Prestationsgranskningar är en av de många rutinmässiga händelserna av personliga kontor som till synes minskade när den globala pandemin tog fart och många anställda började arbeta på distans. Det är dock viktigt att inte låta dessa bedömningar bli en sak av det förflutna.
Prestationsgranskningar håller dina anställda fokuserade och på rätt spår för att uppfylla både personliga mål och företagsmål. I dessa bedömningar diskuterar anställda viktiga frågor, till exempel: Vart är de på väg? Vad vill de uppnå? Hur kan dessa mål hjälpa företaget? Stämmer deras personliga mål överens med företagets uppdragsbeskrivning?
När företag anpassar sig till denna nya arbetsmodell, låt oss ta en titt på de bästa strategierna för att förbereda, genomföra och följa upp prestationsgranskningar för distansarbetare.
Varför är prestationsgranskningar viktiga?
Enkelt uttryckt förbättrar prestationsgranskningar de anställdas produktivitet, engagemang och resultat genom att påverka beteendet. Hur ska dina anställda veta om de är på rätt spår om de helt enkelt lämnas till sina egna enheter? Prestationsgenomgångar ger feedback om slutförda projekt och gör det möjligt för chefer och anställda att sätta upp mål för framtiden.
De är också ett bra sätt att ge råd och ge "lärbara stunder"; chefer kan använda dessa en-mot-en för att diskutera kompetensutvecklingsmöjligheter, till exempel nya säljutbildningsmetoder.
Fjärrarbete kan göra det svårt för chefer att spåra vad anställda gör och hur mycket framsteg som har gjorts i vissa projekt. Anställdas omdömen kan vara ett viktigt verktyg för att överbrygga dessa kommunikationsluckor.
Förberedelser inför granskningen
Det är viktigt att vara väl förberedd när du genomför prestationsgranskningar. Chefer bör fokusera på att ge relevant feedback och utse tydliga mål.
Se till att schemalägga dessa möten i förväg så att distansanställda vet vad de kan förvänta sig och kan förbereda sig därefter.
Förbered alla relevanta material och skapa en plan för granskningen. Verktyg som HR-automatisering kan hjälpa till med detta. När du genomför prestationsgranskningar med distansanställda bör du överväga att använda kameran på din videokonferensprogramvara och råda den anställde du granskar att göra detsamma. Detta gör att du kan hålla ögonkontakt med dina anställda och läsa deras kroppsspråk, vilket ger dig en mycket mer fullständig bild av vad de försöker säga. Icke-verbal kommunikation är lika viktigt i dessa scenarier.
Det är viktigt att se till att dina prestationsgranskningar är personliga. Att läsa från ett generiskt manus kommer inte att få dina anställda att känna att de får någon relevant feedback. Anpassade bedömningar kommer att få teammedlemmar att känna sig uppskattade och hålla dem engagerade.
Be också medarbetarna att förbereda sig. Även om en prestationsgranskning är en chans att ge feedback är det också ett bra tillfälle för dina anställda att ta itu med eventuella problem eller frågor de kan ha. Kommer de att få grepp om att använda den nya IVR-programvaran? Är arbetstiden tillräckligt flexibel? En bra prestationsutvärdering bör vara en konversation, inte en föreläsning.
Genomföra granskningen
Det faktum att prestationsgranskningar på distans inte utförs ansikte mot ansikte bör inte vara ett hinder. Videokonferensprogramvara låter dig engagera anställda som om de fysiskt satt framför dig. Men kom ihåg att kontrollera att din cybersäkerhet håller jämna steg för att säkerställa att all känslig information är säker.
Som tidigare nämnts är det ett bra ställe att börja förbereda sig med relevanta och personliga anteckningar och du kommer att fokusera på relevanta ämnen allteftersom granskningen fortskrider.
När du gör dina poäng är det viktigt att vara så transparent och direkt som möjligt - lämna inte utrymme för tvetydighet. Detta kan vara svårt, särskilt när man ger negativ feedback, men hur kommer anställda att trivas om de inte är medvetna om sina förbättringsområden?
