Leestijd: 8 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Soms woont het beste talent niet in hetzelfde land als waar uw bedrijf gevestigd is. Of, misschien wilt u uw bedrijf internationaal uitbreiden en wilt u mensen inhuren die in het buitenland wonen. Zodra u de juiste werknemers voor uw bedrijf heeft gevonden, is de volgende stap om uit te vinden hoe u hen gaat betalen. Het betalen van werknemers die in verschillende landen wonen, kan een uitdaging zijn. Want uw bedrijf kan natuurlijk niet eenvoudigweg een cheque naar hen sturen of direct geld op hun bankrekening storten. Net als bij uw binnenlands teamleden moet u ervoor zorgen dat u de regels met betrekking tot classificatie, inhouding van belasting en andere details, volgt.
Gelukkig hoeft uw bedrijf niet zelf uit te vinden hoe het internationale werknemers kan betalen. U kunt samenwerken met een Employer of Record (EOR) om teamleden in het buitenland in te huren en in dienst te stellen. Een Employer of Record verlicht de lasten van uw administratieve afdeling en helpt u mogelijke internationale salarisadministratiekwesties te vermijden.
Hoe internationale salarisadministratie werkt
Internationale salarisadministratie heeft veel overeenkomsten met de salarisadministratie van het land van uw bedrijf. U moet zeker zijn dat de manier waarop u uw teamleden betaalt overeenkomt met de wetgeving van het land en dat u de juiste bedragen aan belasting inhoudt en betaalt. Zaken om rekening mee te houden op het gebied van belasting als u internationale werknemers betaalt, zijn:
- Inkomstenbelasting: Uw bedrijf moet de juiste hoeveelheid inkomstenbelasting inhouden op de loonstroken van uw werknemers, op basis van waar zij werken en mogelijke toepasselijke regionale, lokale of staatsinkomstenbelasting.
- Sociale zekerheid: Veel landen, niet alleen de VS, innen een vorm van sociale zekerheidsbelasting van werknemers en werkgevers. Het bedrag van de bijdrage van uw bedrijf kan variëren van land tot land, net als het bedrag van de bijdrage van de werknemer.
- Loonbelasting: In veel landen moet een werkgever bijdragen aan de loonbelasting, zoals werkloosheidspremie en werknemerscompensatie, voor elke werknemer. Het bedrag van de belasting kan aanzienlijk verschillen. Het is ook de moeite waard om op te merken dat op sommige plekken de loonbelasting een regionale of lokale maar ook een federale belasting kan zijn.
Bij het betalen van internationale werknemers moet een bedrijf ervoor zorgen dat het de toepasselijke soorten belasting inhoudt en betaalt en de juiste belastingbedragen. Het moet ook ervoor zorgen dat het de belastingen voor de gestelde deadline betaalt. Bijvoorbeeld in de VS moeten belastingaangiftes voor 15 april worden gedaan en moeten betalingen voor geschatte aanslagen worden betaald voor 15 april, juni, september en januari. In het VK moeten belastingaangiftes worden gedaan binnen een jaar na het aflopen van de administratieperiode. In Frankrijk moeten belastingaangiftes worden gedaan in april voor fiscale jaren die eindigen in December. In Duitsland moeten belastingaangiftes worden gedaan voor 31 juli.
Naast naleving van de belastingwetgeving moet internationale salarisadministratie alle regels voor secundaire arbeidsvoorwaarden en lonen in een land volgen. In sommige delen van de wereld kan het zijn dat uw bedrijf moet bijdragen aan het pensioenplan van werknemers. Ook moeten de regels omtrent minimumloon in elk land waar het mensen inhuurt worden gevolgd. In sommige landen is het gewoon om werknemers een 13e- of 14e-maand salaris te betalen, welke vaak vrijgesteld is van belasting en wordt betaald aan het einde van het jaar.
