Ada banyak alasan ekspansi global ke Jerman dapat menjadi langkah yang pintar. Jerman menyumbang seperlima dari total PDB Uni Eropa, dan merupakan pasar konsumen terbesar di UE. Jika Anda tertarik dalam merekrut karyawan untuk cabang atau anak perusahaan di Jerman, atau bahkan Anda hanya ingin mempekerjakan karyawan jarak jauh di Jerman, Anda harus meluangkan waktu untuk mempelajari tentang praktik perusahaan dan persyaratan hukum di Jerman. Kami memiliki beberapa kiat untuk mempekerjakan karyawan di Jerman.
Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Mempekerjakan Karyawan di Jerman
Sebelum Anda mulai melakukan perekrutan karyawan di Jerman, Anda harus melakukan penelitian undang-undang ketenagakerjaan di Jerman. Berikut beberapa hal utama yang harus Anda perhitungkan.
1. Undang-Undang Kompensasi
Dahulu, Jerman mengizinkan perusahaan swasta dan serikat buruh untuk menentukan upah minimum, tetapi pada 2014, pemerintahan Jerman menentukan upah minimum pertama kalinya di bawah Mindestlohngesetz, yang berarti Undang-Undang Upah Minimum. Upah minimum federal saat ini adalah €9.35 per jam, dan jumlah tersebut diatur untuk meningkat dalam jumlah yang kecil hingga €10.45 per jam pada Juli 2022.
Meskipun ada hukum yang membatasi waktu lembur, karyawan di Jerman dapat bekerja setiap minggunya, tidak ada hukum yang menyebutkan pembayaran lembur. Ini berarti perusahaan harus menentukan seberapa banyak mereka akan menggaji karyawan untuk lemburan dan memasukkannya ke dalam perjanjian kerja. Hal lain yang diserahkan ke perusahaan adalah bonus. Tidak ada kewajiban secara hukum untuk membayar bonus gaji ke-13, tetapi sebagian perusahaan memilih memberikan karyawan mereka bonus tahunan.
2. Jam Kerja dan Cuti Wajib
Persyaratan hukum spesifik memengaruhi minggu kerja di Jerman. Minggu kerja tidak dapat melebihi 48 jam seminggu (6hari kerja/minggu), dan hari kerja individu tidak dapat melebihi delapan jam. Upah lembur dibatasi pada 12 jam per minggu. Sebagian besar karyawan Jerman bekerja 40 jam per minggu atau lebih sedikit. Karyawan Jerman berhak mendapatkan sembilan hari libur umum yang terjadi si panjang tahun kalender. Setiap negara bagian di Jerman mungkin memiliki hari libur tambahan mereka sendiri.
Karyawan juga berhak atas cuti liburan dan sakit berbayar. Bundesurlaubsgesetz — the Federal Holiday Act — menyatakan bahwa karyawan mendapatkan 20 hari cuti atau 24 hari jika mereka bekerja enam hari seminggu alih-alih lima hari. Sebagian besar perusahaan menawarkan lebih dari jumlah cuti yang diwajibkan. Karyawan harus menggunakan cuti mereka dalam tahun kalender tersebut dan tidak dapat mentransfer cuti yang tidak terpakai, dengan beberapa pengecualian. Transfer hanya diizinkan karena alasan operasional, dan hanya dengan izin perusahaan. Jika karyawan mengalami sakit, mereka berhak mendapatkan hingga enam minggu cuti berbayar per tahun selama mereka bisa memperlihatkan surat dokter. Setelah periode ini, karyawan dapat menerima kompensasi melalui asuransi kesehatan mereka.
3. PAYE dan Jaminan Sosial
Jerman menggunakan model bayar saat menerima pendapatan (Pay As You Earn/PAYE) yang mengharuskan perusahaan mengkalkulasi dan mengurangi pemotongan yang diperlukan atas slip gaji mereka. Hal ini mencakup pajak pendapatan, jumlahnya akan berbeda antar karyawan, bersamaan dengan empat jenis asuransi yang merupakan bagian dari Sistem Jaminan Sosial Jerman. Kontribusi asuransi ini mengikuti persentasi khusus hingga jumlah tertentu.
