Melengkapi tim jarak jauh Anda dengan alat bantu yang tepat dapat membuat perbedaan apabila menyangkut soal untuk tetap selaras, menjaga tim tetap terlibat, dan tumbuh sebagai perusahaan. Namun, saat Anda mulai mencari alat yang tepat, jumlah opsi di ujung jari Anda dapat terasa berlebihan.
Anda ingin menerapkan perangkat lunak yang memungkinkan kolaborasi dalam tim Anda tanpa membuat pekerjaan tambahan dalam proses tersebut. Ketika memilih tumpukan teknologi Anda, pikirkan tentang kualitas daripada kuantitas. Lagi pula, lebih baik memiliki lebih sedikit alat dan menggunakannya secara maksimal, daripada terlalu banyak alat yang hanya Anda yang menggores permukaannya. Selain itu, mengasah beberapa alat akan menghemat uang Anda.
Itulah sebabnya kami menyusun daftar alat bantu 17 terbaik bagi tim yang tersebar secara global untuk membantu mendorong tempat kerja kolaboratif, tanpa memandang lokasinya.
17 alat bantu kolaborasi untuk tim yang didistribusikan secara global
Mari selami alat bantu yang akan memungkinkan tim jarak jauh Anda berkomunikasi dengan lebih baik, menjadi lebih produktif, dan tetap selaras, tanpa memandang kedekatannya.
Keterlibatan karyawan
Hiperkonteks adalah solusi yang memberdayakan 100,000 manajer dan tim mereka untuk berkinerja tinggi dengan menggabungkan prioritas triwulanan, pertemuan mingguan, dan ukuran keterlibatan, semuanya di satu tempat.
Dengan Hypercontext, perusahaan dapat menutup organisasi umpan balik, dimulai dengan manajer dan tim langsung mereka. Dalam titik kontak berulang Anda, karyawan dan manajer dapat memiliki ruang khusus dan terorganisir untuk bertukar umpan balik, mendokumentasikan keputusan, dan melacak sasaran, sekaligus mendorong keterlibatan di seluruh perusahaan.
Fitur utama:
- Agenda pertemuan kolaboratif untuk memastikan semua orang berkontribusi dan hadir dalam persiapan pertemuan.
- Catatan rapat otomatis yang dapat diakses oleh semua peserta.
- Umpan balik karyawan secara real-time untuk meningkatkan kualitas pertemuan dan mengukur keterlibatan.
- Fitur untuk mendokumentasikan langkah selanjutnya guna memupuk budaya akuntabilitas.
- Lebih dari 500 template agenda dan pembuka percakapan.
- Lebih dari 180 contoh sasaran, mulai dari pengembangan profesional hingga sasaran khusus peran.
Contoh sasaran dan templat agenda hiperkonteks juga tersedia untuk umum.
Integrasi:
Google Suite termasuk Kalender, Slack, Microsoft Teams, Outlook, Zapier, Chrome, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Hiperkonteks adalah produk freemium dengan versi gratis selamanya, paket Pro, yaitu US$7/pengguna/bulan, dan paket Bisnis seharga US$11/pengguna/bulan. Tim kecil hingga lima orang dapat memanfaatkan paket tim starter mereka dengan harga total US$5/bulan untuk lima pengguna pertama.
Bonus adalah program pengakuan dan penghargaan yang memperkaya budaya perusahaan dan meningkatkan keterlibatan karyawan dengan mendorong karyawan untuk menghargai rekan kerja mereka. Dengan Bonus, setiap orang dalam organisasi dapat secara terbuka memuji orang lain dengan memberikan bonus kecil yang dapat memberikan imbalan moneter atau fisik (yang dapat disumbangkan).
Ketika karyawan saling memberikan pengakuan dalam Bonus, teriakan mereka muncul di umpan perusahaan agar semua orang dapat melihatnya. Dengan memperkuat visibilitas kontribusi dan pengakuan anggota tim, Bonus membantu karyawan jarak jauh merasa bahwa pekerjaan mereka berarti.
Fitur utama:
- Tunjangan pengakuan bulanan bagi karyawan untuk diberikan kepada rekan kerja mereka.
- Pakan publik yang berbagi pengakuan karyawan di seluruh organisasi.
