Sinkron vs. Tidak sinkron: Menguasai Komunikasi di Tempat Kerja Jarak Jauh

Aturan untuk mengelola tim global telah bergeser secara drastis di dunia pertama saat ini yang jauh. Banyak organisasi baru-baru ini beradaptasi dengan pengaturan jarak jauh pertama dan telah menghadapi berbagai tantangan, termasuk mengelola tim yang berlokasi di seluruh dunia, mengadaptasi tim dan susunan teknologi mereka dengan alat komunikasi baru untuk mempertahankan produktivitas, dan berkomunikasi secara efektif dengan tim mereka di seluruh zona waktu.

Saat ini, memahami komunikasi sinkron vs asinkron adalah kunci untuk membuka produktivitas, dan menarik serta mempertahankan bakat. Dan, lebih dari sebelumnya, komunikasi yang efektif di lingkungan kerja sangat penting untuk menjaga organisasi tetap unggul, baik dalam mengelola tenaga kerja jarak jauh, tatap muka, atau gabungan.

Apa yang dimaksud dengan komunikasi sinkron dan asinkron?

Komunikasi sinkron

Komunikasi sinkron adalah metode komunikasi tradisional “yang berlangsung secara real-time antara dua pihak atau lebih” dan paling umum digunakan dalam pekerjaan fisik berbasis kantor, yang dimediasi layar.

Bahkan dengan transisi ke kerja jarak jauh, komunikasi sinkron tetap menjadi metode komunikasi yang relevan bagi banyak perusahaan. Ini terus menjadi pusat perhatian dalam pertemuan tatap muka, panggilan langsung, dan pertemuan berkala yang dilakukan sebagian besar tim di seluruh dunia secara rutin.

Komunikasi sinkron membantu manajer menyelaraskan tim mereka, mengetahui rekan tim mereka saat cuti pribadi, dan mengembangkan hubungan emosional di luar layar.

Komunikasi asinkron

Komunikasi asinkron sama tuanya dengan bahasa itu sendiri — dimulai dengan ukiran batu, atau “petroglif,” dan akhirnya menggunakan format yang lebih modern sebagai telegram, dan sekarang email hari ini. Metode komunikasi ini mendapatkan daya tarik dan nilai dalam dunia bisnis pada awal era kerja jarak jauh.

Menurut BBC, komunikasi asinkron mengacu pada “pertukaran yang tidak terjadi dalam waktu nyata, melainkan pada waktu Anda sendiri.” Ini adalah gaya komunikasi yang bermanfaat bagi tim yang tersebar di seluruh zona waktu, terutama yang berfokus pada hasil, bukan interaksi langsung.

Bagi organisasi yang ingin berkembang, penting untuk mempertimbangkan komunikasi asinkron untuk merekrut, mengelola, dan mempertahankan talenta jarak jauh di mana pun di dunia dan tetap kompetitif dan produktif.

Apa manfaat komunikasi sinkron?

• Percakapan mendalam: Terkadang aplikasi perpesanan, seperti Slack atau Teams, dan email tidak cukup untuk menyampaikan nuansa dan detail proyek tertentu. Hadir memungkinkan individu untuk berbicara dengan bebas dan tidak terstruktur, sehingga menghasilkan percakapan yang berwawasan dan meningkatkan produktivitas.
• Komunikasi nonverbal: Gagasan bahwa 90 persentase komunikasi bersifat nonverbal adalah mitos. Namun, memiliki kesempatan untuk menerima umpan balik secara real-time sangatlah berharga. Senyuman atau isyarat berkomunikasi lebih dari yang akan dipikirkan seseorang.
• Penyelesaian masalah cepat: Melakukan panggilan singkat dan menangani masalah mendesak jauh lebih mudah secara serentak. Namun, manajer harus ingat bahwa ini harus menjadi upaya terakhir, dan perencanaan harus menjadi inti dari setiap struktur organisasi.

Apa manfaat komunikasi asinkron?

