المفتاح للتأكد أن العمل عن بُعد سيُصبح إضافة قيّمة لشركتك هو أن يكون لديك سياسة عمل عن بُعد واضحة ومُفصّلة. هذا الأمر ضروري أيضًا لتحسين الإنتاجية ولنجاح فريقك بشكلٍ عام.
بغض النظر عمّا إذا كانتْ الحالة الراهنة للعالم قد أجبرتْ شركتك على العمل عن بُعد؛ فإن حيازتك لسياسة عمل عن بُعد جاهزة للتطبيق سيُعزِّز من قدرة شركتك على التعامل مع التغيُّرات، وسيُعزِّز من قُدرتها على التكيّف.
من المهم معرفة أن العمل عن بُعد ليس مجرد مفهوم ظهر خلال فترة انتشار الوباء العالمي - فلقد كان العمل عن بُعد معروفًا من قبل ذلك الحين، وسيظل شائعًا ومُستخدمًا من قِبل الشركات في المستقبل.
أظهرتْ بيانات مكتب تعداد الولايات المتحدة الأمريكية و مكتب إحصائيات العمل أنه من سنة 2017 إلى 2018، 4.7 مليون شخص، والذين يُمثِّلون 3.4 في المئة من القوة العاملة في الولايات المتحدة الأمريكية، كانوا يعملون عن بُعد. وتلك الإحصاءات تُظهِر زيادة قدرُها 1 في المئة، أو 800,000 شخصًا عن 2015.
وفقًا لمؤسسة تحليلات أماكن العمل العالمية (GWA) فإنه بين 2005 و 2018 زادتْ نسبة الموظفين العاملين عن بُعد زيادة قدرُها 173 في المئة. كما وجدتْ مؤسسة تحليلات أماكن العمل العالمية (GWA) أيضًا أنه على صعيد عالمي، حتى قبل الوباء العالمي، “أظهرتْ الإحصاءات بشكلٍ متكرر أن 80% من الموظفين يرغبون في العمل من المنزل لفترة ما على الأقل.”
تمنح سياسة العمل عن بُعد موظفيك فهمًا واضحًا لتوقعات شركتك فيما يتعلق بالعمال عن بُعد. سيساعدك وضع السياسة الخاصة بك على ترسيخ المبادئ التوجيهية ، وتحويل فرقك عن بُعد وجذب المواهب.
ما هي سياسة العمل عن بُعد؟
سياسة العمل عن بُعد هي مجموعة من الإرشادات للموظفين الذين يعملون من المنزل، أو من مواقع خارج مقر الشركة.
يتمثل الغرض من سياسة العمل عن بُعد في إدارة توقعات الموظفين منذ البداية وتسهيل تعزيز المشاركة والإنتاجية.
[تغريدة bctt="سياسة العمل عن بُعد هي مجموعة من الإرشادات للموظفين الذين يعملون من المنزل أو مواقع خارج المكتب." اسم المستخدم="غلوبالبو"]
ما المعلومات التي يجب تضمينها في سياسة العمل عن بُعد؟
وفقًا لموقع التوظيف Betterteam؛ فإن سياسة العمل عن بُعد يجب أن تحتوي على المعلومات التالية:
- الأهلية
هل يمكن للجميع في شركتك العمل من المنزل؟ بضع فِرق وحسب؟ من الضروري تحديد الأقسام، أو الفِرق، أو أنواع الموظفين المسموح لهم بالعمل من المنزل، ووتيرة السماح لهم بذلك. من المتوقع أن تزيد نسبة العمل من المنزل بمعدل 8% من الوقت الحالي وحتى 2025. عند قيامك بتحديد سياسة العمل من المنزل الخاصة بك؛ يجب أن تأخذ في اعتبارك أي الوظائف التي يجب أن تكون في مقر الشركة فقط. كُن مستعدًا لتقديم أمثلة على سياسة العمل عن بُعد عندما يُطلب منك ذلك. - القواعد وسياسة الشركة
