden voor werken op afstand bieden, toptalent aantrekken en behouden dan bedrijven die dat niet doen.
Voorbereiden op de uitdagingen van werken op afstand
Hoewel bedrijven die overstappen op werken op afstand veel voordelen kunnen verwachten, zullen ze waarschijnlijk niet zonder uitdagingen zijn. Hoewel het heel normaal is om obstakels te ervaren aan het begin van een aanzienlijke verandering, is het belangrijk om te weten op welke mogelijke obstakels je moet letten voordat je thuiswerkmogelijkheden nastreeft.
Enkele van de meest voorkomende uitdagingen bij het overschakelen naar werken op afstand zijn:
- Werkgeversvertrouwen: Omdat werken op afstand het element van persoonlijke interactie wegneemt, maken sommige supervisors zich zorgen dat werknemers niet zo hard zullen werken als op kantoor.
- Informatiemanagement: Sommige externe medewerkers hebben moeite met het vinden van informatie en het verkrijgen van antwoorden op hun vragen buiten het kantoor.
- Communicatie: Het komt vaak voor dat externe medewerkers moeite hebben om te communiceren met managers en collega's wanneer ze vanuit huis werken. Sommige werknemers hebben zelfs het gevoel dat hun externe managers hun behoeften niet begrijpen of niet de ondersteuning of hulp bieden die nodig is om de klus te klaren.
- Werknemersbetrokkenheid vs. Het kan voor werknemers gemakkelijk zijn om thuis afleiding te ervaren die ze op de werkplek niet zouden ervaren, zoals thuis- en gezinseisen. Deze onderbrekingen kunnen ertoe leiden dat individuen niet meer betrokken raken bij hun werk.
- Geografische verschillen: Een van de grootste uitdagingen voor werken op afstand voor internationale bedrijven is het werken in verschillende tijdzones. Het hebben van internationaal gevestigde medewerkers kan planning en samenwerking bemoeilijken.
Het belang van een beleid voor werken op afstand
Een beleid voor werken op afstand is: een set van richtlijnen voor werknemers ontworpen om het thuiswerkproces te vergemakkelijken om een betere productiviteit en betrokkenheid te bevorderen. Een gedetailleerd en duidelijk beleid voor werken op afstand geeft werknemers een beter inzicht in de verwachtingen van uw bedrijf om thuis te werken, terwijl de communicatie wordt gestroomlijnd, het onboardingproces wordt verbeterd en zelfs toptalent wordt aangetrokken.
Elk beleid voor werken op afstand moet de volgende informatie bevatten voor de beste resultaten:
1. Prestatieverwachtingen
Het is essentieel dat uw werknemers weten wat u van hen verwacht op het gebied van prestaties, productiviteit en kwaliteit van het werk. Wanneer individuen weten hoe u van plan bent de resultaten in de toekomst te meten, is de kans groter dat ze zich aan de prestatieverwachtingen houden.
U kunt het inzicht van uw werknemers in het bedrijfsbeleid aanvullen door hen de tools en middelen te geven die ze nodig hebben om te slagen, inclusief informatie over werkuren en outputvereisten.
2. Communicatie duidelijkheid
Omdat werken op afstand de communicatielijnen kan vervagen, moet uw beleid specificeren hoe werknemers met elkaar kunnen communiceren voor de beste resultaten. Beschrijf hoe vergaderingen op afstand plaatsvinden en welke platforms ze zullen gebruiken om deel te nemen.
U kunt ook eventuele communicatiemiddelen die beschikbaar zijn voor uw medewerkers uitleggen en een noodcommunicatiemiddel bieden in geval van stroomuitval en technische problemen.
3. Gebruik van apparatuur
Uw beleid voor werken op afstand moet ingaan op de soorten apparatuur die uw bedrijf gebruikt, welke apparaten vereist zijn voor welke rol en of u deze hulpmiddelen aan werknemers zult verstrekken. Als uw werknemers de apparatuur zelf moeten kopen, betaalt uw bedrijf hen dan de aankopen terug?
Zorg ervoor dat u ook uitlegt hoe u elk type apparatuur moet gebruiken en eventuele bronnen die kunnen helpen bij het begrijpen ervan.
