Die Entscheidung, ob Sie globale Auftragnehmer oder Angestellte beauftragen, bestimmt Ihre Steuerpflichten und rechtlichen Verpflichtungen. Für globale Unternehmen wirkt sich die Entscheidung auch auf die Markteintrittsgeschwindigkeit und die Belegschaftsflexibilität aus. Bei der Auswahl des richtigen Mitarbeitertyps für Ihr Unternehmen gibt es viele Dinge zu berücksichtigen.
Was ist der Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Mitarbeiter?
Die Angestellten arbeiten nach den Regeln des Unternehmens, halten festgelegte Arbeitszeiten ein und erhalten Sozialleistungen. In den USA arbeitet der durchschnittliche Vollzeitmitarbeiter mindestens 40 Stunden pro Woche. Die Auftragnehmer arbeiten selbstständig, verwalten ihre eigenen Zeitpläne und erbringen ihre Dienstleistungen auf Vertragsbasis. Zu den wichtigsten Unterschieden zwischen Auftragnehmer und Mitarbeiter gehören:
- Rolle und Autonomie: Die Mitarbeiter arbeiten unter der Aufsicht und Leitung des Unternehmens. Der Arbeitgeber regelt die Arbeitszeiten, die Arbeitsmethoden und die Integration der Arbeit in die Kernprozesse des Unternehmens. Die Auftragnehmer arbeiten eigenständig und bestimmen selbst, wie und wann sie die Arbeiten ausführen. Ihre Arbeit kann sich vom Kerngeschäft des Unternehmens unterscheiden. Sie können auch gleichzeitig mit mehreren Kunden arbeiten.
- Arbeitswerkzeuge und -geräte: Arbeitgeber stellen den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge und Ausrüstungen zur Verfügung, um ihre Arbeit zu erledigen und Arbeitskosten zu erstatten. Unabhängige Auftragnehmer stellen ihre eigene Ausrüstung und Werkzeuge bereit und decken ihre Ausgaben.
- Leistungen: Mitarbeiter erhalten Leistungen wie bezahlter Urlaub, Krankenversicherung und Altersvorsorge. Die meisten unabhängigen Auftragnehmer erhalten keine vom Unternehmen bereitgestellten Leistungen. Sie sind für ihre eigene Versicherung und Altersvorsorge verantwortlich.
- Rechtsstatus: Die Arbeitnehmer unterliegen dem Arbeitsrecht vor Ort und haben Anspruch auf die in diesem Gesetz vorgesehenen Rechte und Leistungen. Der Arbeitgeber übernimmt die Lohnsteuer, die Sozialversicherungsbeiträge und die gesetzlichen Sozialleistungen. Unabhängige Auftragnehmer gelten als Selbstständige und unterliegen nicht den Arbeits- und Sozialgesetzen. Sie sind für ihre eigenen Steuern, Versicherungen und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen selbst verantwortlich.
Vor- und Nachteile der Einstellung von Mitarbeitern im Vergleich zu Auftragnehmern
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Kategorie |
Profis für Mitarbeiter |
Nachteile von Mitarbeitern |
Profis von Auftragnehmern |
Nachteile von Auftragnehmern |
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Kontrolle |
Der Arbeitgeber hat die volle Kontrolle über den Arbeitsplan, die Prozesse und die Tools |
Der Arbeitgeber sorgt für Aufsicht, Management und Ressourcen |
Der Auftraggeber kann sich ohne tägliche Beaufsichtigung durch den Auftragnehmer auf die zu erbringenden Leistungen konzentrieren. |
Die einstellende Stelle hat weniger Kontrolle über die Zeitpläne, Arbeitsmethoden und Prioritäten der Auftragnehmer |
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Engagement |
Mitarbeiter sorgen für langfristige Stabilität und integrieren sich in die Unternehmenskultur |
Schwerer zu skalieren, sowohl nach oben als auch nach unten. |
Einfach, die Belegschaft je nach Projektanforderungen hoch- oder herunterzuskalieren |
Auftragnehmer können anderen Kunden Priorität einräumen |
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Kosten |
Berechenbare Gehaltsstruktur, Investitionen in Schulungen zahlen sich im Laufe der Zeit aus |
Höhere laufende Kosten durch Vergütungen, Sozialleistungen und Steuern |
