وفقًا لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي، يمكن تنفيذ 37 نسبة الوظائف عن بُعد تمامًا. والآن، 63 من المتوقع أن تتحول نسبة الشركات إلى العمل عن بُعد في المستقبل القريب. مع تزايد شعبية العمل خارج المكتب بشكل مطرد، لا عجب في أن تنتقل العديد من الشركات إلى نماذج العمل عن بُعد.
وعلى الرغم من أن الانتقال إلى العمل عن بُعد قد نتج عنه نتائج إيجابية للشركات على مستوى العالم، إلا أنه يتم تنفيذ هذا التغيير بنجاح أكثر من إخراج الموظفين من المكتب. يتطلب الانتقال من المنزل إلى العمل إعدادًا مكثفًا، ويدعو إلى وضع سياسات للعمل عن بُعد، واستراتيجيات للاحتفاظ بالموظفين، وبرامج تدريبية، وغير ذلك الكثير.
ليس بالضرورة أن يكون التحول إلى العمل عن بُعد أمرًا صعبًا. من خلال هذا الدليل الشامل، ستتعلم كيفية تكييف شركتك بسرعة مع ظروف العمل عن بُعد.
لماذا التحول إلى العمل عن بُعد الآن؟
أدت بداية العقد الجديد إلى تحول غير مسبوق في كيفية عمل الشركات، وقد أثبتت السنوات الأخيرة أنها ذات قيمة خاصة لتعزيز الانتقال إلى العمل عن بُعد. في عام 2020، عمِلَ حوالي 71 في المائة من الموظفين من المنزل. من خلال هذا التحول السريع، تعلمت الشركات وموظفوها ما ينجح وما لا ينجح في عالم العمل عن بُعد.
على الرغم من أن "العمل عن بُعد" يرتبط على نطاق واسع بالعمل من المنزل، إلا أنه يمتد إلى ما بعد ذلك. وقد أظهرت الدراسات أن 22 نسبة العمال الذين انتقلوا إلى مدن مختلفة أثناء العمل في نفس الشركة، في حين أن 17 نسبة العمال الذين انتقلوا أو يخططون للانتقال إلى بلد مختلف للعمل في نفس المؤسسة. يتيح التحول إلى العمل عن بُعد للشركات إمكانية تعيين موظفين في جميع أنحاء البلاد وحتى في جميع أنحاء العالم.
تشمل الرؤى الأخرى التي اكتسبتها الشركات من الانتقال الأخير إلى العمل عن بُعد وجهات نظر حول بيئة المكتب. تشير إحصائيات العمل عن بُعد إلى أن 65 نسبة العمال قالوا إنهم لا يحتاجون إلى بيئة مكتبية للحفاظ على الإنتاجية - بل على العكس تمامًا. ذكر خمسة وسبعون في المائة من الأفراد الذين يعملون من المنزل أنهم يفعلون ذلك نظرًا لوجود عوامل تشتيت أقل مما هو عليه في المكتب.
مزايا التحول إلى العمل عن بُعد
سواء كنت تسعى للانتقال من العمل إلى المنزل كخيار أو ضرورة، فهناك العديد من الجوانب للاحتفال بها. أثبت الانتقال إلى العمل عن بُعد أنه مفيد لكل من أصحاب العمل والعاملين لديهم، مما أدى إلى نتائج أكبر للشركات ككل.
1. التوازن بين العمل والحياة
عند سؤالهم عن جوانب وظائفهم التي تسهم في الحصول على تجربة عمل إيجابية، أدرجت 50 النسبة المئوية للعمال عن بُعد التوازن الجيد بين العمل والحياة كعامل أساسي.
يُظهر العمال الذين يتمتعون بتوازن جيد بين العمل والحياة قدرًا أكبر من الصحة والعافية، ومستوى أعلى من الرضا الوظيفي، ومهارات تنظيمية أكبر، وإنجازات أهداف أفضل، وسعادة أسرية أفضل. وهذا يعني تحسين أداء العمل وتقليل معدل الدوران وتقليل حالات التأخير والغياب لدى أصحاب العمل.
2. الإنتاجية
تُظهر الدراسات أن ما يصل إلى 40 بالمائة من العمال عن بُعد أكثر إنتاجية من أولئك الموجودين في المكتب. وترجع هذه الإنتاجية المتزايدة إلى قلة عوامل التشتيت، وزيادة الراحة، وعدم وجود ضغوط مرتبطة بالتنقل. وتؤدي معدلات الإنتاجية الأعلى إلى زيادة إنتاجية الشركات، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاج الاقتصادي لنفس مقدار العمل.
3. مساحة مكتبية
نظرًا للزيادة في العمل عن بُعد، من المرجح أن يحتاج المسؤولون التنفيذيون إلى مساحة مكتبية أقل في السنوات القادمة ويمكنهم دمج مساحة المكتب في موقع أعمال رئيسي واحد. ويمكن لهذه النفقات العقارية المخفضة أن توفر على المؤسسات متوسط دولار أمريكي 11,000 لكل عامل نصف سنوي.
4. الوصول إلى المواهب
يسعى الأفراد للحصول على مزايا مثل التوازن بين العمل والحياة، والرضا الوظيفي، والمرونة عند البحث عن الوظيفة المثالية. ونظرًا لأن العمل من المنزل أثبت قدرته على تحقيق هذه الفوائد، فمن المرجح أن تستقطب الشركات التي توفر فرص عمل عن بُعد أفضل المواهب وتحتفظ بها أكثر من الشركات التي لا توفر ذلك.
الاستعداد لتحديات العمل عن بُعد
على الرغم من أن الشركات التي تنتقل إلى العمل عن بُعد يمكن أن تتوقع أن ترى العديد من المزايا، إلا أنها على الأرجح لن تكون خالية من التحديات. في حين أن مواجهة العقبات في بداية التغيير الكبير أمر طبيعي تمامًا، من المهم معرفة العوائق المحتملة التي يجب الانتباه إليها قبل السعي وراء فرص العمل من المنزل.
تشمل بعض التحديات الأكثر شيوعًا للانتقال إلى العمل عن بُعد ما يلي:
- ثقة صاحب العمل: نظرًا لأن العمل عن بُعد يزيل عنصر التفاعل وجهًا لوجه، فإن بعض المشرفين يقلقون من أن الموظفين لن يعملوا بجد كما يفعلون في المكتب.
- إدارة المعلومات: يواجه بعض العمال عن بُعد صعوبة في تحديد مكان المعلومات والوصول إلى إجابات على أسئلتهم خارج المكتب.
- التواصل: من الشائع أن يكافح الموظفون عن بُعد للتواصل مع المديرين وزملاء العمل عند العمل من المنزل. حتى أن بعض العمال يشعرون أن مديريهم عن بُعد لا يفهمون احتياجاتهم أو يقدمون الدعم أو المساعدة اللازمة لإنجاز المهمة.
- إلغاء مشاركة الموظفين: قد يكون من السهل على الموظفين أن يتعرّضوا لعوامل تشتيت في المنزل لم يكونوا ليتعرّضوا لها في مكان العمل، مثل متطلبات المنزل والأسرة. يمكن أن تتسبب هذه الانقطاعات في عدم ارتباط الأفراد بعملهم.
- الاختلافات الجغرافية: أحد أكبر تحديات العمل عن بُعد للشركات العالمية هو العمل عبر مناطق زمنية مختلفة. إن وجود موظفين في مكان دولي يمكن أن يجعل الجدولة والتعاون أكثر صعوبة.
أهمية سياسة العمل عن بُعد
سياسة العمل عن بُعد هي مجموعة من المبادئ التوجيهية للموظفين المصممة لتسهيل عملية العمل من المنزل لتعزيز الإنتاجية والمشاركة بشكل أفضل. توفر سياسة العمل عن بُعد المفصلة والمباشرة للعمال فهمًا أوضح لتوقعات شركتك للعمل من المنزل مع تبسيط التواصل وتحسين عملية التأهيل وجذب أفضل المواهب.
يجب أن تتضمن كل سياسة عمل عن بُعد المعلومات التالية للحصول على أفضل النتائج:
1. توقعات الأداء
من الضروري أن يعرف موظفوك ما تتوقعه منهم من حيث أدائهم وإنتاجيتهم وجودة عملهم. عندما يعرف الأفراد كيف تخطط لقياس النتائج في المستقبل، فمن المرجح أن يلتزموا بتوقعات الأداء.
يمكنك استكمال فهم موظفيك لسياسة الشركة من خلال تزويدهم بالأدوات والموارد التي سيحتاجونها للنجاح، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بساعات العمل ومتطلبات المخرجات.
2. وضوح الاتصال
نظرًا لأن العمل عن بُعد يمكن أن يشوش خطوط الاتصال، يجب أن تحدد سياستك كيف يمكن للموظفين التواصل مع بعضهم البعض للحصول على أفضل النتائج. وصف كيفية عقد الاجتماعات عن بُعد والمنصات التي سيستخدمونها للمشاركة.
يمكنك أيضًا شرح أي أدوات اتصال متاحة لموظفيك وتقديم نموذج اتصال طارئ في حالة انقطاع التيار الكهربائي والصعوبات الفنية.
3. استخدام المعدات
يجب أن تتعمق سياسة العمل عن بُعد في أنواع المعدات التي تستخدمها شركتك، والأجهزة المطلوبة لأي دور، وما إذا كنت ستقدم هذه الأدوات للموظفين. إذا اضطر عمالك لشراء المعدات بأنفسهم، فهل سترد لهم شركتك أموال المشتريات؟
تأكد أيضًا من شرح كيفية استخدام كل نوع من أنواع المعدات وتضمين أي موارد قد تساعد في فهمها.
4. حقوق الموظفين
يجب إبلاغ موظفيك بحقوقهم عند العمل لدى شركتك عن بُعد. على سبيل المثال، يجب أن تفصل سياسة العمل عن بُعد الوقت الذي يجب على الموظفين فيه تسجيل الدخول إلى العمل، وعدد ساعات استراحة الوجبات المخصصة لهم، وكيفية طلب أيام إجازة. ويجب أن يقضي تحديد هذه الحقوق على الارتباك ومنع سوء الفهم.
5. إدارة الرواتب
من المرجح أن تكون الرواتب أحد الجوانب الرئيسية للوظيفة التي سيتساءل عنها موظفوك. يجب أن تشرح سياسة العمل عن بُعد مَن الذي يتعامل مع كشوف الرواتب - سواءً كانت شركتك أو صاحب العمل المسجل (EOR) - تكرار الدفع ومبلغ الدفع. يمكنك أيضًا تضمين معلومات حول الشخص الذي يجب الاتصال به إذا كان لدى العمال أسئلة تتعلق بالرواتب.
كيفية إكمال الانتقال إلى العمل عن بُعد
قبل أن تتمكن شركتك من التحول بالكامل إلى العمل عن بُعد، هناك خطوات ستحتاج إلى اتخاذها لضمان الانتقال الناجح.
1. إخطار موظفيك
قبل الانتقال إلى العمل عن بُعد، أول شيء يجب عليك فعله هو إخطار موظفيك بأن التغيير يحدث. أخبرهم متى سيحدث المفتاح وكيف يمكنهم الاستعداد له. حدد ما إذا كان العمال سيكونون بعيدين تمامًا أو إذا كانت لديهم فرص للعمل داخل المكتب وخارجه واشرح كيف سيعمل أي من الموقفين.
امنح موظفيك الفرصة لطرح أي أسئلة لديهم حول الهيكل الجديد. توفير الوصول إلى سياسة العمل عن بُعد الجديدة والموارد الأخرى التي سيحتاجونها لتسهيل الانتقال.
2. تدريب الموظفين عن بُعد على التدابير الأمنية
مع التحول إلى العمل عن بُعد، تصبح هناك حاجة أكبر إلى أمن البيانات. قلل المخاطر من خلال تعليم موظفيك التدابير التي يجب اتخاذها عند العمل من المنزل وكيفية تحديد التهديدات الإلكترونية والتخفيف منها.
فكر في تنفيذ الموضوعات التالية في تدريب الأمن السيبراني الخاص بك للعمال عن بُعد:
- الخروقات الأمنية: يمكنك تسليح موظفيك ضد الخروقات الأمنية من خلال تعليمهم التعرف على التهديدات، مثل البرامج الضارة والتصيد الاحتيالي وهجمات كلمات المرور وما يجب القيام به عند مواجهة اختراق أمني.
- الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات: يجب أن تمتثل شركتك للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وهي معيار يتطلب من المؤسسات العاملة في الاتحاد الأوروبي تبني سياسات وإجراءات وممارسات جديدة للحفاظ على أمن البيانات الشخصية والشفافية والمساءلة.
- المصادقة ثنائية العوامل: تدريب الموظفين على استخدام المصادقة ثنائية العوامل (2FA)، وهي طبقة إضافية من الأمان للتحقق من أن الشخص الذي يحاول الوصول إلى حساب عبر الإنترنت هو من يقولون إنه من خلال مطالبتهم بتقديم قسمين من المعلومات المحددة للهوية.
- الشبكات الخاصة الافتراضية: تنشئ الشبكات الخاصة الافتراضية (VPN) اتصال إنترنت مشفرًا بين جهاز وشبكة تؤمن البيانات الحساسة للنقل الآمن. علّم موظفيك إعداد VPN واستخدامه لحماية معلومات الشركة.
- التخزين السحابي الآمن: هناك طريقة أخرى يمكن للعاملين عن بُعد من خلالها الحفاظ على أمان البيانات وهي استخدام التخزين السحابي على أجهزة عملهم.
3. حافظ على تحديث التكنولوجيا
أحد الجوانب الرئيسية لنجاح العمل عن بُعد هو كفاءة التكنولوجيا. لضمان عدم تعرض الموظفين لمشكلات تكنولوجية أثناء العمل، تحقق من أنك تزودهم بأحدث التقنيات، مثل:
- الأدوات المستندة إلى السحابة
- تطبيقات الأعمال
- برامج مؤتمرات الفيديو
- أدوات إدارة المشروع
- حلول النسخ الاحتياطي للبيانات واستردادها
- برامج الإلحاق الافتراضية
- برنامج تتبع الوقت
4. التواصل بانفتاح وفعالية
عندما تتمكن الشركات وموظفيها من التواصل بنجاح، يمكنك دعم فريقك بشكل أفضل مع الحفاظ على ثقافة الشركة الإيجابية. تسهيل التواصل الفعال عن بُعد من خلال جدولة عمليات تسجيل دخول افتراضية دورية مع موظفيك للتواصل معهم بشكل فردي حول كيفية سير تجربتهم. من المفيد أيضًا تنظيم اجتماعات جماعية منتظمة لإبلاغ العمال بما يحدث في الشركة على المستوى التنظيمي.
لضمان عدم شعور العمال بالعزلة في المنزل، قد ترغب حتى في تنظيم أنشطة افتراضية على مستوى الشركة للحفاظ على تواصل الموظفين مع بعضهم البعض.
5. كن أفضل قائد يمكنك أن تكون
عند نقل شركتك إلى العمل عن بُعد، من الضروري أن تصبح قائدًا لفريقك. بغض النظر عن عدد الأدوات والسياسات والموارد التي تقدمها للموظفين، لا يمكنك تعزيز بيئة عمل إيجابية عن بُعد دون تقديم الدعم والقيادة التي يحتاجونها للنجاح. القليل من التعاطف والتفاؤل يقطع شوطًا طويلاً في مساعدة العمال على الشعور بالتقدير والتحقق.
يمكنك أن تُظهر لفريقك اهتمامك برأيهم عن طريق إرسال استبيان يطرح فيه على الموظفين أسئلة حول ما يشعرون به في حياتهم اليومية، والتحديات التي يواجهونها، وما يمكنك القيام به لجعل تجارب عملهم عن بُعد أفضل.
تقديم امتيازات للعمال عن بُعد
لضمان نجاح انتقالك إلى العمل عن بُعد على المدى الطويل، حاول تنفيذ استراتيجيات للاحتفاظ بالموظفين. عندما تقدم امتيازات للعاملين عن بُعد، فإنك تنشئ علاقة عمل مفيدة بين الإدارة والموظفين. إن الاحتفاظ بالعمال من خلال استثمار الوقت والموارد فيهم يؤدي إلى تقليل النفقات وتحسين التعاون وزيادة الإنتاجية والمكاسب التنافسية.
تشمل بعض المزايا العديدة التي يمكنك مكافأتها لموظفيك لتعزيز الاحتفاظ بالموظفين ما يلي:
- خلق بيئة مرنة: يُقدّر العديد من الأفراد المرونة في جداول عملهم، حيث 72 يذكر النسبة المئوية من الموظفين أنهم سيفكرون في ترك وظائفهم إذا لم يكن ذلك الشخص الحالي يوفر مرونة في الجدول.
- تقديم مزايا تنافسية: من المرجح أن تحتفظ بها الشركات التي تقدم تعويضًا تنافسيًا لموظفيها على المدى الطويل. تشمل أنواع المزايا التي يمكنك تقديمها خصومات الموظفين، والإجازات المدفوعة، والرعاية الصحية، ومدخرات التقاعد.
- إرسال الهدايا: اتخذ خطوات إضافية لإظهار تقديرك لموظفيك عن طريق إرسال الهدايا أحيانًا إلى منازلهم، مثل بطاقات الهدايا أو الطعام أو الزهور أو سلال الهدايا.
- توفير منحة للإعداد عن بُعد: عندما يعمل الموظفون من المنزل، لا يكون لديهم رفاهية وجود موارد مكتبية تحت تصرفهم، مثل المكاتب والكراسي وشبكة الواي فاي وغيرها من اللوازم المكتبية. بدلاً من مطالبتهم بدفع ثمن هذه المواد بأنفسهم، قدم لهم منحة يمكنهم استخدامها لشراء هذه الأساسيات لبيئة عملهم المنزلية.
- تقديم برامج التطوير المهني: من المرجح أن يبقى العمال مع شركة تستثمر في تطويرهم المهني من خلال برامج مثل الندوات التدريبية وفعاليات التواصل والتوجيه والمشاريع الخاصة. تحافظ هذه الأنواع من الفرص على شعور الموظفين بالتحفيز وتتطلع إلى النمو والتطور.
الانتقال إلى العمل عن بُعد مع Globalization Partners
ابدأ التحول إلى العمل عن بُعد من خلال بناء فريقك عن بُعد مع Globalization Partners نحن منصة Global Employment Platform مخصصة لمساعدة الشركات على توظيف أعضاء الفريق الجدد وتأهيلهم في جميع أنحاء العالم. كل ما عليك فعله هو العثور على مرشحيك المثاليين، وسنتعامل مع كل شيء بدءًا من الرواتب والمزايا إلى الإقرارات الضريبية والامتثال. نحن نتحمل المسؤولية أثناء عمل موظفيك من أجلك.
ابدأ مع فريقك عن بُعد من خلال عرض كتابنا الإلكتروني، "الدليل الكامل لبناء فريق عالمي عن بُعد"، أو اتصل بنا للحصول على مزيد من المعلومات.
