Leestijd: 8 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Als u uw bedrijf uitbreidt naar Polen, moet u team van toegewijde werknemers opbouwen om u te helpen uw dagelijkse zakelijke activiteiten uit te voeren. Deze teams vormen de ruggengraat van uw activiteiten en werken consequent om uw bedrijf te helpen zijn doelstellingen te bereiken. Het aantal Poolse werknemers is de afgelopen twee decennia gestaag gestegen, van 9,9 miljoen in 2003 tot 13 miljoen in 2020 . Zelfstandigen en aannemers voegen er nog een toe 3 miljoen mensen aan de beroepsbevolking per jaar.
Als uw bedrijf naast werknemers ook met aannemers werkt, moet u een aantal essentiële verantwoordelijkheden vervullen. De eerste is om ervoor te zorgen dat u uw aannemers correct classificeert, door de wet te onderzoeken om te bepalen welke criteria werknemers als aannemers kwalificeren. Als u eenmaal een relatie met uw contractanten heeft opgebouwd, moet u ook weten hoe u ze correct betaalt, aangezien de standaard payrollprocessen die u voor uw werknemers gebruikt niet van toepassing zijn. Door uw aannemers correct te betalen, zorgt u voor een harmonieuze, langdurige werkrelatie waardoor uw nieuwe Poolse team kan floreren. Gelukkig is het betalen van een Poolse aannemer relatief eenvoudig als je eenmaal weet hoe deze betalingen moeten werken.
Wat is het verschil tussen werknemers en onafhankelijke contractanten?
De verschillen tussen een werknemer inhuren en werken met een aannemer komen vooral neer op loon en belastingen. Wanneer uw bedrijf werknemers in dienst neemt, bent u verantwoordelijk voor het inhouden van loonbelasting en socialezekerheidsbijdragen op hun salaris en het betalen van werkgeversbelastingen aan de socialezekerheidsfondsen van de overheid. U biedt meestal ook voordelen zoals vakantiedagen, pensioenregelingen en betaald verlof. Aan de andere kant, wanneer u samenwerkt met onafhankelijke contractanten, houdt u geen belastingen of socialezekerheidsbijdragen in of betaalt u geen arbeidsgerelateerde voordelen aan contractanten.
Bovendien zijn de Poolse arbeidswetten van toepassing op werknemers, maar in het algemeen niet op aannemers. Aannemers zullen waarschijnlijk worden vrijgesteld van bijvoorbeeld overwerk- en minimumloonwetten.
In het algemeen, maar niet altijd, kunnen onafhankelijke contractanten een veel hoger loon afdwingen dan werknemers, deels om te compenseren voor het feit dat ze hun eigen loonbelasting moeten betalen en geen door de werkgever verstrekte ziektekostenverzekering, betaald verlof, ouderdomspensioenen en andere voordelen.
Criteria voor het classificeren van werknemers versus aannemers
Zoals met de meeste landen, heeft Polen strenge eisen die bepalen of een bedrijf werknemers als werknemers of aannemers kan classificeren. Deze hebben over het algemeen te maken met hoeveel controle het bedrijf heeft over het werk, zoals wat werknemers doen en hoe ze het doen, evenals hoe werknemers worden betaald, wie levert, en of het bedrijf voordelen biedt.
Wat betekenen deze criteria in de praktijk? Over het algemeen houden ze in dat werknemers fulltime of parttime werken voor één bedrijf, instructie en management krijgen van dat bedrijf, door de werkgever voorgeschreven uren per week werken, deel uitmaken van de loonlijst van de werkgever en de vereiste arbeidsvoorwaarden ontvangen. Aan de andere kant werken onafhankelijke contractanten op project- of offertebasis, beheren hun eigen werk en tijd, maken geen deel uit van de loonlijst van het bedrijf, betalen hun eigen belastingen en werken vaak voor meerdere klanten aan specifieke projecten. Aannemers dienen meestal facturen in voor voltooide werkzaamheden in plaats van loonstrookjes te ontvangen, en ze betalen hun eigen belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
Met andere woorden, aannemers zijn zelfstandigen, terwijl werknemers rechtstreeks voor het bedrijf werken. Aannemers hebben doorgaans een grote klantenportefeuille en uw bedrijf is daar slechts één van.
