9 استراتيجيات لتعزيز الاتصال للفرق عن بُعد

أصبح العمل عن بُعد ممارسة قياسية، مما يمكّن الفرق من التعاون عبر الحدود. ومع ذلك، فإن أحد أكبر التحديات التي تواجهها الفرق النائية هو ضمان التواصل الفعال بين الثقافات والمناطق الزمنية وحتى اللغات المختلفة.

يمكن أن يساعد تقديم فرص للتعاون العالمي الشركات على الاحتفاظ بأفضل المواهب. لكن أولاً، تحتاج فرق الموارد البشرية إلى خطة لعب. مع أفضل صاحب عمل مسجل (EOR) - واستراتيجية تواصل جيدة - يمكنك تقديم تجربة متصلة وداعمة لجميع الموظفين العالميين. دعونا نستكشف الاستراتيجيات الرئيسية لتحسين التواصل بين العمال عن بُعد اليوم.

لماذا تُعد استراتيجيات التواصل للفرق أمرًا بالغ الأهمية في الإعدادات عن بُعد؟

مع تبني العديد من الشركات لنماذج عمل هجينة وترتيبات مرنة، من الآمن القول بأن العمل عن بُعد موجود للبقاء. ومع استمرار تطور مشهد العمل، يمكن أن يجعل هذا التحول نحو الفرق المشتتة من بناء روابط ذات مغزى أكثر صعوبة.

وفقًا لدراسة أجرتها مجلة فوربس مؤخرًا، يقول 53% من العمال عن بُعد إنه من الصعب الشعور بالتواصل مع زملائهم في العمل. ولهذا السبب، فإن التواصل السلس مع الفريق أمر ضروري لمعنويات الموظفين ونجاح الأعمال.

دعونا نستكشف بعض الطرق الرئيسية التي يمكن من خلالها للتواصل بفعالية تعزيز الأداء للفرق البعيدة.

• يحسن الإحساس بالمجتمع. يُعد بناء اتصال قوي مع أعضاء الفريق أمرًا أساسيًا لبناء مجتمع قوي. يشجع أساس التواصل القوي التعاون وبناء الفريق والثقة العامة في شركتك.
• يحافظ على مشاركة الموظفين. يدعي ما يصل إلى 85% من الموظفين أنهم الأكثر تحفيزًا عند اطلاعهم بانتظام على أخبار الشركة ومعلوماتها. يمكن أن يؤدي تشجيع التواصل المفتوح إلى جعل أعضاء الفريق يشعرون براحة أكبر لمشاركة الأفكار والآراء.
• يقلل من معدل الدوران. كما أن تنفيذ حوار مفتوح ضمن ثقافة عمل مرنة يمكن أن يساعد أيضًا في تقليل معدل الدوران. وفي النهاية، فإن الموظفين الذين يشعرون بأنهم جزء من الفريق هم أكثر عرضة بنسبة 54% للبقاء مع صاحب العمل الحالي.
• يعزز الابتكار. يمكن أن يزيد التعاون في مكان العمل الابتكار بنسبة 15%. يساعد التواصل الواضح على الحد من أي سوء فهم غير ضروري ذهابًا وإيابًا.
• يعزز التواصل بين الثقافات. وفقًا لتقرير النمو العالمي لعام 2023 الصادر عن G-P، يقول القادة إن الحفاظ على ثقافة الشركة عبر المناطق يمثل عائقًا كبيرًا أمام بناء فرق عالمية. يُعد التواصل القوي بين جميع الموظفين العالميين، بما في ذلك 1099 عاملاً وأعضاء الفريق عن بُعد، أمرًا أساسيًا لإنشاء فرق ناجحة.

ما هي أفضل ممارسات التواصل للفرق البعيدة؟

مع استمرار عامل واحد من كل خمسة عمال في الولايات المتحدة في العمل عن بُعد بعد الجائحة، هناك شيء واحد واضح: نحن نرى محورًا كبيرًا في ثقافة الشركات وتوقعات الموظفين. مع استمرار الشركات والموظفين في التنقل في هذا التحول بعيدًا عن التفاعلات وجهًا لوجه بشكل صارم، من الضروري تكييف أساليب التواصل ومواءمتها.

لنستكشف بعض استراتيجيات الاتصالات الرئيسية للفرق البعيدة.

1. بناء قنوات اتصال مركزية.