4. Werknemersrechten
Uw werknemers moeten worden geïnformeerd over hun rechten wanneer ze op afstand voor uw bedrijf werken. Uw beleid voor werken op afstand moet bijvoorbeeld aangeven hoe laat werknemers moeten inloggen om te werken, hoeveel maaltijdpauzes ze krijgen en hoe ze vrije dagen kunnen aanvragen. Het schetsen van deze rechten moet verwarring wegnemen en misverstanden voorkomen.
5. Salarisbeheer
Payroll zal waarschijnlijk een van de belangrijkste aspecten van de baan zijn waar uw werknemers zich over zullen afvragen. In uw beleid voor werken op afstand moet worden uitgelegd wie de salarisadministratie afhandelt - of dit nu uw bedrijf is of een geregistreerd werkgever (EOR) - de betalingsfrequentie en het betalingsbedrag. U kunt ook informatie opnemen over met wie u contact kunt opnemen als werknemers vragen hebben over de salarisadministratie.
Hoe u de overgang naar werken op afstand voltooit
Voordat uw bedrijf volledig kan overschakelen naar werken op afstand, zijn er stappen die u moet nemen om een succesvolle overgang te garanderen.
1. Breng uw medewerkers op de hoogte
Voordat u gaat werken op afstand, moet u eerst uw werknemers informeren dat de verandering plaatsvindt. Laat hen weten wanneer de overstap zal plaatsvinden en hoe ze zich daarop kunnen voorbereiden. Bepaal of uw werknemers volledig op afstand werken of dat ze mogelijkheden hebben om zowel binnen als buiten het kantoor te werken en leg uit hoe beide situaties zullen werken.
Geef uw medewerkers de kans om al hun vragen te stellen over de nieuwe structuur. Bied toegang tot het nieuwe beleid voor werken op afstand en andere bronnen die ze nodig hebben om de overgang te vergemakkelijken.
2. Train uw externe medewerkers over beveiligingsmaatregelen
Met de overstap naar werken op afstand komt er een nog grotere behoefte aan gegevensbeveiliging. Minimaliseer risico's door uw medewerkers te leren welke maatregelen ze moeten nemen bij het thuiswerken en hoe ze cyberdreigingen kunnen identificeren en beperken.
Overweeg om de volgende onderwerpen in uw cyberbeveiligingstraining voor thuiswerkers te implementeren:
- Beveiligingsinbreuken: U kunt uw medewerkers wapenen tegen inbreuken op de beveiliging door hen te leren dreigingen, zoals malware, phishing en wachtwoordaanvallen, te herkennen en te leren wat ze moeten doen als ze een inbreuk op de beveiliging tegenkomen.
- Naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): Uw bedrijf moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een norm die organisaties die in de Europese Unie actief zijn verplicht om nieuw beleid, procedures en praktijken om de beveiliging van persoonsgegevens te handhaven, transparantie en aansprakelijkheid.
- Tweefactorauthenticatie: Train werknemers om twee-factor-authenticatie (2FA) te gebruiken, een extra beveiligingslaag die verifieert dat de persoon die toegang probeert te krijgen tot een online account is wie hij zegt dat hij is door twee identificatiegegevens te verstrekken.
- Virtuele privénetwerken: Virtuele privénetwerken (VPN's) genereren een versleutelde internetverbinding tussen een apparaat en een netwerk dat gevoelige gegevens beveiligt voor veilige overdracht. Leer uw medewerkers om een VPN in te stellen en te gebruiken om bedrijfsinformatie te beschermen.
- Veilige cloudopslag: Een andere manier waarop externe medewerkers gegevens kunnen beveiligen, is door cloudopslag op hun werkapparaten te gebruiken.
3. Technologie up-to-date houden
Een belangrijk aspect van het succes van werken op afstand is technologie-efficiëntie. Om ervoor te zorgen dat werknemers geen technologische problemen ondervinden tijdens het werk, moet u controleren of u hen de meest up-to-date technologieën biedt, zoals:
- Cloudgebaseerde tools
- Zakelijke toepassingen
- Programma's voor videoconferenties
- Hulpprogramma's voor projectbeheer
- Oplossingen voor gegevensback-up en herstel
- Virtuele introductieprogramma's
- Tijdregistratiesoftware
4. Open en effectief communiceren
Wanneer bedrijven en hun medewerkers succesvol kunnen communiceren, kunt u uw team beter ondersteunen met behoud van een positieve bedrijfscultuur. Vergemakkelijk effectieve communicatie op afstand door periodieke virtuele check-ins met uw medewerkers te plannen om individueel met hen in contact te komen over hoe hun ervaring verloopt. Het is ook nuttig om regelmatig groepsbijeenkomsten te organiseren om werknemers op de hoogte te houden van wat er op organisatorisch niveau in het bedrijf gebeurt.