Dit onderscheid tussen werknemers en onafhankelijke contractanten is bedoeld om te voorkomen dat bedrijven misbruik maken van hun werknemers door ze als werknemers te behandelen, maar ze als contractanten te classificeren om te voorkomen dat ze de vereiste arbeidsvoorwaarden verstrekken.
Waarom bedrijven hun aannemers zorgvuldig moeten classificeren en betalen
Als uw bedrijf met onafhankelijke contractanten werkt, biedt u hen geen voordelen en betaalt u geen loonbelasting of draagt u namens hen bij aan sociale programma's. De uurbeperkingen die voor uw werknemers gelden, gelden niet voor uw contractanten, zodat zij kunnen overwerken zonder recht op overwerkvergoeding. Deze regeling is voor veel werkgevers zeer gunstig, omdat het hun logistiek vereenvoudigt en hun kosten verlaagt.
In sommige gevallen classificeren bedrijven werknemers ten onrechte als onafhankelijke contractanten. Het op deze manier verkeerd classificeren van werknemers draagt ernstige risico's . Als rechtbanken bepalen dat de werknemers die als aannemers zijn geclassificeerd, werknemers zijn, kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor jarenlange achterstallige belastingen en achterstallige betalingen voor overuren en betaald verlof. Deze opgebouwde kosten kunnen een operationeel budget verpesten en aanzienlijke juridische en logistieke uitdagingen veroorzaken.
In veel gevallen is het werk dat een bedrijf moet hebben gedaan echter echt contractwerk en is samenwerken met onafhankelijke contractanten het meest logisch. Daarom moet uw bedrijf weten hoe het aannemers moet inhuren en betalen in overeenstemming met de wet.
Een onafhankelijke contractant inhuren in Polen
Zoals in veel delen van de wereld, neemt contractarbeid in Polen toe, vooral in bepaalde industrieën. Werkrelaties op gebieden als informatietechnologie en kluseconomie vereisen vaak business-to-business-contracten in plaats van traditionele arbeidscontracten.
In Polen hebben traditionele werknemers arbeidsovereenkomsten en bescherming onder de Poolse arbeidswetgeving, terwijl contractanten business-to-business-contracten hebben die bekend staan als civielrechtelijke overeenkomsten. Op grond van civielrechtelijke overeenkomsten treden werknemers op als aannemer of freelancer. De contracten verplichten werknemers om specifieke taken uit te voeren, en ze opereren buiten de arbeidswetten die over het algemeen van toepassing zijn op Poolse werknemers.
In Polen zijn de criteria die zijn gespecificeerd in de arbeidswet nuttig om te bepalen of een werknemer een aannemer of een werknemer is. De Poolse arbeidswet bepaalt verschillende criteria die bedrijven moeten gebruiken om hun aannemers te onderscheiden van hun werknemers. Werknemers zijn over het algemeen werknemers in plaats van aannemers als ze aan deze criteria voldoen:
- Ze voeren werk van een bepaald type uit.
- Zij doen dat werk onder direct toezicht van de werkgever.
- Zij verrichten werkzaamheden op de plaats en tijd die de werkgever voorschrijft.
- De werkrelatie is relatief continu.
Aan de andere kant is de kans groter dat werknemers die hun werk uitvoeren met minimale directe supervisie van de werkgever, kiezen waar en wanneer ze werken en een reeks kortetermijnprojecten van hun keuze aannemen, worden geclassificeerd als aannemers.
Vereisten voor de betaling van aannemers in Polen
De Poolse wet stelt niet veel eisen aan de manier waarop bedrijven hun aannemers moeten betalen. Overweeg ter vergelijking de vereisten die gelden voor de beloning van werknemers.
