हाल के महीनों ने रोजगार की दुनिया में महत्वपूर्ण बदलाव लाए हैं। महामारी ने कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों को रिमोट वर्क मॉडल के बारे में अपनी धारणा बदलने के लिए मजबूर किया है।
घर से काम करते समय कंपनियों और उनकी टीमों के लिए कई स्पष्ट लाभ प्रदान करते हैं, दूरस्थ कार्य में संक्रमण भी चुनौतियों के साथ आता है, जिसमें व्यक्तिगत बातचीत और प्रबंधन के लिए कम अवसर शामिल हैं।
इसने व्यापारिक नेताओं को महत्वपूर्ण सवाल पूछने के लिए प्रेरित किया है: प्रबंधक अपनी दूरस्थ टीमों की कुशलतापूर्वक और अनुपालन कैसे निगरानी कर सकते हैं?
दूरस्थ कार्य निगरानी: संतुलन खोजना
नियोक्ता दूरस्थ टीमों की निगरानी के लिए रणनीतियों पर विचार करते समय विभिन्न चुनौतियों का सामना कर रहे हैं। इनमें संगठनात्मक साइलो का बढ़ता प्रसार, कंपनी डेटा लीक का बढ़ता जोखिम, काम किए गए अतिरिक्त ओवरटाइम घंटे और आगामी पारिश्रमिक शामिल हैं।
[bctt ट्वीट ="यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधकों को अपनी दूरस्थ टीमों की निगरानी और मार्गदर्शन के बीच संतुलन मिले" उपयोगकर्ता नाम = "ग्लोबलपीओ"]
यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधकों को अपनी दूरस्थ टीमों की निगरानी और मार्गदर्शन के बीच संतुलन मिल जाए और यह सुनिश्चित किया जाए कि उनके कर्मचारियों के पास व्यक्तिगत रूप से अपने कौशल सेट को सीखने और सुधारने की जगह हो। कर्मचारियों की गोपनीयता और कर्मचारियों की निगरानी से संबंधित कानूनी नियमों के ढांचे का सम्मान करना आवश्यक है।
कंपनियों को किन नियमों पर ध्यान देना चाहिए?
दुनिया भर में, कई देश ऐसे कानून पारित कर रहे हैं जो यह नियंत्रित करते हैं कि नियोक्ताओं को दूरस्थ कार्य निगरानी के अनुपालन में कैसे संपर्क करना चाहिए।
पोलैंड इसका एक उदाहरण है। पोलिश कानून ने नियमों का एक सेट लागू किया है जिसका नियोक्ताओं को नई दूरस्थ व्यावसायिक दुनिया में अपनी टीमों की निगरानी करते समय पालन करना चाहिए।श्रम संहिता के अनुसार:
- "जहां काम के उचित संगठन को सुनिश्चित करने या काम के समय का पूरा उपयोग या कर्मचारी को उपलब्ध कराए गए काम से संबंधित उपकरणों का उचित उपयोग प्रदान करने के लिए आवश्यक हो, नियोक्ता कर्मचारी के काम से संबंधित ई-मेल (ई-मेल निगरानी) पर निगरानी शुरू कर सकता है" (श्रम संहिता का अनुच्छेद 223 § 1)।
- "ईमेल की निगरानी पत्राचार की गोपनीयता और कर्मचारी के अन्य व्यक्तिगत अधिकारों की सुरक्षा को प्रभावित नहीं कर सकती" (श्रम संहिता 2 का अनुच्छेद 223 §)।
- उपरोक्त प्रावधान (श्रम संहिता 4 का अनुच्छेद 223 §) ईमेल पत्राचार के बाहर दूरस्थ कार्य गतिविधियों पर लागू हो सकते हैं, जिसमें काम से संबंधित सॉफ़्टवेयर या आईटी प्लेटफॉर्म का उपयोग शामिल है।
जबकि श्रम संहिता ने दूरस्थ कार्य निगरानी पर मार्गदर्शन प्रदान किया है, फिर भी कई ग्रे क्षेत्र हैं। दूरस्थ कार्य निगरानी का लक्ष्य व्यावसायिक संपत्ति और कामकाजी घंटों के उचित उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए सख्ती से होना चाहिए।
नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों को रिमोट मॉनिटरिंग के कार्यान्वयन के बारे में पहले से सूचित करना चाहिए कि उन्हें क्या उम्मीद करनी चाहिए और वास्तव में क्या निगरानी की जाएगी। इन प्रावधानों को एक आधिकारिक दस्तावेज में शामिल किया जा सकता है जो दूरस्थ कार्य पर कंपनी के सामान्य नियमों का विवरण देता है। नियोक्ताओं को एक अलग दस्तावेज़ पर भी विचार करना चाहिए जो विशेष रूप से दूरस्थ निगरानी से बात करता है। यह भी ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि श्रम संहिता के अनुसार:
" दूरस्थ निगरानी के आवेदन के उद्देश्यों, दायरे और तरीके को सामूहिक श्रम समझौते, दस्तावेज कार्य नियमों या नियोक्ता के बयान में इंगित किया जाना चाहिए, यदि नियोक्ता सामूहिक श्रम समझौते से कवर नहीं है या कार्य नियमों को निर्धारित करने के लिए बाध्य नहीं है।
नियोक्ता दूरस्थ निगरानी विवरण और नियमों को आधिकारिक दूरस्थ कार्य नीति या सामूहिक श्रम समझौते में दस्तावेज कर सकते हैं, लेकिन निगरानी जैसी विशिष्ट गतिविधियों को कवर करने वाले अलग-अलग दस्तावेज भी कानूनी रूप से स्वीकार्य हैं।
क्या नियोक्ताओं को दूरस्थ कार्य निगरानी सॉफ्टवेयर का उपयोग करना चाहिए?
