Op hebben oktober 7, 2019het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie de Europese richtlijn inzake de bescherming van klokkenluiders (richtlijn) aangenomen, die tot doel heeft klokkenluiders te beschermen die corruptie, fraude of schendingen van de wet in de landen van de Europese Unie (EU) melden. Deze maatregelen vereisen dat de betrokken werkgevers beschermde kanalen bieden voor het melden en verbieden vergelding tegen degenen die onregelmatigheden melden.
heeft de Europese richtlijn inzake klokkenluidersbescherming aangenomen die tot doel heeft personen te beschermen die inbreuken op het EU-recht melden.
Bedrijven die onder de Richtlijn vallen moeten alle vereisten begrijpen voor het opzetten van een coöperatief intern meldingskanaal en -procedure voor hun werknemers, en een gedetailleerd plan implementeren dat door een functieoverschrijdend team is opgesteld om een naadloze uitvoering te garanderen.
In deze gids nemen we de Richtlijn met u door en leggen we uit hoe u ervoor kunt zorgen dat deze wordt nageleefd.
Wat zegt de richtlijn?
De Richtlijn beschermt klokkenluiders die een schending van de EU-wetgeving melden, waaronder belastingfraude, witwassen van geld, omkoping, corruptie of inbreuken op de gegevensbescherming. Hier volgen enkele belangrijke punten om in gedachten te houden:
- De verordening heeft niet alleen betrekking op werknemers, maar beschermt ook leerlingen, vrijwilligers en zelfstandigen.
- Het verplicht organisaties om maatregelen te nemen die klokkenluiders beschermen en vertrouwelijke meldingskanalen en duidelijke meldingsprocessen in te stellen.
- Klokkenluiders worden aangemoedigd – maar zijn niet verplicht – om eerst melding te doen via interne kanalen. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kunnen indieners van klachten ook contact opnemen met de nationale bevoegde autoriteiten of de relevante instellingen, organisaties, bureaus en agentschappen van de EU. Daarnaast kunnen klokkenluiders zich tot het publiek en de media wenden, als er na de eerste melding binnen de organisatie of door de autoriteiten geen passende actie is ondernomen, of als er sprake is van onmiddellijke dreigingen.
- De beschermingsmaatregelen kunnen van lidstaat tot lidstaat verschillen, maar moeten op zijn minst bescherming bieden tegen verschillende soorten potentiële aansprakelijkheid en compensatie voor door klokkenluiders geleden schade, zoals beëindiging van hun dienstverband. De lidstaten moeten voorzien in doeltreffende, evenredige en afschrikkende boetes voor personen of bedrijven die represaillemaatregelen nemen tegen klokkenluiders, die meldingen belemmeren of trachten te belemmeren, die vexatoire procedures tegen klokkenluiders aanspannen of die de plicht schenden om de identiteit van melders vertrouwelijk te houden.
Op wie is de richtlijn van toepassing?
De Richtlijn is van toepassing op organisaties in zowel de publieke als de particuliere sector met meer dan 50 werknemers, of met een jaaromzet of totale activa van meer dan € 10 miljoen. De nalevingstermijnen verschillen afhankelijk van het aantal werknemers dat een bedrijf in dienst heeft. Bedrijven met meer dan 250 werknemers moeten voldoen aan de wetgeving voor december 17, 2021, en bedrijven met 50-249 werknemers voor december 17, 2023. Voor bedrijven met minder dan 50 werknemers kunnen de EU-leden eisen dat deze organisaties interne meldingskanalen opzetten, maar pas nadat zij het risico en de aard van de activiteiten van de organisatie hebben geëvalueerd. Bovendien is de Richtlijn van toepassing op lokale autoriteiten die diensten verlenen aan meer dan 10,000 personen. Alle organisaties die verantwoordelijk zijn voor de naleving van de Richtlijn moeten interne meldingskanalen opzetten.
Het meldingsproces zal verschillen, afhankelijk of het een intern of extern rapport betreft. Interne meldingen bestaan uit schriftelijke of mondelinge mededelingen die de indiener van de klacht binnen de organisatie heeft gedaan. Werknemers die echter externe meldingen indienen, moeten de autoriteiten erkennen die elke lidstaat aanwijst.
Wie beschermt de richtlijn?
De Richtlijn biedt bescherming aan diegenen die uit hoofde van een publieke of private arbeidsverhouding beschikken over informatie of bewijsmateriaal betreffende handelingen, nalatigheden of inbreuken die het openbaar belang bedreigen of schaden, waaronder:
- Werknemers, ambtenaren, managers en leidinggevenden;
- Zelfstandige werknemers, zzp’ers, hun werknemers en hun toeleveringsbedrijven;
- Leveranciers;
- Vrijwilligers en stagiairs;
- Aandeelhouders;
- Ex-werknemers; en
- Kandidaten die informatie verkrijgen tijdens het precontractuele selectie- of onderhandelingsproces
Het is belangrijk om te onthouden dat de Richtlijn niet iedere burger beschermt – er zijn afzonderlijke categorieën voor bemiddelaars of derde partijen die een informant bijstaan of met hem/haar samenwerken. De bescherming van journalisten, vakbondsleden en niet-gouvernementele organisaties (ngo’s) is nog niet geregeld.