- Katalog hadiah global dengan kartu hadiah dari merek paling populer di dunia.
- Opsi bagi karyawan untuk menyumbangkan penghargaan pengakuan mereka kepada badan amal yang kredibel.
- Analisis untuk menemukan tren pengakuan dalam organisasi Anda.
Integrasi:
Slack, MS Teams, Google Hangouts Chat, Zapier, Igloo, Zoho, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Bonus bekerja pada tiga tingkat harga: Core, Pro, dan Custom. Selain biaya hadiah, paket Inti mereka seharga US$3.26/pengguna/bulan, Pro seharga US$5.43/pengguna/bulan, dan Harga khusus didasarkan pada kebutuhan setiap pelanggan.
Basis pengetahuan dan pelatihan
Helpjuice adalah platform berbasis pengetahuan yang membantu pelanggan dan tim internal Anda mengakses jawaban atas pertanyaan umum melalui hub terpusat — memberi tahu semua orang dan menghilangkan pertanyaan berulang. Platform ini memungkinkan tim Anda membuat basis pengetahuan dengan mudah tanpa harus mempelajari alat bantu baru yang rumit.
Dengan fungsi pencarian cerdas, pengguna dapat dengan cepat menemukan jawaban yang mereka cari. Selain itu, analisis terperinci platform membantu Anda memahami pertanyaan apa yang paling dicari oleh pelanggan dan karyawan Anda.
Fitur utama:
- Opsi penulisan dan pemformatan tanpa batas.
- Kontrol versi untuk memublikasikan beberapa versi artikel yang sama.
- Opsi kategori dan folder untuk menyusun konten.
- Kontrol visibilitas konten dengan pengaturan artikel publik, internal, dan pribadi.
- Kolaborasi real-time dengan komentar, balasan, dan pengeditan
Integrasi:
Slack, Salesforce, Microsoft Teams, dukungan Zendesk, dan Chrome.
Penetapan Harga:
Harga mulai dari US$120/bulan untuk hingga empat pengguna dan naik hingga US$369/bulan untuk tingkat Premium dengan pengguna tidak terbatas.
Notion adalah ruang kerja lengkap untuk catatan, tugas, wiki, dan dokumen Anda. Platform ini dapat disesuaikan, sehingga tim dapat menemukan proses yang paling sesuai bagi mereka.
Aplikasi kolaborasi dan basis pengetahuan ini memungkinkan tim untuk membangun dokumen pengetahuan yang komprehensif, merencanakan, dan mengelola proyek dan sprint sambil tetap selaras.
Fitur utama:
- Tim wiki untuk membangun basis pengetahuan dan prosedur dokumen.
- Ruang kerja yang dapat disesuaikan dengan papan kanban, meja, daftar, dan banyak lagi.
- Catat alat dokumentasi untuk menjaga sistem dan tim Anda tetap teratur.
- Kolaborasi real-time dan kapabilitas penyebutan.
- Kemampuan penyaringan yang kuat untuk menyesuaikan dasbor sesuai keinginan Anda
Integrasi:
Google suite, Slack, Figma, Typeform, dan banyak lagi.
Penetapan Harga:
Notion adalah aplikasi freemium untuk tim beranggotakan hingga lima pengguna, dengan batasan. Untuk tujuan bisnis, paket Pro mereka dimulai dari US$8/bulan/pengguna bersama dengan rencana perusahaan yang perlu Anda bicarakan dengan tim penjualan untuk mengetahuinya.
360 Pembelajaran adalah platform pembelajaran interaktif yang menggabungkan alat bantu kolaboratif dengan perangkat lunak manajemen pembelajaran. Tim dapat membangun pengetahuan satu sama lain dan membuat kursus internal agar dapat diakses orang lain. 360 Pembelajaran menciptakan basis pengetahuan internal yang dibangun berdasarkan keahlian kolektif perusahaan, alih-alih berfokus pada pembinaan atas-bawah.
Selain pembelajaran kolektif, perangkat lunak ini memberikan peluang besar untuk orientasi karyawan jarak jauh, pelatihan karyawan yang berhadapan dengan pelanggan, dan membuat program D&I (keragaman dan inklusi).