नियोक्ता को सावधानीपूर्वक यह चुनना चाहिए कि कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए दूरस्थ कार्य निगरानी के लिए किस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, प्रयुक्त IT को कर्मचारी की गोपनीयता का उल्लंघन नहीं करना चाहिए या गोपनीय जानकारी को जोखिम में नहीं डालना चाहिए।
[bctt ट्वीट ="नियोक्ताओं को सावधानी से यह चुनना चाहिए कि कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए दूरस्थ कार्य निगरानी के लिए किस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना है।" उपयोगकर्ता नाम = "ग्लोबलपीओ"]
हालांकि, नियोक्ता सॉफ्टवेयर निगरानी को लागू करने वाले मुद्दों में भाग ले सकते हैं यदि कर्मचारी (अस्थायी या स्थायी रूप से) अपने कंप्यूटर का उपयोग करके काम करते हैं। नियोक्ता द्वारा कर्मचारियों को सौंपे गए उपकरणों की निगरानी कम जटिल है, क्योंकि कर्मचारियों को ऐसे उपकरणों का उपयोग केवल काम से संबंधित उद्देश्यों के लिए करना चाहिए। यदि कर्मचारी अपने स्वयं के उपकरण का उपयोग कर रहे हैं, तो दूरस्थ कार्य निगरानी कार्य-संबंधी गतिविधियों तक सीमित होनी चाहिए।
दूरदराज के काम की निगरानी के लिए सॉफ्टवेयर की पेशकश करने वाली बाजार में कई कंपनियां हैं। हालांकि, नियोक्ता को यह याद रखना चाहिए कि वे लागू आईटी समाधानों से संबंधित जोखिमों के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार हैं।
दूरस्थ कार्य निगरानी को लागू करते समय नियोक्ताओं को किन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना चाहिए?
दूरस्थ कार्य की निगरानी के लिए कुछ युक्तियों में शामिल हैं:
- कुछ अनुप्रयोगों के उपयोग सहित कर्मचारियों की उत्पादकता की निगरानी: नियोक्ताओं को सावधानीपूर्वक यह निर्धारित करना चाहिए कि कर्मचारियों द्वारा काम से संबंधित उद्देश्यों के लिए कौन से आवेदनों का उपयोग किया जाता है और केवल उन अनुप्रयोगों की निगरानी की जाती है।
- कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी: इसमें उन वेबसाइटों पर प्रतिबंध लगाना शामिल हो सकता है जिन पर कर्मचारी पहुंच सकते हैं और विशिष्ट गतिविधियों के लिए सुरक्षा अलर्ट सेट कर सकते हैं। कंपनियां अक्सर उन वेबसाइटों को प्रतिबंधित करती हैं जो उत्पादकता को रोकती हैं, जैसे कि सोशल मीडिया साइटें, या ऐसी वेबसाइटें जो कंप्यूटर वायरस के जोखिम को बढ़ाती हैं।
- दूरस्थ कार्य घंटों का स्पष्टीकरण: कर्मचारी उत्पादकता की प्रभावी ढंग से निगरानी करना और ओवरटाइम कार्य दावों से संबंधित जोखिमों को कम करना आवश्यक है।
- कार्य विराम की निगरानी करें: नियोक्ताओं को दैनिक कार्य विराम की आवृत्ति और अवधि के बारे में विवरण प्रदान करना चाहिए।
- डेटा बैकअप सुनिश्चित करना: सॉफ़्टवेयर लागू करें, जैसे सुरक्षित ऑनलाइन क्लाउड, जो स्वचालित डेटा संग्रहण की गारंटी देता है।
- गोपनीयता और सुरक्षा का प्रबंधन करें: व्यक्तिगत अनुप्रयोगों या दस्तावेजों तक स्पष्ट रूप से परिभाषित और स्थापित पहुंच के माध्यम से व्यक्तिगत और व्यावसायिक डेटा की रक्षा करें।
- USB पोर्ट और उपकरणों के उपयोग की निगरानी करें: USB पोर्ट और उपकरणों का उपयोग करने वाले को सीमित करने के लिए अतिरिक्त पहचान सत्यापन का उपयोग करें।
इसलिए, दूरस्थ कार्य की निगरानी न केवल उत्पादकता के स्तर का आकलन करने के लिए सहायक हो सकती है, बल्कि सौंपे गए उपकरणों के उचित उपयोग को सुनिश्चित करने या अंततः, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा और कंपनी की सुरक्षा को मजबूत करने में भी सहायक हो सकती है।
व्यक्तिगत गोपनीयता अधिकारों और GDPR के बारे में क्या?