Bepaalde gebieden hebben ook regels over hoeveel uur een werknemer mag werken in de week. In de Europese Unie, bijvoorbeeld, kunnen werknemers niet meer dan 48 uur werken tijdens een periode van zeven dag. Werknemers moeten ook 11 uur rust hebben voor elke periode van 24 uur, wat betekent dat zij niet meer dan 13 uur in een enkele dag kunnen werken. Werknemers in de EU krijgen ook vier weken betaald jaarlijks verlof, elk jaar.
Naast naleving van belastingen en lonen heeft internationale salarisadministratie veel overeenkomsten met binnenlandse salarisadministratie. Uw bedrijf beslist hoe vaak werknemers betaald krijgen, zoals een keer per maand, tweewekelijks, op de 15e en 30e van de maand, enz. U bepaalt ook hoe het geld wordt gedistribueerd naar uw telewerkers, zoals via direct storting of papieren cheques.
Uitdagingen bij het betalen van internationale werknemers op afstand
Voor u internationaal gaat uitbreiden of begint met het inhuren van werknemers in andere landen is het belangrijk om te begrijpen welke uitdagingen betrokken zijn bij het betalen van uw team op afstand. Als uw bedrijf de regels van een bepaald land overschrijdt, kan het te maken krijgen met kosten en boetes.
Het volgen van de regels en verwachtingen van bepaalde landen kan een flinke inspanning vereisen van de administratie- en HR-afdelingen van uw bedrijf. Het kan nuttig zijn om te krijgen van de meest voorkomende problemen zijn bij het betalen van een team op afstand om te begrijpen waarop u moet letten en wat er op het spel kan staan.
- Belastingproblemen
- Lokale gewoontes
- Wettelijke zorgen
- Accurate tijdregistratie
- Koersverschillen
Belastingproblemen
Een werkgever moet de toepasselijke belastingen van de loonstrook van een buitenlandse werknemer inhouden en het bedrijf moet op tijd belastingen betalen de betreffende overheid. Een bedrijf moet ook een administratie bijhouden van betaalde belastingen, aangezien de belastingdienst in een ander land het bedrijf kan controleren. Dat betekent dat uw bedrijf alle belastingpapieren en bonnen jarenlang moet bewaren of anders het risico loopt op een stevige boete als bij een controle naar voren komt dat u niet de juiste bedragen aan belasting heeft ingehouden of betaald.
Lokale gewoontes
U kunt verwachten veel culturele verschillen tegen te komen bij internationale expansie van uw bedrijf. Sommige culturele verschillen kunnen worden weergegeven in de salarisadministratie en kunnen van invloed zijn op hoe u uw internationale werknemers betaalt. Bijvoorbeeld, in veel Zuid-Amerikaanse, Europese en Aziatische landen is een 13e maandsbetaling een gewoon gebruik. Uw internationale team kan bij uw bedrijf gaan werken onder de aanname dat zij die extra betaling zullen ontvangen aan het einde van het jaar. Maar als u niet op de hoogte bent van die gewoonte, loopt u het risico uw team teleur te stellen.
Wettelijke zorgen
Er zijn ook juridische verschillen die u in de gaten moet houden bij het betalen van een internationaal team op afstand. Bijvoorbeeld in het VK, moeten werkgever werknemers £94,25 per week betalen als wettelijk ziektegeld, als een werknemer ziet is en ten minste vier dagen niet komt werken. Een werkgever moet tot 28 weken ziektegeld betalen. In de VS kan een werkgever aanbieden betaalde vakantiedagen aanbieden voor ziekte maar het is niet wettelijk vereist om werknemers die ziek zijn te betalen. De Family and Medical Leave Act (FMLA) in de VS beschermt mensen die vrij moeten nemen van het werk in verband met ziekte of andere gezondheidszorgen, maar slechts voor 12 weken. FMLA-verlof kan onbetaald zijn.
