Handleiding voor het inhuren van personeel in Duitsland

Duitsland heeft een sterke economie en een hooggekwalificeerd personeelsbestand, met name in de automobielindustrie en de techniek. De centrale ligging biedt de perfecte toegangspoort tot 's werelds grootste handelsblok: de EU.

Duitsland is de thuisbasis van de grootste consumentenmarkt in de EU, maar voordat u naar dit land uitbreidt, moet u inzicht hebben in contracten, belastingen, lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere arbeidswetten. Onze gids vertelt u alles wat u moet weten over het inhuren van personeel in Duitsland. 

Wat u moet weten voordat u in Duitsland personeel gaat inhuren

Als u uw bedrijf voor het eerst naar Duitsland uitbreidt, zijn er belangrijke wettelijke vereisten om op te letten. Deze normen en wetten beïnvloeden de wervingspraktijken in Duitsland en vele aspecten van de relatie tussen werkgever en werknemer, waaronder vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. 

G-P Gia™ , onze door AI aangedreven wereldwijde HR-agent, kan uw moeilijkste nalevingsvragen beantwoorden in 50 landen, waaronder Duitsland, en alle 50 Amerikaanse staten. Verminder uw afhankelijkheid van externe adviseurs en verminder de tijd en kosten van naleving met maximaal 95% met Gia.

Hier zijn vier dingen die u moet weten over het inhuren van personeel in Duitsland.

1. Compensatiewetten

Het minimumloon van Duitsland bedraagt vanaf 2025 januari EUR 12.82 per uur. Het tarief wordt periodiek herzien en aangepast door de Minimumlooncommissie. Bepaalde sectoren zoals bouw, zorg of schoonmaak kunnen hogere minimumlonen hebben die zijn vastgesteld in collectieve overeenkomsten.

De Wet Transparantie Beloning bevordert gelijke beloning voor gelijke of gelijkwaardige arbeid. Het is van toepassing op bedrijven met meer dan 200 werknemers. De wet geeft werknemers het recht om informatie op te vragen over looncriteria en mediaanloon voor vergelijkbare functies. Werkgevers moeten eventuele loonverschillen rechtvaardigen met objectieve, niet-discriminerende factoren. Gendergelijkheid is een wettelijke vereiste.

Werkgevers in Duitsland moeten gedurende ten minste twee jaar gedetailleerde gegevens bijhouden over werktijden en loonbetalingen. Niet-naleving van minimumloon- of documentatievereisten kan leiden tot boetes tot EUR 500,000, uitsluiting van overheidsopdrachten en reputatieschade. Het niet verstrekken van schriftelijke arbeidsvoorwaarden kan leiden tot boetes van EUR 2,000 per geval.

2. Werktijden en vakantiedagen

Er zijn negen feestdagen in Duitsland. Sommige staten kunnen extra feestdagen vieren. Werknemers krijgen ten minste 20 betaalde werkdagen jaarlijks verlof.

Overwerk wordt geregeld door de Arbeidstijdenwet (Arbeitszeitgesetz). De werkdag is acht uur. Betaling van overuren is niet wettelijk verplicht, maar wordt meestal geregeld door collectieve overeenkomsten of individuele contracten. 

Zwangerschapsverlof bedraagt 14 weken: zes weken voor de geboorte en acht weken erna. Na de bevalling kan het verlof oplopen tot 12 weken voor premature, meerlingen- of gehandicapte geboorten. Het moederschapsgeld wordt zowel door de werkgevers als door de wettelijke ziektekostenverzekering gedekt.

Er is geen vaderschapsverlof in Duitsland. Vaders kunnen ouderschapsverlof opnemen (Elternzeit). Dit is ook beschikbaar voor moeders. Ouderschapsverlof geeft maximaal drie jaar werkveilig verlof per ouder. Als ouders in aanmerking komen, kunnen ze gedurende deze periode een ouderschapstoelage (Elterngeld) ontvangen. Dit is een uitkering van de staat op basis van het vorige inkomen. Het wordt betaald voor 14 maanden als beide ouders het verlof opnemen, of 12 maanden als slechts één ouder dat doet.

3. BETALINGEN en sociale zekerheid

Volgens het Duitse pay-as-you-earn (PAYE)-systeem houden werkgevers inkomstenbelasting (Lohnsteuer), de solidariteitstoeslag (Solidaritätszuschlag) en, indien van toepassing, kerkbelasting (Kirchensteuer) in op het loon van werknemers. Het belastingbedrag is gebaseerd op de belastingklasse van de werknemer, het inkomensniveau en persoonlijke omstandigheden (bijv. burgerlijke staat, aantal kinderen).

Het Duitse socialezekerheidsstelsel is verplicht voor de meeste werknemers. De totale premie bedraagt ongeveer 40% van het brutosalaris, gelijk verdeeld over werkgevers en werknemers. Dit gaat naar ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering, verzekering voor langdurige zorg en ongevallenverzekering. 

4. AUG-licentievereisten

AUG-licenties verwijst naar de Duitse Employee Leasing Act. Deze wet regelt de tijdelijke levering van werknemers (bekend als arbeidslease of leasing van werknemers) van uitzendbureaus aan klantenbedrijven. Elk bedrijf dat werknemers aan andere bedrijven in Duitsland wil leveren, moet een AUG-licentie hebben van het Federaal Arbeidsbureau (Bundesagentur für Arbeit) voordat het bedrijf van start gaat. 

Werken zonder licentie is illegaal en onderhevig aan sancties. Bevoegde instanties moeten aan alle wettelijke vereisten voldoen. Dit omvat gelijke beloning en arbeidsvoorwaarden voor werknemers, goede arbeidsovereenkomsten en socialezekerheidsbijdragen. De initiële AUG-licentie wordt verleend voor één jaar. Als het agentschap naleving aantoont, kan het met maximaal drie jaar worden verlengd.

Employers of Record (EOR's) hebben een geldige AUG-licentie nodig om in Duitsland te kunnen opereren. G-P heeft de licenties en expertise om u te helpen werknemers snel en conform in Duitsland in te huren, in dienst te nemen en te beheren.

De beste wervingshubs in Duitsland

Sommige steden in Duitsland staan bekend om bepaalde industrieën. Als u weet wat elke stad te bieden heeft, kunt u uw wervingsinspanningen op de juiste plek richten en rollen sneller vervullen. 

De toptalenthubs in Duitsland zijn:

• Berlijn is een belangrijk centrum voor technologie, startups, creatieve industrieën en overheid. De stad staat bekend om zijn culturele scene. Het is betaalbaarder dan München of Frankfurt en trekt opkomende talenten uit het hele land.

• Frankfurt is de financiële hoofdstad van Duitsland. De stad is de thuisbasis van banken, verzekeringsmaatschappijen en internationale bedrijven. De Europese Centrale Bank, Deutsche Bank en Commerzbank bevinden zich hier. Frankfurt Airport is een belangrijk vervoersknooppunt.

• Hamburg is een centrum voor logistieke, media- en maritieme activiteiten. Het heeft een sterke industriële basis en is de op twee na grootste haven van Europa. Het luchtvaartbedrijf Airbus bevindt zich hier.

• Stuttgart staat bekend om zijn automobiel-, engineering- en geavanceerde productiesectoren. Hier vindt u enkele van de beroemdste technische en automerken van Duitsland, waaronder Bosch, Mercedes-Benz en Porsche.

• München is een hub voor de financiële, automobiel-, engineering- en technologiesector. BMW, Audi, Allianz en Siemens bevinden zich hier.

Belangrijke industrieën in Duitsland

Inzicht in de belangrijkste sectoren van Duitsland stelt u in staat om salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden te benchmarken. U kunt dit inzicht gebruiken om slimme keuzes te maken over waar u wilt investeren en uw personeelsbestand wilt laten groeien. 

De belangrijkste industrieën in Duitsland zijn:

• Automobiel: Duitsland is de thuisbasis van beroemde automerken zoals Volkswagen, Mercedes-Benz en BMW. Deze bedrijven creëren veel banen en investeren veel in onderzoek en ontwikkeling. Specialistisch talent omvat verschillende technische rollen, materiaalwetenschappers en serviceadviseurs.

• Chemisch en farmaceutisch: Duitsland is de op twee na grootste exporteur van chemische stoffen en heeft 16% marktaandeel in farmaceutische R&D. Specialistisch talent omvat R&D-wetenschappers, ingenieurs en specialisten op het gebied van kwaliteitsborging en kwaliteitscontrole.

• Financiën en bankieren: Frankfurt is het toonaangevende financiële centrum in Duitsland. Het is de thuisbasis van de Europese Centrale Bank, Deutsche Bank en vele andere internationale banken. Gespecialiseerd talent omvat fintech-specialisten, datawetenschappers en analisten, en risico- en nalevingsprofessionals.

• IT en telecommunicatie: de Duitse technologiesector is sterk in steden als Berlijn en München. Bedrijven zoals SAP, een van 's werelds grootste softwarebedrijven, hebben hun hoofdkantoor in Duitsland. Gespecialiseerd talent omvat softwareontwikkelaars, ingenieurs en cyberbeveiligingsprofessionals.

• Logistiek en transport: de centrale locatie van Duitsland maakt het een strategisch logistiek centrum. Grote bedrijven zoals DHL en Lufthansa Cargo opereren hier. Gespecialiseerd talent omvat supply chain-managers, logistieke analisten en managers, en specialisten op het gebied van naleving op maat en handel.

• Elektrotechniek en elektronica: Siemens en Bosch zijn belangrijke bedrijven op dit gebied. Ze leveren een reeks elektronische producten voor de energie-, gezondheidszorg- en automobielsector. Specialistisch talent omvat verschillende technische rollen.

De kosten van het inhuren van een werknemer in Duitsland

Of u nu één werknemer of een heel team in Duitsland inhuurt, onkosten zijn onvermijdelijk. Budget voor het volgende:

• Oprichten van een entiteit (tenzij u samenwerkt met een Employer of Record)

• vacatures adverteren;

• Verwijzingsbonussen betalen aan werknemers met connecties in Duitsland

• een interne wervingscommissie betalen;

• Reizen van en naar Duitsland, inclusief hotelovernachtingen, maaltijden en vervoer

• Samenwerken met een vertaler om documenten op te stellen of gesprekken te faciliteren (indien van toepassing)

• Een antecedentenonderzoek gebruiken voor het screenen van kandidaten

• Opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten, juridische beoordeling en overleg met HR en juridische experts

• Kosten voor het verstrekken van computers, telefoons en softwarelicenties

• Onkosten voor onboarding-materiaal en initiële training

• Wettelijke ongevallenverzekering (Berufsgenossenschaft) en eventuele extra aansprakelijkheid of bedrijfsverzekering

• Kosten voor het bijhouden van vereiste belasting- en loonadministratiegegevens en documentatie

Volgens G-P Verified-bronnen van Gia varieert het werkgeverslastpercentage in Duitsland, dat kosten omvat die bovenop de salarissen zijn geactiveerd, van 20–22% (exclusief ongevallenverzekering).  

Wat moet een bedrijf doen om werknemers in Duitsland in te huren?

Zorg ervoor dat u deze essentiële zaken behandelt voordat u uw team in Duitsland uitbreidt:

• Ontvang een fiscaal identificatienummer (Steuernummer).

• Laat u registreren voor de btw.

• Krijg een werkgeversidentificatienummer (Betriebsnummer).

• Meld u aan bij de Vereniging Aansprakelijkheidsverzekering Werkgever (Berufsgenossenschaft).

• Registreer werknemers voor sociale zekerheid.

• Informeer autoriteiten en houd dossiers bij.

Het oprichten van een dochteronderneming in Duitsland kan weken of maanden duren. Gebruik G-P EOR om fulltime werknemers in Duitsland in te huren zonder uw eigen entiteit op te richten. Bouw uw team op tegen lagere kosten en met de geruststelling dat u dit conform doet.

De stappen voor het inhuren van personeel in Duitsland

Het wervingsproces in Duitsland is vergelijkbaar met het proces dat u waarschijnlijk kent in uw eigen land. Het wervingsproces volgt vijf basisstappen: reclame maken voor de functie, sollicitaties evalueren, kandidaten interviewen, vacatures verzenden en nieuwe werknemers in dienst nemen.

1. Vacatures adverteren

Beschrijf duidelijk de functiebeschrijving, verantwoordelijkheden en kwalificaties. Zorg ervoor dat personeelsadvertenties voldoen aan antidiscriminatiewetten zoals de Algemene wet op gelijke behandeling. Gebruik neutrale, inclusieve taal en vermijd bewoordingen die sollicitanten direct of indirect uit beschermde groepen kunnen uitsluiten. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om “m/w/d” (man/vrouw/diverse) na functietitels te gebruiken om inclusiviteit aan te geven.

XING, Stepstone, Indeed, LinkedIn, Monster, Glassdoor en Zuhausejobs zijn populaire vacaturesites in Duitsland. U kunt vacatures ook plaatsen op het portaal van het Federaal Arbeidsbureau (Bundesagentur für Arbeit’s Jobbörse) om uw sollicitatiebereik te vergroten.

2. Toepassingen evalueren

Verzamel cv's en sollicitatieformulieren. Kandidaten screenen op basis van kwalificaties en ervaring om naleving van privacy- en antidiscriminatievoorschriften te garanderen. Bedrijven met meer dan 200 werknemers moeten op verzoek informatie verstrekken over salarisstructuren en regelmatig salarispraktijken beoordelen. De EU-richtlijn inzake betalingstransparantie, die Duitsland uiterlijk moet implementeren juni 2026, zal deze vereisten verder versterken.

3. Sollicitatiegesprek met kandidaten

Interview kandidaten die op uw shortlist staan. U kunt deze interviews persoonlijk of virtueel doen. Gebruik gestructureerde, niet-discriminerende interviewvragen. Gia kan u helpen bij het opstellen van vragen die voldoen aan de antidiscriminatiewetten in Duitsland, zodat u de beste match voor de functie kunt vinden en tegelijkertijd de lokale regelgeving kunt naleven.

4. Aanbod van een baan doen

Neem contact op met de door u gekozen kandidaat om hem/haar een functie bij uw bedrijf aan te bieden. Stel een schriftelijke arbeidsovereenkomst op die functietitel, taken, salaris, werkuren, opzegtermijnen en verwijzing naar collectieve overeenkomsten omvat. Beide partijen moeten het contract ondertekenen voordat het dienstverband begint.

5. Nieuwe werknemers in dienst stellen

Nu kunt u nieuwe werknemers in dienst stellen. Registreer de nieuwe werknemer voor sociale zekerheid en ontvang een belastingidentificatienummer. Breng het lokale belastingkantoor en de Employer’s Liability Insurance Association (Berufsgenossenschaft) op de hoogte.

Als u met een Employer of Record zoals G-P werkt, hoeft u zich geen zorgen te maken over de administratieve last van onboarding. We stroomlijnen het proces, zodat u zich kunt richten op het trainen van uw nieuwe medewerker en deze kunt integreren in uw bedrijfscultuur. 

Contractanten inhuren in Duitsland

Het werken met onafhankelijke aannemers in Duitsland kan een kosteneffectieve manier zijn om de markt te testen en een aanwezigheid op te bouwen zonder de inzet van fulltime werknemers. Aannemers in Duitsland begrijpen lokaal consumentengedrag, regels en zakelijke praktijken. Ze zijn klaar om snel te werken met hun eigen apparatuur en gevestigde werkprocessen. 

Met het inhuren van aannemers kun je je personeel eenvoudig aanpassen op basis van je zakelijke behoeften, zonder de complexiteit en kosten van werkgelegenheid. 

Voordat u een overeenkomst aangaat met een onafhankelijke aannemer in Duitsland, moet u het volgende overwegen:

1. Werknemers vs. onafhankelijke aannemers

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen werknemers en onafhankelijke aannemers. In Duitsland huren werkgevers werknemers in om werk te doen en betalen ze in ruil daarvoor een normaal salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Onafhankelijke aannemers leveren diensten. In tegenstelling tot werknemers stellen aannemers hun planningen op, gebruiken ze hun eigen apparatuur en werken ze aan specifieke projecten, in plaats van een doorlopende rol te hebben.

2. Sancties voor verkeerde classificatie

Iemand classificeren als aannemer als dat niet het geval is, kan leiden tot zware straffen. Als er een verkeerde classificatie optreedt, moet u:

• Betaal socialezekerheidsbijdragen aan werkgevers en werknemers tot vier jaar (of tot 30 jaar als de verkeerde classificatie opzettelijk was), plus rente.

• Administratieve boetes betalen. Deze kunnen tot vier keer de onbetaalde bijdragen bereiken. Ernstige, opzettelijke overtredingen kunnen worden beboet tot 10M EUR.

• Gezichtsgevangenis tot vijf jaar (of 10 jaar in ernstige gevallen) voor opzettelijke verkeerde classificatie.

3. Hoe u aannemers in Duitsland betaalt

G-P Contractor™ neemt het rommelige, tijdrovende proces van het inhuren en betalen van internationale aannemers weg. Je kunt met slechts een paar klikken contracten creëren en uitgeven en aannemers betalen, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor een conform proces.

Werknemers en aannemers inhuren in Duitsland met G-P

Onze SaaS- en AI-aangedreven producten – Employer of Record, Contractor en Gia – ondersteunen bedrijven bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams. 

G-P is de erkende leider in wereldwijde werkgelegenheid met meer dan tien jaar ervaring, het grootste team van HR-, juridische en nalevingsexperts en een wereldwijde bedrijfseigen kennisbank.

Maak uw uitbreiding naar Duitsland eenvoudiger met G-P. Neem contact met ons op of boek vandaag nog een demo .