Meskipun teknologi telah membuat telecommuting lebih mudah diakses daripada sebelumnya, Covid-19 pandemi mendorong bisnis ke lingkungan kerja jarak jauh tanpa peringatan. Saat perusahaan menyesuaikan diri dengan lanskap kerja jarak jauh, mereka menemukan bahwa mereka dapat menjangkau pencari kerja di seluruh dunia dan menjangkau pasar baru dengan misi mereka.
Meskipun bekerja dalam tim global dapat menghasilkan beberapa keuntungan bagi perusahaan Anda, namun hal ini juga disertai dengan tantangan komunikasi. Tanpa kemudahan dan aksesibilitas interaksi di kantor, komunikasi virtual memerlukan lebih banyak struktur dan perhatian daripada di tempat kerja fisik.
Jika Anda bertanggung jawab untuk memimpin tim global, Anda memerlukan pendekatan yang tepat untuk menumbuhkan kepercayaan, memfasilitasi organisasi, dan mendorong kolaborasi antara anggota tim.
Bagaimana Pandemi Berdampak pada Tim Jarak Jauh Global?
Covid-19 Pandemi membawa perubahan besar di seluruh dunia, dan adanya pekerjaan jarak jauh adalah salah satunya. Meskipun bekerja dari jarak jauh dan mengandalkan tim global sudah ada sebelum pandemi, kebutuhan akan keselamatan dan pembatasan sosial membuatnya lebih umum daripada sebelumnya.
Dalam studi Pew Research terhadap orang dewasa 5,800 A.S., hanya 20 persen yang bekerja dari rumah sebelum pandemi. Pada akhir 2020, nilai tersebut naik menjadi 71 persen. Bahkan ketika lebih banyak tim beralih kembali ke kantor di 2021, banyak perusahaan ingin menjadikan pekerjaan jarak jauh sebagai perlengkapan permanen. Studi kami terhadap karyawan di berbagai 15 negara mengungkapkan bahwa 63 persentase karyawan bekerja untuk perusahaan yang berencana untuk bekerja jarak jauh dalam jangka panjang.
Meningkatnya kehadiran kerja jarak jauh hanyalah salah satu efek penting dari pandemi. Gaya hidup orang-orang terus berubah demi karier mereka. Studi kami mengungkapkan bahwa 22 persen pekerja telah pindah secara lokal atau berencana untuk melakukannya, dan 17 persen telah pindah secara internasional atau berniat untuk melakukannya.
Saat karyawan pindah ke lokasi baru dan menjalani gaya hidup kerja jarak jauh, studi kami menunjukkan bahwa 48 persen karyawan merasa lebih bahagia daripada sebelum pandemi. Tim global jarak jauh telah menjadi hal yang biasa di dunia profesional, dan mempelajari cara mengelolanya sangat penting untuk membantu karyawan Anda berkembang di mana pun mereka berada.
Apa Tantangan yang Dihadapi Tim Global?
Bekerja dalam tim global disertai dengan banyak manfaat, seperti produktivitas yang dimaksimalkan, struktur fleksibel, dan kumpulan bakat yang lebih besar untuk upaya perekrutan Anda. Meskipun keuntungan ini mungkin menjadi alasan perusahaan Anda memilih tenaga kerja jarak jauh, Anda masih akan menghadapi tantangan memiliki tim yang tersebar di beberapa negara.
1. Logistik
Logistik tim jarak jauh global melibatkan detail kecil yang membuat organisasi Anda berfungsi. Contoh tantangan logistik yang baik adalah sentralisasi informasi. Untungnya, perangkat lunak berbasis cloud memudahkan setiap karyawan untuk mengakses file dan alat yang sama. Namun demikian, memastikan perangkat lunak ini dapat diakses oleh pekerja Anda di mana pun mereka berada sangatlah penting.
Masalah logistik lainnya dapat mencakup relokasi karyawan dan tantangan yang muncul terkait undang-undang ketenagakerjaan baru, jam kerja, dan potensi masalah konektivitas dengan sinyal internet yang buruk. Saat mempertimbangkan sisi logistik tim jarak jauh, penting untuk tetap tangguh selama fase transisi.
2. Budaya Tempat Kerja
Salah satu rintangan yang lebih signifikan dalam tim jarak jauh adalah menciptakan budaya tempat kerja. Saat Anda memimpin tim secara langsung, lebih mudah menjalin hubungan profesional dengan karyawan Anda dan membangun ruang yang membuat orang merasa nyaman bekerja. Tim jarak jauh memberikan tantangan baru — kurangnya ruang fisik bersama.
