Kerja jarak jauh telah menjadi praktik standar yang memungkinkan tim berkolaborasi lintas batas dan batasan. Namun demikian, salah satu tantangan terbesar yang dihadapi tim jarak jauh adalah memastikan komunikasi yang efektif di tengah beragam budaya, zona waktu, dan bahkan bahasa.
Menawarkan peluang untuk kolaborasi global dapat membantu perusahaan mempertahankan talenta terbaik. Namun, pertama-tama, tim SDM memerlukan rencana strategi. Dengan Perusahaan Catatan (EOR) terbaik di kelasnya — dan strategi komunikasi yang baik — Anda dapat memberikan pengalaman yang terhubung dan mendukung bagi semua karyawan global. Mari menelusuri strategi utama untuk meningkatkan komunikasi bagi pekerja jarak jauh saat ini.
Mengapa strategi komunikasi untuk tim sangat penting dalam pengaturan jarak jauh?
Dengan banyak perusahaan yang mengadopsi model kerja hibrida dan pengaturan fleksibel, dapat dikatakan bahwa pekerjaan jarak jauh di sini untuk tinggal. Seiring perkembangan lanskap tenaga kerja, pergeseran menuju tim yang tersebar ini dapat menjadikannya lebih menantang untuk membangun hubungan yang bermakna.
Menurut studi Forbes baru-baru ini, 53% pekerja jarak jauh mengatakan bahwa merasa lebih sulit terhubung dengan rekan kerja mereka lebih jauh. Itulah sebabnya komunikasi tim yang lancar sangat penting bagi semangat kerja karyawan dan kesuksesan bisnis.
Mari menelusuri beberapa cara utama untuk berkomunikasi secara efektif guna meningkatkan kinerja tim jarak jauh.
- Meningkatkan rasa kebersamaan. Membangun hubungan yang kuat dengan anggota tim adalah kunci untuk membangun komunitas yang kuat. Landasan komunikasi yang kuat mendorong kolaborasi, pembentukan tim, dan kepercayaan secara keseluruhan di perusahaan Anda.
- Menjaga karyawan tetap terlibat. Hingga 85% karyawan mengklaim bahwa mereka paling termotivasi ketika secara rutin diberi tahu tentang berita dan informasi perusahaan. Mendorong komunikasi terbuka dapat membuat anggota tim merasa lebih nyaman untuk berbagi ide dan pendapat.
- Mengurangi pergantian karyawan. Menerapkan dialog terbuka dalam budaya kerja fleksibel juga dapat membantu mengurangi pergantian karyawan. Lagi pula, karyawan yang merasa menjadi bagian dari tim 54% lebih mungkin untuk tetap bekerja di perusahaan mereka saat ini.
- Mempromosikan inovasi. Kolaborasi di tempat kerja dapat meningkatkan inovasi sebesar 15%. Komunikasi yang jelas membantu mengurangi setiap bolak-balik yang tidak perlu dan kesalahpahaman.
- Membina hubungan lintas budaya. Menurut Laporan Pertumbuhan Global 2023 G-P, para pemimpin mengatakan menjaga budaya perusahaan di seluruh wilayah adalah penghalang utama untuk membangun tim global. Komunikasi yang kuat di seluruh karyawan global, termasuk 1099 pekerja dan anggota tim jarak jauh, adalah kunci untuk menciptakan tim yang sukses.
Apa saja praktik komunikasi terbaik untuk tim jarak jauh?
Dengan satu dari lima pekerja di A.S. yang masih bekerja dari jarak jauh setelah pandemi, satu hal yang jelas: Kami melihat perubahan signifikan dalam budaya perusahaan dan harapan karyawan. Saat perusahaan dan karyawan terus menghindari interaksi tatap muka yang ketat, sangatlah penting untuk menyesuaikan dan menyelaraskan metode komunikasi.
9 Praktik Terbaik Komunikasi untuk Tim Jarak Jauh |
|---|
|
Mari menelusuri beberapa strategi komunikasi utama untuk tim jarak jauh.