لا يعفي العمل من المنزل أي شخص، بغض النظر عن منصبه أو مسؤوليته، من اتباع نفس القواعد والسياسات التي سيلتزم بها في المكتب. من المهم تذكير الموظفين بأنه يجب عليهم الالتزام بتعليمات كُتيّب الموظف، حتى عندما يعملون عن بُعد. يجب أن تُطبّق كل قواعد وسياسات الشركة مثل الإجازات المرضية، وأيام العطلة، عند العمل عن بُعد. قد لا يتطلّب الأمر تقديم نسخة جديدة من كُتيب تعليمات الموظف؛ ولكنه جزء لا غنى عنه من بناء وثيقة سياسة العمل من المنزل. - التوقعات
سيشرح هذا القسم ما تريده من موظفيك فيما يتعلق بالأداء والجودة والإنتاجية والنتائج. يجب عليك أن تشرح الأدوات والموارد التي ستُوفِّرها لمساعدتهم على الالتزام بمعايير الشركة. يجب أن يتضمّن ساعات العمل والتوقعات من حيث الأداء. قد يتطلّب الأمر بعض المرونة، وكذلك الاعتدال في توقُّعاتك حتى يتكيّف الموظفون الذين اعتادوا العمل من مقر الشركة على العمل من المنزل. - التواصل
وضّح كيف يجب على الموظفين التواصل. اشرح أي الأدوات ستكون مُتوفِّرة للاتصال، وكيف يجب عليهم استخدامها. اشرح بالتفصيل كيف ستُجرى الاجتماعات، وعلى أي المنصات سيتم إجراؤها. يمكنك أيضًا في هذه المرحلة أن تشرح ما إذا كنتَ ستستخدم اتصالًا متزامنًا أو اتصال غير متزامن. يجب على الموظفين أيضًا أن يُقدِّموا نموذج اتصال للطوارئ في حال واجهوا صعوبات تقنية، أو انقطاع للكهرباء، أو غيرها من الظروف القهرية.
- الأمن
تأكد من أن موظفيك يفهمون مدى جدية تعامل شركتك مع الأمن السيبراني. تُظهِر التقارير أن اختراقات البيانات تُكلِّف الولايات المتحدة الأمريكية ما يقرُب من 3.92 مليون دولارًا سنويًا. حيث أن العمل سيكون عن بُعد؛ فإن المعلومات والبيانات سيتم مشاركتها عبر شبكة الإنترنت. يجب على موظفيك أن يعلمُوا أن البيانات الخاصة بهم ستكون في أمان، وأن يتعلّموا كيفية التعامُل مع المواد الحسّاسة والسريّة. اشرح الخطوات التي ستقوم بها لضمان تأمين المعلومات المحمية، بدايةً من استخدام الشبكات الافتراضية الخاصة (VPN)، مرورًا بالشبكات الآمنة، ووصولًا إلى كلمات العبور القوية، والمصادقة ذات العامليْن لتسجيل الدخول. اشرح ما إذا كان باستطاعة موظفيك استخدام أجهزتهم الخاصة للعمل من المنزل، أو ما إذا كان يجب عليهم استخدام الأجهزة الخاصة بالشركة. - التأمين والمسؤولية
ماذا يحدث إذا عانى موظفوك من حادث أثناء العمل عن بُعد؟ تحتاج أن تعرف، وهم كذلك. كيف تتم المطالبة بالتأمين، ومن يكون مسؤولًا بموجب سياسات العمل عن بُعد؟ كيف تتعامل مع مسؤولية الإثبات عندما يتم كل شيء عن بُعد؟ سيحتاج الموظفون الذين يتعرّضون لإصابة أثناء عملهم عن بُعد أن يُثبتوا تعرُّضهم للإصابة خلال ساعات العمل وأثناء قيامهم بما كان مُسنَد إليهم من واجبات. حدِّد الخطوات التي يجب عليهم اتّباعها، والشخص الذي يجب عليهم الاتصال به.
علاوةً على تلك المعلومات؛ قد تحتاج شركتك أيضًا إلى التعامُل مع أمور مثل:
- حقوق الموظفين
هي طريقة رائعة لضمان أن الموظفين السعيدين يحددون بوضوح أوقات الراحة، وساعات تناول الطعام، وعملية طلب أيام إجازة، وما إلى ذلك. يجب على الأفراد أن يُدرِكوا حقوقهم، سواء كموظفين، أو كعاملين عن بُعد، ومواضع الفروق بين النوعيْن. - مهمة الشركة ورؤيتها
حتى العمل من المنزل، وفريقك والعمل الذي يقومون به لا يزال يمثل شركتك. قد يكون موظفوك على عِلم بالفعل بمهمة شركتك ورؤيتها، ولكن قد يكون ذلك أيضًا شيئًا قد تم إغفاله أثناء خضوعهم لتدريب الانضمام إلى الشركة. سيكون أمرًا جيدًا تذكيرهم بأهداف الشركة وأخذ الوقت الكافي لتكييف هذا البيان مع نموذج العمل عن بُعد. - حل النزاعات
عندما لا يتفاعل الأشخاص وجهًا لوجه، يمكن تقليل النزاعات بسبب تقليل الاحتكاك. من ناحية أخرى، تصعب المسافات على الناس قراءة بعضهم البعض، ممّا يخلق مجموعة جديدة من التحديات. أبلغَ ما يزيد عن 80 بالمائة من الأخصائيّين، الذين يعملون عن بُعد، عن نوع من الصراعات في مكان العمل قد يُؤثِّر على ممارساتهم اليومية. دَع موظفيك يعرفون إلى من يمكنهم التحدث إليه وكيف ينبغي أن يُتابعوا العمل عند ظهور النزاعات. تتمثل ميزة حل النزاعات بين الموظفين العاملين عن بُعد في أنه من الأسهل الفصل بين الأطراف المتنازعة دون الإضرار بديناميكية العمل. - المعدات
اشرح المعدات المطلوبة لكل دور وما إذا كانت الشركة ستوفر هذه الأدوات. هل سيُعوَّضُ أموال الموظفين مقابل المشتريات، أم يجب عليهم الانتظار لاستلام معداتهم قبل بدء العمل؟ عند بناء سياسة العمل عن بُعد، قد تكون بعض المرونة ضرورية إذا واجه فريقك صعوبات فنية. قد يكون لدى فريق متخصص في تكنولوجيا المعلومات إجابات على ذلك، ولكن من الصعب تبين تفاصيل المشكلات عن بُعد.
كيف يمكنك وضع سياسة عمل عن بُعد مُفصّلة حسب احتياجات شركتك؟
تختلف كل شركة عن غيرها، ولا يوجد حل واحد يناسب الجميع. لتصميم سياسة للعمل عن بُعد مناسبة لك، عليك مُراعاة النقاط الرئيسية التالية:
1. أهداف الشركة
سيساعد وضع سياسة تعكس مهمة شركتك ورؤيتها على إضافة التفرد والتميز إلى نهج العمل عن بُعد. يمكنك اغتنام هذه الفرصة لتذكير الموظفين بما يعملون من أجله والتوسُّع في كيفية الوصول إلى هذه الأهداف كشركة يعمل موظفيها عن بُعد.
2. ثقافة شركتك
خُذ الوقت الكافي لضمان انعكاس ثقافتك في سياسة العمل عن بُعد، وتأكّد من أن الموظفين يمكنهم معايشة الثقافة، حتى أثناء العمل عن بُعد. يمكن أن تساعد المنافع مثل الفعاليات عبر الإنترنت، وخوض الألعاب، وتقديم المشورة، وما إلى ذلك في تحسين الراحة لموظفيك عامة وإضافة قيمة لثقافتك.
3. المرونة
يسير هذا جنبًا إلى جنب مع ثقافة شركتك. حدِّد مدى المرونة التي تريد أن تتصف بها باستخدام أمور مثل، ساعات العمل والإجازات مدفوعة الأجر. من الأسهل صياغة سياسة العمل عن بُعد إذا كنت قد قرّرتَ بالفعل مدى المرونة التي تريد منحها لموظفيك. ضَع في اعتبارك أن الموظفين الذين يعملون عن بُعد قد يجدون صعوبة في بناء توازن صحي بين العمل والحياة والحفاظ على هذا التوازن. ضَع في اعتبارك هذه الحقيقة عندما تقرر مستوى المرونة الذي ترغب في تقديمه للفرق التي تعمل عن بُعد.
4. اعرف فريقك
أنت الشخص الذي يعرف الظروف التي يعمل فيها فريقك بأفضل أداء والموارد التي يحتاجون إليها لتحقيق أهدافهم. تأكّد من وضع ذلك في الاعتبار أثناء صياغة سياستك واطلُب من المديرين الحصول على معلومات حول فرقهم. يُصبح هذا مهمًا بشكل خاص إذا كنت تضم موظفين جُدد، نظرًا للحجر الصحي، وعمليات الإغلاق، والمساحات المكتبية المغلقة، حيث لم تكن لديك الفرصة للقاء بشكل شخصي. قد يكون من الصعب التعرُّف حقًا على شخص ما إذا كانت تعاملاتك معه فقط من خلال الرسائل النصية والبريد الإلكتروني.
يعمل كل فريق بشكلٍ مختلف، فإن الحصول على تفاصيل سير العمل والأداء من جميع المديرين سيساعد في صياغة سياسة تناسب كل موظف.
ما منافع وجود سياسة للعمل عن بُعد؟
وفقًا لتقرير صادر عن Upwork، تعمل أكثر من 57 بالمئة من الشركات في الولايات المتحدة بدون صياغة سياسة للعمل عن بُعد. قبل الجائحة، لم تكُن هذه الأمور ضرورية حقًا — 6 بالمائة فقط من الموظفين يعملون بالكامل من المنزل، وما يزيد عن 75 بالمائة لم يكُن لديهم الخيار مُطلقًا. ومع ذلك، فالحقيقة هي أن سياسة العمل عن بُعد يمكن أن تساعد شركتك فقط.
لنُراجع بعضًا من الميزات أدناه.
الوضوح
يمكن أن يؤدي عدم تقديم التوجيه المناسب بشأن كيفية متابعة العمليات والمشاريع اليومية إلى الإضرار بمعنويات الموظفين — فلا أحد يريد أن يطلب باستمرار التعليمات وينتظر الردود. عندما يكون موظفوك واضحين بشأن سياسة العمل عن بُعد، يُصبح من الأسهل حل المشاكل، من كيفية استخدام منصات اتصال معينة إلى تجاوز العقبات أثناء المشاريع. سيساعد الوضوح موظفيك على التركيز والأداء بشكلٍ أفضل؛ فالأمر بسيط للغاية.
التواصل المبسط
تتكيّف الشركات التي تتبنّى المبادئ التوجيهية للاتصال عن بعد وتنمو بوتيرة أسرع. التواصُل هو الخطوة الأولى نحو النجاح في كل جانب من جوانب عملك، وفي حالة التوقف عن التواصُل، يمكن أن يؤدي هذا إلى مشكلات كبيرة.
أفضل طريقة لخلق الإدماج وتعزيز أداء الموظفين في عالم الأعمال عن بُعد هو جعل الجميع يشعُرون أنهم جزء لا يتجزأ من النظام. يمكن تحقيق ذلك من خلال تزويد الموظفين بأفضل الأدوات والمبادئ التوجيهية للتواصُل بفاعلية وباحترام.
يقول بول بورين، نائب الرئيس لشركة Sage People، لموظفيه أن "الاتصال ثنائي الاتجاه المنتظم، والمستهدف، والفعال، والشخصي ضروري حتى تتمكّن المؤسسات من إبقاء الموظفين على اطلاع دائم. بهذه الطريقة، سيعرفون ما يجري، وسيتمكّنون من طرح الأسئلة أو تقديم الملاحظات في الوقت الفعلي".
عندما تُمكّن موظفيك من العمل من أي مكان مع تطبيق استراتيجيات تواصل فعالة، فأنت بذلك تُقلّل من العوائق التي تواجه مؤسستك وتضمن قدرة شركتك على التغلب على التحديات المستقبلية.
[تغريدة bctt="وفقًا لتقرير صادر عن Upwork، فإن أكثر من 57 بالمائة من الشركات في الولايات المتحدة تعمل بدون سياسة عمل عن بُعد." اسم المستخدم="غلوبالبايو"]
التحسُّن في المرونة وزيادة الإنتاجية
وفقًا لاستطلاع عالمي أجرته International Workspace Group (IWG)، فإن 85 بالمئة من الموظفين عن بُعد يقولون إن السياسات المرنة عن بُعد قد زادتْ من إنتاجيتهم الإجمالية.
كما ذكرنا سابقًا، إذا كان موظفوك يفهمون قواعد شركتك المتعلقة بالمرونة باستخدام عوامل مثل جداول العمل والإجازات المدفوعة، فسيكون أداؤهم أفضل. على سبيل المثال، سيتمكّن الآباء العاملون الذين يتحلُّون بفهم جيد لسياسات العمل عن بعد لشركتهم من التخطيط ليومهم بضغط أقل، ممّا يعني موظفين أكثر سعادة وإنتاجية.
مشاركة أفضل للموظفين
يُظهِر وجود سياسة العمل عن بُعد لموظفيك أنك ملتزم بخلق بيئة عمل أفضل. عندما يرى الموظفون هذا، فمن المرجح أن يتبادلوا الخضوع لهذا الالتزام، ويكافحوا لتحقيق ذلك كل يوم.
غالبًا ما تتجاهل الشركات أهمية مشاركة الموظفين. اختيار تعزيز المشاركة يعني تقليل معدل دوران الموظفين، ممّا يُترجم إلى نفقات أقل على المدى الطويل.