Bagaimana perusahaan tim jarak jauh dapat menciptakan lingkungan kepercayaan yang memfasilitasi umpan balik? Jika pekerja merasa tidak dapat mempercayai tim mereka, mereka cenderung tidak memulai diskusi dan bekerja sama untuk menyelesaikan masalah. Proses ini penting bagi perusahaan mana pun, terlepas dari industrinya, tetapi jarak fisik mungkin menghalangi.
Di luar tantangan jarak fisik dalam budaya tempat kerja, tim jarak jauh global juga hadir dengan keragaman dan perbedaan budaya yang dapat menjadi tantangan untuk ditangani dari kantor pusat Anda. Menjembatani kesenjangan antara berbagai budaya dan menciptakan lingkungan yang dapat dinikmati semua orang adalah hal yang terpenting.
Kabar baiknya adalah bahwa keragaman dan perbedaan lingkungan dapat meningkatkan kinerja tugas di tempat kerja. Beragam perspektif mendukung pengambilan keputusan, kreativitas, dan pemecahan masalah. Jika Anda dapat menciptakan budaya di mana karyawan merasa nyaman berbagi pemikiran mereka, apa pun latar belakangnya, Anda dapat mengembangkan tim jarak jauh yang efektif untuk jangka panjang.
3. Komunikasi
Komunikasi terkait erat dengan budaya tempat kerja. Setelah Anda memupuk budaya yang memfasilitasi komunikasi, bagaimana Anda mewujudkannya? Tim jarak jauh menghadapi tantangan untuk menemukan metode komunikasi yang efisien dan berharga berdasarkan kebutuhan proyek.
Mengidentifikasi faktor-faktor seperti kapan komunikasi diperlukan dan alat bantu apa yang harus digunakan dapat menjadi rumit. Tergantung pada sifat pekerjaan Anda, beberapa departemen mungkin memerlukan lebih banyak komunikasi daripada yang lain. Selain membuat anggota tim saling terhubung untuk kolaborasi, mengetahui proyek apa yang sedang dikerjakan dan kapan. Menerima pembaruan tentang kemajuan dan penyelesaian dapat menjadi kurang umum dalam tim jarak jauh kecuali jika Anda menjadikannya poin untuk menyertakannya dalam alur kerja.
Tim global terkemuka juga menghadapi hambatan bahasa yang biasanya tidak harus dihadapi oleh tenaga kerja jarak jauh setempat. Jika karyawan Anda berbicara dalam beberapa bahasa, pilihan alat komunikasi Anda bahkan lebih penting. Saat mengatur tim jarak jauh, meluangkan waktu untuk mempertimbangkan kebutuhan komunikasi unik Anda dapat memengaruhi keberhasilan Anda secara signifikan.
Praktik Terbaik untuk Mengelola Tim Global
Mengelola tim internasional memerlukan organisasi dan konsistensi. Dengan memanfaatkan alat bantu yang tersedia bagi Anda dan memfasilitasi kolaborasi di antara karyawan Anda, Anda dapat menciptakan tenaga kerja jarak jauh yang efektif. Praktik terbaik untuk tim global terkemuka terkait erat dengan sistem dan struktur bisnis Anda.
1. Waspadalah terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan
Antara kepatuhan hukum, tunjangan, dan persyaratan penggajian, undang-undang ketenagakerjaan akan selalu berperan dalam cara Anda menjalankan bisnis. Bekerja dengan tim global berarti menghadapi berbagai undang-undang ketenagakerjaan. Apakah perusahaan Anda beroperasi di dua negara atau 20, pastikan Anda mengetahui apa yang dibutuhkan setiap karyawan berdasarkan undang-undang.
Perbedaan umum yang harus dicari di berbagai negara antara lain hari libur wajib, upah minimum, kontribusi jaminan sosial, dan cuti melahirkan. Beberapa negara juga mewajibkan tunjangan seperti bonus bulan ke-13 dan hari libur nasional berbayar. Tim keuangan, sumber daya manusia, dan hukum Anda harus mempersiapkan diri untuk kemungkinan perbedaan ini dengan meneliti undang-undang ketenagakerjaan dan memelihara sistem terorganisir yang memisahkan karyawan ke negara mereka.
2. Memanfaatkan Teknologi
Komunikasi dalam tim global sangat penting, dan memanfaatkan teknologi adalah cara terbaik untuk mencapainya. Anda dapat menemukan beberapa alat bantu kolaborasi untuk mendukung tim global jarak jauh Anda. Ini hanya masalah menemukan yang tepat untuk tenaga kerja Anda. Hampir 80 persen pekerja sekarang mengandalkan alat bantu kolaborasi untuk bekerja, yang merupakan peningkatan 44 persen sejak pandemi dimulai. Temukan beberapa yang mewakili kebutuhan Anda dan tetaplah bersama mereka.
