يريد الأشخاص المشغولون تعليمات سهلة - ويريدك المديرون التنفيذيون المشغولون تنفيذ مشاريعك مع تزويدهم بتحديثات وتعليمات موجزة عما هو مطلوب من فرقهم. يحتاج متخصصو الموارد البشرية الذين يبدأون في إدارة مشروع جديد إلى أن تكون خطتهم واضحة وقابلة للتنفيذ.

لقد جمعت خبرتي في قيادة فرق الموارد البشرية وإدارة المشاريع الدولية في بعض النصائح القابلة للتنفيذ لإدارة المشاريع الناجحة.

4  مبادئ مهمة  لإدارة  المشاريع

تساعدك أساسيات  إدارة المشاريع على وضع أساس ثابت. إذا  كنت  تطلق مشروعًا يتضمن عدة فرق في مواقع مختلفة، فإليك  بعض  الخطوات التي يجب  اتباعها لمشروع ناجح ومنظم   جيدًا:

#1: اذكر  ما تحاول إنجازه. 

  • تحديد احتياجات العمل المحددة.
    اطرح سؤال "لماذا نفعل ذلك" حتى لا تتمكن من ذلك بعد الآن. على سبيل المثال، هل قياس مشاركة الموظفين هي حاجة العمل الحقيقية أم أنها المهمة المطلوبة للتمكن من تحسين مشاركة الموظفين؟ هل يخدم تحسين المشاركة حاجة أكبر، مثل تقليل معدل دوران الموظفين؟ هل يمثل خفض معدل الدوران مجرد عنصر للحاجة العامة إلى خفض تكاليف التشغيل؟
  • شارك احتياجات العمل. 
    يساعد توضيح أهداف العمل القابلة للتنفيذ للمشروع جميع أصحاب المصلحة على التعرف على سبب مشاركتهم، ويساعدك على الحصول على التأييد.

#2: حدد  الخطوات اللازمة للوصول إلى هناك. 

  •  قسّم المشروع  إلى مهام قابلة للهضم. 
    حدد بوضوح التحسينات أو النتائج  القابلة للقياس المتوقعة، خاصةً إذا كانت الفروق الثقافية الدقيقة قد تؤثر على التفسير. تأكد من أن كل مهمة لها مالك واضح وتاريخ استحقاق واضح.
  • تحديد المراحل الرئيسية. 
     تشير المعالم إلى لحظات الإنجاز  في  خطوات  متزايدة نحو الهدف النهائي للمشروع.  وهذا يسمح  بمراقبة  واضحة   لتقدم  الفريق  ويسمح  لك  بالاحتفال  بمكاسبك  الجماعية على طول الطريق.
  • جدولة اجتماعات نقاط التفتيش. 
    ثبت أن كل من المراحل الرئيسية ونقاط التفتيش مفيدة في زيادة معنويات الفريق. فهم يلفتون الانتباه إلى الإنجازات الفردية، ويضمنون تقدير وتقدير جهود جميع أعضاء الفريق، ويسمحون للجميع بالتوافق مع ما هو قادم. لا تعقد أي اجتماع لمجرد عقد اجتماع، ولكن تساعد نقاط التفتيش المنتظمة في الحفاظ على اتصال فريق المشروع.

#3: التواصل لربط المساهمات  الفردية  بالصورة الأكبر. 

  • لا تترك مجالاً لسوء الفهم. 
    لا تفترض شيئًا. عند العمل في فرق متعددة الجنسيات،  يجب أن يكون التواصل  واضحًا للغاية. مع  الأخذ في الاعتبار الحساسيات  الثقافية لتلقي التعليمات والتفويض، قم بكتابة  مسلمات كل شخص  للمشروع  ومساعدة الفريق على فهم كيفية ارتباط المهام ببعضها البعض وبهدفك العام.
  • اجمع كل الوثائق  في مكان واحد.
    يجب أن  تكون جميع  معلومات  مشروعك في مكان يمكن  لأي شخص الوصول إليه، في أي منطقة زمنية. وقد يشمل  ذلك جدول  المشروع، وقائمة أعضاء الفريق،  ومصفوفة   RACI (المسؤولة، والمساءلة، والتشاور، والإعلام)  لمزيد من الوضوح للأدوار.

