Drukke mensen willen eenvoudige instructies - en drukke leidinggevenden willen dat u uw projecten implementeert terwijl u hen beknopte updates en instructies geeft over wat er van hun teams nodig is. HR-professionals die beginnen met het beheren van een nieuw project moeten hun plan duidelijk en uitvoerbaar maken.
Ik heb mijn ervaring in het leiden van HR-teams en het beheren van internationale projecten verzameld op basis van een paar bruikbare tips voor het beheren van succesvolle projecten.
4 Belangrijke principes voor projectmanagement
De basisprincipes van projectmanagement helpen u een stevige basis te leggen. Als u een project start waarbij meerdere teams op verschillende locaties betrokken zijn, volgen hier enkele stappen voor een goed georganiseerd, succesvol project:
#1: Vermeld wat u probeert te bereiken.
- Identificeer de bepalende zakelijke behoefte.
Breng de vraag ‘waarom doen we dit’ een niveau omhoog totdat u dat niet meer kunt. Is het meten van werknemersbetrokkenheid bijvoorbeeld de werkelijke zakelijke behoefte OF is het de taak die nodig is om de werknemersbetrokkenheid te kunnen verbeteren? Is het verbeteren van de betrokkenheid een nog hogere behoefte, zoals het verminderen van het personeelsverloop? Is omzetvermindering slechts een element van een algemene noodzaak om de bedrijfskosten te verlagen? - Deel de zakelijke behoefte.
Het duidelijk vermelden van de bruikbare bedrijfsdoelstellingen van een project helpt alle belanghebbenden te herkennen waarom ze erbij betrokken zijn en helpt je om betrokkenheid te krijgen.
#2: Leg de stappen uit die nodig zijn om daar te komen.
- Splits het project op in verteerbare taken.
Definieer expliciet de verwachte kwantificeerbare verbeteringen of resultaten, vooral als culturele nuances van invloed kunnen zijn op de interpretatie. Zorg ervoor dat elke taak een duidelijke eigenaar en een vervaldatum heeft. - Mijlpalen definiëren.
Mijlpalen geven momenten van voltooiing aan in stapsgewijze stappen richting het einddoel van het project. Dit maakt een duidelijke monitoring van de voortgang van het team mogelijk en stelt u in staat om uw collectieve overwinningen onderweg te vieren. - Plan controlepuntvergaderingen.
Het is bewezen dat zowel mijlpalen als controlepunten nuttig zijn om het moreel van het team te vergroten. Ze vestigen de aandacht op individuele prestaties, zorgen ervoor dat de inspanningen van alle teamleden worden erkend en gewaardeerd, en laten iedereen zich afstemmen op wat de volgende stap is. Houd nooit een vergadering om er een te hebben, maar regelmatige controlepunten helpen om het projectteam verbonden te houden.
#3: Communiceren om individuele bijdragen te koppelen aan het grotere geheel.
- Laat geen ruimte voor misverstanden.
Ga uit van niets. Bij het werken in multinationale teams moet de communicatie kristalhelder zijn. Houd rekening met culturele gevoeligheden voor het ontvangen van instructies en delegeren, breng de resultaten van elke persoon voor het project schriftelijk omlaag en help het team te begrijpen hoe de taken verband houden met elkaar en met uw algemene doel. - Verzamel alle documentatie op één plek.
Al uw projectinformatie moet zich op een locatie bevinden waar iedereen toegang toe heeft, in elke tijdzone. Dit kan een projectschema, een lijst van teamleden en een RACI (verantwoordelijk, verantwoordelijk, consulterend en informerend) matrix omvatten voor extra duidelijkheid over rollen.
#4: Betrek uw leiderschapsteam.
- Betrek senior managers om u te helpen iedereen gemotiveerd te houden.
Voordat uw project begint, hebt u betrokkenheid en betrokkenheid nodig van de belanghebbenden buiten HR. Denk aan de afdelingen die nodig zijn voor uw project en de juiste senior managers om in elke regio te betrekken – dit is misschien niet iemands directe manager in verschillende culturen. - Respecteer de inboxen van belanghebbenden op hoog niveau.
Projectmanagers moeten regelmatig communiceren met de verantwoordelijke partijen voor elke taak, terwijl belanghebbenden op hoog niveau en leidinggevenden korte, periodieke updates moeten ontvangen.
3 Voorbeelden van internationale HR- projecten
Onze teams beheren projecten elke dag over de grenzen heen. Als onderdeel van een internationaal bedrijf zijn we goed op de hoogte van best practices, maar deze verschillen per projecttype. Hier volgen hoogtepunten van een paar wereldwijde HR-projecten:
Project nr. 1: Een grensoverschrijdende betrokkenheidsenquête uitvoeren
Globalization Partners is er trots op 96 procent werknemerstevredenheid te kunnen melden. We konden dit niet beheren als het niet voor een robuust betrokkenheidsonderzoek en daaropvolgende HR-inspanningen was om de werknemerservaring voortdurend te verbeteren.
