Mari kita hadapi — sebagian besar perusahaan tidak memiliki program orientasi teladan; bahkan lebih buruk lagi ketika program orientasi jarak jauh.
Orientasi adalah langkah pertama yang penting dalam menyiapkan karyawan baru agar berhasil dalam peran mereka, tetapi sebagian besar program orientasi hanya mencakup daftar periksa administratif.
Karyawan baru sangat senang, tetapi juga mungkin gugup dan memiliki banyak pertanyaan yang mungkin tidak nyaman mereka ajukan. Dan jika proses orientasi merupakan masalah administrasi yang tidak jelas, mereka mungkin tidak akan angkat bicara kepada manajer baru mereka karena takut mereka akan dipandang terlalu negatif.
Sebaliknya, mereka akan melampiaskan rasa frustrasi mereka di tempat-tempat seperti Reddit:
Jika sebagian besar orientasi tidak cukup buruk, pergeseran ke pekerjaan jarak jauh membuatnya lebih buruk. Orientasi jarak jauh sangat menantang bagi karyawan baru karena komunikasi, pembangunan tim, dan memahami budaya perusahaan lebih sulit melalui panggilan dan pertemuan virtual.
Konsekuensi memiliki program orientasi yang buruk terlalu besar untuk diabaikan.
[bctt tweet=”Konsekuensi memiliki program orientasi yang buruk terlalu besar untuk diabaikan.” nama pengguna=”globalpeo”]
Sebuah studi oleh BambooHR menemukan bahwa sepertiga karyawan berhenti dari pekerjaan baru mereka dalam enam bulan pertama mereka. Ini dilakukan setelah perusahaan menghabiskan waktu dan sumber daya untuk merekrut mereka. Biaya ini dapat mencapai sepertiga gaji karyawan.
Artikel ini akan mengungkapkan bagaimana manajer dan perusahaan dapat merancang program orientasi yang menyiapkan karyawan jarak jauh untuk sukses.
Bagaimana orientasi karyawan jarak jauh berbeda dari karyawan kantor?
Orientasi jarak jauh adalah pengalaman yang sama sekali berbeda dari orientasi tradisional di kantor:
Orientasi di kantor
Ketika karyawan baru datang ke kantor untuk pertama kalinya, manajer mereka dapat menyapa mereka, membawa mereka ke meja setelah diperkenalkan kepada rekan kerja, dan menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki.
Ada tingkat keterlibatan yang tinggi dari manajer. Interaksi tatap muka ini membantu karyawan baru mengurangi kecemasan yang mungkin mereka rasakan dan diselesaikan.
Orientasi jarak jauh
Orientasi karyawan jarak jauh memerlukan lebih banyak komunikasi daripada proses orientasi di kantor. Ada petunjuk sosial yang dapat diketahui karyawan di kantor tentang karyawan jarak jauh yang tidak dapat melakukannya.
Di tempat kerja yang terpencil, karyawan baru kemungkinan akan mendapatkan panggilan virtual dari manajer mereka pada hari pertama mereka. Ini mungkin panggilan satu 1-2 jam yang panjang di mana mereka akan membahas semuanya mulai dari menyiapkan komputer mereka hingga menetapkan sasaran dan mengklarifikasi prioritas.
Karyawan jarak jauh yang baru diharapkan untuk dengan cepat memahami peran baru mereka.
Tantangan orientasi virtual
Orientasi virtual membawa tantangan khusus yang tidak perlu dikhawatirkan oleh tim di kantor. Berikut adalah tiga tantangan orientasi jarak jauh.
Komunikasi
Baik di kantor maupun di jarak jauh, manajer perlu sering berkomunikasi dengan karyawan baru untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan peran baru mereka. Namun karyawan baru mungkin merasa ragu untuk mengajukan pertanyaan langsung. Mereka tidak ingin mengganggu manajer mereka jika mereka sibuk dan meninggalkan kesan pertama yang buruk. Hal ini dapat membuat karyawan gagal tanpa tujuan harian.
