España es conocida por su vibrante cultura e historia, pero también es una gran puerta de entrada al mercado de la UE. A medida que construye su equipo en España, comprender la nómina es vital. Sin embargo, las regulaciones del mercado laboral y de nómina del país pueden descarrilar su entrada al mercado. 

En lugar de navegar solo por esta complejidad, G-P tiene una solución optimizada para todas sus necesidades de empleo. Esta guía describe las consideraciones para administrar la nómina en España.

Cómo configurar la nómina en España

Consultar con un proveedor de nómina experto en España puede ayudarlo a garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales. Antes de poder contratar y pagar a empleados en España,  primero necesita una presencia legal en el país, lo que generalmente significa establecer una subsidiaria. Este proceso implica registrarse ante la Agencia Tributaria de Impuestos de España (Agencia Tributaria) y el Tesoro General del Seguro Social (Tesorería General de la Seguridad Social , TGSS).

Una vez registrado, debe recopilar información específica de cada empleado para procesar la nómina, lo que incluye:

  • Nombre legal completo, dirección y fecha de nacimiento

  • Número de identificación fiscal (Número de Identificación Fiscal – NIF) para ciudadanos españoles o Número de identidad de extranjero (Número de Identidad de Extranjero – NIE) para no ciudadanos

  • Número de Seguro Social

  • Detalles de la cuenta bancaria en español

  • Datos personales para fines de retención del impuesto sobre la renta (estado civil, dependientes, etc.) a través del Formulario 145 (Modelo 145)

Una alternativa más simple es asociarse con un empleador registrado (EOR) como G-P. Con nosotros, no tiene que  establecer una entidad local. Garantizamos el cumplimiento total de todas las obligaciones de nómina y empleo.

Impuestos sobre la nómina y seguridad social en España

La nómina en España implica deducciones significativas tanto para el impuesto sobre la renta como para las contribuciones al seguro social, que se retienen directamente de la nómina de un empleado.

Impuesto sobre la renta personal (IRPF) de España

España aplica un Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) progresivo a las ganancias de los empleados. Las tasas se dividen entre las regiones estatales y autónomas, lo que conduce a variaciones menores. Las categorías impositivas progresivas nacionales para 2025 son:

  • Hasta EUR 12,450: 19 %

  • EUR 12,450 a EUR20,199: 24%

  • EUR 20,200 a EUR35,199: 30%

  • EUR 35,200 a EUR59,999: 37%

  • EUR 60,000 a EUR299,999: 45%

  • Más de 300,000 EUR: 47 %

Contribuciones al seguro social de España

Tanto los empleadores como los empleados realizan contribuciones mensuales al sistema de seguridad social. Estos fondos cubren pensiones, beneficios por desempleo, licencia por paternidad y beneficios de atención médica de España. Los empleadores deben asegurarse de que todas las contribuciones se calculen correctamente para cumplir con las pautas de nómina de España. Las contribuciones se calculan sobre una base salarial entre un mínimo legal y un máximo, que se actualiza anualmente.

  • Contribución del empleador de España: Aproximadamente el 31.10 % de la base de contribución de un empleado. Esto incluye pagos por contingencias comunes (23.6 %), desempleo (5.5 %), capacitación profesional (0.6 %) y el fondo de garantía salarial (FOGASA, 0.2 %), más una tasa variable por accidentes ocupacionales.

  • Contribución de los empleados de España: Aproximadamente el 6.45 % de la base de contribución de un empleado. Esto incluye pagos por contingencias comunes (4.8 %), desempleo (1.55 %) y capacitación profesional (0.10 %).

Otros impuestos comerciales de España

Las empresas que operan en España también están sujetas a una tasa estándar del impuesto sobre la renta corporativa del 25 % y un impuesto al valor agregado (IVA) del 21 %.

Elementos de la administración de nóminas en España

  • Frecuencia de pago: los salarios deben pagarse mensualmente y puntualmente.

  • Salario a los 13th- y 14 meses: por ley o en virtud de la mayoría de los convenios colectivos de trabajo (Collective Bargaining Agreements, CBA), los empleados tienen derecho a dos pagos salariales adicionales (pagas extraordinarias) por año, generalmente pagados en julio y diciembre. Estos también pueden pagarse prorrateados dentro de los 12 pagos mensuales. Obtenga más información sobre el pago del 13.o mes por país.

  • Requisitos del recibo de pago: los empleadores deben proporcionar a cada empleado un recibo de pago detallado (nómina) que siga un modelo oficial. Debe detallar claramente las ganancias brutas, todas las deducciones para el IRPF y el seguro social, y el pago neto final.

  • Informes y plazos: los empleadores deben informar y remitir los impuestos retenidos y las contribuciones al seguro social a las autoridades mensual o trimestralmente utilizando formularios específicos (p. ej., Modelo 111 para IRPF, archivos RLC/RNT para el seguro social) y proporcionar resúmenes anuales (p. ej., Modelo 190).

Opciones de nómina de España para empresas

Las empresas que se expanden a España tienen tres opciones principales para administrar la nómina:

  • Nómina interna: una empresa con una subsidiaria registrada en España y un gran equipo de RR. HH. puede administrar la nómina internamente. Este enfoque requiere la contratación de personal con experiencia en derecho laboral e impositivo español y, a menudo, es más adecuado para grandes organizaciones con un compromiso a largo plazo con el país.

  • Asociarse con un empleador registrado (EOR): Trabajar con un EOR como G-P es la opción más eficiente y segura. Como EOR, G-P maneja todas las obligaciones de nómina, impuestos y cumplimiento, lo que le permite enfocarse en hacer crecer su negocio.

  • G-P Contractor™ : Aunque los contratistas independientes no forman parte de la nómina, algunas empresas confían en este tipo de trabajador para proyectos especializados. Con G-P Contractor , puede  contratar y pagar a contratistas en 190 países y su elección de moneda, utilizando una billetera digital, transferencia bancaria o tarjeta virtual.

Pago a contratistas independientes en España

Los contratistas independientes de España son responsables de registrarse ante la Agencia Tributaria española y el sistema de Seguro Social en virtud del Régimen especial para trabajadores autónomos (RETA) antes de comenzar su actividad. Deben emitir facturas formales por sus servicios y deben presentar declaraciones trimestrales de impuestos sobre la renta. Las contribuciones del Seguro Social para autónomos se basan en sus ingresos netos reales, con la opción de ajustar la base de contribución varias veces al año.

Al contratar contratistas independientes en España, recuerde que las obligaciones legales y fiscales difieren significativamente de las de los empleados. Los contratistas independientes son autónomos y son responsables de sus propias declaraciones de impuestos y contribuciones al seguro social.

Términos de derecho y terminación de España

Las leyes laborales de España protegen a los empleados. Un contrato de empleo que cumpla con la ley debe describir todos los términos, incluidos aquellos para la finalización de la relación laboral. Despedir a un empleado está altamente regulado. Si un tribunal considera injusta la finalización de la relación laboral, el empleador debe reincorporar al empleado o pagar una indemnización por despido. 

Para los contratos firmados después del 12 de febrero de 2012, esta indemnización se calcula como el salario de 33 días por año de servicio, con un límite de 24 meses de salario.

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