Orientasi dan orientasi keluar berperan penting dalam kelancaran setiap perusahaan. Pengalaman ini memiliki efek jangka panjang pada karyawan, jadi penting untuk membuat proses ini menarik dan berkesan.
Pengalaman keluar perusahaan sering diabaikan, tetapi tidak kalah penting dengan pengalaman orientasi, karena berangkat dengan catatan yang pahit dapat memiliki konsekuensi jangka panjang. Menurut survei Glassdoor, 70 persen pencari kerja melakukan peninjauan perusahaan riset — banyak di antaranya ditulis oleh mantan karyawan — sebelum mengambil keputusan karier.
Di lingkungan kerja jarak jauh, membuat program orientasi dan orientasi keluar terstruktur memiliki kompleksitas tambahan; ada tantangan berbeda seperti kesenjangan komunikasi, perbedaan zona waktu, serta perbedaan latar belakang budaya, jadi penting untuk menyesuaikan proses yang ada dengan cara kerja baru ini.
Aspek mendasar yang perlu diingat saat merancang program orientasi dan orientasi keluar adalah kepatuhan. Mengelola tim global berarti mengikuti berbagai undang-undang dan peraturan, sehingga kepatuhan harus tetap menjadi prioritas utama selama setiap tahap siklus hidup karyawan untuk melindungi aset dan informasi perusahaan, menghindari masalah hukum, dan menjaga reputasi Anda tetap utuh. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara memastikan kepatuhan untuk tim jarak jauh selama tahap orientasi dan orientasi keluar.
Apa yang dimaksud dengan orientasi?
Biasanya, minggu pertama karyawan baru didedikasikan untuk orientasi, yang terdiri atas aktivitas yang membiasakan mereka dengan visi, misi, nilai, dan budaya perusahaan. Hal ini membantu karyawan baru untuk mengetahui struktur organisasi dan kekhasan peran mereka. Singkatnya, ini adalah kesan pertama yang akan dimiliki talenta baru Anda terhadap perusahaan.
Meskipun penting, sebuah penelitian oleh Gallup menunjukkan bahwa hanya 12 persen karyawan yang merasa perusahaan mereka melakukan orientasi kerja yang baik terhadap anggota tim baru. Orientasi tidak boleh dijadikan pertemuan perkenalan dan pemeriksaan manajer. Anda dapat melakukan lebih dari yang diharapkan dengan menugaskan karyawan senior untuk setiap karyawan baru; ini akan memberi mereka rekan sejawat yang dapat dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan selama minggu pertama mereka bekerja.
Proses orientasi terstruktur adalah kunci untuk membuat karyawan jarak jauh merasa terhubung dengan perusahaan, meskipun mereka tersebar di seluruh dunia. Ini juga membantu mempercepat waktu produktivitas dan mengurangi margin kesalahan dalam jangka panjang.
Anda dapat memastikan kepatuhan proses orientasi dengan menyelesaikan tugas berikut:
Verifikasi dan kumpulkan dokumen yang diperlukan: Dokumen kertas bisa sangat membosankan, tetapi dokumentasi, seperti kontrak kerja, sangat penting untuk memenuhi standar di dalam negeri serta menguraikan dengan jelas harapan pekerjaan untuk bakat baru Anda.
Agar proses ini sepenuhnya sesuai, pastikan karyawan baru Anda memahami ketentuan ketenagakerjaan dan menandatangani perjanjian kerahasiaan, kebijakan antipelecehan, formulir asuransi kesehatan, dan klausul pemutusan hubungan kerja. Untuk membuat proses ini sepenuhnya patuh, pastikan karyawan baru Anda memahami ketentuan ketenagakerjaan dan menandatangani perjanjian kerahasiaan, kebijakan antipelecehan, formulir asuransi kesehatan, dan klausul pemutusan hubungan kerja.
Poin penting yang perlu dipertimbangkan selama tahap awal ini adalah privasi karyawan. Kewajiban dan hak terkait hubungan pemberi kerja-karyawan dapat sangat berbeda di setiap negara, dan nuansa ini harus dipertimbangkan saat membuat kebijakan untuk tim internasional.