Oftmals niedrigere Gesamtkosten ohne Sozialleistungen oder Lohnsteuern |
Stunden- oder Projektsätze können höher sein als die entsprechende Vergütung |
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Einhaltung |
Die Regeln sind in den lokalen Arbeitsrechten klar definiert. |
Muss strenge Vorschriften, Leistungsanforderungen und Kündigungsregeln einhalten |
Vereinfachte Compliance in einigen Ländern, mit weniger Sozialleistungen und Steuerpflichten |
Risiko einer falsche Klassifizierung von Arbeitnehmern, wenn der Auftragnehmer die Mitarbeiterkriterien erfüllt |
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Zugang zu Kompetenzen |
Kann spezialisierte interne Expertise für langfristiges Wachstum aufbauen |
Mitarbeiter benötigen möglicherweise eine umfassendere Vorabschulung für bestimmte Rollen. |
Zugriff auf zahlreiche Fähigkeiten und Fachkenntnisse auf Abruf |
Wenn Auftragnehmer ein Projekt hinter sich lassen, begleiten sie ihre Fähigkeiten |
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Zusammenfassung |
Stärkt die langfristige Marktpräsenz und die Beziehungen |
Höhere Steuer- und Sozialleistungskosten |
Kann den globalen Markteintritt testen, bevor ein Unternehmen gegründet wird |
Eine falsche Klassifizierung von Arbeitnehmern kann zu Nachzahlungen und Strafen führen |
Warum einen Mitarbeiter im Vergleich zu einem Auftragnehmer einstellen
Die Einstellung eines Mitarbeiters kann vorteilhafter sein, wenn Sie Stabilität und langfristiges Engagement benötigen. Mitarbeiter unterstützen die Geschäftskontinuität und tragen zur Unternehmenskultur bei. Priorisieren Sie die Einstellung eines Mitarbeiters für:
- Kerngeschäftsaufgaben: Positionen, die den täglichen Betrieb oder die Produktqualität beeinflussen, profitieren von einer konsequenten Aufsicht und der Ausrichtung von Unternehmens-Prozessen.
- Zugriff auf sensible Daten: Die Mitarbeiter befolgen strengere Vertraulichkeits- und Sicherheitsprotokolle, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert wird.
- Kundenorientierte Positionen: Diese Personen müssen Vertrauen aufbauen und mit Unternehmenswerten in Einklang stehen.
- Regulierte Branchen: Im Finanz-, Gesundheits- und Verteidigungssektor helfen Vollzeitbeschäftigte dabei, branchenspezifische Compliance-Vorgaben zu erfüllen.
Langjährige Mitarbeiter erwerben ein tiefes Fachwissen über Ihre Produkte, Prozesse und Kundenbeziehungen. Dieses Fachwissen stärkt die Widerstandsfähigkeit bei Übergängen oder Marktstörungen. Mitarbeiter erhalten auch Leistungen zur Risikominimierung und zur Einhaltung von Vorschriften:
- Klare Klassifizierung: Mitarbeiter unterliegen in den meisten Ländern definierten rechtlichen Rahmenbedingungen, wodurch das Risiko einer falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern verringert wird.
- Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen: Arbeitgeber können die gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf Sozialleistungen, Arbeitszeiten und Arbeitssicherheit erfüllen.
Stärkere Kontrolle des Arbeitsoutputs: Arbeitsgesetze geben Arbeitgebern mehr Entscheidungsfreiheit über Arbeitsmethoden, Qualität und Ausbildung der Mitarbeiter.
Erfahren Sie mehr über die Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Mitarbeiter.
Warum einen unabhängigen Auftragnehmer statt eines temporären Mitarbeiters einstellen
Unabhängige Auftragnehmer und temporäre Mitarbeiter bieten kurzfristige Belegschaftslösungen an. Ein Zeitarbeiter wird für einen festen Zeitraum eingestellt. Sie arbeiten unter Ihrer Aufsicht und folgen den Richtlinien Ihres Unternehmens. Sie unterscheiden sich in folgenden Punkten von unabhängigen Auftragnehmern:
- Autonomie: Ein Zeitarbeiter arbeitet unter der Leitung des Arbeitgebers und befolgt festgelegte Prozesse.