Fitur utama:
- Pembuatan kursus internal tentang topik pilihan Anda.
- Interaksi rekan dan berbagi pengetahuan yang membawa hubungan manusia ke program pelatihan jarak jauh Anda.
- Lingkaran umpan balik internal untuk peningkatan kursus berkelanjutan.
- Gamifikasi melalui tantangan, prestasi, dan papan peringkat untuk membangun kebiasaan belajar.
- Arsitektur platform fleksibel yang mereplikasi kebutuhan organisasi dan bisnis Anda
Integrasi:
Zoom, BambooHR, LinkedIn, Google Drive, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Untuk tim yang beranggotakan hingga 100 karyawan, biayanya adalah US$8/pengguna/bulan. Untuk perusahaan di luar 100 karyawan, Anda harus menghubungi tim penjualan mereka.
Komunikasi
Meskipun aplikasi ini tidak memerlukan intro untuk sebagian besar perusahaan, Slack adalah alat komunikasi internal yang dimaksudkan untuk melengkapi, atau bahkan mengganti, email. Di Slack, Anda dapat membuat saluran untuk sekelompok orang seperti departemen, proyek, hobi — Anda bisa menyebutkannya. Hal ini memastikan bahwa Anda menciptakan ruang komunikasi yang relevan yang lebih banyak percakapan daripada email.
Fitur utama:
- Pembuatan saluran untuk memungkinkan karyawan mengikuti segala hal yang berkaitan dengan topik, proyek, atau tim.
- Benang dalam percakapan untuk meminimalkan kekacauan komunikasi.
- Pencarian lanjutan untuk menemukan informasi yang Anda cari dengan mudah.
- Lampiran file.
- Kemampuan koneksi ke organisasi lain.
Integrasi:
Ratusan integrasi termasuk Google Suite, Asana, Salesforce, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Slack memiliki versi gratis selamanya dengan pembatasan tertentu seperti riwayat pesan. Paket Pro mereka dikenai biaya sebesar US$8/pengguna/bulan dan Business+ mereka dikenai biaya sebesar US$15/pengguna/bulan.
Microsoft (MS) Teams adalah solusi lengkap yang menempatkan panggilan video atau audio, obrolan, dan alat kolaborasi di satu tempat. Tidak mengherankan, platform komunikasi ini terintegrasi sempurna dengan semua hal yang dilakukan Microsoft, termasuk Outlook dan Microsoft Suite.
Fitur utama:
- Satu tempat untuk dokumen, foto, video, riwayat obrolan, dan daftar tugas Anda.
- Ruang khusus untuk tim Anda yang terintegrasi dengan semua aplikasi yang diperlukan agar tetap selaras dan produktif.
- Kemampuan untuk panggilan konferensi yang sangat besar, dari pertemuan empat mata dua orang hingga balai kota dengan lebih dari 10.000 orang di seluruh perusahaan.
- Panggilan grup, pesan suara cloud, dan transfer panggilan untuk komunikasi langsung dalam aplikasi
Integrasi:
Ratusan integrasi dalam toko aplikasi mereka, termasuk alat dalam daftar ini seperti Hypercontext, Helpjuice, dan Bonusly.
Penetapan Harga:
MS Teams adalah aplikasi freemium dengan versi gratis selamanya, tetapi untuk menambahkan aplikasi dan layanan lain seperti Exchange, OneDrive, dan SharePoint, harganya adalah US$5/pengguna/bulan. Untuk menambahkan berbagai aplikasi seperti seluruh paket Microsoft, biayanya adalah US$12.50/bulan/pengguna. Kedua paket berbayar memerlukan komitmen tahunan.
Data dan grafis oleh Crazy Egg
Loom adalah perangkat lunak perekaman layar yang memungkinkan tim berkomunikasi dan berkolaborasi secara asinkron. Dengan Loom Anda dapat merekam kamera dan layar Anda dengan audio dan mengirim video cepat ke tim, pelanggan, atau mitra untuk membantu mengurangi pertemuan satu kali yang tidak perlu.
Fitur utama:
- Perekaman layar dan kamera untuk membuat komunikasi cepat dan mudah.
- Perangkat lunak pengeditan video agar Anda tidak harus sempurna dalam setiap pengambilan.