Meskipun perusahaan biasanya memiliki akses ke informasi tentang peralatan milik perusahaan, tetap penting untuk mendapatkan persetujuan karyawan Anda. Perusahaan biasanya dapat memantau aspek berikut:
- Email bisnis
- Platform manajemen kerja
- Riwayat penelusuran web
- Lokasi geografis
Komunikasikan proses alur kerja: Menurut SHRM, komunikasi yang buruk dapat menyebabkan rusaknya hubungan, rusaknya kepercayaan, serta tingkat kemarahan dan permusuhan yang lebih tinggi di tempat kerja.
Oleh karena itu, mengomunikasikan proses alur kerja perusahaan Anda dengan cara yang jelas dan dinamis akan membantu merampingkan penugasan, meningkatkan moral tim, dan, yang terpenting, membantu karyawan memahami harapan kerja.
Anda dapat berkomunikasi dan menegaskan kembali proses perusahaan melalui pertemuan virtual, buku pegangan, dan email. Semua informasi harus dibagikan dan dijawab melalui email perusahaan dan server yang aman untuk mengurangi pelanggaran informasi.
Menyediakan pelatihan khusus pekerjaan: Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Upwork memperkirakan bahwa dalam lima tahun ke depan, 36.2 jutaan karyawan akan bekerja dari jarak jauh. Ini mewakili peningkatan 87 persen dibandingkan dengan statistik prapandemi. Oleh karena itu, program pelatihan tradisional harus dievaluasi ulang untuk membantu tenaga kerja jarak jauh berkembang.
Jika perusahaan tidak memeriksa karyawan dengan benar atau gagal memberikan pelatihan khusus pekerjaan, maka perusahaan dapat menimbulkan tuntutan hukum yang mahal atas kelalaian di tempat kerja.
Misalnya, jika pekerja diminta untuk menggunakan peralatan tetapi tidak memiliki keterampilan teknis yang diperlukan, perusahaan berpotensi bertanggung jawab atas kerusakan yang disebabkan karyawan atau orang lain di tempat kerja karena tidak memberikan prosedur pelatihan yang tepat sebelumnya.
Apa yang dimaksud dengan offboarding?
Mengakhiri hubungan kerja bukanlah hal yang menyenangkan untuk dilakukan, baik pengunduran diri secara sukarela maupun pemutusan hubungan kerja. Namun, Anda dapat menjadikan ini transisi yang mulus dengan membuat program offboarding terstruktur — ini tidak hanya membantu menghindari masalah hukum di masa depan, tetapi juga memupuk merek perusahaan Anda.
Sebuah laporan oleh People Path dan Cornell University menemukan bahwa sekitar sepertiga mantan karyawan mempertahankan hubungan dengan perusahaan sebelumnya; dan 15 persen karyawan baru berasal dari referensi dari mantan karyawan. Oleh karena itu, meninggalkan kesan yang baik pada karyawan yang keluar dapat membuat perusahaan Anda menonjol dan membantu menarik talenta global di masa depan.
Anda dapat memastikan kepatuhan proses offboarding dengan tindakan berikut:
Beri tahu pemutusan hubungan kerja: Saat memutuskan hubungan kerja dengan karyawan jarak jauh, sebaiknya lakukan secara tatap muka dalam panggilan video. Dengan begitu, Anda dapat melakukan percakapan pribadi dan dengan tenang menjelaskan alasan di balik pemutusan hubungan kerja tersebut.
Kebijakan pemutusan hubungan kerja berbeda di setiap negara, yang membuat kepatuhan sangat penting untuk menghindari konsekuensi hukum di masa mendatang bagi perusahaan Anda.
Misalnya, di Amerika Serikat, hubungan kerja atas kemauan sendiri memungkinkan perusahaan untuk memberhentikan pekerja dengan bebas kapan saja tanpa pemberitahuan sebelumnya.
Di Inggris, di sisi lain, perusahaan harus memberikan pemberitahuan satu minggu sebelumnya untuk setiap tahun masa kerja, atau minggu 12 jika bekerja selama bertahun-12tahun atau lebih. Tetap mengikuti peraturan khusus negara ini akan membantu memastikan kepatuhan selama proses offboarding.