- Beschäftigungsstatus: Zeitarbeiter sind auf der Gehaltsliste Ihres Unternehmens.
- Vorteile: Zeitarbeitskräfte können je nach örtlichen Gesetzen und Beschäftigungsdauer Anspruch auf gesetzliche Leistungen haben.
- Compliance: Unabhängige Auftragnehmer unterliegen ihren Vertragsbedingungen. Zeitarbeitskräfte sind durch lokale Arbeits- und Arbeitsgesetze geschützt.
- Kostenstruktur: Während selbstständige Auftragnehmer pro Projekt oder Lieferung bezahlt werden, werden temporäre Mitarbeiter stundenweise oder per Vergütung bezahlt. Sie könnten ihnen Leistungen und Beiträge schulden.
- Flexibilität: Die Beauftragung eines Auftragnehmers ermöglicht es Ihnen, einen neuen globalen Markt zu betreten, ohne sich an eine Vollzeitstelle binden zu müssen.
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Auftragnehmer |
Temporärer Mitarbeiter |
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Projektbasierte Arbeit |
Ideal für spezialisierte Projekte wie Softwareentwicklung oder Marketingkampagnen |
Geeignet für Rollen, die eine Integration mit bestehenden Teams erfordern, wie z. B. Admin-Support bei Systemübergängen |
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Saisonale Bedürfnisse |
Am besten geeignet für Aufgaben, die nur minimale Anleitung erfordern, wie z. B. freiberufliches Design für saisonale Produkteinführungen. |
Wirksam für Einzelhandel und Gastgewerbe während Spitzenzeiten, wenn eine persönliche Koordination unerlässlich ist |
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Spezialisiertes Fachwissen |
Zugang zu technischem oder juristischem Nischenwissen, das intern nicht verfügbar ist |
Schließt Qualifikationslücken für bestimmte Zeiträume, ohne sich auf eine dauerhafte Einstellung festzulegen |
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Compliance-Überlegungen |
Eine Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern birgt ein höheres Risiko, wenn ihr Arbeitsverhältnis dem eines Mitarbeiters nach lokalem Recht entspricht |
Ist an gesetzlichen Schutzmaßnahmen beteiligt und kann in einigen Ländern aufsichtsrechtliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Mitarbeiterzahl auslösen. |
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Kostenüberlegungen |
Kann für kurze, spezialisierte Projekte kostengünstiger sein, indem langfristige Gehalts- und Leistungsverpflichtungen vermieden werden |
Die Gesamtkosten können aufgrund von Lohnnebenkosten und Sozialleistungen höher ausfallen, bieten aber mehr operative Kontrolle und eine bessere kulturelle Ausrichtung. |
Wie Länder Auftragnehmer im Vergleich zu Mitarbeitern definieren
Die Definitionen von Auftragnehmer und Mitarbeiter variieren je nach Land, aber viele Gesetze konzentrieren sich auf den Grad der Unabhängigkeit und Geschäftsintegration. Die meisten Gerichtsbarkeiten wenden diese Tests an, um den Status zu bestimmen:
- Kontrolltest: Wer bestimmt, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird?
- Integrationstest: Ist der Arbeiter Teil des Kerngeschäftsbetriebs?
- Test der wirtschaftlichen Abhängigkeit: Ist der Arbeitnehmer für den größten Teil seines Einkommens von einem einzigen Kunden abhängig?
- Ausrüstungs- und Ausgabenverantwortung: Wer stellt Werkzeuge bereit und übernimmt die Kosten?
In den USA verwenden die beiden wichtigsten Bundesbehörden, der Internal Revenue Service (IRS) und das Department of Labor (DOL), derzeit unterschiedliche Tests für die Mitarbeitereinstufung, was zu unterschiedlichen Ergebnissen für denselben Arbeitnehmer führen kann. Die IRS bezieht sich auf den Beschäftigungsstatus für Zwecke der Bundessteuer. Der DOL-Test dient der Feststellung des Beschäftigungsstatus gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA), der den Mindestlohn und die Überstundenregelung regelt. Generell sollten Sie sich zuerst den DOL-Test ansehen. In den USA verwendet die IRS einen dreistufigen Test – Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und Art der Beziehung –, um Auftragnehmer und Angestellte zu definieren. Derzeit wendet das US-Arbeitsministerium (DOL) einen „Economic Reality Test“ an, der verschiedene Faktoren berücksichtigt, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer selbstständig tätig ist oder vom einstellenden Unternehmen abhängig ist.
