لقد استولى العمل عن بُعد على القوى العاملة العالمية - ولن يذهب إلى أي مكان. في الواقع، من المتوقع أن تكون 25 النسبة المئوية لجميع الوظائف المهنية في أمريكا الشمالية بعيدة بنهاية هذا العام، ومن المتوقع أن تستمر الفرص عن بُعد في الزيادة في جميع أنحاء العالم طوال عام 2023.
أتاح العمل عن بُعد الفرصة للشركات لتوظيف المهنيين الأكثر تأهيلاً في أي مكان في العالم، دون الحاجة إلى نقلهم إلى مكتب مركزي. ومع ذلك، يأتي نموذج العمل هذا مصحوبًا بتحدياته - أحدها إدارة الرواتب عن بُعد.
لماذا تحتاج إلى تحسين إدارة كشوف الرواتب للفرق البعيدة؟
تتضمن الإدارة الفعالة لكشف الرواتب معالجة معاملات كشف الرواتب وتنسيق أنظمة مراقبة الوقت ومراقبة تغييرات كشف الرواتب (التعيينات الجديدة والاستقالات وما إلى ذلك)، وغير ذلك الكثير - كل ذلك مع الامتثال للقوانين واللوائح المحلية. ومع ذلك، تنتشر معظم الفرق النائية عبر بلدان ومناطق زمنية مختلفة. وهذا يجعل كشوف الرواتب معقدة ومرهقة بعض الشيء عندما يتعلق الأمر بالضرائب وقواعد العمل وقوانين الضمان الاجتماعي وطرق الدفع والعملات.
يجب على الشركات إعادة النظر في عملية إدارة الرواتب وتحسينها بانتظام للحفاظ على الامتثال للوائح والمتطلبات المحلية. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى فرض غرامات أو عقوبات.
ليس من المستغرب أن يكون لإدارة كشف الرواتب تأثير أيضًا على الاحتفاظ بالموظفين. وفقًا للبحث، يقول 43 % من الموظفين أنهم سيغادرون صاحب عمل دفع لهم مرارًا وتكرارًا متأخرًا أو غير صحيح.
في هذه المقالة، نشارك بعض الاعتبارات الرئيسية لمساعدتك في إدارة كشوف الرواتب لفريقك عن بُعد.
الاعتبارات الرئيسية لتحسين إدارة كشوف الرواتب عن بُعد
1. تحديد الإجراءات والسياسات
نظرًا لأن إدارة كشوف الرواتب عن بُعد يمكن أن تكون معقدة، فإن تحديد الإجراءات والسياسات سيساعدك على تجنب أخطاء كشوف الرواتب، ويساعدك على التوسع بشكل متوافق.
يجب أن تحدد هذه الإجراءات والسياسات كيفية القيام بما يلي:
- جمع معلومات الموظفين والتحقق منها.
- تخزين وتسجيل المستندات مثل العقود أو النماذج الضريبية أو قسائم الدفع.
- تحديد وتيرة الدفع وعدد المدفوعات في السنة.
- تتبع الوقت والحضور.
- تحديد العملة وفقًا لموقع كل موظف.
- إنشاء طريقة دفع (الإيداع المباشر، أو التحويل، أو بطاقات الدفع، أو الشيكات).
- الإبلاغ عن السجلات وتحديثها.
2. الدفع للمقاولين والموظفين بشكل متوافق
بغض النظر عما إذا كانت شركتك تقوم بتعيين مقاولين أو موظفين بدوام كامل، فمن المهم تصنيفهم ودفع مستحقاتهم بشكل متوافق لتجنب الأخطاء وسوء الفهم الذي قد يؤدي إلى انتهاكات قانونية.
المقاولون ليسوا جزءًا من كشف رواتب الشركة ويجب أن يُدفع لهم بشكل منفصل ومختلف عن الموظفين بدوام كامل.