#4: إشراك فريق القيادة الخاص بك. 

  • إشراك  كبار المديرين   لمساعدتك في  الحفاظ على تحفيز الجميع. 
    قبل أن يبدأ  مشروعك، تحتاج إلى  المشاركة  والتأييد من   أصحاب المصلحة  خارج قسم الموارد البشرية. ضع في اعتبارك   الإدارات اللازمة لمشروعك  وكبار المديرين المناسبين للمشاركة في كل منطقة - قد لا يكون  هذا هو المدير المباشر لشخص ما في ثقافات مختلفة.
  • احترام صناديق الوارد الخاصة بأصحاب المصلحة رفيعي المستوى. 
    يجب أن يكون مديرو المشاريع على  اتصال  منتظم مع الأطراف المسؤولة عن كل مهمة،  بينما  يجب أن يحصل أصحاب المصلحة  رفيعو المستوى  والمديرون التنفيذيون على تحديثات  موجزة ودورية.

3  أمثلة على  مشروع الموارد البشرية الدولية

تدير  فرقنا المشاريع عبر الحدود كل يوم. كجزء من شركة دولية، نحن على دراية جيدة بأفضل الممارسات، ولكن هذه الممارسات  تختلف حسب نوع المشروع. فيما يلي أبرز بعض مشاريع الموارد البشرية العالمية:

المشروع رقم 1: تنفيذ  مسح  المشاركة  عبر الحدود 

Globalization Partners تفخر بالإبلاغ 96 نسبة رضا الموظف. ولم نتمكن من إدارة هذا الأمر إذا لم يكن من أجل إجراء استبيان مشاركة قوي وجهود الموارد البشرية اللاحقة لتحسين تجربة الموظف باستمرار.

يمكن إجراء عملية قياس مشاركة الموظفين آليًا إلى حد كبير بمجرد تحديد المنهجية والأسئلة. يمكن لفرق الموارد البشرية النقر بشكل أساسي فوق "إرسال" واستخدام التقارير التي تأتي قياسية في العديد من الأدوات لتحديد الاتجاهات وقياس التقدم. في Globalization Partners، نستخدم لإدارة 15five الفريق وكانت وظيفة الاستبيان الخاصة به أصلاً رئيسيًا لفهم عبء العمل والتحفيز والمشاركة لدى فريقنا.

رقم المشروع2: تصميم تجربة تأهيل عالمية عن بُعد 

ونظرًا لأننا نوظف على مستوى العالم، كان على Globalization Partners  التخطيط  للتأهيل عن بُعد   قبل فترة طويلة  من الجائحة. بالنسبة لفريق الموارد البشرية  لدينا، كان هذا يعني إنشاء سلسلة من مقاطع الفيديو لأعضاء الفريق الجدد، وإعداد مكالمات لقاء وتحية متعددة مع  جميع الوظائف المجاورة للموظف،  وتوثيق التوقعات والدروس المستفادة والفرص  رسميًا.

[bctt tweet="نظرًا لأننا نوظف على مستوى العالم، كان على Globalization Partners  التخطيط للتأهيل عن  بُعد  قبل فترة   طويلة  من الجائحة. وبالنسبة لفريق الموارد البشرية  لدينا، كان هذا يعني إنشاء سلسلة من مقاطع الفيديو لأعضاء الفريق الجدد، وإجراء مكالمات لقاء وتحية متعددة مع  جميع الوظائف المجاورة للموظف،  وتوثيق التوقعات والدروس المستفادة والفرص  رسميًا. " اسم المستخدم="عالمي"]

في Globalization Partners ، نحن نستخدم درسًا لتوليد قطعة تدريبية لتجربة تأهيل رائعة. كما ستنظر الشركات التي توظف على الصعيد الدولي في المدفوعات في الوقت المناسب، وجمع البيانات الآمنة، وإدارة ساعات ونفقات شفافة. تجعل منصة التوظيف الكاملة لدينا عملية التوظيف والتأهيل العالمية سريعة وسهلة لفرق الموارد البشرية.