Selain memfasilitasi komunikasi, alat bantu kolaborasi mendukung konsolidasi informasi, tantangan logistik utama bagi tim jarak jauh. Teknologi berbasis cloud membuat dokumen dan file penting Anda dapat diakses dari komputer mana pun, dan sering kali memiliki fitur keamanan intensif untuk melindungi data sensitif.
Dua faktor yang perlu dipertimbangkan saat memanfaatkan teknologi adalah jumlah alat bantu yang Anda pilih dan seberapa mudah alat bantu ini dapat diakses oleh tim Anda. Terlalu banyak alat dapat membuat kewalahan dan mengganggu proses kolaborasi. Menemukan beberapa yang mewakili kebutuhan Anda akan menjadi yang paling efektif. Anda juga ingin memastikan alat Anda memiliki komunikasi dua arah. Teknologi tidak berharga bagi tim Anda jika tidak memfasilitasi percakapan di antara pekerja.
3. Mengadakan Pertemuan Virtual
Meskipun email, platform perpesanan, dan rangkaian proyek merupakan alat bantu komunikasi yang berharga, beberapa percakapan memerlukan pertemuan. Mengadakan pertemuan virtual rutin untuk mengetahui perkembangan karyawan Anda adalah cara mudah untuk melacak tujuan Anda.
Anda dapat memilih untuk mengadakan pertemuan kelompok dengan seluruh departemen dari waktu ke waktu. Pertemuan empat mata juga membantu. Pertemuan ini menetapkan akuntabilitas dengan individu dan membantu Anda membangun hubungan profesional yang berkontribusi pada budaya tempat kerja. Waktu pertemuan empat mata juga memberi Anda ruang untuk membagikan umpan balik yang bermakna dan memuji individu atas kerja keras mereka.
Membuat jadwal rutin untuk pertemuan kelompok dan individu adalah cara terbaik untuk tetap terhubung. Baik Anda memilih pertemuan mingguan maupun bulanan, semuanya merupakan teknik manajemen yang bermanfaat untuk disertakan dalam infrastruktur jarak jauh Anda.
4. Akui Zona Waktu
Bekerja dalam tim global mungkin melibatkan beberapa zona waktu, dan Anda perlu menemukan cara untuk menavigasinya. Mendorong karyawan Anda untuk menggunakan jam internasional di desktop mereka dapat membuat mereka tetap mengetahui zona waktu anggota tim mereka.
Saat menjadwalkan pertemuan, sebaiknya hindari penggunaan semua jam tumpang tindih di seluruh zona waktu karyawan. Menghilangkan waktu ini akan membatasi kolaborasi antara pekerja Anda di luar jam rapat.
5. Mendorong Partisipasi
Pastikan setiap anggota tim Anda merasa nyaman menggunakan alat bantu dan proses untuk kolaborasi. Semua orang berhak untuk berbicara di tempat kerja jarak jauh Anda, dan tidak seorang pun boleh merasa tidak dapat angkat bicara. Individu yang terhubung dengan anggota tim mereka setiap hari merasa lebih terlibat dalam pekerjaan mereka daripada mereka yang tidak merasa terlibat dalam pekerjaan.
Kiat Komunikasi untuk Manajer Tim Global
Di sisi sumber daya manusia dari manajemen, komunikasi adalah tentang terhubung dengan tim Anda dan menciptakan ruang di mana karyawan dapat berkembang. Proses dan struktur sering kali mudah dilakukan, namun membangun kepercayaan akan lebih berbeda. Meskipun Anda tidak akan ada untuk membantu tim secara langsung, Anda dapat menebusnya dengan beberapa cara.
1. Selalu Siap
Sebagai manajer, Anda harus siap membantu karyawan Anda agar mereka dapat memulai percakapan dengan mudah. Tenaga kerja jarak jauh tidak memiliki kenyamanan kantor terdekat yang dapat mereka masuki, tetapi Anda dapat menirunya. Atur jam di tempat Anda berada, pastikan mereka mencakup beberapa zona waktu untuk menjaga aksesibilitas bagi setiap karyawan.
Ketersediaan Anda juga tergantung pada alat yang Anda gunakan untuk komunikasi. Sebaiknya manfaatkan beberapa saluran untuk tujuan ini. Pastikan karyawan mengetahui bahwa Anda tersedia melalui email, obrolan video, dan telepon sehingga mereka dapat menghubungi Anda saat mereka membutuhkan Anda.