- Mudah berbagi video segera setelah Anda berhenti merekam.
- Reaksi bagi penonton untuk mengekspresikan diri mereka saat menonton video Anda.
- Melihat izin melalui perlindungan kata sandi atau email tertentu
Integrasi:
Kelonggaran, Kewaspadaan, Jira, GitHub, Gmail, Intercom, dan banyak lagi.
Penetapan Harga:
Loom memiliki versi gratis selamanya. Rencana Bisnis mereka dimulai dari US$10/pengguna/bulan dan rencana Perusahaan mereka memerlukan demo dengan tim penjualan mereka.
Yac adalah platform perpesanan suara untuk komunikasi kerja dan tim. Di Yac, pesan suara memungkinkan Anda tetap selaras dengan tim Anda dan berbagi umpan balik secara serentak tanpa terganggu oleh rapat. Buka kolaborasi tim dengan menghapus pertemuan yang tidak perlu dan menghindari email yang berlebihan.
Fitur utama:
- Pesan suara asinkron untuk berkolaborasi dengan cepat dan mudah dengan tim Anda pada waktu Anda sendiri.
- Kemampuan perekaman layar untuk berbagi visual bersama pesan suara.
- Tidak perlu mengunggah, menautkan, mengedit, atau menyalin file di mana pun.
- Transkripsi yang dapat dicari di seluruh riwayat pesan suara Anda.
- Saluran tim untuk mengirimkan pengumuman suara, pertemuan, dan standup yang tidak sinkron.
Integrasi:
Slack dan Zapier, yang membuka integrasi lain seperti Google Sheets, Zendesk, GitHub, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Yac adalah aplikasi freemium yang gratis selamanya, selain paket berbayar sebesar US$5/pengguna/bulan.
Untuk tim hibrida dan yang sepenuhnya jarak jauh, Zoom adalah alat yang sangat berguna untuk membangun keakraban! Seperti alat konferensi video lainnya, Zoom menawarkan kepada tim cara untuk bertemu “tatap muka,” yang akan membantu Anda membangun hubungan yang lebih bermakna dalam lingkungan jarak jauh. Ini juga efektif untuk berkolaborasi dengan mitra eksternal.
Fitur utama:
- Konferensi video dan audio, mendukung hingga peserta 1000 video.
- Rekaman pertemuan lokal atau cloud dan transkrip yang dapat dicari.
- Alat kolaborasi internal seperti jajak pendapat, Tanya Jawab, dan berbagi beberapa layar.
- Kemampuan obrolan tim dengan riwayat yang dapat dicari, berbagi file terintegrasi, dan 10-year arsip.
- Latar belakang Zoom yang menyenangkan atau profesional untuk dipilih atau diunggah
Integrasi:
Zoom memiliki app store lengkap untuk memilih integrasi, termasuk Slack, Asana, Intercom, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Zoom memiliki versi gratis selamanya, tetapi dengan banyak batasan. Tingkat berbayar pertama seharga US$20/pengguna/bulan dengan batas sembilan lisensi. Saat Anda mencapai 10 lisensi atau lebih, biaya akan naik hingga US$27/pengguna/bulan dengan fitur tambahan.
Manajemen Proyek
Rencana Toggl adalah alat bantu manajemen proyek sederhana yang indah. Ini membuat perencanaan proyek, manajemen tugas, dan pelacakan menjadi mudah. Agen dan tim kreatif dari Amazon, Netflix, dan Stripe menggunakannya untuk mengelola proyek mereka.
Fitur utama:
- Jadwal rencana tarik dan lepas untuk menguraikan jadwal proyek.
- Jadwal tim untuk perencanaan seputar ketersediaan tim dan manajemen beban kerja visual.
- Papan tugas tarik dan lepas dengan alur kerja yang dapat disesuaikan.
- Ajukan lampiran dan komentar untuk kolaborasi selama penugasan tugas.
- Perencanaan tugas berulang, seperti pertemuan berkala, audit, dll.
- Pembaruan email instan dan pemberitahuan dalam aplikasi saat terjadi perubahan.
- Akses pengeditan penuh dan opsi tampilan baca-saja untuk anggota tim eksternal.