In der Europäischen Union (EU) konzentriert sich die Mitarbeitereinstufung auf Kontrolle, Integration und Abhängigkeit. In Ländern wie Deutschland gelten strenge Strafen für die Vortäuschung einer Selbstständigkeit. Die Definitionen variieren in der Asien-Pazifik-Region. Australien legt Wert auf Vertragsbedingungen, während Indien und Singapur den Fokus auf Aufsicht und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen legen. In Lateinamerika gehen die meisten Länder, darunter Brasilien und Mexiko, vom Status eines Mitarbeiters aus, es sei denn, man kann eindeutige Beweise für die Unabhängigkeit vorlegen.
Mit G-P Contractor können Sie Verträge sofort auf falsche Klassifizierung prüfen und erhalten konkrete Handlungsempfehlungen, um Ihr Unternehmen vor kostspieligen Bußgeldern zu schützen. G-P Contractor bringt alle Auftragnehmer und Verträge an einen Ort, sodass Sie schnelle und genaue Zahlungszyklen in 190+ Ländern und über 130 Währungen durchführen können.
Auswirkungen auf das Geschäft
Eine Vertragsvorlage erfüllt nicht alle rechtlichen Standards, wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist. Befolgen Sie diese Best Practices, um die Compliance Ihres Unternehmens zu gewährleisten:
- Führen Sie vor der Einstellung länderspezifische Klassifizierungsprüfungen durch.
- Passen Sie die Verträge an die tatsächlichen Arbeitsbedingungen an.
- Belege, die Klassifizierungsentscheidungen stützen, müssen aufbewahrt werden.
- Überprüfen Sie den Status der Mitarbeiter regelmäßig, da sich ihre Aufgabenbereiche verändern.
Überlegungen zur Arbeitserlaubnis für internationale Auftragnehmer und Mitarbeiter
Die Sicherung der richtigen Arbeitserlaubnisse für Ihre weltweiten Mitarbeiter sorgt für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Ohne die richtige Arbeitsgenehmigung können Sie mit Projektverzögerungen rechnen, Bußgelder verhängen und Ihre Fähigkeit, auf wichtigen Märkten zu agieren, beeinträchtigen.
Erforderliche Visa und Arbeitserlaubnis
Mitarbeiter benötigen in der Regel ein vom Arbeitgeber gefördertes Arbeitsvisum , das an eine bestimmte Rolle und einen bestimmten Ort gebunden ist. Diese Genehmigungen können strenge Bedingungen haben, wie Arbeitsverträge und Nachweise der Qualifikation.
Auftragnehmer können für kurzfristige Aktivitäten (wie die Teilnahme an Besprechungen oder Vertragsverhandlungen) mit einem Geschäftsbesuchervisum in bestimmte Länder einreisen. In vielen Ländern ist streng geregelt, was als zulässige Aktivität " als Geschäftsbesucher " gilt, und für die Durchführung der eigentlichen Arbeit ist möglicherweise eine Genehmigung des Auftragnehmers oder sogar eine örtliche Stelle erforderlich. Verstöße gegen diese Regeln können zu Geldstrafen, Abschiebung oder Einreiseverboten führen. Die Regeln sind je nach Land unterschiedlich, und einige Märkte, wie die EU, erfordern eine zusätzliche Registrierung, auch für Kurzaufenthalte. Es ist erwähnenswert, dass Auftragnehmer kein Arbeitsvisum benötigen, wenn sie von ihrem eigenen Land aus für ein internationales Unternehmen arbeiten.
Risiken der Nichteinhaltung
Die Einstellung von Personen ohne die erforderliche Genehmigung kann zu Geldstrafen, Steuernachzahlungen, Visaannullierungen und Reiseverboten führen. Möglicherweise erhalten Sie sogar Einschränkungen bei zukünftigen Sponsorings für Arbeitserlaubnisse. In schweren Fällen können Manager persönlich haftbar gemacht werden. Reputationsschäden können das Kundenvertrauen und die Mitarbeitermotivation beeinträchtigen.