2. Mengakui Nilai Karyawan
Bekerja di luar kantor dapat menimbulkan perasaan terputus, tetapi meluangkan waktu untuk mengakui nilai pekerja Anda dapat membantu. Ketika karyawan merasa penting bagi bisnis dan misinya, mereka cenderung berkontribusi dan berkomitmen terhadap pekerjaan.
Anda dapat menggunakan pertemuan empat mata untuk memuji upaya pekerja Anda. Anda juga dapat mengirim hadiah kecil, menawarkan hadiah sebagai patokan, dan membuat dana pengakuan yang memungkinkan karyawan untuk saling merayakan. Semua pendekatan ini dapat meningkatkan semangat kerja, meningkatkan budaya di tempat kerja, dan mendorong komunikasi di antara karyawan Anda.
3. Mendidik Diri Anda tentang Bea Cukai dan Budaya Lokal
Setiap negara akan memiliki kebiasaan dan budaya yang berbeda, dan Anda harus menekankan untuk memahaminya. Gaya kerja dan persepsi hierarki tempat kerja berbeda di seluruh dunia. Anda juga harus mempertimbangkan topik sensitif di antara karyawan tertentu dan persepsi kesopanan di wilayah tertentu.
Mengenal budaya karyawan Anda dapat membuat mereka merasa lebih berharga, dan dapat membuat komunikasi Anda lebih efektif. Memulai percakapan dengan pekerja internasional Anda tentang perbedaan ini menunjukkan bahwa Anda menghormati perspektif mereka dan peduli terhadap kenyamanan mereka.
4. Ikuti Standar yang Konsisten
Menetapkan standar yang konsisten di seluruh saluran komunikasi dan aspek lain dari bisnis Anda dapat memberikan kejelasan bagi tim Anda. Selama pandemi, 74 persen orang Amerika yang bekerja mengatakan nilai-nilai organisasi perusahaan mereka membantu memandu mereka. Menetapkan standar akan memberikan rasa struktur di antara ketidakpastian, terutama bagi pekerja jarak jauh yang mungkin tidak dapat segera mencapai manajemen.
Standar yang Anda tetapkan akan tergantung pada alur kerja Anda. Misalnya, jika karyawan memiliki pertanyaan tentang proyek yang sedang mereka kerjakan, apakah mereka harus mengirim email atau menghubungi Anda? Apakah ada platform lain yang harus mereka gunakan? Saat terjadi kesalahan, bagaimana karyawan harus bereaksi?
Menciptakan standar komunikasi ini menghilangkan ketidakpastian dan membuat tim Anda lebih efisien.
5. Jadwalkan Latihan Pembangunan Tim
Membangun rasa persahabatan di antara tenaga kerja jarak jauh mungkin tampak menantang, tetapi Anda dapat memanfaatkan beberapa metode untuk membangun kepercayaan dan mendorong komunikasi di antara karyawan Anda. Misalnya, membuat ruang istirahat virtual melalui platform obrolan video dapat memberi karyawan Anda kesempatan untuk mengobrol saat makan siang.
Potensi latihan membangun tim meliputi jam bahagia virtual dan malam pertandingan. Mendorong sosialisasi di dalam tim Anda selama jam-jam di luar jam kerja akan memudahkan karyawan untuk berinteraksi di tempat kerja. Anda juga dapat membuat lokakarya atau kelas pengembangan profesional agar pekerja Anda dapat hadir secara online. Mereka dapat berinteraksi dalam lingkungan yang lebih santai sambil mempelajari keterampilan baru untuk pekerjaan.
Pilih Globalization Partners Saat Bekerja Dengan Tim Global
Menyempurnakan komunikasi dalam tim global dapat menjadi tantangan, tetapi struktur dan pendekatan yang tepat dapat memberikan dukungan yang dibutuhkan anggota tim jarak jauh Anda untuk berhasil.
Di Globalization Partners, kami menyediakan sumber daya berharga untuk perusahaan yang berkembang dengan keahlian hukum dan SDM. Saat Anda menambahkan lebih banyak pekerja jarak jauh ke tim Anda, Anda dapat mengandalkan kami untuk menjaga kepatuhan dan efisiensi Anda. Sebagai Perusahaan Catatan (EOR), kita menangani beban administratif dan mengambil risiko terkait dalam mengelola tim.
Jelajahi rangkaian layanan lengkap kami hari ini dan hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut.