Pada Oktober 7, 2019, Parlemen Eropa dan Dewan Uni Eropa mengadopsi Arahan Perlindungan Pengungkap Dugaan Pelanggaran Eropa (European Whistleblower Protection Directive - Arahan) yang bertujuan untuk melindungi pelapor yang melaporkan korupsi, penipuan, atau pelanggaran hukum di negara-negara Uni Eropa (European Union - UE). Langkah-langkah ini mengharuskan perusahaan yang tercakup untuk menyediakan saluran yang dilindungi untuk melaporkan dan melarang pembalasan terhadap mereka yang melaporkan penyimpangan.
mengadopsi Arahan Perlindungan Pelapor Pelanggaran Eropa yang bertujuan untuk melindungi orang-orang yang melaporkan pelanggaran hukum UE.
Perusahaan yang tunduk pada Arahan harus memahami setiap persyaratan untuk menetapkan saluran dan prosedur pelaporan internal yang patuh bagi karyawan mereka dan menerapkan rencana terperinci yang dibuat oleh tim lintas fungsi untuk memastikan pelaksanaan yang mulus.
Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui Arahan dan menjelaskan cara memastikan kepatuhan.
Apa Kata Arahan?
Undang-Undang ini melindungi pelapor yang melaporkan pelanggaran hukum UE, termasuk penipuan pajak, pencucian uang, penyuapan, korupsi, atau pelanggaran perlindungan data. Berikut ini adalah beberapa poin penting yang perlu diingat:
- Peraturan ini tidak hanya memengaruhi karyawan, tetapi juga melindungi pekerja magang, sukarelawan, dan pekerja wiraswasta.
- Kebijakan ini mewajibkan organisasi untuk mengambil tindakan guna melindungi pelapor, menetapkan saluran pelaporan rahasia, dan proses pelaporan yang jelas.
- Pelapor pelanggaran dianjurkan – tidak diwajibkan – untuk melaporkan terlebih dahulu melalui saluran internal. Tergantung pada keadaan kasusnya, pelapor juga dapat menghubungi otoritas nasional yang kompeten atau lembaga, organisasi, kantor, dan tambahan agencies.In yang relevan di UE, pelapor dapat menghubungi publik dan media, jika tindakan yang tepat belum diambil setelah laporan awal dalam organisasi atau oleh otoritas, atau jika ada ancaman langsung.
- Perlindungan dapat bervariasi di seluruh Negara Anggota, namun perlindungan minimal harus diterapkan terhadap berbagai jenis kemungkinan tanggung jawab dan kompensasi atas kerugian yang diderita oleh pelapor, seperti pemutusan hubungan kerja mereka. Negara-negara anggota harus memberikan hukuman yang efektif, proporsional, dan disuasif bagi individu atau perusahaan yang melakukan pembalasan terhadap pelapor, menghalangi atau berupaya menghalangi pelaporan, mengajukan proses pengadilan yang menjengkelkan terhadap pelapor atau melanggar kewajiban untuk menjaga kerahasiaan identitas pelapor.
Kepada Siapa Arahan Berlaku?
Undang-Undang ini berlaku untuk organisasi di sektor publik dan swasta dengan lebih dari 50 karyawan, atau dengan omzet tahunan atau total aset lebih dari 10 juta EUR. Batas waktu kepatuhan berbeda-beda tergantung pada ukuran karyawan perusahaan. Perusahaan dengan lebih dari 250 karyawan harus mematuhi undang-undang oleh Desember 17, 2021, dan perusahaan dengan 50-249 karyawan oleh Desember 17, 2023. Bagi perusahaan dengan karyawan kurang dari 50 itu, anggota UE dapat meminta agar organisasi-organisasi ini menetapkan saluran pelaporan internal hanya setelah mengevaluasi risiko dan sifat aktivitas organisasi. Selain itu, Petunjuk berlaku bagi otoritas setempat yang menyediakan layanan kepada lebih dari 10,000 orang. Semua organisasi yang bertanggung jawab untuk mematuhi Petunjuk harus membuat saluran pelaporan internal.
Proses pelaporan akan berbeda tergantung pada apakah laporan tersebut internal atau eksternal. Laporan internal terdiri atas komunikasi tertulis atau lisan yang dilakukan pengadu dalam organisasi. Sebaliknya, pekerja yang mengirimkan laporan eksternal harus mengakui otoritas yang ditunjuk oleh masing-masing negara anggota.
Siapa yang Dilindungi oleh Petunjuk?
Arahan ini menawarkan perlindungan kepada mereka yang, berdasarkan hubungan kerja publik atau swasta, memiliki informasi atau bukti yang memerinci tindakan, kelalaian, atau pelanggaran yang mengancam atau merusak kepentingan publik, termasuk hal berikut:
- Karyawan, pegawai negeri, manajer, dan supervisor;
- Pekerja wiraswasta, kontraktor, karyawan mereka, dan subkontraktor mereka;
- Pemasok;
- Sukarelawan dan peserta pelatihan;
- Pemegang saham;
- Mantan karyawan; dan
- Kandidat yang memperoleh informasi selama proses seleksi atau negosiasi prakontrak
Penting untuk diingat bahwa Arahan tidak melindungi setiap warga negara — ada kategori terpisah untuk fasilitator atau pihak ketiga yang membantu atau berkolaborasi dengan informan. Perlindungan jurnalis, serikat pekerja, dan lembaga swadaya masyarakat (LSM) belum ditangani.
