¿Qué son los pagos SWIFT?

Conclusiones clave

• Qué son los pagos SWIFT: Permiten transferencias de dinero internacionales seguras entre bancos en más de 200 países. El sistema de pago SWIFT procesa millones de mensajes diariamente, pero no maneja el cumplimiento ni los impuestos.

• SWIFT GPI y seguridad: el seguimiento SWIFT GPI reduce los retrasos en los pagos, mientras que la certificación ISO 27001 garantiza la protección de datos para la información confidencial de nómina.

• Desafíos de la nómina global: Administrar la nómina global a través de la transferencia electrónica SWIFT significa manejar múltiples monedas, regulaciones y reglas de cumplimiento por separado.

• La manera más fácil de administrar la nómina global: un empleador de registro (Employer of Record, EOR) confiable como G-P puede administrar la nómina multidivisa, los pagos de contratistas y el cumplimiento local por usted.

La gestión de pagos internacionales puede ser un desafío incluso para los equipos de RR. HH. experimentados. Cuando paga a empleados y contratistas en varios países, necesita un sistema confiable que admita diferentes monedas, regulaciones bancarias y reglas de cumplimiento. 

El sistema bancario SWIFT proporciona esta base, pero comprender cómo usarlo de manera efectiva puede ser la diferencia entre operaciones fluidas y costosas demoras.

¿Qué es un pago SWIFT?

Un pago SWIFT es una instrucción electrónica que mueve dinero entre bancos y a través de fronteras internacionales a través de un sistema de mensajería estandarizado. La Sociedad de Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT) no transfiere fondos directamente. En su lugar, envía mensajes seguros entre instituciones financieras, diciéndoles cómo acreditar y debitar cuentas.

Cuando inicia una transferencia electrónica SWIFT, su banco envía un mensaje cifrado a través de la red SWIFT al banco del destinatario. El banco del destinatario sigue las instrucciones en el mensaje cifrado para acreditar los fondos a la cuenta del destinatario.

El sistema global de pagos SWIFT conecta a más de 11,500 instituciones financieras en más de 220 países, lo que lo convierte en la columna vertebral de los pagos comerciales internacionales. Para las empresas que gestionan equipos globales, esta red optimiza todo, desde ejecuciones mensuales de nómina hasta pagos únicos de contratistas.

La red de pago rápido ofrece procesos estandarizados en todos los países, transacciones rastreables y seguridad de nivel bancario. SWIFT está comprometida con la protección de datos, garantizando que las plataformas de pago con las que trabaja mantengan la certificación ISO 27001, que es fundamental para manejar datos de nómina confidenciales. 

Desafíos en nómina y pagos globales

Los procesos de pago defectuosos interrumpen sus operaciones e impactan en la satisfacción de los empleados. Los principales desafíos globales de nómina incluyen:

• Impuestos y regulaciones locales: Cada país tiene obligaciones fiscales de nómina específicas, reglas de presentación de informes, tasas de retención y plazos de pago. No cumplir con estos plazos puede dar lugar a sanciones.

• Preferencias de método de pago por región: Si bien las transferencias electrónicas SWIFT funcionan a nivel mundial, las preferencias locales varían. Los empleados pueden solicitar métodos de pago locales para reducir las tarifas y maximizar su salario neto. 

Bonificaciones, comisiones y compensación de capital: la compensación variable agrega otra capa de complejidad. Debe calcular los impuestos de manera diferente para las bonificaciones, manejar los cronogramas de adquisición de derechos para el capital y garantizar que las comisiones lleguen a los equipos de ventas de inmediato. La red global de pago SWIFT maneja estos diversos tipos de pago, pero necesita procesos claros para rastrear e informar cada componente.

Cómo funciona el pago SWIFT

Comprender cómo funciona el pago SWIFT le ayuda a optimizar sus procesos y evitar errores comunes.

El proceso de pago SWIFT

El proceso de transferencia en línea SWIFT sigue una secuencia clara que garantiza transacciones seguras y rastreables:

1. Inicio del pago: Usted envía instrucciones de pago a través de la plataforma en línea o el software de pago de su banco. Las instrucciones incluyen detalles del beneficiario, monto y propósito del pago.

2. Creación de mensajes: Su banco crea un mensaje SWIFT, generalmente MT103 para transferencias de clientes, que contiene información de pago estandarizada.

3. Transmisión de red: el mensaje cifrado viaja a través de la red de pago SWIFT al banco del beneficiario, a veces enrutando a través de bancos intermediarios.

4. Ejecución del pago: el banco receptor procesa el mensaje y acredita la cuenta del beneficiario de acuerdo con las instrucciones.

5. Confirmación: Ambos bancos intercambian mensajes de confirmación y usted recibe una notificación de finalización exitosa del pago.

Cada transferencia electrónica SWIFT cuenta con:

• El cliente que realiza el pedido, generalmente su empresa

• El banco solicitante

• El banco beneficiario

• El beneficiario, generalmente el empleado o contratista

• Bancos intermediarios, si es necesario

Cada parte tiene responsabilidades específicas para las verificaciones de cumplimiento, la cobranza de cargos y la verificación de información.

Ejemplos de pagos SWIFT

Puede utilizar las transferencias de dinero SWIFT de las siguientes maneras:

• Nómina: cuando paga a un empleado en Alemania desde su sede central en los EE. UU., el sistema de pagos globales SWIFT garantiza que su salario llegue en euros a su cuenta bancaria local. El pago incluye información de referencia para la declaración de impuestos y se puede programar para fechas específicas para cumplir con los ciclos de nómina locales.

• Pagos de contratistas: Los contratistas independientes trabajan en diferentes países. Una transferencia bancaria SWIFT le permite pagar a un desarrollador en Tailandia, a un diseñador en Brasil y a un consultor en Kenia utilizando un sistema estandarizado. Cada pago puede incluir números de factura y códigos de proyecto para un mantenimiento de registros preciso.

• Transacciones B2B: Más allá de la nómina, puede utilizar el sistema de pago SWIFT para pagos a proveedores, distribuciones de asociaciones y transferencias entre compañías. Estas transacciones a veces implican montos más grandes y necesitan documentación de cumplimiento.

Detalles esenciales para un pago SWIFT

La información precisa evita demoras y devoluciones de pagos. Necesitará:

• Nombre del beneficiario: Debe coincidir exactamente como aparece en la cuenta bancaria

• Código SWIFT: Un código 8-11-character que identifica el banco y la sucursal específicos

• Número de cuenta: el identificador de cuenta del destinatario o el número de cuenta bancaria internacional (IBAN)

• Dirección bancaria: Dirección física del banco del beneficiario

• Propósito del pago: descripción clara para fines de cumplimiento e impuestos

• Información regulatoria: identificaciones fiscales, números de registro u otros requisitos locales

¿Qué son los códigos SWIFT?

Los códigos SWIFT, también conocidos como códigos de identificación bancaria (Bank Identifier Codes, BIC), identifican de manera única a las instituciones financieras dentro del sistema bancario SWIFT. La estructura del código le indica exactamente a dónde va el dinero:

• Primeros cuatro caracteres: código bancario, como “CHAS” para Chase Bank

• Siguientes dos caracteres: Código de país, como “EE. UU.” para los Estados Unidos

• Siguientes dos caracteres: Código de ubicación para la ciudad o región

• Últimos tres caracteres (opcional): código de sucursal específico

Por ejemplo, CHASUS33XXX identifica la sede central de JPMorgan Chase en Nueva York y DEUTDEDB101 es para Deutsche Bank en Berlín. Puede encontrar códigos SWIFT a través del sitio web de su banco, estados de cuenta o a través del directorio en línea de SWIFT. Siempre verifique los códigos con su beneficiario. El código incorrecto puede enrutar los pagos al banco incorrecto.

Logística de pago SWIFT

Obtener los detalles operativos correctos determina si sus pagos internacionales funcionan sin problemas o crean problemas continuos para su equipo.

¿Cuánto tardan los pagos SWIFT?

Los plazos de transferencia de dinero SWIFT estándar han mejorado. Según los datos más recientes de SWIFT, casi el 100 % de los pagos de SWIFT GPI llegan a los beneficiarios en un plazo de 24 horas, y el 60 % llega en menos de 30 minutos. Sin embargo, algunos factores pueden causar retrasos.

• Las zonas horarias crean retrasos naturales. Un pago que comenzó el viernes por la tarde en Nueva York no se procesará en Tokio hasta el lunes por la mañana.

• Por lo general, los bancos intermediarios agregan 1–2 días al proceso, especialmente para las divisas que necesitan múltiples conversiones.

• Las verificaciones de cumplimiento para montos superiores a USD 100,000 pueden agregar otras 24-48 horas.