1. Membangun saluran komunikasi terpusat.
Langkah pertama dalam membangun tim jarak jauh yang sukses adalah menentukan saluran mana yang paling cocok untuk karyawan yang tersebar. Alat bantu yang menyederhanakan komunikasi tertulis dapat membantu anggota tim segera menanggapi pesan dan permintaan.
Platform seperti Slack, Microsoft Teams, dan Discord memberikan manfaat komunikasi yang jauh lebih besar daripada kemampuan email. Misalnya, karyawan yang menggunakan Slack dapat mengirimkan pesan instan, membagikan dokumen, serta mengintegrasikan CRM dan solusi manajemen proyek mereka.
2. Tetapkan harapan yang jelas dan tetapkan norma.
Bersikaplah terbuka dan tetapkan harapan yang jelas untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka kepada karyawan jarak jauh. Ini akan membantu mendorong akuntabilitas dan menyelaraskan upaya menuju sasaran organisasi. Lagi pula, 44% karyawan dan 35% eksekutif menghargai transparansi.
Uraikan sasaran, tenggat waktu, dan peran tim untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama saat bekerja dari jarak jauh. Menetapkan metode komunikasi yang jelas untuk karyawan jarak jauh. Meskipun rencana kolaborasi spesifik Anda dapat berubah tergantung pada tim, pastikan untuk menciptakan lingkungan tempat semua orang merasa didengarkan.
3. Lakukan check-in rutin.
Karena popularitas panggilan video kelompok, pertemuan empat mata telah menurun di pengaturan kerja jarak jauh. Adakan pertemuan tim harian, mingguan, atau bahkan dua mingguan untuk membahas kemajuan, mengatasi hambatan proyek tertentu, dan memberi tahu semua orang.
Kepribadian berbeda-beda saat terlibat dalam sesi kelompok: Beberapa anggota tim lebih bersemangat untuk berbicara, berbagi masalah yang mereka hadapi, dan meminta dukungan, sedangkan yang lain lebih pendiam.
Dalam hal ini, empati adalah kunci untuk memastikan setiap orang diberi kesempatan untuk mengekspresikan diri. Jadwalkan pertemuan empat mata yang singkat dan berkala untuk memudahkan semua tipe kepribadian membuka diri tanpa takut dihakimi.
4. Perhatikan dengan cermat nuansa lintas budaya.
Jika Anda bekerja lintas batas dan batas, kemungkinan Anda memiliki tim dengan beragam budaya. Tim internasional adalah aset bagi perusahaan mana pun. Pastikan untuk menyoroti dan menghormati semua nuansa budaya tim Anda.
Menurut Laporan Pertumbuhan Global 2023 G-P, 51% karyawan dan 36% eksekutif menghargai komunikasi lintas budaya. Strategi komunikasi yang menyeluruh membantu mencegah kesalahpahaman, memastikan keselarasan prioritas dan sasaran, mendorong transparansi, membangun kepercayaan, dan menciptakan budaya organisasi yang lebih kohesif.
Selain itu, jangan lupa untuk mempertimbangkan perbedaan komunikasi verbal antar wilayah. Beberapa budaya lebih langsung dan blak-blakan, sementara yang lain lebih pendiam.
5. Pertimbangkan norma dan undang-undang setempat.
Saat membangun tim global, perhatikan dengan cermat undang-undang dan norma ketenagakerjaan setempat. Pemimpin global mengutip undang-undang ketenagakerjaan (47%) dan peraturan pajak (47%) sebagai penghalang utama perekrutan internasional.
Dalam banyak kasus, tim global Anda mungkin memiliki hari libur wajib yang berbeda dari tim domestik Anda. Pastikan untuk meneliti hak khusus negara agar tetap patuh. Jika Anda tidak yakin harus memulai dari mana, solusi Employer of Record (EOR) terbaik di kelasnya dapat membantu perusahaan Anda menavigasi undang-undang ketenagakerjaan setempat, waktu libur yang diwajibkan, dan kepatuhan untuk mengurangi risiko.