Asuransi pensiun dan asuransi kesehatan merupakan dua jenis asuransi utama yang dibayarkan oleh karyawan. Perusahaan menyocokkan kontribusi yang dibayar karyawan. Hal yang sama juga berlaku untuk asuransi pengangguran dan asuransi perawatan, yang jumlahnya jauh lebih kecil dari persentase kontribusi jaminan sosial. Perusahaan memiliki jenis asuransi kelima untuk berkontribusi, yang tidak dibayar oleh karyawan: asuransi kecelakaan. Pada akhirnya, perusahaan membayar kontribusi dengan jumlah yang setara kira-kira 20.7% dari gaji karyawan yang dibayarkan untuk jaminan sosial.
4. Persyaratan Lisensi AUG
Perusahaan yang ingin bermitra dengan Organisasi Ketenagakerjaan Profesional (Professional Employer Organization/PEO) harus selalu memahami persyaratan lisensi Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG), yang disebutkan di bawah Undang-Undang Badan Sementara (Act on Temporary Agency). Peraturan yang diperbarui dari 2017 menyebutkan bahwa karyawan yang diperbantukan akan menjadi karyawan di perusahaan tersebut secara default setelah 18 bulan mengerjakan proyek mereka. Untuk menghindari skenario ini, perusahaan employer of record harus memiliki lisensi AUG dan harus mematuhi persyaratan untuk menjaga karyawan tetap berada dalam pengupahan mereka.
Ini artinya sangat penting bahwa perusahaan mencari Employer of Record (EOR) global untuk bermitra dengan perusahaan di Jerman untuk membatasi pencarian perusahaan yang sepenuhnya mematuhi persyaratan lisensi AUG. Globalization Partners memiliki lisensi tersebut dan berpengalaman untuk memastikan karyawan tidak secara tidak sengaja beralih dari perusahaan kami ke perusahaan Anda, secara tiba-tiba mengharuskan Anda memiliki kehadiran bisnis yang sah di Jerman.
Biaya Mempekerjakan Karyawan di Jerman
Kapan pun Anda mempekerjakan karyawan baru, penting mempertimbangkan biaya perekrutan. Saat Anda melakukan perekrutan di negara baru, proses ini biasanya memerlukan biaya yang lebih besar daripada di negara asal Anda. Satu studi menemukan bahwa rata-rata biaya perekrutan untuk pekerja berkeahlian tinggi di Jerman adalah €4,700, atau lebih dari upah selama delapan minggu. Angka tersebut dapat dengan mudahnya lebih tinggi bagi perusahaan yang berekspansi ke Jerman untuk pertama kalinya — kecuali jika Anda bekerja dengan EOR. Sebagian biaya tersebut mencakup anggaran:
- Layanan pajak dan hukum: Jerman adalah negara yang sangat baik untuk berkembang karena peluang ekonomi di sana, tetapi bukan karena kemudahan berbisnis. Jerman menjalankan hukum yang ketat yang membuat pendirian bisnis Anda, menangani pajak, dan pengupahan, menjadi proses yang sulit dan melelahkan. Oleh karena itu, Anda perlu mempekerjakan pakar setempat mengenai pajak dan undang-undang ketenagakerjaan yang dapat memastikan Anda mematuhi hukum dalam proses perekrutan dan mempekerjakan karyawan.
- Pendaftaran perusahaan: Untuk memiliki kehadiran bisnis yang sah di Jerman, Anda harus membayar biaya pendaftaran yang diperlukan untuk membangun bisnis Anda.
- Iklan pekerjaan: Iklan lowongan pekerjaan Anda juga dapat menambah biaya, baik Anda memublikasikan iklan di surat kabar atau memposting secara online. Kabar baiknya adalah adalah ada beberapa portal pekerjaan online di Jerman yang akan memungkinkan Anda memposting iklan lowongan pekerjaan secara gratis.
- Agen perekrutan: Bekerja sama dengan agen perekrutan lokal di Jerman dapat membantu Anda mengidentifikasi kandidat terbaik dengan lebih cepat dan sederhana daripada jika Anda menangani sendiri prosesnya. Tentu saja, dengan menggunakan agensi perekrutan akan menambahkan total biaya perekrutan Anda.
- Komite perekrutan: Jika Anda memilih untuk membuat komite perekrutan internal alih-alih bermitra dengan agensi, Anda juga akan memiliki beberapa biaya di sini. Jumlah jam kerja yang dihabiskan oleh komite perekrutan untuk membuat dan menerbitkan iklan lowongan pekerjaan, melakukan wawancara, dan lainnya seluruhnya menambahkan biaya perekrutan karyawan total.