In Polen hebben werknemers recht op specifieke loon, voordelen en bescherming volgens de Poolse arbeidswetten. Ze zouden maar acht uur per dag moeten werken, 40 uren per week. Ze mogen overuren maken buiten die uren, hoewel de werkgever het overwerk moet goedkeuren en het overwerk niet meer mag bedragen dan: 150 uur per jaar. Werkgevers moeten de werknemers voor hun overuren compenseren met: 150 tot 200 procent van het standaardloon of extra vrije tijd van de werknemers. Werknemers moeten ook een minimumloon ontvangen van minimaal PLNzł 18,30 per uur of PLNzł 2.800 per maand.
Bovendien moeten werknemers in Polen ontvangen: 20 tot 26 betaalde vakantiedagen, afhankelijk van hoe lang ze hebben gewerkt of op school hebben gezeten. Betaalde verloftijd omvat ook vier ziektedagen die werknemers naar behoefte kunnen gebruiken, en werknemers komen in aanmerking voor maximaal 33 dagen betaald ziekteverlof als ze een gecertificeerde doktersbriefje hebben. Werknemers moeten ook ontvangen 13 betaalde feestdagen en zwangerschaps- of vaderschapsverlof bij de geboorte van een kind.
Als een bedrijf in Polen werknemers wil ontslaan, moeten de werknemers opzegging en ontslag ontvangen. Als het contract voor onbepaalde tijd is, vereist de beslissing een opzeggingsgrond die stand zou houden in de arbeidsrechtbank. De opzegtermijn is afhankelijk van het soort contract en de duur van het dienstverband. De ontslagvergoeding hangt meestal ook af van de duur van de diensttijd van de werknemers bij het bedrijf.
Bovendien moeten bedrijven in Polen namens hun werknemers aan de nationale socialeverzekeringsinstelling (ZUS) betalen. De werkgever kan betalingen doen die gelijk zijn aan tot 22,14 procent van het brutoloon van elke werknemer. Daarentegen betalen de werknemers zelf slechts ca 14 procent van hun brutoloon.
De meeste van deze vereisten gelden alleen voor werknemers. Relaties met contractanten zijn niet gebonden aan de meeste arbeidswetten en hebben geen recht op ZUS-uitkeringen, betaald verlof of een opzegtermijn vóór beëindiging.
In het verleden verdienden veel zzp'ers ook beduidend onder het minimumloon. Echter, een 2017 wetswijziging specificeert dat het Poolse minimumloon voor werknemers ook van toepassing is op aannemers. Het doel van deze wet is om onafhankelijke contractanten te beschermen tegen uitbuiting en ervoor te zorgen dat bedrijven hun werknemers niet verkeerd classificeren als contractanten, louter om geld te besparen op de uitbetaalde lonen.
Fiscale praktijken voor het inhuren van aannemers in Polen
Wanneer u in Polen met zzp'ers werkt, voegt u deze niet toe aan uw loonlijst en betaalt u geen loonheffingen. Misschien wilt u echter de details van de belastingwetgeving weten, zodat u inzicht krijgt in de belastingverplichtingen van uw aannemers.
bijdragen voor sociale zekerheid;
De meeste onafhankelijke contractanten moeten bijdragen aan ZUS, ook al zijn hun werkgevers niet verantwoordelijk om namens hen bij te dragen. De bijdragen gaan naar een pensioenverzekering, een arbeidsongeschiktheidsverzekering, een ziektekostenverzekering en soms een arbeidsongevallenverzekering. De premies voor de ziektekostenverzekering zijn voor rekening van de aannemer. Studenten jonger dan 26 niet hoeven te storten in de verplichte sociale verzekeringen of ziekenfondsen. Of onafhankelijke contractanten bijdragen aan ZUS, hangt af van de specifieke civielrechtelijke overeenkomst die ze hebben.
Als u internationale teams bouwt in Polen, moet u er rekening mee houden dat u uw aannemers hun volledige vergoeding betaalt zonder enig deel van hun loon voor ZUS-bijdragen in te houden. Uw organisatie betaalt namens uw aannemers ook geen loonbelasting aan ZUS.