Dukungan teknologi dapat menjadi lebih membuat frustrasi
Saat berada di kantor, kemungkinan akan ada dukungan teknis untuk memastikan email, komputer, telepon, dll. semuanya disiapkan untuk karyawan pada hari pertama mereka bekerja. Dalam lingkungan terpencil yang tidak menyediakan bantuan secara langsung, pengaturan teknis dapat memakan waktu lebih lama dan bahkan lebih membuat frustrasi.
Mengintegrasikan karyawan baru ke dalam budaya
Tantangan terbesar dalam orientasi karyawan jarak jauh adalah mengintegrasikan mereka ke dalam budaya perusahaan. Meminta karyawan baru bertemu dan mengenal orang-orang di berbagai bagian organisasi adalah kunci untuk membuat mereka merasa terhubung. Jika mereka tidak mendapatkan kesempatan ini, isolasi dapat dengan cepat menyelinap masuk dan menghambat kemampuan karyawan untuk meningkatkan peran mereka dengan cepat.
Cara membangun program orientasi untuk karyawan jarak jauh
Orientasi karyawan dari jarak jauh tidak harus menjadi yang terbaik kedua untuk orientasi langsung. Ada praktik terbaik yang dapat dilakukan perusahaan untuk mempersiapkan pekerja jarak jauh dengan cepat dan mengintegrasikannya dengan perusahaan.
Langkah 1: Orientasi awal
Program orientasi yang baik dimulai sebelum hari pertama. Karyawan baru akan memiliki banyak pertanyaan dan ingin tahu tentang budaya tim. Untuk meningkatkan antusiasme mereka dan mengurangi rasa gugup mereka, manajer dapat berbagi sumber daya dengan mereka yang memberikan konteks dan menjawab pertanyaan mereka.
Manajer harus mulai berbagi sumber daya seperti:
- Dengan siapa mereka akan bekerja.
- Sumber daya berharga untuk industri atau produk mereka.
- Dokumen strategi yang terkait dengan peran mereka
Beberapa manajer bahkan dapat menyusun Pertanyaan Umum untuk karyawan baru yang memberikan jawaban atas pertanyaan umum atau slide deck yang memperkenalkan rekan kerja mereka di masa mendatang. Slide deck adalah alat bantu yang hebat untuk memberi mereka pemahaman tentang orang lain dalam tim dan memberikan konteks tentang bagaimana peran mereka berkaitan dengan orang lain dalam departemen atau organisasi mereka secara keseluruhan.
Langkah 2: Mencakup dasar-dasar orientasi
Buat daftar periksa administratif untuk memastikan Anda tidak melewatkan langkah penting apa pun dalam proses orientasi. Sertakan tugas seperti:
- Menyiapkan karyawan baru dengan perangkat lunak dan peralatan yang tepat.
- Menandatangani dokumen ketenagakerjaan yang diperlukan.
- Mengirimkan jadwal hari pertama dengan pertemuan pendahuluan
Penting bagi anggota tim lain untuk mengetahui hal yang tercantum dalam daftar periksa ini, sehingga mereka memiliki gagasan yang lebih baik tentang hal yang harus disiapkan untuk perkenalan yang mungkin melibatkan mereka.
Langkah 3: Mulai kuat dengan hari pertama
Manajer harus membuat jadwal hari pertama karyawan baru mereka sedetail mungkin untuk memastikan pengalaman tersebut menarik, menarik, dan memberikan kesan pertama yang baik.
Karena mereka tidak akan memiliki karyawan lain untuk diamati atau lingkungan kerja untuk mengambil petunjuk, penting untuk memberi karyawan baru cukup banyak untuk dikerjakan sehingga mereka tidak memiliki waktu yang lama dalam minggu pertama mereka dengan sedikit pekerjaan. Namun demikian, jangan membuat mereka kewalahan dengan terlalu banyak pertemuan atau tugas, dan selalu siap untuk pertanyaan dan check-in.
Berikan sambutan hangat
IDEO, sebuah perusahaan desain internasional terkemuka, telah menerapkan strategi untuk mengurangi rasa gugup pada hari pertama yang mungkin dirasakan oleh banyak karyawan: Mereka yang mewawancarai karyawan baru akan mengirimkan surat selamat datang yang dimulai dengan “Kami rasa Anda benar-benar penting, dan inilah alasannya.”