पोलैंड में, निजी (गैर-काम से संबंधित) उपकरणों और गतिविधियों की निगरानी श्रम संहिता के अनुच्छेद 223 § 1 में विस्तृत रूप से अस्वीकार्य है - यह संकेत दिया गया है कि निगरानी "नियोक्ता द्वारा कर्मचारी को सौंपे गए काम से संबंधित उपकरण" को कवर कर सकती है। हालांकि, निगरानी को "कार्य समय के पूर्ण उपयोग को सक्षम करने वाले काम के संगठन को सुनिश्चित करने के लिए" लागू किया जा सकता है, जो निजी आईटी उपकरणों के उपयोग से संबंधित कर्मचारी की गतिविधियों की सीमित ट्रैकिंग को सही ठहराता है।
यदि नियोक्ता कर्मचारियों के व्यक्तिगत उपकरणों पर किए गए दूरस्थ कार्य की निगरानी करने का निर्णय लेता है, तो पर्याप्त तकनीकी उपायों को लागू करना आवश्यक है। अन्यथा, नियोक्ता गोपनीयता और अन्य व्यक्तिगत कर्मचारी अधिकारों के उल्लंघन से संबंधित आरोपों के लिए खुद को उजागर करते हैं। एक सरल समाधान केवल अपने काम के घंटों के दौरान कर्मचारियों के सॉफ्टवेयर की निगरानी कर रहा है। यह कर्मचारियों को केवल काम से संबंधित गतिविधियों के लिए उपयोग करने के लिए एक वीपीएन (वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क) प्रदान करके किया जा सकता है।
नियोक्ताओं को सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (GDPR) के तहत नियमों का पालन करना चाहिए और अपने कर्मचारियों को दूरस्थ रूप से काम करते समय अपने व्यक्तिगत डेटा की निगरानी में शामिल प्रक्रिया के बारे में सूचित करना चाहिए।
एक दूरस्थ कार्य निगरानी योजना का निर्माण करना जो आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त हो
जबकि दूरस्थ कार्य निगरानी के पीछे प्रक्रिया और दिशानिर्देशों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, इसमें शामिल नियमों की जटिलता के कारण, अंतर्निहित लक्ष्य कंपनी के दिशानिर्देशों, रोजगार की शर्तों और यहां तक कि विशिष्ट नौकरी की स्थिति को दर्जी करना चाहिए। डेटा प्रोसेसिंग पर GDPR से सामान्य नियम अभी भी लागू होते हैं - ये डेटा स्टोरेज और काम की निगरानी के कारणों, साथ ही जवाबदेही को सीमित करने से संबंधित हैं।
दूरस्थ कार्य पर आगे के विधायी कानूनों का पालन करना भी आवश्यक है। पोलैंड में, इसका वर्तमान कानूनी आधार अभी भी 3 की रोकथाम से संबंधित विशिष्ट समाधानों पर विशेष उद्देश्य अधिनियम का लेख हैCovid-19, जिसे मार्च 2020शुरू में एक अस्थायी विनियमन के रूप में लागू किया गया था। पोलिश कानून ने हाल ही में घोषणा की कि दूरस्थ कार्य पर वर्तमान नियमों का उद्देश्य नए श्रम कोड के रूप में कार्य करना है। नियोक्ता को टेलीवर्क से संबंधित मौजूदा प्रावधानों पर इन नियमों का पालन करने पर अधिक महत्व देना चाहिए।
विशुद्ध रूप से कानूनी विचारों के अलावा, नियोक्ताओं को अपनी कंपनी की निगरानी के आसपास की सभी परिस्थितियों और संदर्भों पर विचार करना चाहिए। जबकि औपचारिक नियम पालन करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, उन्हें एक प्रभावी और उचित समाधान के कार्यान्वयन के दौरान "सामान्य ज्ञान" को प्रतिस्थापित नहीं करना चाहिए।
यहां तक कि सबसे उत्कृष्ट तकनीकी समाधान प्रभावी नहीं होंगे यदि निगरानी टीम के साथ पर्याप्त संचार के बिना लागू की जाती है और आपसी जरूरतों को समझती है। ऐसा करने में विफलता के प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकते हैं और नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच आवश्यक विश्वास को कमजोर कर सकते हैं। अत्यधिक उपायों की शुरुआत के परिणामस्वरूप कर्मचारियों की गोपनीयता और अन्य व्यक्तिगत अधिकारों (जो दावे करके नियोक्ता को बेनकाब कर सकते हैं) का उल्लंघन करने का जोखिम हो सकता है और टीम के विघटन का कारण बन सकता है।