• Budaya berdasarkan kepercayaan: Mendorong keamanan psikologis sangat penting dalam tim yang sepenuhnya terdistribusi. Komunikasi asinkron menjadi sekutu yang kuat ketika berbagi informasi di seluruh garis lintang dan budaya. Hal ini memungkinkan anggota tim memiliki otonomi yang lebih besar atas aktivitas mereka sehari-hari, sehingga menumbuhkan kepercayaan di antara karyawan dan manajer mereka.
• Pekerjaan berbasis output: Tren pengunduran diri yang sangat besar menunjukkan bahwa pekerja telah menyadari selama pandemi bahwa ada lebih banyak hal yang dapat diwujudkan daripada pekerjaan. Harus tiba-tiba menjadi orang tua penuh waktu, memasak, memenuhi tenggat waktu, dan menghadiri beberapa pertemuan per hari tidak berkelanjutan (belum lagi ini terjadi di tengah periode yang menantang secara psikologis). Komunikasi asinkron sangat penting untuk membuka peningkatan produktivitas pekerjaan berbasis output karena memungkinkan individu menghindari kesegeraan sebagai imbalan atas hasil. Pada akhirnya, yang penting adalah karyawan melakukan apa yang perlu mereka lakukan tepat waktu, bukan karena mereka terus-menerus menelepon untuk rapat atau segera membalas email.
• Menarik dan mempertahankan talenta global: Komunikasi asinkron melalui internet telah memfasilitasi kolaborasi lintas zona waktu, dan karyawan berkinerja tinggi ingin mencari opsi kerja jarak jauh yang fleksibel, tanpa memandang lokasinya. Tidak mengherankan, istilah pencarian “pekerjaan jarak jauh” secara dramatis dibubuhi Google dalam lima tahun terakhir. Perusahaan yang merekrut karyawan secara global lebih mampu mendominasi pasar di luar kantor pusat setempat mereka. Namun, tanpa komunikasi tidak serentak, sulit untuk menarik dan mempertahankan talenta internasional jarak jauh ini (tidak ada yang ingin menjawab email begitu mereka diterima atau menghadiri pertemuan sepanjang hari, setiap hari).

Menemukan keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron

Ketika manajer menyesuaikan diri dengan pekerjaan jarak jauh pertama, komunikasi sinkron sering menjadi penghalang bagi produktivitas. Tidak dapat berjalan melintasi ruangan dan mendiskusikan proyek tertentu dengan rekan tim telah membuat tim pemimpin menjadi lebih menantang. Anda akan tergoda untuk mengadakan beberapa pertemuan harian guna memastikan semua orang bergerak ke arah yang benar. Namun, hal ini sering kali menjadi kontraproduktif, mengganggu sesi kerja yang mendalam, dan membuat manajer dan tim kelelahan, menjadi terlalu banyak bekerja, dan mengalami kelelahan Zoom.

Dengan pergeseran paradigma ini, tim juga harus menghadapi tantangan sulit beradaptasi dengan budaya kerja virtual yang didorong oleh hasil kerja dan peningkatan otonomi dan kemandirian yang tiba-tiba. Belajar menyeimbangkan komunikasi sinkron dan asinkron sangat penting bagi tim agar tetap kompetitif dan sehat selama shift ini.

Beberapa hal yang dapat dilakukan manajer untuk menyeimbangkan kedua jenis komunikasi tersebut meliputi:

• Berhati-hatilah dan berhati-hatilah saat berkomunikasi: Di tempat kerja berbasis layar, komunikasi dengan maksud dan tujuan sangatlah penting. Sebelum mengadakan pertemuan, manajer harus memastikan pertemuan diperlukan — kemungkinan besar, informasi tersebut dapat dikomunikasikan melalui email atau melalui video rekaman yang dapat dilihat setiap orang kapan saja mereka memiliki waktu. Manajer harus menyadari bahwa karyawan tidak hanya bekerja dari jarak jauh — mereka juga menghadapi waktu yang penuh tekanan. Memungkinkan tim untuk bekerja dengan jadwal yang fleksibel mendorong keseimbangan kehidupan dan pekerjaan yang sehat. Di sisi lain, melakukan panggilan sinkron cepat untuk mengatasi hambatan besar mungkin bermanfaat.
• Membangun budaya sinkron dan tak sinkron: Sering kali, perusahaan yang mengutamakan jarak jauh percaya bahwa komunikasi real-time adalah apa yang membentuk budaya organisasi. Namun, asumsi ini masih jauh dari benar. Pemimpin perusahaan dapat memberdayakan tim mereka dengan memastikan keseimbangan yang merata antara aktivitas real-time dan asinkron, menciptakan budaya kerja yang jujur dan sehat. Pemimpin dapat membuka saluran komunikasi agar orang-orang dapat membagikan lagu favorit mereka, gambar terbaik hewan peliharaan mereka, atau bahkan melangkah lebih jauh dan membuat saluran “Donut” bagi orang-orang dari departemen yang berbeda untuk bertemu satu sama lain. Terlibat dengan individu dalam tim yang tersebar penuh adalah tentang kesengajaan, dan mendorong pertemuan waktu nyata tanpa tujuan atau agenda tertentu dapat menyebabkan karyawan yang kurang puas, atau bahkan kelelahan.
• Lepaskan kontrol dan percayai tim Anda: Satu topik yang sedang tren di era kerja jarak jauh saat ini adalah keengganan untuk menerapkan pekerjaan yang fleksibel dan tidak sinkron. Dapat dipahami bahwa transisi dari manajemen tim secara langsung di kantor untuk mengelola semuanya dari layar agak mengintimidasi. Akan tetapi, manajer tidak lagi memimpin tenaga kerja di mana pemantauan ketat terhadap aktivitas adalah kemungkinan. Di lingkungan yang mengutamakan jarak jauh, memprioritaskan transparansi dan kepercayaan lebih efektif untuk menarik dan mempertahankan talenta produktif.
• Waspadalah terhadap penciptaan “budaya yang selalu aktif”: Pemimpin tim yang sepenuhnya bekerja dari jarak jauh harus tetap mengetahui jam kerja karyawan mereka, serta jam kerja mereka sendiri, untuk menghindari kelelahan. Mendorong komunikasi yang lebih fleksibel dan asinkron memudahkan karyawan untuk mematikan pada akhir hari. Misalnya, meskipun mungkin ini adalah tugas lima menit yang dapat dilakukan anggota tim kapan saja, jika mereka merasa harus segera bertindak, pengorbanan seperti melewatkan rutinitas yoga harian atau kumpul-kumpul ramah di luar jam kerja untuk memenuhi tenggat waktu dapat menjadi kebiasaan — yang pada akhirnya dapat berdampak negatif pada kesehatan mental mereka. Faktanya, menurut penelitian yang dilakukan oleh Indeed, lebih dari setengah karyawan yang menanggapi merasa lelah sejak awal pandemi, dan lebih dari dua pertiga mengklaim kelelahan bertambah buruk sejak saat itu.

Bagaimana Global Employment Platform dapat membantu perusahaan meningkatkan komunikasi dengan tim jarak jauh mereka?

Ketika tim berkomunikasi dengan baik dan belajar untuk menjaga keseimbangan yang sehat antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, itu berarti perusahaan mereka berada di jalur yang benar untuk sukses. Platform Global Employment Platform dapat berkontribusi terhadap pengalaman tempat kerja yang berdampak dengan menghilangkan hambatan pertumbuhan dan komunikasi global, sehingga perusahaan dapat merekrut anggota tim internasional tanpa hambatan.

Pemimpin tim tidak lagi harus menangani kompleksitas perencanaan pertumbuhan global dan komunikasi — mereka sekarang dapat mendedikasikan lebih banyak waktu dan energi untuk memastikan lingkungan kerja yang sehat di mana komunikasi yang sinkron dan tidak sinkron seimbang, fungsional, dan mendorong produktivitas.

Globalization Partners menyediakan teknologi kerja jarak jauh yang membuat orientasi dan komunikasi dengan anggota tim internasional semakin mudah. Perangkat lunak kami menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas SDM, keuangan, dan hukum yang vital seperti pembuatan kontrak dan manajemen pengeluaran yang sesuai secara lokal dalam hitungan menit.

Ucapkan selamat tinggal pada kekhawatiran tentang cara merekrut dan mengelola anggota tim di seluruh dunia dengan patuh. Biarkan Globalization Partners membantu Anda menavigasi dunia yang pertama dari jarak jauh.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Globalization Partners dapat membantu Anda merekrut secara global.