Leestijd: 6 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Laten we eerlijk zijn: de meeste bedrijven hebben geen voorbeeldige onboarding-programma's; nog erger als het een onboarding programma op afstand .
Onboarding is een cruciale eerste stap bij het opzetten van nieuwe medewerkers voor succes in hun functie, maar de meeste onboardingprogramma's hebben alleen betrekking op administratieve checklists.
De nieuwe medewerkers zijn enthousiast, maar waarschijnlijk ook nerveus en hebben veel vragen die ze misschien niet op hun gemak stellen. En als het onboardingproces een koud administratief ploeteren is, zullen ze waarschijnlijk niet met hun nieuwe manager praten uit angst dat ze als overdreven negatief zullen worden beschouwd.
In plaats daarvan zullen ze hun frustraties uiten op plaatsen zoals Reddit:
Alsof de meeste onboarding nog niet erg genoeg was, maakte de verschuiving naar werken op afstand het nog erger. Onboarding op afstand is met name een uitdaging voor nieuwe medewerkers omdat communicatie, teambuilding en het krijgen van een idee van de bedrijfscultuur moeilijker is via virtuele gesprekken en vergaderingen.
De gevolgen van slechte onboarding-programma's zijn te groot om te negeren.
De gevolgen van slechte onboarding-programma's zijn te groot om te negeren. Klik om te tweetenUit een onderzoek van BambooHR bleek dat: een derde van de werknemers stopte in de eerste zes maanden met hun nieuwe baan . Dit is nadat bedrijven de tijd en middelen hebben besteed aan het inhuren van hen. Deze kosten kunnen oplopen tot een derde van het loon van een werknemer.
Dit artikel laat zien hoe managers en bedrijven een onboarding-programma kunnen ontwerpen waarmee externe medewerkers succes kunnen boeken.
Hoe verschilt de onboarding van een externe medewerker van een kantoormedewerker?
Onboarding op afstand is een heel andere ervaring dan traditionele onboarding op kantoor:
Onboarding op kantoor
Wanneer nieuwe medewerkers voor het eerst op kantoor komen, kan hun manager hen begroeten, naar hun bureau lopen nadat ze aan collega's zijn voorgesteld, en al hun vragen beantwoorden.
Er is een hoge mate van betrokkenheid van de manager. Deze face-to-face interactie helpt nieuwe medewerkers de angsten die ze voelen te verlichten en zich te settelen.
Onboarding op afstand
Het onboarden van een externe medewerker vereist veel meer communicatie dan onboardingprocessen op kantoor. Er zijn sociale signalen die medewerkers op kantoor kunnen oppikken die externe medewerkers niet kunnen.
Op een externe werkplek krijgen de nieuwe medewerkers waarschijnlijk op hun eerste dag een virtueel telefoontje van hun manager. Het is misschien een lange 1- 2 uurgesprek waar ze alles doornemen, van het instellen van hun computer tot het stellen van doelen en het verduidelijken van prioriteiten.
Van de nieuwe externe medewerkers wordt verwacht dat ze zich snel oriënteren om hun nieuwe rol te begrijpen.
Virtuele onboarding-uitdagingen
Virtuele onboarding brengt specifieke uitdagingen met zich mee waar teams op kantoor zich geen zorgen over hoeven te maken. Hier zijn drie uitdagingen van onboarding op afstand.
Communicatie
Of het nu op kantoor of op afstand is, de manager moet regelmatig communiceren met zijn nieuwe medewerkers om hen te helpen wennen aan hun nieuwe rol. Maar de nieuwe medewerkers kunnen aarzelen om ter plaatse vragen te stellen. Ze willen hun managers niet lastigvallen als ze het druk hebben en een slechte eerste indruk achterlaten. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer vastloopt zonder dagelijkse doelstellingen.
Technische ondersteuning kan nog frustrerender worden
Wanneer u op kantoor bent, zal er waarschijnlijk technische ondersteuning zijn om ervoor te zorgen dat e-mail, computer, telefoon, enz. Op hun eerste dag allemaal zijn ingesteld voor werknemers. In een externe omgeving waar die hulp niet persoonlijk beschikbaar is, kunnen technische instellingen veel langer duren en zelfs nog frustrerender zijn.