Om ervoor te zorgen dat werknemers zich thuis niet geïsoleerd voelen, wilt u misschien zelfs virtuele bedrijfsbrede activiteiten organiseren om werknemers met elkaar in contact te houden.
5. Wees de beste leider die je kunt zijn
Bij de overgang van uw bedrijf naar werken op afstand, is het van vitaal belang dat u een leider wordt voor uw team. Het maakt niet uit hoeveel tools, beleid en middelen u werknemers biedt, u kunt geen positieve externe werkomgeving creëren zonder de ondersteuning en het leiderschap te bieden die ze nodig hebben om te slagen. Slechts een klein beetje empathie en optimisme helpt werknemers zich gewaardeerd en gevalideerd te voelen.
U kunt uw team laten zien dat u geeft om wat zij denken door een enquête te sturen waarin u werknemers vragen stelt over hoe ze zich dagelijks voelen, met welke uitdagingen ze worden geconfronteerd en wat u kunt doen om hun werk op afstand te laten werken beter ervaart.
Voordelen bieden aan externe werknemers
Probeer strategieën voor het behoud van werknemers te implementeren om ervoor te zorgen dat uw overstap naar werken op afstand op de lange termijn succesvol is. Wanneer u extra's geeft aan uw externe werknemers, creëert u een gunstige werkrelatie tussen management en werknemers. Werknemers behouden door er tijd en middelen in te investeren leidt tot lagere kosten, betere samenwerking, verhoogde productiviteit en concurrentievoordelen.
Enkele van de vele voordelen die u uw werknemers kunt belonen om de retentie te vergroten, zijn onder meer:
- Creëer een flexibele omgeving: Veel mensen waarderen flexibiliteit in hun werkschema's, met: 72 procent van de werknemers zegt: ze zouden overwegen hun baan op te zeggen als hun huidige baan geen flexibiliteit bood.
- Bied concurrerende voordelen: Bedrijven die hun werknemers een competitieve beloning bieden, hebben een grotere kans om hen op de lange termijn te behouden. Soorten voordelen die u kunt aanbieden, zijn onder meer werknemerskortingen, betaald verlof, gezondheidszorg en pensioensparen.
- Stuur cadeau's: Neem aanvullende maatregelen om uw waardering voor uw medewerkers te tonen door af en toe geschenken naar hun huis te sturen, zoals cadeaubonnen, eten, bloemen of geschenkmanden.
- Zorg voor een toelage voor installatie op afstand: Wanneer werknemers vanuit huis werken, hebben ze niet de luxe om kantoormiddelen tot hun beschikking te hebben, zoals bureaus, stoelen, wifi en andere kantoorbenodigdheden. In plaats van hen te verplichten deze materialen zelf te betalen, geef hen een toelage die ze kunnen gebruiken om deze benodigdheden te kopen voor hun thuiswerkomgeving.
- Biedt loopbaanontwikkelingsprogramma's aan: Werknemers blijven eerder bij een bedrijf dat investeert in hun loopbaanontwikkeling met programma's zoals trainingsseminars, netwerkevenementen, mentorschap en speciale projecten. Dit soort kansen zorgen ervoor dat medewerkers gemotiveerd blijven en uitkijken naar groei en ontwikkeling.
Overgang naar werken op afstand met Globalization Partners
Begin over te schakelen naar werken op afstand door uw team op afstand samen te stellen met Globalization Partners. Wij zijn een wereldwijd werkgelegenheidsplatform dat zich toelegt op het helpen van bedrijven bij het aannemen en in dienst nemen van nieuwe teamleden over de hele wereld. Het enige wat u hoeft te doen is uw ideale kandidaten te vinden, en wij regelen alles van salarisadministratie en voordelen tot belastingaangifte en naleving. Wij nemen de verantwoordelijkheid terwijl uw medewerkers voor u werken.
Ga met uw externe team aan de slag door ons eBook bekijken, "De complete gids voor het bouwen van een wereldwijd team op afstand", of neem contact met ons op voor meer informatie.