6. Prioritaskan waktu untuk kolaborasi virtual.
Meskipun alat komunikasi tidak sinkron sangat berharga untuk kolaborasi lintas tim, berhati-hatilah untuk hanya mengandalkan jenis komunikasi ini. Lagi pula, hingga 69% pekerja jarak jauh melaporkan peningkatan kelelahan dari alat komunikasi digital seperti aplikasi perpesanan.
Penting untuk secara aktif menjadwalkan waktu bagi tim jarak jauh Anda untuk berkolaborasi secara virtual secara waktu nyata. Alat konferensi video dapat membantu membangun keakraban dan memperkuat hubungan di antara anggota tim. Konferensi video adalah media pilihan utama bagi tim internasional yang memungkinkan rekan kerja saling bertemu, membaca bahasa tubuh, dan terhubung di luar email sederhana.
7. Berhati-hatilah dengan zona waktu.
Bekerja lintas zona waktu sekaligus memfasilitasi kolaborasi real-time dapat menjadi tantangan bagi tim jarak jauh. Ingatlah perbedaan waktu saat menjadwalkan pertemuan atau mengirimkan pesan kepada anggota tim jarak jauh.
Bagaimana manajer dapat membangun lingkungan tim kolaboratif tanpa menjadwalkan pertemuan harian? Perhatikan irama pertemuan. Sejauh memungkinkan, jadwalkan pertemuan yang tidak memerlukan anggota tim jarak jauh untuk bekerja melebihi jam normal mereka. Pastikan untuk menetapkan agenda khusus pertemuan, termasuk poin prioritas utama bagi semua tim.
8. Evaluasi proses Anda secara rutin.
Meskipun Anda telah melakukan pekerjaan untuk membangun proses komunikasi yang kuat, penting untuk menilai secara teratur seberapa baik proses tersebut bekerja. Umpan balik sangat penting untuk pertumbuhan dan peningkatan. Jadwalkan sesi umpan balik rutin untuk membahas kinerja, memberikan (dan menerima) kritik yang membangun, dan mengatasi setiap masalah proses.
Transparansi ini dapat membantu anggota tim memahami kekuatan mereka sendiri, dan area perusahaan yang perlu ditingkatkan. Pastikan untuk memfasilitasi umpan balik yang anonim, teratur, dan membangun untuk membantu tim Anda berkembang dan berkembang secara profesional.
9. Mendorong pengalaman membangun tim untuk memupuk kepercayaan.
Selalu dorong komunikasi informal antar anggota tim di samping diskusi apa pun yang berkaitan dengan pekerjaan. Titik sentuh informal ini dapat membantu membangun hubungan, meningkatkan semangat kerja, dan bahkan menumbuhkan rasa persahabatan dalam tim. Sebarkan percakapan ini dengan mengatur pengalaman membangun tim, seperti: icebreaker virtual, permainan trivia, atau aktivitas watercooler.
Komunikasi tim yang efektif adalah kunci untuk membangun tenaga kerja jarak jauh yang sukses. Dengan menerapkan praktik terbaik ini, tim jarak jauh dapat meningkatkan kolaborasi, produktivitas, dan kinerja secara keseluruhan.
Membangun tim global secara cepat dan sesuai dengan EOR.
Baik Anda mengembangkan tim untuk menelusuri aliran pendapatan baru atau merelokasi talenta untuk membangun kehadiran lokal, mengelola nuansa ketenagakerjaan global dapat sangat melelahkan.
Untungnya, Anda tidak harus melakukannya sendiri. Dengan EOR yang andal seperti G-P, Anda dapat merekrut, menerima, dan mengelola tim global di lebih dari 180 negara — tanpa mendirikan entitas baru. Produk ketenagakerjaan global dan solusi EOR kami menyederhanakan dan menyederhanakan seluruh siklus hidup karyawan.
Biarkan kami menangani bagian yang sulit, sehingga Anda dapat berfokus untuk memastikan komunikasi yang efektif dan budaya positif bagi tim jarak jauh Anda.
