Er zijn veel redenen waarom een wereldwijde expansie naar Duitsland een slimme zet kan zijn. Duitsland is goed voor een vijfde van het totale bruto binnenlands product van de Europese Unie, en het bevat de grootste consumentenmarkt in de EU. Als u personeel wilt inhuren voor een nieuw Duits filiaal of dochteronderneming, of zelfs alleen maar een paar Duitse werknemers op afstand wilt aannemen, dan zult u wat tijd moeten nemen om meer te weten te komen over de arbeidspraktijken en wettelijke voorschriften in Duitsland. We hebben enkele tips voor het inhuren van personeel in Duitsland om u te helpen.
Wat u moet weten voordat u in Duitsland personeel gaat inhuren
Voordat u begint met Duitse werknemers in te huren, moet u onderzoek doen naar het arbeidsrecht in Duitsland. Hier zijn een aantal belangrijke overwegingen om rekening mee te houden.
1. Wetten inzake vergoeding
In het verleden stond Duitsland toe dat particuliere groeperingen en vakbonden minimumlonen bepaalden, maar in 2014 stelde de Duitse regering haar allereerste minimumloon vast onder het Mindestlohngesetz, dat zich laat vertalen als de wet op het minimumloon. Het federale minimumloon is momenteel €9.35 per uur en dat bedrag zal in kleine stappen toenemen tot €10.45 per uurjuli 2022.
Hoewel er een wet is die beperkt hoeveel overuren een Duitse werknemer per week mag maken, is er geen wet die het betalen van overuren voorschrijft. Dit betekent dat werkgevers moeten bepalen hoeveel ze hun werknemers voor overwerk zullen betalen, en dit vervolgens in de arbeidsovereenkomst moeten opnemen. Een andere kwestie die aan de werkgevers wordt overgelaten zijn de bonussen. Er is geen wettelijk verplichte 13e-maandsbonus, maar sommige werkgevers kiezen ervoor hun werknemers een jaarlijkse bonus te geven.
2. Werktijden en vereist verlof
Er gelden specifieke wettelijke voorschriften voor de werkweek in Duitsland. De werkweek mag niet langer zijn dan 48 uren per week (6werkdagen/week), en de afzonderlijke werkdagen mogen niet langer zijn dan acht uur. Het loon voor overwerk is beperkt tot 12 uren per week. De meeste Duitsers werken 40 uren per week of minder. Duitsers hebben recht op negen feestdagen die verspreid over het kalenderjaar plaatsvinden. Afzonderlijke deelstaten in Duitsland kunnen zelf extra feestdagen hebben.
Werknemers hebben ook recht op betaald vakantie- en ziekteverlof. Het Bundesurlaubsgesetz, de Federale Vakantiewet, bepaalt dat werknemers 20 verlofdagen of 24 dagen krijgen als ze zes dagen per week werken in plaats van vijf. De meeste werkgevers bieden meer dan de vereiste hoeveelheid verlof. Werknemers moeten hun verlof binnen het kalenderjaar gebruiken en kunnen niet-gebruikt verlof niet overdragen, op enkele uitzonderingen na. Overdracht van niet-gebruikt verlof is alleen toegestaan om operationele redenen, en alleen met toestemming van de werkgever. Wanneer werknemers ziek worden, hebben ze wettelijk recht op zes weken betaald verlof per jaar, mits ze een doktersbriefje kunnen overleggen. Na deze periode kunnen werknemers een vergoeding krijgen via hun ziektekostenverzekering.
3. PAYE en sociale zekerheid
Duitsland gebruikt een pay as you earn (PAYE)-model, waarbij werkgevers de nodige inhoudingen moeten berekenen en die inhouden van de loonstrook van hun werknemers. Dit omvat inkomstenbelasting, waarvan het tarief van werknemer tot werknemer zal verschillen, en vier soorten verzekeringen die deel uitmaken van het Duitse socialezekerheidsstelsel. Deze verzekeringsbijdragen volgen bepaalde percentages, tot een vastgesteld maximum.