Nieuwe medewerkers integreren in de cultuur
De grootste uitdaging bij het onboarden van externe medewerkers is hen te integreren in de bedrijfscultuur. Nieuwe medewerkers ontmoeten en leren kennen in verschillende delen van de organisatie is de sleutel om ze zich verbonden te laten voelen. Als ze deze kans niet krijgen, kan isolatie snel binnensluipen en het vermogen van werknemers om snel op te klimmen in hun rol belemmeren.
Bijvoorbeeld in een studie door onderzoekers van de Portland State University School of Business Administration , ontdekten ze dat "nieuwe software-ingenieurs in India die geen zinvolle connecties met collega's tot stand brachten, minder organisatorische informatie zochten, een gedrag dat cruciaal is voor het succes van nieuwkomers."
Hoe bouw je een onboarding-programma voor externe medewerkers?
Het op afstand onboarden van medewerkers hoeft niet op de tweede plaats te komen na persoonlijke onboarding. Er zijn best practices die bedrijven kunnen toepassen om telewerkers snel adequaat voor te bereiden en te integreren in het bedrijf.
Stap 1: Vroege onboarding
Een geweldig onboarding-programma begint vóór de eerste dag. Nieuwe medewerkers zullen veel vragen hebben en nieuwsgierig zijn naar de teamcultuur. Om hun enthousiasme te benutten en een deel van hun zenuwen te verlichten, kunnen managers bronnen met hen delen die context bieden en hun vragen beantwoorden.
Managers zouden bronnen moeten gaan delen zoals::
- Met wie ze gaan samenwerken.
- Waardevolle bronnen over hun branche of product.
- Strategiedocumenten met betrekking tot hun rol
Sommige managers stellen zelfs een veelgestelde vraag voor nieuwe medewerkers samen met antwoorden op veelgestelde vragen of een diapresentatie waarin hun toekomstige collega's worden voorgesteld. Een diavoorstelling is een geweldig hulpmiddel om hen een idee te geven van wie er nog meer in het team zit en om context te bieden over hoe hun rol zich verhoudt tot anderen binnen hun afdeling of organisatie in het algemeen.
Stap 2: Behandel de basisprincipes van onboarding
Maak een administratieve checklist om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke stappen in het onboardingproces over het hoofd ziet. Taken opnemen zoals:
- Nieuwe medewerkers laten inrichten met de juiste software en apparatuur.
- Ondertekening van de benodigde arbeidsdocumenten.
- Een eerstedagsplanning met introductiebijeenkomsten verzenden
Het is belangrijk dat andere teamleden weten wat er op deze checklist staat, zodat ze een beter idee hebben van wat ze moeten voorbereiden op eventuele introducties waarin ze kunnen worden opgenomen.
Stap 3: Begin sterk met dag één
Managers moeten het schema voor de eerste dag van hun nieuwe medewerker zo gedetailleerd mogelijk maken om ervoor te zorgen dat de ervaring spannend en boeiend is en om te vertrekken een goede eerste indruk.
Omdat ze geen andere werknemers hebben om te observeren of een werkomgeving hebben om aanwijzingen van te krijgen, is het belangrijk om nieuwe werknemers genoeg te geven om aan te werken, zodat ze in hun eerste week geen lange periodes hebben waarin ze weinig te doen hebben. Overlaad ze echter niet met te veel afspraken of opdrachten, en blijf altijd bereikbaar voor vragen en check-ins.
Zorg voor een warm welkom
IDEO , een internationaal gerenommeerd ontwerpbureau, heeft een strategie geïmplementeerd om de zenuwen van de eerste dag te verlichten die veel werknemers kunnen voelen: Degenen die de nieuwe medewerker hebben geïnterviewd, zullen hem of haar welkom heten brief dat begint met "We denken dat je nogal belangrijk bent, en dit is waarom."
Dit lijkt misschien een kleine actie, maar inspanningen als deze gaan een heel eind om werknemers te laten zien dat ze welkome leden van het team zijn. Het helpt ook om relaties op gang te brengen die het voor hen gemakkelijker maken om in de toekomst contact te zoeken.