Ini mungkin terlihat seperti tindakan kecil, tetapi upaya seperti ini sangat membantu dalam menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka diterima sebagai anggota tim. Ini juga membantu memulai hubungan yang memudahkan mereka untuk menjangkau di masa depan.
Memperkenalkan karyawan baru kepada rekan kerja mereka
Setelah sambutan hangat, karyawan baru harus mengadakan pertemuan empat mata yang dijadwalkan dengan pemimpin dan rekan kerja yang akan bekerja sama dengan mereka. Salah satu tantangan terbesar untuk bekerja jarak jauh adalah isolasi. Dapat bertemu langsung diperlukan untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan.
Pertemuan empat mata ini terutama untuk memperkenalkan anggota tim baru, tetapi juga merupakan kesempatan bagus untuk mulai membangun hubungan yang penting bagi kemajuan karyawan baru.
Langkah 4: Pasangkan karyawan jarak jauh dengan “teman orientasi”
Selain pertemuan empat mata dengan anggota tim, memasangkan karyawan jarak jauh dengan “teman orientasi” dapat membantu karyawan baru berintegrasi dengan perusahaan.
Netapp , perusahaan layanan cloud di California, menerima 200 magang setiap musim panas. Bagian dari program orientasi mereka adalah memasangkan mereka dengan seorang teman untuk magang. Strategi ini membangun budaya tim dan mendorong kerja sama antara karyawan magang baru.
Dalam artikel HBR, Microsoft membagikan program rintisan orientasi mereka yang memasangkan setiap karyawan baru dengan rekan kerja yang telah bekerja di perusahaan selama beberapa waktu. Mereka menemukan bahwa memiliki teman orientasi:
- Memberikan konteks penting bagi karyawan baru.
- Meningkatkan produktivitas mereka.
- Meningkatkan kepuasan kerja mereka.
Langkah 5: Membangun kepercayaan dan kepemilikan di hari-30-60-90hari pertama mereka
Dalam hari-90hari pertama mereka, karyawan baru harus membangun hubungan yang memadai dengan rekan kerja mereka, terlibat dalam pekerjaan mereka, mulai berbagi ide mereka, dan menerima umpan balik yang membangun.
Teoretikus manajemen Simon Sinek menyarankan dalam TedTalk bahwa 2014 pemimpin hebat membuat karyawan mereka merasa aman. Dia memanfaatkan pengalamannya mewawancarai tim laut untuk memahami mengapa mereka begitu mudah menghadapi bahaya untuk menyelamatkan anggota tim mereka. “Mereka akan melakukan hal yang sama untuk saya” adalah jawaban yang mereka berikan.
Tujuan utama orientasi karyawan bukan untuk membuat karyawan baru mulai bekerja secepat mungkin, tetapi untuk membangun kepercayaan dengan mereka sehingga mereka merasa menjadi bagian dari tim yang bekerja keras.
Langkah 6: Memberikan bimbingan
Serupa dengan menyediakan rekan kerja baru untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan peran baru mereka dan perusahaan, mentor sangat penting bagi pengembangan karyawan yang berkelanjutan. Mentor berbeda dari manajer karena mereka lebih peduli dengan peningkatan dan pertumbuhan holistis trainee mereka daripada metrik kinerja tertentu. Mentor adalah panduan dan penasihat yang dapat diandalkan karyawan untuk mendapatkan perspektif pihak ketiga yang tidak bias.
Hubungan mentoring yang dilakukan sejak dini secara positif terkait dengan produktivitas dan tingkat kepercayaan karyawan lima setengah tahun kemudian. Dampak dukungan semacam ini sangat berharga.
Kunci keberhasilan orientasi karyawan jarak jauh
Program orientasi jarak jauh menghadirkan lebih banyak tantangan daripada orientasi langsung karena lebih sulit untuk berkomunikasi dan mempelajari budaya tim saat bekerja dari rumah. Untuk membangun program orientasi karyawan yang sukses, manajer harus fokus pada membangun rasa percaya dan memiliki dalam tim mereka.
Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam artikel ini, perusahaan dapat membangun program orientasi karyawan jarak jauh yang lebih dari daftar periksa SDM, tetapi proses yang secara efektif mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi dan menyiapkan mereka untuk sukses.