Inkomstenbelasting
In Polen berekenen aannemers en werknemers hun inkomstenbelasting anders. Poolse inkomstenbelasting is alleen van toepassing op werknemers en aannemers die: 26 of ouder tenzij ze PLNzł . maken 85.528 of meer per jaar, dat is ongeveer US$23.165 of ongeveer EUR€ 19.005 . Poolse werknemers onder 26 met inkomens tot PLNzł85.528 betalen a 17 procent belastingtarief. Degenen met een inkomen boven die drempel zijn onderworpen aan een 32 procent belastingtarief. Aannemers betalen daarentegen een vlak belastingtarief van 19 procent.
Manieren om aannemers in Polen te betalen
De beste manier bepalen om internationale werknemers en contractanten betalen is vaak een uitdaging. Aangezien u met onafhankelijke contractanten werkt, moet u een vaststaand proces hebben om ze correct en op tijd te betalen. Hier zijn enkele veelvoorkomende betalingsindelingen en of ze geschikt zijn voor het betalen van uw onafhankelijke contractanten.
- Loondiensten: Bij opdrachtnemers betaalt u niet via uw loonlijst omdat uw opdrachtnemers geen deel uitmaken van uw loonlijst. Alleen uw werknemers maken deel uit van uw loonlijst, waarbij u de vereiste inhoudingen van de loonstrookjes verwijdert en de nodige loonheffingen betaalt. In plaats van aannemersbetalingen via uw loonlijst te verwerken, laat u uw aannemers facturen voor hun werk indienen en hun betalingen verwerken via uw crediteurenadministratie. Sommige payrollservicebedrijven hebben echter structuren waarmee u uw onafhankelijke contractanten kunt betalen met behulp van hun diensten. Deze services kunnen kostbaar zijn en ondersteunen niet altijd wereldwijde operaties.
- banken: Uw bedrijf zou kunnen overwegen om met een bank samen te werken om onafhankelijke contractanten te betalen. Het is echter mogelijk dat sommige Poolse banken niet samenwerken met een bedrijf dat niet officieel in Polen is geregistreerd, en het papierwerk en de vereisten die gepaard gaan met het openen van een bankrekening kunnen deze optie onpraktisch maken.
- Diensten voor geldoverdracht: Met diensten voor geldoverdracht kan uw bedrijf geld naar de bankrekeningen van uw contractanten sturen. Als u een dochteronderneming in Polen heeft opgericht, heeft u al een bankrekening waarvan u geld kunt overboeken via uw crediteurenadministratie. Dit proces is een uitstekende optie voor het betalen van aannemers in Polen, omdat het relatief snel en gemakkelijk is, waardoor u vertragingen kunt verminderen en een goede werkrelatie met uw onafhankelijke contractanten kunt behouden. Geldtransferservices bieden vaak ook verschillende opties voor overboekingsmethoden, hoge overboekingslimieten en betrouwbare beveiliging. Houd er echter rekening mee dat u waarschijnlijk transactiekosten in rekening brengt als u aannemers betaalt in een andere valuta dan de Poolse zloty. Deze kosten zijn over het algemeen percentages, dus grote overschrijvingen kunnen u meer kosten.
- Werken met een inhuurpartner: Als u met een wervingspartner werkt, stroomlijnt u de betalingsprocessen van uw aannemers vaak aanzienlijk. Een betrouwbare partner kan u helpen uw aannemers legaal in te huren en ze snel en nauwkeurig te betalen, in de lokale valuta en op een manier die voldoet aan de Poolse regelgeving.
Bouw internationale teams in Polen met Globalization Partners
Wanneer u klaar bent om uw bedrijfsactiviteiten uit te breiden naar Polen en overweegt om fulltime talent uit Polen aan te nemen, werk dan met Globalization Partners . Met behulp van onze uitgebreid, AI-gestuurd platform , stroomlijnen we het proces van het aannemen en betalen van uw Poolse teamleden om correcte, tijdige betalingen te garanderen en uw bedrijf tijd te besparen.
Vraag een voorstel aan voor ons wereldwijde werkgelegenheidsplatform vandaag, of neem contact op meer leren.