Di Inggris, di sisi lain, perusahaan harus memberikan pemberitahuan satu minggu sebelumnya untuk setiap tahun masa kerja, atau 12 minggu jika bekerja selama bertahun-12tahun atau lebih. Tetap mengikuti peraturan khusus negara ini akan membantu memastikan kepatuhan selama proses offboarding.
Melindungi kekayaan intelektual: Tahukah Anda bahwa 20 persentase perusahaan telah mengalami pelanggaran data dari mantan karyawan?
Berikut adalah beberapa kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk menjaga keamanan data:
- Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi antara departemen SDM dan TI.
- Hindari menggunakan akun bersama.
- Ubah kata sandi secara rutin.
- Segera nonaktifkan login dan akun email karyawan yang keluar.
- Jadwalkan pencadangan data secara berkala.
Tenaga kerja jarak jauh lebih rentan terhadap pelanggaran data karena aliran data tidak dapat dipantau dengan cara yang sama seperti tim di lokasi. Beberapa faktor pendukung tambahan adalah:
- Menggunakan perangkat pribadi untuk mengakses informasi sensitif perusahaan.
- Menghubungkan ke jaringan Wi-Fi publik.
- Menyimpan data perusahaan di cloud.
Konsekuensi hukum dari pelanggaran data dapat menjadi bencana bagi reputasi dan keuangan Anda. Sebagai contoh, British Airways harus membayar denda sebesar GBP 20 juta 2020 untuk cacat keamanan yang memfasilitasi serangan dunia maya, yang mengakibatkan kebocoran data pribadi pelanggan dan staf.
Memberikan pesangon dan kompensasi yang memadai untuk pemutusan hubungan kerja: Pembayaran pesangon terakhir yang menjadi hak karyawan dihitung berdasarkan alasan pemutusan hubungan kerja dan lama masa kerja — penting untuk meneliti peraturan dalam negeri guna menghindari masalah hukum, seperti gugatan untuk pembayaran yang tidak adil.
Misalnya, tidak ada pesangon menurut undang-undang di Jerman; namun, banyak perusahaan memberikan 50 persen gaji bulanan per tahun masa kerja. Di Tiongkok, di sisi lain, uang pesangon setara dengan gaji penuh satu bulan untuk setiap tahun masa kerja.
Setiap kesalahan langkah dalam proses pemutusan hubungan kerja, terutama dalam hal kewajiban pembayaran pesangon, dapat menimbulkan masalah kepatuhan yang serius dan mahal.
Kunci keberhasilan pengalaman orientasi dan orientasi keluar
Ingatlah bahwa kesan pertama karyawan sama pentingnya dengan perpisahan terakhir. Jika proses ini diabaikan, hal ini tidak hanya memengaruhi kinerja karyawan Anda, tetapi juga dapat menodai reputasi Anda, sehingga sulit untuk mempertahankan dan memperoleh talenta di masa depan.
Kepatuhan membantu Anda menghindari masalah hukum dan melindungi aset perusahaan. Dalam jangka panjang, program orientasi dan orientasi keluar terstruktur dapat membantu Anda menjadi perusahaan pilihan dan menonjol dalam skala global.
Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menciptakan pengalaman orientasi dan orientasi keluar terbaik di kelasnya untuk tim jarak jauh, hubungi Globalization Partners. Global Growth Platform™ kami yang sepenuhnya mematuhi persyaratan membantu perusahaan membangun dan menyesuaikan tim internasional, serta memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses SDM, mulai perekrutan dan orientasi hingga pengaturan penggajian yang mematuhi persyaratan dan orientasi keluar – semuanya dengan satu platform.
Pelajari lebih lanjut tentang platform kami dan minta proposal hari ini.
Untuk informasi lebih lanjut tentang topik ini, lihat dua buku pedoman baru kami:
- Pedoman Kepatuhan Global Anda: Praktik Terbaik Orientasi (globalization-partners.com)
- Pedoman Kepatuhan Global Anda: Praktik Terbaik Offboarding (globalization-partners.com)