Wie Employer of Record-Lösungen die globale Mobilität optimieren
Employer of Record (Employer of Record) Lösungen wie G-P Employer of Record verwalten die Einhaltung der Compliance, sodass Sie das nicht müssen. Ein Arbeitgeber-of-Record-Anbieter verfügt über Expertise im Landesinneren und verringert das Risiko einer falschen Klassifizierung durch Arbeitnehmer. EORs übernehmen die Dokumentenvorbereitung und passen die Prozesse an das lokale Recht an, sodass Ihr Unternehmen Talente schnell und legal einrichten kann.
Risiken der Fehlklassifizierung internationaler Auftragnehmer und wie man sie mindern kann
Unternehmen, die Arbeitnehmer falsch klassifizieren, können mit finanziellen Strafen, rechtlichen Schritten und Reputationsschäden rechnen. International ist die Klassifizierung noch komplexer.
In einigen Ländern, wie Frankreich, kann der falsch eingestufte Mitarbeiter Leistungen beantragen. Wenn der falsch eingestufte Arbeitnehmer ein Visum hat, für das der Status eines Mitarbeiters erforderlich ist, kann dem Unternehmen die zukünftige Einstellung in diesem Land untersagt werden.
Die Strafen hängen von der Größe Ihres Unternehmens, der Dauer der falschen Klassifizierung und davon ab, ob sie vorsätzlich war.
Befolgen Sie diese Schritte, um das Risiko zu reduzieren:
- Lesen Sie die Arbeitsvorschriften, die für Ihr Team gelten.
- Führen Sie regelmäßige Audits durch.
- Halten Sie Verträge klar und aktuell.
- Konsultieren Sie während des gesamten Prozesses Rechts- und HR-Experten.
Mit G-P™ können Sie sowohl internationale Mitarbeiter als auch Auftragnehmer schnell und gesetzeskonform einstellen.
Zahlungs- und Steueraspekte für unabhängige Auftragnehmer im Vergleich zu Mitarbeitern
Die Einstellung von Mitarbeitern auf internationaler Ebene ist mit verschiedenen Steuerpflichten verbunden. Zum Beispiel verlangen die meisten Länder von Arbeitgebern, dass sie die Einkommenssteuer von den Löhnen der Mitarbeiter einbehalten.
Social Sicherheit ist ein weiterer Aspekt. Oft tragen international arbeitende Mitarbeiter zum System des Landes bei, in dem sie leben und arbeiten, statt in dem Land, in dem sie Staatsbürger sind. Es ist selten, dass Arbeitnehmer in einem Land, in dem sie nicht leben und arbeiten, zur Sozialversicherung beitragen. Totalisierungsvereinbarungen, wie die zwischen den USA und Großbritannien, sollen eine doppelte Sozialversicherung Besteuerung verhindern und helfen, zu bestimmen, zu welchem System ein Mitarbeiter beitragen sollte.
Unternehmen können auch eine dauerhafte Niederlassung in Ländern einrichten, in denen sie Einstellungen vornehmen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen als im Land steuerpflichtig gilt, auch wenn Sie dort keine formelle Niederlassung haben.
Viele Unternehmen stellen Auftragnehmer ein, um neue Märkte zu erkunden, ohne sich auf eine Vollzeitbeschäftigung festlegen zu müssen. Wenn Sie diesen Weg gehen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeitnehmer gemäß dem Arbeitsrecht vor Ort klassifizieren.
Stellen Sie Mitarbeiter und Auftragnehmer mit G-P ein
Während Auftragnehmer Flexibilität bieten, unterstützen die Mitarbeiter die betriebliche Stabilität und die kulturelle Ausrichtung. Mit G-P können Sie beide Arten von Mitarbeitern schnell und gesetzeskonform einstellen.
Als anerkannter Marktführer im Bereich der globalen Personalvermittlung unterstützt G-P Unternehmen jeder Größe bei der Einstellung, dem Onboarding und der Verwaltung globaler Teams in mehr als 180Ländern, unabhängig vom Rechtsstatus. Unsere KI-gestützten Employer-of-Record- und Contractor-Produkte werden vom größten Team lokaler Personal-, Rechts- und Compliance-Experten unterstützt, um den gesamten globalen Beschäftigungszyklus zu optimieren und zu vereinfachen.