Pensioenverzekering en ziektekostenverzekering zijn de twee belangrijkste soorten verzekeringen waaraan de werknemers meebetalen. Werkgevers betalen een even grote bijdrage als de werknemers. Hetzelfde geldt voor de werkloosheidsverzekering en de verzekering voor verplegingszorg, die een veel kleiner percentage van de socialezekerheidsbijdragen uitmaken. Werkgevers hebben een vijfde soort verzekering om aan bij te dragen, waar werknemers niet in betalen: ongevallenverzekering. Uiteindelijk bestaat de bijdrage van de werkgevers voor sociale zekerheid uit een bedrag dat ongeveer gelijk is aan 20.7% van het salaris van een werknemer.
4. AUG-vergunningsvereisten
Werkgevers die met een professionele arbeidsorganisatie willen samenwerken, moeten zich ook bewust zijn van de vergunningsvereisten van het Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG), die in de wet op de uitzendbureaus zijn uiteengezet. Geactualiseerde regelgeving van 2017 bepaalt dat gedetacheerde werknemers standaard de werknemers van het eindbedrijf worden nadat ze 18 maanden aan hun projecten hebben gewerkt. Om dit scenario te vermijden, moet het geregistreerde bedrijf een AUG-vergunning hebben en moet het voldoen aan de vereisten om de werknemer in de salarisadministratie te houden.
Dit betekent dat het van cruciaal belang is dat bedrijven die een wereldwijde Employer of Record (EOR) zoeken om mee samen te werken in Duitsland, hun zoektocht beperken tot bedrijven die volledig voldoen aan de AUG-vergunningsvereisten. Globalization Partners heeft de vergunningen en deskundigheid om ervoor te zorgen dat werknemers niet per ongeluk van ons dienstverband naar dat van uw bedrijf gaan, waardoor u plotseling een wettelijke zakelijke aanwezigheid in Duitsland moet hebben.
De kosten van het inhuren van een werknemer in Duitsland
Wanneer u nieuwe werknemers in dienst neemt, is het belangrijk om rekening te houden met de kosten van het inhuren. Wanneer u in een nieuw land mensen inhuurt, brengt dit meestal meer kosten met zich mee dan wanneer u mensen in uw eigen land in dienst neemt. Uit een onderzoek bleek dat de gemiddelde inhuurkosten voor geschoolde werknemers in Duitsland €4,700 bedraagt, of meer dan acht weken salaris. Voor een bedrijf dat zich voor het eerst naar Duitsland uitbreidt kan dat bedrag gemakkelijk hoger liggen, tenzij u met een Employer of Record werkt. Enkele kosten waarvoor u moet budgetteren zijn onder andere:
- Belasting- en juridische diensten: Duitsland is een uitstekend land om naar uit te breiden vanwege de economische kansen daar, maar niet vanwege het gemak van zakendoen. Duitsland handhaaft strikte wetten waardoor het opzetten van uw bedrijf en het afhandelen van belastingen en salarisadministratie een ingewikkeld en langdurig proces zijn. Daarom moet u lokale experts op het gebied van fiscaal en arbeidsrecht inhuren die ervoor kunnen zorgen dat u in uw wervings- en arbeidsproces voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.
- Bedrijfsregistratie: Om een juridische zakelijke aanwezigheid in Duitsland te hebben, moet u de benodigde registratiekosten betalen om uw bedrijf op te richten.
- Vacatures: Het adverteren van uw vacature kan ook uw kosten verhogen, of u nu een advertentie in een krant publiceert of online plaatst. Het goede nieuws is dat er enkele online vacatureportals in Duitsland zijn waar u gratis een personeelsadvertentie kunt plaatsen.
- Wervingsbureau: Door samen te werken met een lokaal wervingsbureau in Duitsland kunt u sneller en eenvoudiger de beste kandidaten identificeren dan wanneer u het proces zelf zou afhandelen. Natuurlijk zal het inzetten van een wervingsbureau ook bijdragen aan uw inhuurkosten.
- Wervingscommissie: als u ervoor kiest om een interne wervingscommissie op te richten in plaats van samen te werken met een bureau, heeft u hier ook wat kosten. De werkuren die de wervingscommissie besteedt aan het produceren en publiceren van personeelsadvertenties, het voeren van sollicitatiegesprekken en meer, worden allemaal toegevoegd aan uw totale wervingskosten.
- Reiskosten: het uitbreiden van uw bedrijf en het inhuren van nieuwe werknemers in Duitsland kan ook enkele reiskosten met zich meebrengen, vooral als u persoonlijk gesprekken wilt voeren of als u van plan bent een officiële vestiging of dochteronderneming van uw bedrijf op te richten.
- Vertaaldiensten: Mogelijk moet u ook een vertaler inhuren om u te helpen juridische documenten in te vullen of te communiceren met sollicitanten.
- Juridische screenings: het is aan werkgevers om ervoor te zorgen dat ze alleen mensen aannemen die een wettelijk recht hebben om in Duitsland te werken. Dit betekent dat u het staatsburgerschap of werkvisum van een kandidaat moet controleren. Mogelijk moet u ook derden betalen om antecedentenonderzoeken uit te voeren. Houd er echter rekening mee dat de Duitse wetgeving antecedentenonderzoeken en persoonlijke vragen beperkt tot informatie die rechtstreeks relevant is voor de functie.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Duitsland?
Voordat u iemand in Duitsland kunt aannemen, hebt u een aantal fundamentele zaken nodig. De uitzondering is als u met een Employer of Record werkt, omdat zij al een bedrijfsentiteit hebben die wettelijk erkend is in het land en kan fungeren als de Employer of Record voor uw Duitse werknemers. Zonder EOR hebt u het volgende nodig:
- Juridische bedrijfsentiteit: Voordat u werknemers kunt inhuren, hebt u een juridische bedrijfsentiteit in Duitsland nodig. Voor de meeste buitenlandse bedrijven zijn de twee hoofdopties het oprichten van een dochteronderneming of een filiaal. Een dochteronderneming is onafhankelijker, terwijl een filiaal nauwer verbonden is met de moedermaatschappij.
- Belasting- en sociale zekerheidsregistraties: Om uzelf als bedrijf op te richten, krijgt u ook een werkgeversnummer, zodat u zich kunt registreren bij de sociale zekerheids- en belastingautoriteiten van het land. Dit proces kan een aantal weken duren, dus zorg ervoor dat u vroeg begint, zodat u op tijd klaar bent om de salarisadministratie voor uw nieuwe werknemers op te zetten.
- Duitse bankrekening: Het opzetten van een bankrekening in Duitsland is technisch gezien geen vereiste, maar het is een slimme stap omdat het dingen vereenvoudigt en de overheid een plek geeft om eventuele vergoedingen te verzenden waarop u mogelijk recht hebt.
- Licenties of vergunningen: Afhankelijk van de branche waarin u zich bevindt, moet u mogelijk ook gespecialiseerde licenties of vergunningen verkrijgen waarmee u werknemers kunt inhuren en uw bedrijf legaal kunt runnen.
Stappen voor het inhuren van personeel in Duitsland
Zoals we hebben gezien moet u verschillende taken voltooien voordat u met het wervingsproces begint. Zodra u klaar bent om personeel te gaan inhuren, doorloopt u enkele stappen om nieuwe werknemers te vinden en hen aan uw team toe te voegen. Hier zijn de belangrijkste stappen voor het inhuren in Duitsland.
1. Vacatures adverteren
Maak een personeelsadvertentie voor elke openstaande positie die u hebt. Laat de kandidaten weten welke kwaliteiten en kwalificaties u zoekt en geef zoveel mogelijk informatie over de taken van de functie, zonder in al te veel details te treden.
U moet werkzoekenden ook laten weten of u in Duitsland telewerkers inhuurt, of dat ze in een kantoor zullen werken. Als u Duitstaligen wilt inhuren die de moedertaal van uw bedrijf misschien niet machtig zijn, dan kunt u uw advertentie het beste in het Duits plaatsen. Dit kan betekenen dat u de hulp van een vertaler moet inroepen om uw advertenties vakkundig in het Duits te vertalen voordat u ze publiceert.