Het meten van medewerkersbetrokkenheid kan grotendeels worden geautomatiseerd zodra de methodologie en vragen zijn bepaald. HR-teams kunnen in wezen op "verzenden" klikken en de rapportage gebruiken die standaard in veel tools wordt geleverd om trends te identificeren en de voortgang te meten. Bij Globalization Partners gebruiken we 15five voor teammanagement en zijn enquêtefunctie is een belangrijk middel geweest om de werklast, motivatie en betrokkenheid van ons team te begrijpen.
Project #2: Een wereldwijde onboarding-ervaring op afstand ontwerpen
Omdat we wereldwijd personeel inhuren, moest Globalization Partners lang voor de pandemie plannen voor onboarding op afstand . Voor ons HR-team betekende dit het maken van een reeks video's voor nieuwe teamleden, het opzetten van meerdere meet-and-greet-gesprekken met alle aangrenzende functies van de werknemer en het formeel documenteren van verwachtingen, lessen en kansen.
[bctt tweet=”Omdat we wereldwijd personeel inhuren, moest Globalization Partners plannen voor onboarding op afstand lang vóór de pandemie. Voor ons HR-team betekende dit het maken van een reeks video's voor nieuwe teamleden, het opzetten van meerdere ontmoetingsgesprekken met alle aangrenzende functies van de werknemer en het formeel documenteren van verwachtingen, lessen en kansen. " gebruikersnaam="globalpeo"]
Bij Globalization Partners gebruiken we Lessonly om het trainingsstuk van een geweldige onboarding-ervaring te genereren. Bedrijven die internationaal inhuren, zullen ook rekening houden met tijdige betalingen, veilige gegevensverzameling en transparant uren- en onkostenbeheer. Dit full-stack arbeidsplatform voorm maakt wereldwijd inhuren en onboarding snel en eenvoudig voor HR-teams.
Project #3: Internationale wervingsinspanningen opschalen
Onze bedrijfsgrootte verdubbelde ondanks Covid-19, en de meeste van onze nieuwe medewerkers zijn NIET gevestigd in de buurt van onze locatie op het Amerikaanse hoofdkantoor. Dit onderscheid is belangrijk om te weten voordat u begint met uw wervingsinspanningen: neemt u personeel in een specifieke markt in dienst of zoekt u gewoon de beste persoon voor de baan, waar ze ook wonen? De pandemie heeft bewezen dat telewerken zeer effectief is en de groeiende wereldwijde trend is om het beste talent te vinden, ongeacht hun locatie.
LinkedIn is een van de grootste sociale netwerken voor professionals in de VS, maar dit is wereldwijd niet het geval. In China bijvoorbeeld bestaat een soortgelijk concept in Ushi , maar er zijn verschillen.
Het LinkedIn-concept vertaalt zich niet rechtstreeks naar alle markten, dus u moet de vacaturepromotie aanpassen aan elke regio.
Uw project is voltooid – nog één stap
Een nabespreking van een project (of retrospectief) moet worden beschouwd als de laatste stap van een project. Hiermee kunnen alle belanghebbenden hun succes vieren en kunnen de projecteigenaren nadenken over de beste praktijken voor de toekomst. Onderzoek toont ook aan dat teams die een debriefperform tot 20 procent beter presteren.
Houd cultuur in gedachten in deze feedbackfase — het kan de meest gevoelige stap zijn in wereldwijd projectmanagement. Harvard Business Review citeert dat de Chinese cultuur vaak positieve versterking nodig heeft, maar een Duitse bedrijfscultuur van alleen het benadrukken van uitstekende handelingen kan eigenlijk leiden tot negatieve prestaties. Er zijn veel nuances binnen de bedrijfscultuur van elk land en zelfs binnen verschillende bedrijven, dus in dit stadium is lokale kennis van onschatbare waarde.
Bij elke mijlpaal moet het projectteam vragen:
- Wat hebben we goed gedaan?
- Wat kunnen we anders doen?
De definitieve nabespreking van het project moet input uit alle fasen bevatten, een beoordeling van het rendement op investering (ROI) van het voltooide project en een samenvatting van voorgestelde wijzigingen voor het volgende project. Veranderingen kunnen van alles zijn, van het scopingproces tot de afdelingen die betrokken waren bij het team. Projecteigenaren zijn ook verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle informatie die in de nabespreking wordt verzameld, wordt toegepast op de volgende iteratie, zodat het proces voortdurend wordt verbeterd.
Van projectscoping en planning tot het documenteren van nabesprekingsbevindingen, mijn grootste leerpunt bij het beheren van grensoverschrijdende projecten is overcommuniceren. U kunt het voor de hand liggende zelden overdrijven wanneer er veel bedrijfsstijlen bij betrokken zijn.
Is uw bedrijf van plan wereldwijd personeel in te huren? We hebben deze checklist voor internationale bedrijfsuitbreiding opgesteld, een projectmanagementtool voor bedrijven die wereldwijd actief zijn.