Integrasi:
Trello, GitHub, Chrome, Google Calendar, Slack, dan Toggl Track.
Penetapan Harga:
Penetapan harga Rencana Toggl dimulai dari US$9/pengguna/per bulan. Pengguna tunggal dapat menggunakan Paket Toggl secara gratis.
nTugas adalah perangkat lunak manajemen tugas yang memungkinkan tim merencanakan, menganalisis, dan mengelola proyek secara menyeluruh. Alat bantu manajemen proyek ini dapat membantu Anda merampingkan perencanaan, manajemen sumber daya, komunikasi pemangku kepentingan, dan ringkasan keuangan setiap hasil kerja proyek, menjaga tim tetap selaras pada setiap tahap proyek.
Fitur utama:
- Kemampuan manajemen proyek yang terperinci, termasuk penganggaran, alokasi sumber daya, dan tahap pencapaian.
- Ulangi pembuatan tugas setiap hari, mingguan, atau bulanan.
- Papan kanban, bidang kustom, dan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk organisasi alur kerja.
- Bagan Gantt untuk pelacakan kemajuan visual.
Integrasi:
Zapier, Slack, Zoom, Google Calendar, dan aplikasi 1,000 lainnya.
Penetapan Harga:
nTugas adalah aplikasi freemium. Tingkat harga Premium mereka adalah US$3.99/pengguna/bulan dan kelas Business adalah US$11.99/pengguna/bulan.
Todoist adalah aplikasi daftar tugas yang dapat digunakan oleh individu atau tim dan perusahaan. Dalam Todoist, Anda dapat merencanakan proyek sebagai tim dan melacak kemajuan dari waktu ke waktu. Secara bersamaan, Anda juga dapat membuat daftar tugas untuk membuat diri Anda bertanggung jawab atas tugas mingguan Anda.
Fitur utama:
- Atur tugas, tanggung jawab, file, kemajuan, dan detail dengan rapi di seluruh proyek Anda.
- Sinkronkan di lebih dari 10 platform (termasuk Apple Watch!) secara waktu nyata.
- Tambahkan komentar, file, dan diskusikan detail dalam tugas Anda untuk komunikasi asinkron.
- Lihat alur aktivitas tim Anda berdasarkan proyek atau anggota tim.
Integrasi:
Todoist memiliki ratusan integrasi, termasuk Alexa, Gmail, Microsoft Teams, dan Slack.
Penetapan Harga:
Todoist adalah produk freemium dengan versi gratis selamanya. Akun Pro mereka adalah US$5.50/pengguna/bulan dan US$8/pengguna/bulan untuk akun Bisnis.
Searah Jarum Jam adalah asisten kalender yang membantu Anda mengelola kalender sehingga Anda dapat mengoptimalkan waktu fokus dan meminimalkan gangguan. Aplikasi ini sangat bagus untuk kolaborasi di antara tim global karena, meskipun memungkinkan karyawan untuk memiliki waktu fokus tanpa gangguan, aplikasi ini juga memungkinkan koordinasi waktu di berbagai jadwal.
Fitur utama:
- Asisten kalender cerdas yang menghemat waktu Anda.
- Opsi sinkronisasi kalender pribadi dan kerja sehingga Anda tidak dapat memesan dua kali.
- Pengkodean warna kalender berdasarkan jenis pertemuan (seperti 1:1s, pertemuan tim, dll.)
- Kalender cerdas mengukur waktu perjalanan Anda, dari titik A hingga titik B.
Integrasi:
Slack dan Kalender Google.
Penetapan Harga:
Clockwise memiliki versi gratis selamanya. Rencana Pro mereka dimulai dari US$10/pengguna/bulan dan rencana Bisnis mereka mengharuskan tim yang tertarik untuk memesan demo.
Calendly adalah perangkat lunak penjadwalan rapat yang menghilangkan kerumitan email atau pesan bolak-balik yang diperlukan untuk memesan waktu yang cocok untuk semua orang. Ini adalah platform penjadwalan intuitif yang digunakan oleh lebih dari 10 juta orang di seluruh dunia. Perangkat lunak mereka membuat waktu mencari menjadi mudah, baik di antara dua orang (versi gratis) atau jaringan orang yang lebih luas (versi Pro).