تتمثل الخطوة الأولى في بناء فرق ناجحة عن بُعد في تحديد القنوات التي تعمل بشكل أفضل للموظفين المشتتين. يمكن أن تساعد الأدوات التي تبسط التواصل الكتابي أعضاء الفريق على الاستجابة الفورية للرسائل والطلبات.

توفر المنصات مثل Slack وMicrosoft Teams وDiscord مزايا اتصال تفوق بكثير إمكانيات البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، يمكن للموظفين الذين يستخدمون Slack إرسال رسائل فورية ومشاركة المستندات بالإضافة إلى دمج حلول إدارة علاقات العملاء وإدارة المشروعات.

2. وضع توقعات واضحة ووضع معايير.

كن منفتحًا وضع توقعات واضحة لتزويد الموظفين عن بُعد بفهم واضح لأدوارهم ومسؤولياتهم. سيساعد ذلك على تعزيز المساءلة ومواءمة الجهود نحو تحقيق الأهداف التنظيمية. وفي النهاية، يقدر 44% من الموظفين و35% من المسؤولين التنفيذيين الشفافية.

حدد أهداف الفريق والمواعيد النهائية والأدوار لضمان وجود الجميع في نفس الصفحة أثناء العمل عن بُعد. إعداد طرق اتصال واضحة للموظفين عن بُعد. على الرغم من أن خطة التعاون الخاصة بك قد تتغير حسب الفريق، تأكد من خلق بيئة يشعر فيها الجميع بالاستماع.

3. إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة.

نظرًا لشهرة مكالمات الفيديو الجماعية، انخفضت المقابلات الفردية في إعدادات العمل عن بُعد. اعقد اجتماعات يومية أو أسبوعية أو حتى نصف أسبوعية للفريق لمناقشة التقدم المحرز ومعالجة أي عقبات محددة في المشروع وإبقاء الجميع على اطلاع.

تختلف الشخصيات عندما يتعلق الأمر بالمشاركة في الجلسات الجماعية: بعض أعضاء الفريق أكثر حماسًا للتحدث، ومشاركة المشكلات التي يواجهونها، وطلب الدعم، بينما يكون الآخرون أكثر تحفظًا.

في هذه الحالات، يُعد التعاطف أمرًا أساسيًا للتأكد من منح الجميع الفرصة للتعبير عن أنفسهم. حدد موعدًا لاجتماع قصير ودوري فردي لتسهيل انفتاح جميع أنواع الشخصية دون خوف من الحكم.

4. انتبه جيدًا للفروق الدقيقة بين الثقافات.

إذا كنت تعمل عبر الحدود، فمن المحتمل أن يكون لديك فريق متنوع ثقافيًا. الفريق الدولي هو أحد الأصول لأي شركة. تأكد من تسليط الضوء على جميع الفروق الثقافية الدقيقة لفريقك واحترامها.

وفقًا لتقرير النمو العالمي لعام 2023 الصادر عن G-P، يقدر 51% من الموظفين و36% من المسؤولين التنفيذيين التواصل بين الثقافات. تساعد استراتيجية التواصل الشاملة على منع سوء الفهم، وضمان التوافق مع الأولويات والأهداف، وتعزيز الشفافية، وبناء الثقة، وخلق ثقافة تنظيمية أكثر تماسكًا.

بالإضافة إلى ذلك، لا تنسَ التفكير في كيفية اختلاف التواصل الشفهي عبر المناطق. تكون بعض الثقافات أكثر مباشرة وصراحة، بينما تكون الثقافات الأخرى أكثر تحفظًا.

5. ضع المعايير والقوانين المحلية في الاعتبار.

عند بناء فرق عالمية، انتبه جيدًا لقوانين ومعايير التوظيف المحلية. يُشير القادة العالميون إلى أن قوانين التوظيف (47%) واللوائح الضريبية (47%) تمثل أهم العوائق التي تحول دون التوظيف الدولي.

في كثير من الحالات، قد يكون لفرقك العالمية عطلات إلزامية مختلفة عن فرقك المحلية. تأكد من البحث في الاستحقاقات الخاصة بكل بلد للحفاظ على الامتثال. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فإن الحل الأفضل في فئته لصاحب العمل المسجل (EOR) يمكن أن يساعد شركتك على التعامل مع قوانين التوظيف المحلية والإجازات الإلزامية والامتثال للحد من المخاطر.

6. تحديد أولويات وقت التعاون الافتراضي.