Andere juridische zorgen waar u rekening mee moet houden bij het inhuren en betalen van internationale werknemers omvatten de documentatie die vereist is in elk land. In de VS, bijvoorbeeld, moeten werknemers bewijs van staatsburgerschap of het recht om te werken in het land kunnen laten zien, zoals een paspoort, als zij worden ingehuurd. In andere landen kan een werknemer een nationaal verzekeringsnummer moeten laten zien voor zij worden ingehuurd.
Accurate tijdregistratie
Het bijhouden van gewerkte uren kan van groter belang zijn bij het betalen van internationale werknemers in vergelijking van hen die in de VS wonen en werken. In de VS ontvangen niet-vrijgestelde werknemers betaling voor overuren als zij meer dan 40 uur in een week hebben gewerkt, maar er is geen bovengrens aan hoeveel uren per week een persoon, ouder dan 16, mag werken. Dat is niet het geval in andere landen. In veel landen in de EU, bijvoorbeeld, is de werkweek beperkt tot 48 uur. In China beperkt arbeidswetgeving de werkweek op 44 uur. Om het overschrijden van de grens te vermijden, is het essentieel dat een internationale salarisadministratie een methode omvat om accuraat tijd te registreren en rapporteren.
Koersverschillen
Werknemers die in de EU wonen en werken, willen in euro's betaald worden, terwijl mensen die in het VK wonen en werken in ponden betaald willen worden. Betalen van uw internationale team in de valuta van hun betreffende landen is gunstig voor hen, maar kan lastig zijn voor u. Als bijvoorbeeld een buitenlandse valuta stijgt in relatie tot de dollar, kan uw bedrijf uw internationale werknemers aanzienlijk meer betalen dan wat u eigenlijk overeengekomen was.
Een manier om de problemen die worden veroorzaakt door fluctuerende valuta te beheren is om de salarisadministratie over te laten aan een Employer of Record. Uw bedrijf kan uw werknemers betalen in uw lokale valuta, en de Employer of Record kan loonstroken uitgeven in de valuta van het land van de werknemers.
Hoe internationale werknemers te betalen
Als uw bedrijf mensen inhuurt die wonen en werken in een ander land dan uw eigen land, moeten de werknemers worden betaald op basis van de wetten van het land waarin zij wonen, met een paar uitzonderingen. Bijvoorbeeld, als een werknemer tijdelijk naar het buitenland verhuist en blijft werken voor uw bedrijf terwijl hij/zij in dat andere land woont, kan het zijn dat u hem/haar blijft betalen via uw eigen salarisadministratie.
Een andere opties is dat u uw internationale werknemers laat betalen door internationale klanten van uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld iemand in Frankrijk inhuurt om ondersteuning te bieden aan een Franse klant van uw bedrijf, kan dit persoon technisch gezien worden ingehuurd als een werknemer van de Franse klant. U betaalt hun salaris door betalingen te doen aan uw klant, maar de klant handelt zelf de salarisadministratie van de werknemer af.
Anders moet uw bedrijf een aparte salarisadministratie hebben voor elk land waarin het handelt. U heeft een paar opties bij het opzetten van een salarisadministratie. U kunt een dochteronderneming opzetten in het land om alle zaken in dat gebied en de salarisadministratie af te handelen. Als uw bedrijf denkt over permanente internationale expansie, kan het vestigen van een bedrijf in het land een logisch idee zijn. Maar als u slechts een handvol mensen inhuurt in een ander land of u huurt mensen in in verschillende landen, kan het vestigen van een dochteronderneming of filiaal in die landen meer tijd en inspanning kosten dan u zou willen besteden.
Een kosteneffectiever oplossing zou het samenwerken met een Employer of Record kunnen zijn. Bijvoorbeeld: een Employer of Record zoals Globalization Partners regelt alle details omtrent de betaling van uw internationale team, zodat het op tijd en in navolging van de wetten van het land waarin zij wonen en werken, betaald krijgt. Wij betalen uw werknemers op tijd en in hun lokale valuta en wij zorgen dat alle secundaire arbeidsvoorwaarden en vereiste belastingen ook betaald worden.