Fitur utama:
- Hubungkan Calendly ke semua kalender Anda sehingga Anda tidak pernah memesan dua kali.
- Kendalikan preferensi ketersediaan Anda untuk melindungi waktu Anda. Buat berbagai jenis pertemuan yang bervariasi dalam ketersediaan, lama waktu, dan rentang tanggal (bagus untuk perekrutan!).
- Secara otomatis menambahkan opsi konferensi ke acara kalender atau tautan yang Anda buat.
- Acara yang dijadwalkan langsung masuk ke kalender Anda dan kalender peserta pertemuan.
Integrasi:
Kalender Google, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts, Salesforce, Stripe, dan lainnya.
Penetapan Harga:
Calendly memiliki versi gratis selamanya. Selain itu, mereka memiliki tingkat harga Premium untuk tim kecil seharga US$8/pengguna/bulan. Tim yang lebih besar dapat mendaftar paket Pro, yakni US$12/pengguna/bulan. Mereka juga memiliki tingkat Perusahaan yang memerlukan demo.
Operasi SDM dan karyawan
Jika Anda ingin berekspansi ke beberapa negara, Globalization Partners adalah pilihan utama bagi banyak tim yang tersebar secara global yang ingin menyederhanakan ekspansi global. Mereka menghilangkan kerepotan mendirikan kantor cabang atau anak perusahaan lokal di lebih dari 187 perusahaan di seluruh dunia. Globalization Partners akan membantu bisnis mengelola dan menangani kompleksitas seperti penggajian, pajak, SDM, dan masalah hukum lainnya sehingga Anda dapat khawatir tentang mengelola dan mengembangkan tim Anda.
Fitur utama:
- Merekrut anggota tim baru dengan mudah menggunakan platform Perusahaan Catatan yang didukung AI.
- Menghasilkan kontrak kerja dan pengalaman orientasi yang sesuai secara lokal di lebih dari 187 negara.
- Akses penggajian otomatis dan global di ratusan mata uang.
- Pelacakan waktu dan pengeluaran memusatkan dan memindahkan beban kerja yang tidak perlu dari tim keuangan Anda.
- Pakar regional dan dalam negeri tersedia 24/7 untuk membantu tim Anda.
Penetapan Harga:
Untuk mempelajari tentang berbagai opsi penetapan harga, mintalah proposal atau penawaran harga dari Globalization Partners.
BambooHR adalah perangkat lunak SDM yang mengumpulkan dan mengatur semua informasi yang Anda kumpulkan di seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari kompensasi hingga tinjauan kinerja. Karena banyak organisasi mengandalkan SDM untuk mengelola informasi karyawan, sangat mudah untuk tidak teratur. BambooHR mengatasi tantangan ini dengan menawarkan struktur dan organisasi, tanpa memandang lokasinya.
Fitur utama:
- Pelaporan analitik yang kuat untuk manajemen data tenaga kerja yang mudah.
- Sistem pelacakan pelamar untuk mengatur proses perekrutan Anda, mulai dari mengumpulkan resume hingga mengirimkan surat penawaran.
- Kemampuan orientasi untuk meminimalkan masalah kepatuhan saat meminta formulir untuk diisi.
- Pelacakan waktu dan manfaat serta fitur manajemen PTO untuk pemantauan data penggajian yang mudah.
Integrasi:
BambooHR memiliki pasarnya sendiri dan terintegrasi dengan alat seperti PayScale, Okta, dan Indeed.
Penetapan Harga:
Untuk mendapatkan akses ke penetapan harga BambooHR, Anda harus meminta penawaran harga melalui situs web mereka .
Penutup
Bekerja dari jarak jauh dapat menjadi tantangan bagi tim mana pun. Bahkan lebih menantang? Berkolaborasi dari jarak jauh. Namun demikian, dengan alat bantu dan proses yang tepat, Anda dapat mendorong komunikasi dan kerja tim yang lebih baik di seluruh organisasi, tanpa memandang lokasinya.
Tentang penulis:
Hiba Amin memimpin pemasaran di Hypercontext , perangkat lunak rapat yang digunakan oleh lebih dari 100,000 manajer dan tim mereka. Anda dapat menemukan Hiba di Twitter .