Nieuwe medewerkers voorstellen aan hun collega's
Na een warm welkom moet een nieuwe medewerker een-op-eenvergaderingen hebben gepland met hun leiders en collega's met wie ze nauw zullen samenwerken. Een van de grootste uitdagingen voor werken op afstand is isolatie. Face-to-face kunnen ontmoeten is noodzakelijk om nieuwe medewerkers in het bedrijf te integreren.
Deze één-op-één vergaderingen zijn in de eerste plaats bedoeld om nieuwe teamleden kennis te laten maken, maar ze zijn ook een geweldige kans om de relaties op te bouwen die cruciaal zijn voor de voortgang van een nieuwe medewerker.
Stap 4: Koppel externe medewerkers aan een “onboarding buddy”
Naast persoonlijke ontmoetingen met teamleden, kan het koppelen van externe medewerkers aan een "onboarding-buddy" nieuwe medewerkers helpen integreren met het bedrijf.
Netapp , een cloudservicebedrijf in Californië, aan boord 200 elke zomer stagiaires. Onderdeel van hun onboarding-programma is om ze te koppelen aan een buddy voor hun stage. Deze strategie bouwt de teamcultuur op en stimuleert de samenwerking tussen nieuwe stagiaires.
In een HBR-artikel Microsoft deelt hun onboarding-pilotprogramma die elke nieuwe medewerker koppelt aan een collega die al een tijdje bij het bedrijf werkt. Ze ontdekten dat het hebben van een onboarding-buddy:
- Zorgde voor belangrijke context voor de nieuwe aanwerving.
- Verhoogde hun productiviteit.
- Verhoogde hun werkplezier.
Stap 5: Vertrouwen opbouwen en erbij horen in hun eerste 30 - 60 - 90 dagen
Binnen hun eerste 90 dagen moeten nieuwe werknemers adequaat relaties opbouwen met hun collega's, ondergedompeld worden in hun werk, hun ideeën gaan delen en constructieve feedback ontvangen.
Managementtheoreticus Simon Sinek suggereert in zijn TedTalk in 2014 dat geweldige leiders ervoor zorgen dat hun medewerkers zich veilig voelen. Hij put uit zijn ervaring met het interviewen van maritieme squadrons om te begrijpen waarom ze zo gemakkelijk in gevaar kwamen om hun teamleden te redden. "Ze zouden hetzelfde voor mij hebben gedaan" is het antwoord dat ze allemaal gaven.
Het belangrijkste doel van de onboarding van medewerkers is niet om nieuwe medewerkers zo snel mogelijk aan het werk te krijgen, maar om vertrouwen bij hen op te bouwen, zodat ze zich onderdeel voelen van een hardwerkend team.
Stap 6: Begeleiding geven
Net als nieuwe medewerkers voorzien van collega's om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe rol en het bedrijf, zijn mentoren cruciaal voor de voortdurende ontwikkeling van medewerkers. Mentoren zijn anders dan managers omdat ze meer bezig zijn met de holistische verbetering en groei van hun cursisten dan met specifieke prestatiestatistieken. Mentoren zijn gidsen en adviseurs op wie medewerkers kunnen leunen voor een onbevooroordeeld perspectief van een derde partij.
Mentorverbanden die al vroeg werden gelegd, waren positief gerelateerd aan de productiviteit en het vertrouwensniveau van een werknemer vijf en een half jaar later . De impact van dit soort steun is van onschatbare waarde.
De sleutels tot succesvolle onboarding van externe medewerkers
Onboardingprogramma's op afstand bieden meer uitdagingen dan persoonlijke onboarding, omdat het moeilijker is om te communiceren en de teamcultuur te leren terwijl u vanuit huis werkt. Om een succesvol onboarding-programma voor medewerkers op te bouwen, moeten managers zich concentreren op het opbouwen van vertrouwen en verbondenheid binnen hun teams.
Door de stappen in dit artikel te volgen, kunnen bedrijven een onboardingprogramma voor medewerkers op afstand opzetten dat meer is dan een HR-checklist, maar een proces dat nieuwe medewerkers effectief in de organisatie integreert en hen voorbereidt op succes.