Wie is uitgesloten van de richtlijn?
Personen die incidenten buiten het werk of informatie over externe aangelegenheden melden, zijn uitgesloten van de Richtlijn.
Welk type schendingen kan worden gemeld?
De categorieën (of soorten) van overtredingen waarvoor meldingskanalen beschikbaar moeten zijn, zijn:
- Openbare aanbestedingen, om fraude en corruptie te voorkomen en op te sporen
- Financiële diensten, producten en markten
- Witwassen van geld en financiering van terrorisme
- Productveiligheid, productie en distributieketens
- Transportbeveiliging
- Omgeving
- Straling en kernenergie
- Voedsel- en voederveiligheid
- Volksgezondheid
- Consumentenbescherming
- Privacy- en gegevensbescherming
- Financiële belangen van vakbonden
- Belastingen en inkomsten
Welke garanties krijgen klokkenluiders?
De belangrijkste garantie die de Richtlijnklokkenluiders biedt, is de bescherming van hun identiteit. Deze garantie garandeert:
- Vertrouwelijkheid
- Verbod op openbaarmaking van informatie met betrekking tot de informant
- Naleving van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming)
- Anonimiteit
- Bescherming tegen vergelding
- Verbod op represailles
Indieners van klachten hebben ook recht op gratis juridische en financiële bijstand en psychologische ondersteuning.
Hoe kunnen organisaties zich voorbereiden om aan de richtlijn te voldoen?
De Richtlijn stelt voor dat klokkenluiders eerst contact opnemen via interne kanalen binnen de organisatie en vervolgens, indien nodig, melding doen aan de autoriteiten.
Dit is gunstig voor bedrijven, aangezien het in het belang van het bedrijf is om de informatie uit de eerste hand te krijgen, zodat ze kunnen reageren en het gemelde probleem kunnen aanpakken voordat het openbaar wordt en mogelijk onherstelbare schade toebrengt aan de reputatie van de organisatie. Een essentiële stap in de voorbereiding op de Richtlijn is dan ook de invoering van een intern meldingsproces om eventuele negatieve gevolgen of risico’s tot een minimum te beperken of uit te sluiten.
Om de implementatie van de Richtlijn voor te bereiden, is het van belang deze overwegingen in gedachten te houden.
Interne meldingskanalen
Dit interne meldingsproces moet duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn en moet veilige en anonieme communicatiekanalen bieden. Deze kanalen kunnen bestaan uit telefonische meldpunten, mailboxen of digitale meldsystemen.
Lokale regelgeving in elke lidstaat van de EU
Volgens Barbara Mangan, Global Audit & Compliance Manager bij Globalization Partners, is het vooral belangrijk om op de hoogte te blijven van binnenlandse regelgeving in elke EU-lidstaat, omdat lokale autoriteiten bepalen hoe bedrijven de meldingskanalen moeten opstellen.
Hieronder staan 17 van de 27 EU-lidstaten die een wet in voorbereiding of voltooid hebben die in overeenstemming is met de Richtlijn.
De ISO 37002-norm
De ISO 37002 is een internationale norm die richtlijnen geeft voor het opzetten en implementeren van een efficiënt beheerssysteem voor klokkenluiders dat gebaseerd is op de beginselen van vertrouwen, onpartijdigheid en bescherming – drie factoren die bepalend zijn voor het succes of het falen van interne meldingskanalen.
Deze norm sluit perfect aan bij de Richtlijn, als een extra leidraad voor een succesvolle naleving van de nieuwe Richtlijn.
De inhoud van de norm is sterk afhankelijk van de vier stappen die het stelt voor het afhandelen van klachten: ontvangst, evaluatie, beheer en conclusie. Deze stappen zullen in veel organisaties van invloed zijn op de inhoud van het interne beleid (klachtenbehandeling of onderzoeken).
Verplichtingen voor due diligence
De mogelijkheid bestaat dat in de Richtlijn verplichtingen inzake due diligence worden opgenomen die verband houden met verschillende normen, zoals de VN-richtlijnen voor het bedrijfsleven en de mensenrechten.. Daarom moeten bedrijven alle ontwikkelingen op dit gebied nauw volgen en kanalen bieden om schendingen van de mensenrechten te kunnen melden.
Enkele laatste opmerkingen
De Europese richtlijn ter bescherming van klokkenluiders zal de manier veranderen waarop organisaties omgaan met naleving, en met zoveel factoren die in de gaten moeten worden gehouden, kan het ingewikkeld zijn om er wegwijs uit te worden.
De wereldwijde ethiekhotline van Globalization Partners is een belangrijke nalevingsfunctie van ons wereldwijd platform voor werkgelegenheid. Sommige landen hebben wetgeving aangenomen die bedrijven verplicht hun werknemers een vertrouwelijk middel te bieden om onethisch gedrag te melden, evenals bescherming tegen vergeldingsmaatregelen.
Door een wereldwijd meldpunt voor ethische kwesties in te stellen voor al uw teamleden op ons wereldwijd platform voor werkgelegenheid, lopen we ver vooruit op de nalevingseisen en zorgen we ervoor dat iedereen overal toegang heeft tot dit belangrijke hulpmiddel.