- Biaya perjalanan: Memperluas bisnis Anda dan mempekerjakan karyawan baru di Jerman juga dapat melibatkan beberapa biaya perjalanan, terutama jika Anda ingin melakukan wawancara secara langsung atau jika Anda berencana untuk mendirikan cabang atau anak perusahaan resmi bisnis Anda.
- Layanan penerjemahan: Anda mungkin juga harus merekrut penerjemah untuk membantu Anda mengisi dokumen hukum atau berkomunikasi dengan calon karyawan.
- Pemeriksaan hukum: Tergantung pada perusahaan untuk memastikan mereka hanya mempekerjakan orang yang memiliki hak hukum untuk bekerja di Jerman. Ini artinya Anda harus memeriksa kewarganegaraan atau visa kerja kandidat tersebut. Anda mungkin juga harus membayar pihak ke tiga untuk melakukan pemeriksaan latar belakang. Namun demikian, harap diingat bahwa hukum Jerman membatasi pemeriksaan latar belakang dan permintaan informasi pribadi yang secara langsung relevan ke pekerjaan.
Apa yang Dibutuhkan Perusahaan untuk Mempekerjakan Karyawan di Jerman?
Sebelum Anda dapat mulai mempekerjakan seseorang di Jerman, Anda memerlukan beberapa hal mendasar. Pengecualiannya adalah jika Anda bekerja dengan EOR karena mereka sudah memiliki entitas bisnis yang diakui secara hukum di negara tersebut dan dapat berfungsi sebagai Pemberi Kerja Catatan untuk karyawan Jerman Anda. Tanpa EOR, Anda akan membutuhkan:
- Entitas bisnis hukum: Sebelum Anda dapat mempekerjakan karyawan, Anda memerlukan entitas bisnis hukum di Jerman. Untuk sebagian besar perusahaan asing, dua pilihan utama adalah mendirikan anak perusahaan atau cabang. Anak perusahaan lebih independen sementara cabang lebih terhubung erat dengan perusahaan induk.
- Pendaftaran pajak dan jaminan sosial: Menetapkan diri Anda sebagai perusahaan juga akan melibatkan perolehan nomor perusahaan sehingga Anda dapat mendaftar ke otoritas pajak dan jaminan sosial negara tersebut. Proses ini dapat memakan waktu beberapa minggu, jadi pastikan Anda memulai lebih awal agar Anda siap mengatur penggajian untuk karyawan baru Anda.
- Rekening bank Jerman: Membuat rekening bank di Jerman secara teknis bukan merupakan persyaratan, tetapi merupakan langkah cerdas karena menyederhanakan banyak hal dan memberi pemerintah tempat untuk mengirim penggantian biaya yang mungkin menjadi hak Anda.
- Lisensi atau izin: Tergantung pada industri tempat Anda berada, Anda mungkin juga perlu mendapatkan lisensi atau izin khusus yang memungkinkan Anda untuk mempekerjakan karyawan dan mengoperasikan bisnis Anda secara sah.
Langkah-langkah untuk Merekrut di Jerman
Seperti yang telah kita lihat, Anda harus menyelesaikan beberapa tugas sebelum memulai proses perekrutan. Setelah Anda siap untuk mulai merekrut, Anda akan melalui beberapa langkah untuk menemukan karyawan baru dan mengundang mereka ke dalam tim Anda. Berikut adalah langkah-langkah penting tentang cara mempekerjakan di Jerman.
1. Mengiklankan Lowongan Pekerjaan
Buat iklan lowongan kerja untuk setiap posisi yang Anda miliki. Pastikan Anda memberi tahu kandidat kualitas dan kualifikasi seperti apa yang Anda cari dan berikan informasi sebanyak mungkin tentang tugas pekerjaan tanpa terlalu terperinci.
Anda juga harus memberi tahu pencari kerja apakah Anda merekrut karyawan jarak jauh di Jerman atau apakah mereka akan bekerja di kantor. Jika Anda tertarik untuk mempekerjakan penutur bahasa Jerman yang mungkin tidak cakap dalam bahasa asli perusahaan Anda, pastikan untuk memasang iklan Anda dalam bahasa Jerman. Ini mungkin berarti menyediakan layanan terjemahan untuk memastikan Anda berhasil menerjemahkan iklan Anda ke dalam bahasa Jerman sebelum memublikasikannya.