2. De best gekwalificeerde kandidaten vinden
Nadat de werkzoekenden hun sollicitatie hebben ingediend, kunt u beginnen met het evalueren van hun referenties en bepalen welke sollicitanten waarschijnlijk het beste bij uw bedrijf passen. Door de lijst van kandidaten te beperken voordat u met sollicitatiegesprekken begint, kunt u op een efficiëntere manier de ideale kandidaten vinden.
Ook hier hebt u wellicht de hulp van een vertaler nodig als de sollicitaties in het Duits zijn. Als u gewend bent om beknopte cv’s te zien, wees er dan op voorbereid dat Duitse sollicitanten uitgebreidere cv’s indienen, waarin weinig of niets van hun opleiding en arbeidsverleden wordt weggelaten.
3. Sollicitatiegesprekken voeren
Nu moet u contact opnemen met uw beste kandidaten om sollicitatiegesprekken te plannen. Als u telewerkers inhuurt, kunt u deze gesprekken misschien online of per telefoon voeren. Houd waar van toepassing rekening met het tijdsverschil. Duitsland valt onder Midden-Europese tijd, dus als uw kantoor bijvoorbeeld in Eastern Standard Time is gevestigd in de Verenigde Staten, zult u de sollicitatiegesprekken ‘s morgens moeten plannen, wat voor kandidaten in Duitsland laat in de middag is.
Bij alle sollicitatiegesprekken, of ze nu virtueel of persoonlijk zijn, moet u oppassen dat u geen inbreuk maakt op het recht op privacy van de kandidaten en geen vragen stelt die als discriminerend kunnen worden beschouwd, want de Duitse overheid neemt deze kwesties zeer serieus. Dit zijn onder meer vragen over gezinsplanning, politieke en godsdienstige overtuigingen en andere persoonlijke onderwerpen die niet direct met het werk te maken hebben.
4. Stuur contracten naar uw topkandidaten
Nadat u hebt bepaald wie u bij uw team wilt hebben, doet u een formeel aanbod van een baan en stelt u een contract op dat de kandidaat kan doornemen. Dit is een belangrijke stap in de wervingspraktijken in Duitsland, omdat arbeidsovereenkomsten verplicht zijn.
Uw contract moet betrekking hebben op aspecten van het dienstverband die nog niet wettelijk geregeld zijn. Wat is bijvoorbeeld uw beleid rond overwerk, en biedt u betaalde vakantiedagen of andere secundaire arbeidsvoorwaarden die verder gaan dan de minimumvereisten? U moet ook duidelijk aangeven wat er van werknemers in hun functie wordt verwacht en hoe de beëindiging van het dienstverband in zijn werk zou gaan.
5. Uw toekomstige aanwerving in dienst stellen
Nu kunt u uw nieuwe werknemers in dienst stellen, door hen al het vereiste papierwerk te laten invullen om hun PAYE-inhouding vast te stellen. Dit omvat ook al het interne papierwerk dat u voor nieuwe werknemers hebt, en alle trainingen die ze moeten volgen voordat ze aan hun nieuwe baan beginnen.
Als u samenwerkt met een Employer of Record zoals Globalization Partners, dan kunt u de teugels uit handen geven zodra u uw nieuwe werknemers hebt ingehuurd, en de professionele arbeidsorganisatie de indienststelling en alle andere kwesties van salarisadministratie, HR en naleving laten afhandelen.
Begin met het inhuren van werknemers in Duitsland met hulp van Globalization Partners
Als u meteen wilt beginnen met het inhuren van werknemers in Duitsland, overweeg dan om samen te werken met een wereldwijde Employer of Record. Globalization Partners kan fungeren als de Employer of Record voor uw Duitse werknemers, en alle technische aspecten van de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingen afhandelen, zodat u zich kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf. Uw Duitse werknemers zullen nog steeds voor u werken, maar wij zullen ervoor zorgen dat hun tewerkstelling voldoet aan alle wettelijke vereisten. Vraag een voorstel aan om meer te weten te komen over hoe Globalization Partners u kan helpen met uw wereldwijde expansie.