Moeten internationale werknemers zzp'er zijn?
Inhuren van een zzp'er in plaats van werknemers is een optie voor uw bedrijf. Als u werkt met zzp'ers is uw bedrijf niet verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen of voor het betalen van sociale zekerheids- of werkloosheidsbelastingen. U hoeft ook geen secundaire arbeidsvoorwaarden te betalen voor zzp'ers en zzp'ers zijn niet onderhevig aan dezelfde tijdsbeperkingen als werknemers. Daarnaast hoeft uw bedrijf niet geregistreerd te zijn in het land waarin de zzp'er woont om die persoon te betalen voor het werk dat zij doen.
Zzp'ers zijn echter niet eenvoudig goedkopere versies van werknemers. Zij hebben een relatie met een bedrijf die duidelijk verschilt van de werkgever-werknemersrelatie. Als u werkt met zzp'ers kunt u niet verwachten dat u hun enige bron van inkomsten of werk bent. De meeste landen hebben redelijk strikte definities en regels waaraan moet worden voldaan voordat een individu kan worden gezien als een zzp'er in plaats van een werknemer.
Bijvoorbeeld in het VK worden mensen gezien als zzp'ers als zij een offerte of aanbieding sturen om een project te krijgen of werk te vinden en als zij niet onder directe supervisie werken. Zzp'ers in het VK moeten ook facturen sturen voor het werk dat zij uitvoeren en de projecten die zij afronden. Zzp'ers in het VK betalen hun eigen belasting en nationale verzekering. Als de mensen die voor uw bedrijf werken dit soort zaken regelen, kunt u ze waarschijnlijk wel beschouwen als zzp'er. Maar als u mensen inhuurt in het VK en de werkzaamheden die zij uitvoeren bepaalt of hen onder een manager of leidinggevende laat werken, worden ze beschreven als werknemers en moeten zij dusdanig worden gecompenseerd.
Als uw bedrijf internationale werknemers verkeerd classificeert als zzp'ers neemt u bepaalde risico's. Als de rechtbank bepaalt dat uw bedrijf een werknemer verkeerd geclassificeerd heeft, kunt u verantwoordelijk worden gehouden om de belastingen van die persoon te betalen, net als achterstallig vakantiegeld, wat op dit moment 5,6 weken betaald verlof is per jaar voor de meeste werknemers in het VK.
Ondanks dat het inhuren van internationale werknemers als zzp'er logisch kan zijn voor uw bedrijf, kan het zijn dat, als u niet over de juiste richtlijnen beschikt om te garanderen dat die medewerkers niet verkeerd worden geclassificeerd, uw bedrijf een stevig rekening ontvangt en een aanzienlijke juridische hoofdpijn. Een betere optie is om uw team correct te classificeren vanaf het begin en om samen te werken met een Employer of Record om ervoor te zorgen dat u plaatselijk arbeidsrecht naleeft terwijl u uw internationale salarisadministratieproces stroomlijnt.
Laat Globalization Partners uw internationale salarisadministratiebehoeftes managen
Als u internationaal wilt uitbreiden en er klaar voor bent om werknemers in te huren in andere land, kan Globalization Partners helpen. Wij handelen als de Employer of Record voor uw internationale team, waardoor gegarandeerd wordt dat aan landspecifieke salarisadministratievereisten wordt voldaan en dat uw werknemers op tijd betaald krijgen en in de valuta van het land waarin zij wonen. Voor meer informatie over hoe onze oplossing uw bedrijf kan helpen als het groeit, kunt u vandaag nog contact met ons opnemen.
Voor meer informatie download u hier onze Complete gids voor het opbouwen van een wereldwijd team op afstand:
