Pekerjaan jarak jauh global telah tiba. Eksperimen bekerja dari rumah secara tiba-tiba karena pandemi 2020’s global membuat kami bekerja dari lemari kami, dapur kami, dan setiap sudut cadangan rumah. Anggota tim kami pindah ke seluruh penjuru dunia – rumah orang tua mereka di negara bagian sebelah, Airbnb favorit mereka di perbukitan Vermont, atau mungkin mereka masuk ke panggilan Zoom tim dari Cancun.
Hingga saat ini, perusahaan mungkin menutup mata – lagi pula, kita sedang menjalani pandemi. Kita tidak pernah menghadapi hal seperti ini di masa modern.
Namun sekarang, tim SDM dan kepatuhan melihat ke depan2021, dan realitas sedang terjadi. Pekerjaan jarak jauh global akan tetap ada, dan kita mungkin berada di tengah-tengah salah satu migrasi manusia terbesar sepanjang masa.
Meskipun menerapkan pola pikir jauh-pertama memengaruhi setiap aspek organisasi, hal ini tidak memengaruhi peran yang lebih mendalam daripada tenaga profesional SDM. Dari perspektif kepatuhan, logistik, dan operasional, apa yang perlu diubah ketika semua orang ada di mana-mana?
Lokasi, lokasi, lokasi
Siapakah yang bertanggung jawab untuk mencari tahu cara mempekerjakan seseorang yang telah pindah? Secara hukum, perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda membayar orang sesuai dengan undang-undang di lokasi tempat mereka tinggal.
Mungkin tidak masalah untuk menutup mata di 2020, tetapi pemerintah di mana pun tahu bahwa dolar pajak berdasarkan tempat Anda memiliki karyawan adalah area pendapatan utama bagi mereka. Jika Anda tidak tahu di mana karyawan Anda berada, Anda diharapkan mengetahui – atau Anda mungkin baru saja mulai mendapatkan penilaian pajak.
Ini mungkin berarti mencari tahu di mana karyawan Anda masuk melalui VPN atau alamat IP. Pada akhirnya, Anda sebagai pemberi kerja bertanggung jawab untuk mematuhi hukum dan Anda akan memerlukan data lokasi yang akurat tentang karyawan Anda untuk melakukannya.
Meskipun tidak berlaku di setiap negara bagian, negara, dan yurisdiksi, aturan umum yang diterima adalah jika seseorang melebihi 180 hari di suatu lokasi, mereka tinggal di sana dan diwajibkan secara hukum untuk membayar pajak di sana. Di beberapa tempat, ini adalah 90 hari atau kurang.
Beberapa negara bagian memiliki undang-undang tentang tempat tinggal terpisah – misalnya, karyawan yang tinggal di New Hampshire tetapi bekerja di kantor Boston setiap hari dikenakan pajak di Boston saat memiliki tempat tinggal di negara bagian mereka. Ini umumnya tidak lagi diperlukan saat mereka bekerja dari rumah.
Jika Anda memiliki anggota tim yang ingin pindah ke yurisdiksi lain, berikut adalah pertanyaan yang perlu Anda ajukan dan jawab sebelum Anda melanjutkan penerapan kebijakan kerja jarak jauh global:
Pertanyaan #1: Apakah karyawan memiliki hak hukum untuk tinggal dan bekerja di lokasi tersebut?
Jika Anda memiliki warga negara Amerika dari Boston yang pindah ke Montana, jawabannya adalah ya.
Jika Anda memiliki penduduk asli India yang pindah kembali ke rumah untuk tinggal bersama keluarga mereka, mereka mungkin memiliki hak hukum untuk bekerja di sana berdasarkan kewarganegaraan.
Jika Anda memiliki karyawan Amerika yang pindah ke Paris dan tidak memiliki kewarganegaraan UE atau hak hukum untuk bekerja di sana, Anda akan menghadapi rintangan. Kita akan membahasnya kembali nanti. Dalam semua kasus, memeriksa terlebih dahulu hak hukum untuk bekerja sangatlah penting.
Pertanyaan #2: Apa dampaknya terhadap bisnis?
Dengan asumsi karyawan memiliki hak hukum untuk bekerja di lokasi tersebut, langkah berikutnya adalah mencari tahu cara membayarnya. Anda harus memastikan bahwa mereka mematuhi kontrak kerja yang berlaku di tingkat lokal, membayar tunjangan dan pajak setempat, serta mematuhi undang-undang ketenagakerjaan setempat.
Ini adalah contoh ketika Globalization Partners dapat membantu. Model bisnis Perusahaan Catatan (EOR) global kami adalah menempatkan karyawan Anda pada daftar gaji yang sudah ada dan sesuai dengan aturan setempat. Karyawan bekerja secara sah untuk kami, memberikan layanan kepada Anda. Ini adalah karyawan kita secara hukum, tetapi mereka bekerja secara efektif untuk Anda seperti biasa.
Saat mempertimbangkan pilihan Anda untuk beralih ke lingkungan kerja jarak jauh global, ini adalah solusi ideal bagi karyawan yang kembali ke negara asal mereka atau kembali ke negara bagian atau negara tempat Anda tidak memiliki pendaftaran. Hal ini memudahkan mereka untuk mempertahankannya jika mereka memiliki hak hukum untuk bekerja di sana. Kita memastikan semua hak kerja dilindungi baik bagi perusahaan maupun karyawan.
Opsi lain Anda mungkin terdengar sederhana – cukup daftarkan diri sebagai pemberi kerja dan tempatkan seseorang di daftar gaji Anda di negara bagian atau negara tersebut, bukan? Berhati-hatilah untuk mengevaluasi implikasinya. Jika Anda melakukan ini, Anda mungkin secara tidak sengaja membuka kompleksitas yang lebih besar dari yang dimaksudkan.
Misalnya, dalam beberapa situasi, jika Anda memiliki karyawan secara lokal, ini berarti kehadiran perusahaan yang dikenai pajak di negara atau negara bagian tersebut. Ini berarti perusahaan sekarang harus mengajukan laporan pajak di lokasi tersebut. Untuk lokasi di luar negara Kantor Pusat, hal ini juga dapat memicu kebutuhan untuk memasukkan perusahaan ke negara asal karyawan, membuka rekening bank lokal, atau melakukan audit tahunan.
Jika Anda sudah memiliki pendaftaran gaji di lokasi itu, ini mungkin bukan masalah, tetapi jika Anda baru mulai menjelajahi lokasi baru tempat Anda belum memiliki karyawan, tentukan apakah Anda siap untuk mengambil tanggung jawab hukum, pajak, keuangan, dan peraturan yang menyertai pendaftaran jenis entitas pekerjaan apa pun. Apakah layak hanya untuk beberapa orang, atau mungkin hanya satu karyawan?
Jika tidak, dan Anda ingin solusi sederhana untuk membuat pekerjaan jarak jauh global menjadi mungkin, gunakan Globalization Partners. Kami mengangkat beban hukum, pajak, dan SDM dari pundak Anda ke pundak kami dan menyelesaikannya untuk Anda.
Pertanyaan #3: Berapa biaya untuk membiarkan karyawan ini mempertahankan pekerjaan mereka, bekerja jarak jauh dari yurisdiksi baru mereka?
Anda akan ingin menjalankan angka. Karyawan yang berbasis di AS biasanya mengeluarkan biaya sekitar 20-25 persen untuk jaminan sosial dan tunjangan di atas gaji mereka, jika dibayar langsung oleh Kantor Pusat. Ini tidak jauh berbeda antar negara bagian, tetapi Anda mungkin memiliki kewajiban pajak perusahaan yang signifikan jika Anda mendaftarkan gaji baru di negara bagian atau negara baru.
Jika karyawan yang sama menerima gaji yang sama dan pindah ke Prancis, pajak jaminan sosial dan perusahaan selain gaji yang sama akan meningkat menjadi sekitar 50 persen. Selain itu, perusahaan akan menanggung biaya pengaturan dan pelaksanaan penggajian lokal serta pembayaran pajak di Prancis, atau biaya penggunaan Perusahaan Catatan seperti Globalization Partners
Namun, karyawan di Prancis umumnya dibayar jauh lebih rendah daripada rekan-rekan mereka di AS, sebagian karena banyak biaya hidup dibayar oleh negara melalui pajak perusahaan yang lebih tinggi. Setiap lokasi berbeda, sehingga akan menyajikan skenario biaya yang berbeda.
Jika Anda perlu membandingkan biaya, kami dengan senang hati akan membantu Anda.
Pertanyaan #4: Yang besar – apakah perusahaan harus membiarkan karyawan yang pindah mempertahankan gaji mereka di San Francisco, atau menilai kembali tolok ukur kompensasi lokal?
Ini sangat tergantung pada bisnis dan filosofi Anda. Jika Anda memiliki talenta hebat yang pindah ke wilayah berbiaya rendah, Anda mungkin membiarkan mereka mempertahankan gaji yang sama. Apa manfaatnya?
- Retensi pekerjaan: Anda mungkin akan mempertahankan karyawan ini untuk waktu yang lama. Setelah seseorang dengan gaji di San Francisco pindah ke Colorado (atau India), mereka akan kesulitan mencari perusahaan untuk membayar gaji yang sama setelah mereka pindah ke sana.
- Membangun di sekitar mereka: Anda sekarang memiliki karyawan setia di area baru yang mungkin lebih murah di dunia. Mungkin mereka akan membangun tim di sekitar mereka yang terdiri dari orang-orang yang dapat belajar dari bakat hebat yang Anda latih di kantor pusat, sebelum pandemi. Bisa saling menguntungkan bagi semua orang.
Bagian tengah memungkinkan karyawan menyimpan sebagian besar gaji mereka yang sama, namun memberikan diskon atas biaya tambahan yang akan dikeluarkan perusahaan untuk menggunakan Perusahaan Catatan atau mendirikan entitas dan membayar pajak di negara tersebut. Perusahaan juga akan mengeluarkan biaya perjalanan setiap kali mereka melakukan perjalanan ke Kantor Pusat, yang mungkin dipertimbangkan oleh beberapa perusahaan (atau Anda dapat menghapusnya begitu saja, tergantung pada sifat pekerjaan).
Secara keseluruhan, dengan asumsi bahwa bahkan dengan biaya tersebut dipotong, karyawan akan memiliki gaji yang lebih tinggi daripada gaji tolok ukur lokal, solusi yang saling menguntungkan kemungkinan akan dinegosiasikan. Dan siapa yang tidak suka pendekatan yang saling menguntungkan?
Sebagai alternatif, Anda dapat mengambil pendekatan Facebook, yaitu untuk membuat tolok ukur ulang kompensasi karyawan untuk yurisdiksi lokal. Bagaimanapun juga, Anda dapat dengan cepat mencapai solusi yang adil dan masuk akal, dan rute yang Anda ambil tergantung pada filosofi bisnis Anda, dan pandangan jangka panjang Anda tentang pekerjaan jarak jauh global.
Pertanyaan #5: Bagaimana jika karyawan tidak memiliki hak hukum untuk bekerja di tempat yang ingin mereka pindahkan?
Di sinilah semuanya menjadi rumit dan bernuansa, dan benar-benar membutuhkan sedikit kerja keras berdasarkan kasus per kasus. Jika karyawan tidak memiliki hak hukum untuk bekerja di mana pun mereka berada, dan mereka sedang bekerja, Anda bertanggung jawab secara hukum untuk mematuhi undang-undang pajak, keuangan, dan SDM setempat di mana mereka berada.
Anda tidak dapat menandatangani tanggung jawab ini atau meminta karyawan menandatangani pengesampingan. Ini benar-benar “semua Anda.” Anda juga bertanggung jawab untuk menggolongkan mereka sebagai karyawan sebagaimana mestinya jika mereka benar-benar melakukannya; Anda tidak dapat membayar mereka sebagai kontraktor jika mereka benar-benar karyawan, atau mengabaikan kewajiban Anda.