وجدتْ دراسة أجرتها USI Insurance Services أن دوران الموظفين يُكلِّف ستة إلى تسعة أشهر في المتوسط. في كل مرة تستبدل الشركة موظفًا يكسبها 60,000 دولار أمريكي سنويًا، على سبيل المثال، قد تُنفٍق ما بين 30,000 و 45,000 دولار أمريكي في التوظيف والتدريب.
تحسُّن في عملية ضم الموظفين
في عالم الأعمال المُعتمِد في الأساس على العمل عن بُعد، أصبحتْ عملية ضم الموظفين جزءًا مهمًا — وأكثر تحديًا — من دورة حياة الموظف. يجب أن يكون لديك إطار عمل قوي ملائم لإعداد موظفيك عن بُعد لتحقيق النجاح، كما أن صياغة سياسة العمل عن بُعد سيجعل إنشاء هذا الإطار أكثر بساطة.
وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM)، فالمؤسسات التي تكون عمليات ضم الموظفين فيها ضعيفة، فإنها تُوظِّف الموظفين ليتركوها مبكرًا.
تقول "آمي هيرش روبنسن"، وهي رئيسة شركة الاستشارات "The Interchange Group" في لوس آنجلس، مخاطبةً جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM): "لحظة الانضمام إلى العمل هي لحظة سحرية، ففيها يُقرِّر الموظفون الجُدد ما إذا كانوا سيظلّون مشاركين، أو سيتخلّون عن المشاركة." بالرغم من أن هذا قد يُمثِّل تحديًا في بيئة نائية، إلا أنه أكثر أهمية بدون أي تفاعل شخصي لاستكماله.
جذب أفضل المواهب العالمية
يُعد وجود سياسة للعمل عن بُعد علامة على التزام شركة جادة تجاه موظفيها. تصنع هذه التفاصيل فارقًا كبيرا عند تطلُّع أفضل المواهب إلى الانضمام إلى شركتك.
قد يكون الموهوبون الدوليون حذِرون من الشركات العالمية التي يعمل موظفوها عن بُعدلأن حياتهم المهنية ونجاحهم يعتمدان على ما إذا كانت شركتك لديها نهج مُنظّم ورسمي للعمل عن بعد.
تُعد صياغة سياسة العمل عن بُعد مجرد خطوة واحدة من الخطوات نحو توظيف موظفين دوليّين بنجاح والنمو عالميًا. يمكن أن يُتيح لك النهج الصحيح للعمل عن بُعد إنشاء مؤسسة واثقة وذات سُمعة طيبة بلا حدود.
هل يمكن لسياسة العمل عن بُعد أن تساعد شركتك على النمو عالميًا؟
الإجابة المُختصرة هي نعم. اليوم، تستفيد العديد من الشركات من عالمنا الذي يعمل فيه الموظفون عن بُعد تمامًا عن طريق تعيين موظفين دوليّين، حتى فيما يتعلق بالوظائف المحلية. لا تنظُر إلى سياسة العمل عن بُعد على أنها شيء يساعدك على تجاوز الجائحة، بل على أنها مُخطّط لمستقبل شركتك.
قد يكون إنشاء إطار عمل للعاملين عن بُعد هو الخطوة الأولى نحو منظمة أكثر مرونة وقابلية للتكيف حيث يمكن تسيير الأعمال من أي مكان في العالم، بغض النظر عن اختلافات المنطقة الزمنية.
ما أفضل طريقة لبناء شركة تعمل عن بُعد ممتثلة للقوانين واللوائح؟
لا تزال العديد من الشركات ترى التوسع العالمي كسلسلة من العقبات التي تنطوي على التسجيل لدى السلطات المحلية، وإنشاء كيان قانوني دولي، والتعامل مع الامتثال العالمي. ومع ذلك، هناك حلول يمكن أن تعزز النمو العالمي عن بُعد وتبسط العملية، مثل صاحب العمل المسجل (EOR).
لقد ابتُكر نموذج المؤسسة التي تُدير شؤون الموظفين لمساعدة الشركات مثل شركتك على النمو عالميًا من خلال إزالة التحدّيات التي تقف بين إمكاناتك المحلية والعالمية. وتتمتّع هذه المؤسسة بكيانات عالمية تتعامل مع كشوف الرواتب، والضرائب، والميزات، والموارد البشرية 100 على نحو توافُقي.
أنت تحتفظ بالتحكم الكامل في الإدارة أثناء التوظيف في أي مكان في العالم، بسرعة وسهولة. تعرف على المزيد حول كيفية مساعدة EOR لشركتك في أن تصبح شركة عالمية نائية.