رقم المشروع3: توسيع نطاق جهود التوظيف الدولية 

تضاعف حجم شركتنا على الرغم من Covid-19، ومعظم الموظفين الجدد لدينا ليسوا بالقرب من مقرنا الرئيسي في الولايات المتحدة. من المهم أن تعرف هذا التمييز قبل أن تبدأ جهد التوظيف الخاص بك: هل تقوم بالتوظيف في سوق معينة أو ببساطة العثور على أفضل شخص للوظيفة، أينما كانوا؟ وقد أثبتت الجائحة أن العمل عن بُعد فعال للغاية، وأن الاتجاه العالمي المتنامي هو العثور على أفضل المواهب بغض النظر عن موقعها.

يُعد LinkedIn واحدًا من أكبر شبكات التواصل الاجتماعي للمحترفين في الولايات المتحدة، ولكن هذا ليس هو الحال في جميع أنحاء العالم. في الصين على سبيل المثال، يوجد مفهوم مماثل في أوشي ، ولكن هناك اختلافات.

لا يُترجم مفهوم LinkedIn مباشرةً إلى جميع الأسواق، لذا ستحتاج إلى تكييف الترويج للوظائف الشاغرة لكل منطقة.

 اكتمل  مشروعك  -  خطوة   أخرى

يجب اعتبار  استخلاص المعلومات (أو  الارتجاعي) من  المشروع هو الخطوة النهائية للمشروع. وهو يسمح لجميع أصحاب المصلحة بالاحتفال بنجاحهم ولمالكي المشروع بالتفكير في أفضل الممارسات للمستقبل. تُظهر الأبحاث أيضًا أن الفرق التي تقوم بإجراء استخلاص المعلوماتتؤدي أداءً أفضل بنسبة تصل إلى 20 بالمائة.

ضع الثقافة في اعتبارك في مرحلة الملاحظات هذه - يمكن أن تكون الخطوة الأكثر حساسية في إدارة المشاريع العالمية. تشير مجلة هارفارد بيزنس ريفيو إلى أن الثقافة الصينية تميل إلى الحاجة إلى تعزيز إيجابي، إلا أن الثقافة المؤسسية الألمانية التي تركز فقط على الأعمال البارزة يمكن أن تؤدي في الواقع إلى أداء سلبي. هناك العديد من الفروق الدقيقة داخل ثقافة كل بلد وحتى داخل الشركات المختلفة - لذلك في هذه المرحلة، فإن المعرفة المحلية لا تقدر بثمن.

في كل مرحلة، يجب أن يسأل فريق المشروع:

  • ما الذي قمنا به بشكل جيد؟
  • ما الذي يمكننا فعله بشكل مختلف؟

يجب أن يتضمن استخلاص المعلومات النهائي للمشروع مدخلات من جميع المراحل ومراجعة العائد على الاستثمار (ROI) للمشروع المكتمل وملخصًا للتغييرات المقترحة للمشروع التالي. يمكن أن تكون التغييرات أي شيء بدءًا من عملية تحديد النطاق إلى الإدارات التي شاركت في الفريق. كما يتحمل مالكو المشروع مسؤولية ضمان تطبيق جميع المعلومات التي تم جمعها في ملخص المعلومات على التكرار التالي، بحيث يتم تحسين العملية باستمرار.

بدءًا من تحديد نطاق  المشروع  والتخطيط له إلى  توثيق نتائج  استخلاص المعلومات، فإنّ أكبر ما استخلصته من إدارة المشاريع عبر الحدود هو الإفراط في التواصل. نادرًا ما يمكنك المبالغة في ما هو واضح عند مشاركة العديد من أساليب العمل.

هل تخطط شركتك للتوظيف على مستوى العالم؟ لقد أنشأنا قائمة تدقيق توسيع الأعمال الدولية هذه، وهي أداة لإدارة المشاريع للشركات العالمية.

هل تستمتع بقراءة هذا؟
اتصل بنا