Para minimizar las demoras, envíe los pagos temprano en su día bancario, utilice SWIFT GPI para el seguimiento en tiempo real y agregue la información correcta del beneficiario. Establecer cronogramas de pago regulares ayuda a los bancos a anticipar y procesar sus transacciones más rápido.

¿Cuáles son los cargos relacionados con SWIFT?

El sistema de pago global SWIFT tiene varios componentes de cargos. Su banco cobra USD 25-65 por transferencia saliente, mientras que los bancos intermediarios pueden deducir USD 15-30 adicionales de cada transferencia. Los bancos receptores también cobran USD 10-25 a las cuentas de crédito. Para un solo pago internacional, los cargos totales pueden variar desde USD 50-120.

La conversión de moneda agrega otro 1-4 % a sus costos a través de márgenes de cambio. Por lo general, los bancos ofrecen tasas un 2-3 % menos favorables que las tasas del mercado medio. Para un pago de 10,000 USD, esto significa 200-300 USD en costos de conversión ocultos.

Los descuentos por volumen pueden reducir los costos por transacción. Muchos bancos ofrecen precios escalonados para empresas que envían múltiples pagos internacionales mensualmente. Negociar cargos mensuales fijos en lugar de cargos por transacción ahorra dinero para las ejecuciones de nómina de rutina.

¿Son seguros los pagos SWIFT?

El sistema de procesamiento de pagos SWIFT tiene múltiples capas de seguridad. Todos los mensajes utilizan cifrado de extremo a extremo con rotación regular de claves. El Programa de Seguridad del Cliente de SWIFT exige controles específicos para todos los usuarios, incluida la autenticación multifactor y el acceso a la red segregada.

La red monitorea patrones inusuales y marca transacciones sospechosas para su revisión. Su banco agrega detección de fraude adicional, con pagos inusuales para verificación.

Para la seguridad de la nómina, implemente flujos de trabajo de aprobación que necesiten múltiples autorizaciones para pagos por encima de ciertos umbrales. Las auditorías regulares de los beneficiarios de pagos y la conciliación mensual detectan errores antes de que se conviertan en problemas.

¿Es un código SWIFT el mismo que un IBAN?

Los códigos SWIFT y los IBAN tienen diferentes propósitos en el proceso de transferencia electrónica SWIFT. Un código SWIFT identifica al banco, mientras que un IBAN identifica la cuenta específica en ese banco. Necesita ambos para transferencias internacionales exitosas.

Los IBAN contienen hasta 34 caracteres, incluidos el código de país, los dígitos de los cheques, el identificador bancario y el número de cuenta. El formato estructurado reduce los errores. Son obligatorias en Europa y se vuelven comunes a nivel mundial. 

Algunos países no utilizan IBAN. EE. UU., Canadá, Australia y varios otros países aún dependen de números de ruta y números de cuenta. Al enviar pagos a estos países a través del sistema de pago SWIFT, usted proporcionará el código SWIFT más los detalles de la cuenta local en lugar de un IBAN.

Mejores prácticas

Si bien el sistema bancario SWIFT es la opción preferida para los pagos internacionales, las prácticas y alternativas inteligentes pueden optimizar sus operaciones de pago globales.

Consideraciones prácticas para pagos internacionales de empleados

Gestionar las transacciones SWIFT de manera efectiva significa planificar cuidadosamente y seguir las mejores prácticas, que incluyen:

• Borrar cronogramas de pago: establezca cronogramas de pago que tengan en cuenta los feriados bancarios locales y las costumbres de nómina. Los trabajadores en algunos países esperan el pago en fechas específicas, mientras que otros siguen ciclos semanales o quincenales.

• Documentación adecuada: Documente sus procesos de pago para garantizar la precisión y el cumplimiento. Crear plantillas para tipos de pago comunes, mantener bases de datos de beneficiarios actualizadas y establecer jerarquías de aprobación. Esta estructura reduce los errores y acelera el procesamiento de pagos cuando administra múltiples monedas y destinos.

• Tiempo de pago estratégico: El sistema de pago global SWIFT opera continuamente, pero las tasas de cambio fluctúan a lo largo del día. Establecer alertas de tasas y utilizar contratos a plazo ayuda a gestionar el riesgo.

Soluciones de pago alternativas

Las plataformas de pago digital ofrecen alternativas a los servicios tradicionales de transferencia en línea SWIFT. Estas soluciones pueden proporcionar tarifas más bajas y tiempos de procesamiento más rápidos. Sin embargo, a menudo tienen restricciones de país o límites de transacciones que no se adaptan a todas las necesidades comerciales.

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