Se till att anställda vet att prestationsgranskningar är tvåvägssamtal. Vad uppfattar de som sina egna styrkor och svagheter? Att hjälpa någon att inse något om sig själv är mycket effektivare än att bara berätta för dem.
Det är viktigt att komma ihåg att tekniska problem kan utgöra ett problem när man deltar i virtuella prestationsgranskningar. Var beredd på enstaka internetavbrott eller andra tekniska snags - 80 procent av användarna har rapporterat att de upplever problem med videokonferenser. Det är också viktigt att överväga eventuella tekniska kompetenser som din specifika organisation kan fokusera på för den aktuella perioden som granskas. I synnerhet SaaS-företag och startups kommer att ha nyckeltal som snabbt kan förändras med nuvarande mål.
Verktyg för utveckling
Här är några användbara verktyg som kan hjälpa din personalstyrka att utvecklas och fokusera på sina professionella mål.
Personlig SWOT
SWOT står för styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Uppmuntra dina anställda att skapa ett rutnät med fyra avsnitt, ett för varje rubrik, och fyll sedan i varje avsnitt i enlighet därmed. Vad utmärker de sig i? Vilka områden behöver de förbättras inom? Finns det något som står i vägen för att uppnå dessa mål?
Handlingsplaner
Handlingsplaner är enkla verktyg för att spåra utveckling och sätta upp mål. Att ha ett kortfattat mål nedskrivet för att hänvisa tillbaka till kan hjälpa en anställd att fokusera. Uppmuntra teammedlemmarna att ställa frågor till sig själva, till exempel: Vad är mitt mål? När måste jag få det klart? Vilka verktyg behöver jag för att uppnå det?
Efter granskningen
Utvärderingar bör vara en pågående process – de är inte en engångshändelse. Det är viktigt att hålla koll på vilka framsteg som har gjorts och bedöma om målen är på rätt spår eller behöver justeras.
Nyckeln är konsekvens. Att hålla regelbunden kontakt kan vara enkelt med verktyg som ett företagstelefonsystem - och konstant kommunikation är avgörande för att hålla dina anställda på rätt spår. I en nyligen genomförd studie rapporterade endast 29 procent av de anställda att de visste om deras prestation var där den borde vara.
Efter varje granskning ska du se till att alla anställda har en kopia av de viktigaste diskussionspunkterna så att de kan behålla den som referens. Detta gör att de kan fokusera på de mål som ni har satt upp tillsammans. Det kommer också att undvika tvetydighet och hjälpa om de vill ställa några uppföljningsfrågor vid ett senare tillfälle.
Låt oss granska
Anställdas prestationsgranskningar är viktigare nu när många företag hanterar arbetskraft på distans. De ger inte bara möjlighet att fira framgångar och lära av misslyckanden, utan prestationsgenomgångar ger också en viktig kommunikationslänk till varje anställd.
Att anpassa sig till ett nytt sätt att genomföra prestationsgranskningar kommer att vara en utmaning, men många företag har effektivt skräddarsytt dessa metoder för att trivas i en avlägsen miljö.
Globalization Partners omfattande lösning kan hjälpa dig att hantera anställdas prestationer på distans. Vår AI-drivna Global Employment Platform effektiviserar och automatiserar onboarding, lönehantering och anställning. Kontakta oss idag eller begär ett förslag.
Om författaren:
Grace Lau - Director of Growth Content, Dialpad
Grace Lau är Director of Growth Content på Dialpad, en AI-driven molnkommunikationsplattform och VoIP-telefonsystem för bättre och enklare teamsamarbete. Hon har över 10 års erfarenhet av innehållsskrivning och strategi. För närvarande ansvarar Lau för att leda strategier för varumärkes- och redaktionellt innehåll och samarbetar med SEO- och Ops-team för att bygga och vårda innehåll.