Siapa yang Dikecualikan dari Arahan?
Karyawan yang melaporkan insiden di luar pekerjaan atau informasi terkait persoalan eksternal dikecualikan dari Petunjuk.
Jenis Pelanggaran Apa yang Dapat Dilaporkan?
Kategori (atau jenis) pelanggaran yang saluran pelaporannya harus tersedia adalah sebagai berikut:
- Pengadaan publik, untuk mencegah dan mendeteksi penipuan dan korupsi
- Layanan keuangan, produk, dan pasar
- Pencucian uang dan pendanaan teroris
- Keamanan produk, manufaktur, dan rantai distribusi
- Keamanan transportasi
- Lingkungan
- Radiasi dan energi nuklir
- Keamanan makanan dan pakan
- Kesehatan masyarakat
- Perlindungan konsumen
- Perlindungan privasi dan data
- Kepentingan keuangan serikat pekerja
- Pajak dan pendapatan
Jaminan Apa yang Diterima Pelapor?
Jaminan utama yang diberikan Directive kepada pelapor adalah perlindungan identitas mereka. Jaminan ini memastikan:
- Kerahasiaan
- Larangan pengungkapan informasi apa pun terkait pemberi informasi
- Kepatuhan GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum)
- Anonimitas
- Perlindungan terhadap pembalasan dendam
- Larangan pembalasan
Pengadu juga berhak menerima bantuan hukum dan keuangan serta dukungan psikologis gratis.
Bagaimana Organisasi Dapat Bersiap Mematuhi Arahan?
Direktif tersebut mengusulkan agar pelapor terlebih dahulu melakukan kontak melalui saluran internal dalam organisasi, kemudian melapor kepada pihak berwenang, jika perlu.
Ini bermanfaat bagi perusahaan, karena merupakan kepentingan terbaik perusahaan untuk mendapatkan informasi secara langsung, sehingga mereka dapat bereaksi dan menangani masalah yang dilaporkan sebelum diketahui publik dan memicu potensi kerusakan reputasi organisasi yang tidak dapat diperbaiki. Oleh karena itu, salah satu langkah penting dalam mempersiapkan Arahan adalah menetapkan proses pelaporan internal untuk meminimalkan atau menghilangkan dampak atau risiko negatif.
Untuk mempersiapkan penerapan Arahan , penting untuk mengingat pertimbangan ini.
Saluran Pelaporan Internal
Proses pelaporan internal ini harus jelas dan mudah diikuti, dan harus menyediakan saluran komunikasi yang aman dan anonim. Saluran ini dapat mencakup saluran langsung telepon, kotak surat, atau sistem pelaporan digital.
Peraturan Setempat di Setiap Negara UE
Menurut Barbara Mangan, Manajer Audit & Kepatuhan Global di Globalization Partners, sangat penting untuk tetap mengetahui peraturan domestik di setiap negara UE karena otoritas setempat menentukan cara perusahaan harus menetapkan saluran pelaporan.
Di bawah ini adalah negara 17 bagian anggota 27 UE yang memiliki hukum yang sedang berjalan atau diselesaikan agar selaras dengan Arahan.
Standar ISO 37002
ISO 37002 adalah standar internasional yang memberikan panduan untuk menetapkan dan menerapkan sistem manajemen pengungkapan dugaan pelanggaran yang efisien berdasarkan prinsip kepercayaan, ketidakberpihakan, dan perlindungan — tiga faktor yang menentukan keberhasilan atau kegagalan saluran pelaporan internal.
Standar ini sangat selaras dengan Petunjuk sebagai bentuk panduan tambahan tentang cara agar berhasil mematuhi petunjuk baru.
Isi standar sangat dikondisikan oleh empat langkah yang ditetapkan untuk menangani keluhan: penerimaan, evaluasi, manajemen, dan kesimpulan. Langkah-langkah ini akan memengaruhi isi kebijakan internal (manajemen keluhan atau investigasi) di banyak organisasi.
Kewajiban uji tuntas
Ada kemungkinan bahwa Arahan akan membingkai kewajiban uji tuntas terkait dengan standar, seperti Prinsip Panduan PBB tentang Bisnis dan HAM. Oleh karena itu, perusahaan harus memantau setiap perkembangan terkait untuk menyediakan saluran untuk melaporkan pelanggaran hak asasi manusia.
Pemikiran akhir
Direktif Perlindungan Pengungkap Dugaan Pelanggaran Eropa akan mengubah cara organisasi menangani kepatuhan, dan dengan begitu banyak faktor yang harus dipantau, menavigasinya dapat menjadi rumit.
Hotline etika global Globalization Partners adalah fitur kepatuhan inti dari Global Employment Platform kami. Beberapa negara telah mengesahkan undang-undang yang mewajibkan perusahaan untuk memberikan cara rahasia kepada karyawan untuk melaporkan perilaku tidak etis serta perlindungan dari pembalasan dendam.
Dengan menetapkan saluran langsung etika global untuk semua anggota tim Anda pada Global Employment Platform kami, kami tetap jauh di depan persyaratan kepatuhan dan memastikan semua orang, di mana pun, memiliki akses ke alat bantu penting ini.