في حين أن أدوات التواصل غير المتزامن لا تقدر بثمن للتعاون بين الفرق، كن حذرًا من الاعتماد فقط على هذا النوع من التواصل. وفي النهاية، أفاد ما يصل إلى 69% من العاملين عن بُعد بزيادة الإرهاق الناتج عن أدوات الاتصال الرقمية مثل تطبيقات المراسلة.

من الضروري جدولة الوقت بفعالية لفرقك عن بُعد للتعاون افتراضيًا في الوقت الفعلي. يمكن أن تساعد أدوات مؤتمرات الفيديو في بناء علاقة وتعزيز الروابط بين أعضاء الفريق. تُعد مؤتمرات الفيديو وسيلة رئيسية لاختيار الفرق الدولية التي تسمح لزملائها برؤية بعضهم البعض، وقراءة لغة الجسد، والتواصل خارج البريد الإلكتروني البسيط.

7. انتبه للمناطق الزمنية.

يمكن أن يمثل العمل عبر المناطق الزمنية مع تسهيل التعاون في الوقت الفعلي تحديًا للفرق البعيدة. ضع في اعتبارك الاختلافات الزمنية عند جدولة الاجتماعات أو إرسال الرسائل إلى أعضاء الفريق عن بُعد.

كيف يمكن للمديرين بناء بيئة عمل تعاونية دون جدولة اجتماعات يومية؟ انتبه جيدًا لاجتماع الإيقاع. إلى أقصى حد ممكن، قم بجدولة الاجتماعات التي لا تتطلب من أعضاء الفريق عن بُعد العمل بعد ساعات عملهم العادية. تأكد من وضع جدول أعمال محدد للاجتماع، بما في ذلك نقاط الأولوية الرئيسية لجميع الفرق.

8. قيّم عمليتك بانتظام.

على الرغم من أنك قد بذلت بالفعل جهدًا لإنشاء عمليات تواصل قوية، إلا أنه من الضروري تقييم مدى نجاح العملية بانتظام. التعقيبات ضرورية للنمو والتحسين. تحديد مواعيد لجلسات ملاحظات منتظمة لمناقشة الأداء وتقديم (وتلقي) النقد البناء ومعالجة أي مشكلات في العملية.

يمكن أن تساعد هذه الشفافية أعضاء الفريق على فهم نقاط القوة لديهم، ومجالات التحسين لدى الشركة. تأكد من تسهيل التعقيبات مجهولة الهوية والمنتظمة والبناءة لمساعدة فرقك على التحسين والنمو بشكل احترافي.

9. تشجيع تجارب بناء الفريق لتعزيز الثقة.

احرص دائمًا على تشجيع التواصل غير الرسمي بين أعضاء الفريق إلى جانب أي مناقشات متعلقة بالعمل. يمكن أن تساعد نقاط الاتصال غير الرسمية هذه في بناء العلاقات وتعزيز الروح المعنوية وحتى تعزيز الشعور بالصداقة داخل الفريق. ابدأ هذه المحادثات بتنظيم تجارب بناء الفريق، مثل: كاسحات الجليد الافتراضية، أو الألعاب التافهة، أو أنشطة المبرد المائي.

يُعد التواصل الفعّال بين الفرق أمرًا أساسيًا لبناء قوة عاملة ناجحة عن بُعد. ومن خلال تنفيذ أفضل الممارسات هذه، يمكن للفرق البعيدة تعزيز التعاون والإنتاجية والأداء العام.

بناء فرق عالمية بسرعة وامتثال مع EOR.

سواء كنت تقوم بإنماء فريقك لاستكشاف مصادر جديدة للإيرادات أو نقل المواهب لبناء حضور محلي، فإن إدارة الفروق الدقيقة في التوظيف العالمي يمكن أن تكون مربكة.

لحسن الحظ، ليس عليك القيام بذلك بمفردك. مع وجود EOR موثوق مثل G-P، يمكنك تعيين وتأهيل وإدارة الفرق العالمية في أكثر من 180 دولة - دون إنشاء كيانات جديدة. تعمل منتجات التوظيف العالمية وحلول EOR لدينا على تبسيط دورة حياة الموظف بالكامل وتبسيطها.

دعنا نتعامل مع الجزء الصعب، حتى تتمكن من التركيز على ضمان التواصل الفعال والثقافة الإيجابية لفرقك البعيدة.