2. Temukan Kandidat Paling Memenuhi Syarat
Setelah pencari kerja mengirimkan lamaran mereka, Anda dapat mulai mengevaluasi kredensial mereka dan menentukan pelamar mana yang paling mungkin cocok. Mempersempit daftar kandidat sebelum Anda memulai wawancara akan membantu Anda mendapatkan kandidat ideal dengan lebih efisien.
Di sini, Anda juga mungkin memerlukan bantuan dari penerjemah jika aplikasi menggunakan bahasa Jerman. Jika Anda terbiasa melihat resume yang ringkas, bersiaplah bagi pelamar Jerman untuk menyerahkan curriculum vitae (CV) yang lebih terperinci yang tidak mencantumkan riwayat pendidikan dan pekerjaan mereka.
3. Melakukan wawancara
Sekarang Anda harus menghubungi kandidat teratas Anda untuk menjadwalkan wawancara. Jika Anda merekrut karyawan jarak jauh, Anda mungkin ingin melakukan wawancara ini secara online atau melalui telepon. Ingatlah perbedaan waktu jika berlaku. Jerman berada di Waktu Eropa Tengah, jadi jika kantor Anda berada di Waktu Standar Timur di Amerika Serikat, misalnya, Anda perlu menjadwalkan wawancara untuk pagi hari, yang akan menjadi sore hari bagi kandidat di Jerman.
Untuk semua wawancara, baik secara virtual maupun langsung, berhati-hatilah agar tidak melanggar hak privasi kandidat atau ajukan pertanyaan yang dapat dianggap diskriminatif karena pemerintah Jerman menganggap serius masalah ini. Ini termasuk pertanyaan tentang keluarga berencana, afiliasi politik, keyakinan agama, dan topik pribadi lainnya yang tidak terkait langsung dengan pekerjaan.
4. Kirim Kontrak ke Kandidat Teratas Anda
Setelah Anda menentukan siapa yang ingin Anda gabungkan dengan tim, berikan tawaran pekerjaan formal dan susun kontrak untuk dilihat oleh kandidat. Ini adalah langkah penting dalam praktik perekrutan di Jerman karena kontrak kerja bersifat wajib.
Kontrak Anda harus berfokus pada aspek ketenagakerjaan yang belum ditentukan secara hukum. Misalnya, apa kebijakan Anda untuk bekerja lembur, dan apakah Anda menawarkan cuti berbayar atau manfaat lain di luar persyaratan minimum? Anda juga harus menyatakan dengan jelas apa yang diharapkan dilakukan karyawan dalam peran mereka dan bagaimana pemutusan hubungan kerja akan berjalan.
5. Melakukan orientasi untuk calon karyawan Anda
Sekarang Anda dapat menerima karyawan baru Anda, meminta mereka mengisi semua dokumen yang diperlukan untuk menetapkan pemotongan PEMBAYARAN mereka. Ini juga akan melibatkan dokumen internal yang Anda miliki untuk karyawan baru dan pelatihan yang perlu mereka selesaikan sebelum memulai pekerjaan baru mereka.
Jika Anda bekerja dengan EOR seperti Globalization Partners maka Anda dapat menyerahkan kendali setelah Anda merekrut karyawan baru dan mengizinkan organisasi ketenagakerjaan profesional untuk mengurus orientasi dan semua masalah penggajian, SDM, dan kepatuhan lainnya.
Mulai Mempekerjakan Karyawan di Jerman Dengan Bantuan dari Globalization Partners
Jika Anda ingin segera mulai merekrut karyawan di Jerman, pertimbangkan untuk bermitra dengan Perusahaan Catatan global. Globalization Partners dapat bertindak sebagai Pemberi Kerja Catatan untuk karyawan Jerman Anda, menangani semua teknis penggajian, tunjangan, dan pajak sehingga Anda dapat berfokus untuk menjalankan perusahaan Anda. Karyawan Jerman Anda akan tetap bekerja untuk Anda, tetapi kami akan memastikan hubungan kerja mereka mematuhi hukum. Minta proposal untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Globalization Partners dapat membantu Anda dengan ekspansi global Anda.