يحصل المقاولون على سعر ثابت ومدفوعات قائمة على المشروع. وهم مسؤولون عن دفع ضرائبهم الخاصة ولا يشاركون في أي برامج مزايا. يتلقى الموظفون العاملون بدوام كامل مدفوعات على أساس الأجور، ويتحمل أصحاب العمل مسؤولية دفع الضرائب والرسوم الاجتماعية، ويحق لهم الحصول على المزايا والإجازات والإجازات مدفوعة الأجر.
هناك حلول لكشف الرواتب تسمح لك بتعيين المقاولين والموظفين ودفع مستحقاتهم على نفس المنصة. وبهذه الطريقة تضمن الامتثال عندما يتعلق الأمر بتصنيف الموظفين والمدفوعات.
3. استخدام الأدوات الآلية
عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد، فإن أحد أكبر الاتجاهات هو استخدام أدوات التشغيل الآلي في جميع المجالات، بما في ذلك إدارة الرواتب.
يمكن أن تساعد أنظمة الرواتب الآلية الفرق على تبسيط وتسريع إعداد وإدارة الرواتب لزيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية.
سوف تعمل أنظمة كشوف الرواتب عالية الجودة على أتمتة:
- جدولة الدفع
- الحسابات الضريبية والملفات
- تتبع وقت العمل والوقت الإضافي والحضور
- حفظ السجلات المالية
- تحديث بيانات الرواتب
- المزايا والمكافآت ورفع الحسابات
4. ضمان الامتثال للقواعد واللوائح المحلية
قد يكون التغلب على تحديات الرواتب والامتثال في العولمة أمرًا صعبًا. من المهم معرفة وفهم أن القواعد واللوائح والمتطلبات تختلف من دولة إلى أخرى، وحتى ولاية إلى أخرى في دول مثل الولايات المتحدة.
- تشمل هذه القواعد واللوائح:
- الحد الأدنى للوعاء
- العمل الإضافي والحد الأقصى لساعات العمل الأسبوعية
- بدل الإجازة
- تكرار الدفع
- المزايا المطلوبة
- الضرائب
تأكد من أنك على دراية جيدة بكيفية إعداد كشوف الرواتب في كل موقع تقوم بالتعيين فيه لتجنب العقوبات والدعاوى القضائية. مراقبة القوانين المحلية للبقاء على اطلاع دائم بالتغييرات التي قد تؤثر على كشوف الرواتب لضمان الامتثال.
5. الاستفادة من الخبرات المحلية
تتطلب إدارة كشوف الرواتب الوقت والجهد والموارد. حتى مع وجود منصة عالية الجودة لأتمتة كشوف الرواتب لتبسيط العملية، من المهم الوصول إلى الخبرات المحلية. سيساعدك خبراء الموارد البشرية والشؤون القانونية في البلد على ضمان امتثالك للقوانين واللوائح المحلية، خاصةً مع تطورها بمرور الوقت. يمكن لهؤلاء المتخصصين المتمرسين بدوام كامل الإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديك حتى تشعر بالثقة في عملية إدارة كشوف الرواتب.
مع تطور العمل عن بُعد، من المهم للشركات تحسين الرواتب لضمان أنها تدفع للموظفين وفقًا للمتطلبات المحلية، وفي الوقت المحدد، وبدون أخطاء. وهنا يأتي دور Globalization Partners.
تتيح Global Growth Platform™ القائمة على البرمجيات كخدمة رقم 1 لتوسيع أعمالك بسرعة وبتكلفة معقولة، أينما تأخذك الفرص، دون إنشاء شركات تابعة أو فروع محلية. مع نسبة دقة 99 الرواتب والخبراء الإقليميين المتوفرين متى احتجت إليهم، يمكنك الاطمئنان إلى أنك ستظل ممتثلاً لقوانين العمل والضرائب الخاصة بكل بلد - حتى تتمكن من التركيز على الحفاظ على إرضاء القوى العاملة لديك وإشراكها.