Opsi tersebut sangat bervariasi menurut negara dan beragam dari yang mensponsori visa mereka sendiri hingga meninggalkan perusahaan Anda sebagai karyawan dan menyertakan entitas yang menjalin kontrak dengan Anda.
Misalnya, jika karyawan pindah ke Jepang dan mereka ingin menggabungkan perusahaan di Jepang, dan Anda membayar entitas tersebut secara langsung, Anda mungkin menghindari tanggung jawab langsung. Anda tidak lagi membayar individu, melainkan membayar perusahaan, dan perusahaan tersebut dapat menyusun perjanjian layanan dengan Anda.
Jenis hubungan ini biasanya akan diatur di bawah hukum perusahaan di negara itu daripada undang-undang ketenagakerjaan.
Ada potensi keuntungan dari pengaturan semacam ini, tetapi Anda juga kemungkinan akan kehilangan kendali karena Anda tidak lagi memiliki hubungan dengan perusahaan/karyawan biasa.
Pertanyaan tentang siapa yang memiliki kekayaan intelektual Anda, apakah mereka memiliki hak hukum untuk bekerja di perusahaan lain (termasuk pesaing Anda), dan apakah mereka fokus penuh waktu pada perusahaan Anda semuanya akan muncul. Ada juga berbagai kewajiban yang berkaitan dengan membayar perusahaan di luar negeri. Jika Anda memilih rute ini, penting untuk memastikan kontrak disusun dengan benar dan mempertimbangkan perlindungan Anda sendiri. Pastikan penasihat yang kompeten terlibat sehingga dilakukan dengan benar.
Apa yang harus Anda lakukan jika seseorang tidak memiliki hak hukum untuk bekerja di suatu lokasi, namun tetap bersikeras melakukannya?
Menurut saya, sebagai CEO dengan keahlian di bidang ini, mungkin ada terlalu banyak rintangan yang harus diatasi dan terlalu banyak tanggung jawab untuk menjaga mereka tetap berada di dalam perusahaan. Saya lebih suka menerima pengunduran diri mereka dan berpisah dalam kebanyakan kasus. Ada beberapa alasan untuk ini, dan semuanya ada hubungannya dengan tanggung jawab dan risiko, yang jatuh pada perusahaan daripada karyawan:
- Ada pajak perusahaan tambahan di yurisdiksi tempat Anda akan berutang di negara tempat karyawan bekerja.
- Karyawan Anda berhak atas perlindungan pekerjaan, dan tunjangan lokal, dan jika Anda tidak mematuhi undang-undang, mereka tidak akan melakukannya.
- Membayar orang secara ilegal bukanlah cara yang cerdas untuk menjalankan bisnis. Kekayaan intelektual Anda sebagai perusahaan tidak terlindungi ketika Anda tidak mematuhi hukum, dan apa pun dapat terjadi, dari cedera di tempat kerja hingga masalah SDM lainnya. Masalah ini sama seperti di AS, tetapi dikalikan dengan kompleksitas ketika Anda membayar orang secara ilegal di berbagai negara.
Temukan solusi yang mematuhi hukum untuk menggerakkan perusahaan Anda ke era pekerjaan jarak jauh global
Perusahaan di mana-mana menghadapi tantangan yang sama dan mengajukan pertanyaan yang sama. 2021 adalah tahun untuk menemukan solusi yang dapat membawa perusahaan Anda ke era baru kerja jarak jauh global.
Selain sekadar menyelesaikan tantangan langsung untuk memastikan kepatuhan bagi tenaga kerja Anda yang sudah ada, di mana pun mereka berada, opsi relokasi talenta dan kemampuan mobilitas karyawan dapat menjadi penawaran tunjangan perusahaan terbaik di masa depan.
Buat perusahaan Anda berbeda. Anda dapat memberi tim Anda yang berbakat kesempatan untuk bekerja di mana saja, dan Globalization Partners dapat membantu .
