隨著公司希望適應疫情後的世界並滿足遠端團隊不斷變化的需求，投資最佳工具至關重要。 這將確保公司保持清晰的溝通，並鼓勵緊密的合作，這對留住和吸引尋求積極的員工體驗的頂尖人才至關重要。
雖然技術使以前在辦公室工作的員工能夠在任何地方執行相同的工作，但生產力提高，並非所有遠端工作工具都一樣。 我們來看看一些重要的數位工具，幫助您的遠端工作人員和團隊蓬勃發展。
遠端工作的最大挑戰是什麼？
遠端團隊面臨的挑戰之一就是保持聯繫。 為了解決這個問題，公司必須找到並使用最佳工具，盡可能無縫地進行遠端工作整合。 然而，遠端工作導致軟體服務飽和。 所以，您需要哪些工具，讓您的遠端團隊可以在全球各地工作時蓬勃發展？ 我們要求 Globalization Partners （G-P ） 的專家、資訊科技副總裁 Stephen McCormack 與我們討論關於連接和授權遠端團隊的首選。
他在下方強調一些一流的遠端工具，從招聘到入職，再到視訊會議。
在 G-P 的經驗中，招募的最佳工具是什麼？
Stephen：在談論遠端工具時，即使在員工到職前，確認其影響和實用性也很重要。
- Anaplan：例如，我們使用 Anaplan 來提供資料導向的自動化預測，讓我們可以準確地為我們的招募需求編列預算。
- 溫室： 溫室是一種遠端工具，允許我們記錄面試流程，並追蹤候選人從頭到尾的旅程。 我們的招聘經理和人才招聘合作夥伴使用它來完成每個相關角色，並在面試階段前篩選候選人。 一旦進行面試，回饋將在溫室中處理，與空缺職位相關的所有適當內部各方均可看到。
- Crosschq： Crosschq 用於決定候選人時，需要檢查成功受訪者的推薦人。 Crosschq 是線上工具的絕佳範例，取代了傳統的電話會議，以取得有關候選人的相關意見回饋。 它允許裁判花時間提供意見，並按照自己的節奏和時間表進行，使他們的回饋更加準確和有價值。
- DocuSign ：DocuSign 是值得在招聘流程中提及的最終遠端工具。 一旦提出並接受錄用信，合約即會核發給準員工。 DocuSign 讓選定的候選人能夠遠端簽署其合約，按一下按鈕即可將其交還給招聘經理。
哪種類型的技術有助於遠端入職？
Stephen：建立任何遠端團隊的重要一環，就是擁有有效的學習管理系統。 在 G-P ，我們使用 Lessonly。
作為遠端公司，所有新員工通常從其家庭辦公室開始在 G-P 工作。 因此，Lessonly 在幫助理解以下方面發揮著關鍵作用：
- 公司整體
- 他們的相關部門
- 公司政策與程序
- 組織圖
- 此外，所有運作中的各種遠端工具
少一點是成功引導員工的關鍵。 相關經理和人力資源人員與新員工密切合作，在 G-P 新職業生涯的前兩週安排每個 Lessonly 培訓單元。
哪些數位工具有助於進行遠端績效評估？
Stephen： 在管理遠端團隊時，必須擁有一個工具，為員工提供定期、結構化的主管存取權限。 15Five 讓員工每週提供其活動的最新消息，並強調他們計劃在未來七天內達成的目標。 此外，他們可以追蹤自己在個人、部門和公司目標方面的進度。
再次強調，在像 G-P 這樣的遠端第一家公司中，一個類似工具15Five是最佳方式保持人際連結的首要範例，無論是在指揮鏈上還是下。 當然，經理也應每週至少舉行一次1:1會議，並向團隊提供最新消息。
但工作總是如此忙碌，時間往往會飛而來。 會15Five促進通常在一週結束時的自動反思期，讓我們可以考慮我們的目標，以及我們如何在下週與他們會面。 顯然，這非常重要。
財務管理的工具呢？
Stephen： 今年 7 月，我們在 G-P 推出 Workday。 Workday 是我們主要的人力資本管理和財務系統組合。 這是我們有效的企業資源規劃工具。
我們之前有幾個獨立的應用程式執行這些任務。 自部署 Workday 以來，我們已將所有這些資源整合在一個傘下。
簡而言之，Workday 是員工假期、支出、薪資和各種 HR 資訊的記錄來源。 它也是記錄的財務來源，在每年每個月製作我們的財務帳冊上佔有一席之地。
視訊會議的最佳工具是什麼？
Stephen： G-P 使用 Zoom 進行視訊會議。 它在內部和外部合作夥伴中使用。 我們使用 Zoom 進行所有會議、重大活動、網路研討會等，而且始終證明它獲得重大成功。
遠端團隊的最佳溝通工具是什麼？
Stephen：關於即時通訊，Slack 是 G-P 同事最喜歡的協作工具。 根據我們的經驗，Slack 對於個人與團隊之間的合作活動表現優異。 Slack 有各種合作和溝通機會，從一般管道到特定專案管道，再到團隊管道，再到同事之間的個別直接訊息。
什麼最適合文件和檔案儲存？
Stephen：我們使用許多工具來儲存結構化檔案，從 Confluence、SharePoint 到 OneDrive。 SharePoint 和 OneDrive 是 Microsoft 365套裝產品的一部分，而且幾乎不需要介紹。
Confluence 是 Atlassian 產品系列的一部分。 我們使用 G-P 中的 Confluence 作為臨時文件論壇，根據特定團隊的要求，該論壇非常靈活。
G-P 使用哪些遠端工具進行網路安全？
Stephen： 我在 G-P 的主要任務之一是管理資訊安全。 作為遠端公司，在這方面帶來了挑戰。
當您的員工在辦公室時，您在資訊安全方面擁有許多控制權。 但從遠端的角度來看，我們的網路實際上是1,300每位員工的家。 因此，這可能是一個具有挑戰性的環境，以確保我們的使用者和系統從資訊安全的角度來看是安全的。 為達成此目標，我們部署了數種遠端工具，可提醒我們任何潛在問題，並允許我們在需要時做出相應且精確的反應。 其中包括 Barracuda、 Inky、Crowdstrike 和 Netskope。
除了保護我們安全的遠端工具套件之外，教育使用者也很重要。 我們進行內部網路釣魚練習，為我們的員工開發網路安全領域的成熟度。 我們透過定期在 Lessonly 和透過 提供的培訓計畫來建立意識Knowbe4。
駭客可以一起運作，因此為了抵消這一點，公司的員工也必須一起合作，這需要一個網路才能擊敗網路。
立即建立全球遠端團隊
建立遠端團隊時，可能很難確保每個人都保持聯繫。 但是，當您實施最佳的溝通和數位工具時，您可以確保有穩固的基礎。 當提供正確的工具一起工作時，遠端團隊比公司內部員工提高了生產力，這增加了公司的成功旅程。
如需其他提示和策略，請下載我們的電子書，建立遠端全球團隊的完整指南，以瞭解：
- 如何找到最優秀的國際人才。
- 如何建立有效的遠端管理系統。
- 如何透過建立能讓公司遠端成長的穩固工作文化來提高生產力。
檢查清單
- 遠端團隊面臨的挑戰之一就是保持聯繫。
- 為了解決這個問題，公司必須找到並使用最佳工具，盡可能無縫地進行遠端工作整合。
