Sinkron vs. asinkron: Menguasai komunikasi di tempat kerja jarak jauh

Tanpa komunikasi yang jelas antara tim jarak jauh, penghentian tugas, kebijakan diabaikan, dan tim terputus. Mengetahui kapan dan bagaimana menggunakan komunikasi sinkron vs asinkron membantu menjaga tenaga kerja global Anda tetap efisien, terinformasi, dan selaras.

Apa yang dimaksud dengan komunikasi sinkron? 

Komunikasi sinkron terjadi secara waktu nyata. Setiap orang yang terlibat hadir dan segera menanggapi. Contohnya meliputi panggilan telepon, panggilan video, atau kolaborasi langsung pada platform seperti Google Docs. Semua peserta harus tersedia pada saat yang sama — di mana pun lokasi mereka —  untuk memungkinkan komunikasi sinkron. Jenis komunikasi ini praktis untuk pertemuan tim, tatap muka, dan keputusan mendesak. 

Apa yang dimaksud dengan komunikasi asinkron?

Komunikasi asinkron tidak terjadi dalam waktu nyata. Anda mengirimkan pesan, dan penerima menanggapinya nanti, seperti halnya email dan alat bantu manajemen proyek. Jenis komunikasi ini baik untuk berbagi pembaruan, menetapkan tugas, mendokumentasikan keputusan, dan mengumpulkan masukan dari tim yang berbeda. Komunikasi asinkron berfungsi dengan baik untuk tim di seluruh zona waktu atau dengan jadwal yang fleksibel. 

Perbedaan antara komunikasi sinkron dan asinkron 

Pilih metode komunikasi berdasarkan urgensi, kompleksitas masalah, lokasi tim, dan gaya kerja. Berikut ini perbandingannya:

Menemukan keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron

Penting untuk menemukan keseimbangan komunikasi bagi tim Anda. Sekitar 53% karyawan jarak jauh merasa sulit untuk tetap terhubung dengan rekan kerja mereka, dan komunikasi sinkron dapat membantu. Namun demikian, mengandalkan terlalu banyak komunikasi sinkron dapat menyebabkan kelelahan pertemuan. 

Tujuannya adalah untuk mencocokkan pesan dengan metode. Jaga alur kerja tetap lancar, dukung fokus, dan hormati waktu semua orang. Berikut adalah cara membuat pendekatan seimbang yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

1. Berinvestasi dalam platform komunikasi yang aman dan sesuai

Tim global memerlukan alat bantu yang mendukung pelokalan, akses seluler, dan integrasi dengan sistem lain. Pilih platform yang memenuhi kebutuhan privasi, keamanan, dan kepatuhan Anda. Anda menangani data keuangan, SDM, dan hukum yang sensitif, sehingga platform Anda harus mendukung enkripsi, jejak audit, dan kontrol akses. Alat bantu ini juga harus mematuhi standar seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa serta Pengendalian Sistem dan Organisasi 2 (SOC2) di A.S.

2. Membangun budaya komunikasi yang seimbang

Saldo adalah kuncinya. Menggunakan satu metode secara berlebihan dapat menyebabkan gesekan atau kelelahan. Atur jam inti untuk pekerjaan sinkron, dan dorong pembaruan asinkron jika memungkinkan. Mendefinisikan dengan jelas kapan pesan memerlukan pertemuan vs. pembaruan tertulis memperkuat nilai kedua jenis komunikasi. Misalnya, tim yang bekerja lintas zona waktu mungkin menggunakan Slack dan Asana untuk pembaruan harian, melakukan reservasi panggilan video mingguan untuk penyelesaian masalah. Pemimpin tim harus:

• Jadwalkan check-in rutin dengan tim.

• Tetapkan ekspektasi respons untuk pesan sinkron dan tidak sinkron.

• Menetapkan prosedur untuk ekspektasi komunikasi lintas zona waktu.

3. Menetapkan harapan dan protokol yang jelas

Buat panduan untuk penggunaan alat bantu dan ekspektasi respons. Tentukan saluran mana yang digunakan untuk apa. Misalnya, Slack ideal untuk check-in cepat. Tetapkan harapan untuk jendela respons, ketersediaan, dan jalur eskalasi. Mendokumentasikan protokol dan membuatnya dapat diakses oleh semua anggota tim, termasuk karyawan baru. Hal ini menyederhanakan komunikasi dan menunjukkan kepercayaan dalam upaya komunikasi karyawan.

4. Memprioritaskan pelatihan dan integrasi teknologi

Melatih manajer dan anggota tim tentang cara menggunakan alat komunikasi. Fokus pada menulis pesan yang jelas, menggunakan kalender, mengelola pemberitahuan, dan memelihara catatan. Integrasikan platform dengan sistem informasi sumber daya manusia (Human Resources Information System, HRIS), perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management, CRM), atau alat bantu proyek untuk menyederhanakan alur kerja. Dorong umpan balik untuk meningkatkan adopsi dan menjaga alat bantu agar tetap selaras dengan kebutuhan tim Anda.

Alat dan teknologi untuk komunikasi yang efektif dengan tim global

Mengelola komunikasi lintas batas itu rumit. Zona waktu, bahasa, dan peraturan yang berbeda dapat menyebabkan ketidakselarasan dan penundaan. Model komunikasi hibrida menggabungkan metode sinkron dan asinkron berdasarkan struktur tim, alur kerja, dan kebutuhan Anda. Berikut adalah beberapa alat dan praktik terbaik untuk komunikasi jarak jauh:

• Kolaborasi dokumen: Gunakan alat seperti Google Workspace untuk membuat, meninjau, dan mengedit dokumen secara real time atau asinkron. 

• Berbagi pengetahuan: Alat berbagi pengetahuan, seperti Notion atau Confluence, memusatkan komunikasi dan melacak keputusan.

• Integrasi: Alat komunikasi Anda harus mendukung sistem masuk tunggal, enkripsi, kontrol akses, dan integrasi dengan tumpukan teknologi Anda yang sudah ada. Ini memastikan komunikasi aman dan terpusat.

G-P Gia™ adalah agen SDM global yang sangat diperlukan bagi perusahaan yang kewalahan oleh kompleksitas manajemen tim internasional. Gia meninjau, mengedit, dan membuat dokumen SDM yang sesuai dalam hitungan detik. Memastikan komunikasi yang jelas di seluruh tim global Anda dengan kemampuan terjemahan Gia. Dengan cepat menyesuaikan kebijakan, kontrak, surat penawaran, deskripsi pekerjaan, dan lebih dari 50 bahasa.

Bagaimana cara perusahaan bantuan global employment platform meningkatkan manajemen tenaga kerja?

Global employment platformmengurangi risiko penyimpangan komunikasi dengan membakukan cara tim SDM mengelola tenaga kerja lintas batas. G-P△ dapat membantu perusahaan Anda meningkatkan manajemen tenaga kerja dengan: 

• Platform terpusat: Menjaga fungsi SDM, hukum, dan kepatuhan pada satu platform aman, dari mana pun di seluruh dunia.

• Kemampuan integrasi: G-P terintegrasi dengan penyedia HCM, penggajian, dan PEO terbaik di kelasnya untuk membuat satu sumber kebenaran untuk semua data tim global Anda.

• Keahlian dalam negeri: Pakar dalam negeri G-P dapat membantu Anda memahami praktik tenaga kerja setempat dan norma komunikasi. 

global employment platform menyederhanakan perekrutan, orientasi, dan pengelolaan tim di seluruh negara. Sistem ini memberi Anda sistem terpusat untuk mengelola data, proses, dan kebijakan karyawan, yang membantu menyelaraskan standar dan alat komunikasi. 

Membangun tim global yang terhubung dengan G-P

Komunikasi sinkron dan tak sinkron membantu menjaga tenaga kerja global tetap terhubung. Keseimbangan yang sehat dari kedua metode tersebut meningkatkan produktivitas dan memberdayakan tim Anda untuk berkinerja terbaik.

Sebagai  pemimpin yang diakui dalam hubungan kerja global, G-P membantu perusahaan dalam segala ukuran untuk merekrut, menerima, dan mengelola tim global di lebih dari 180 negara, tanpa memandang status entitasnya. Produk ketenagakerjaan global dan solusi EOR  yang didukung oleh OurAI didukung oleh tim ahli SDM, hukum, dan kepatuhan dalam negeri terbesar untuk menyederhanakan dan menyederhanakan seluruh siklus hidup ketenagakerjaan global. 

Hubungi kami hari ini untuk mempelajari selengkapnya.