Guide de l’embauche en Roumanie

Depuis son adhésion à l’Union européenne (UE) en 2007, la Roumanie est devenue un pays attractif pour les employeurs qui souhaitent développer leurs entreprises à l’échelle internationale. Avec sa riche histoire et sa culture, ses châteaux pittoresques et sa célèbre région de Transylvanie regorgeant de magnifiques paysages carpathiques, la Roumanie a quelque chose à offrir à peu près tout le monde. Son salaire minimum relativement faible et ses contributions fiscales pour les employeurs en font également un bon endroit pour les entreprises.

Au fur et à mesure que vous développerez votre activité, il sera essentiel de comprendre le processus de recrutement dans le pays. Ce guide d’embauche des employés vous guide à travers ce que vous devez savoir et vous donne quelques conseils pour embaucher en Roumanie.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Roumanie

Avant de commencer à embaucher, vous devez connaître des détails sur des facteurs importants tels que le droit du travail, les restrictions de paie, les taxes et d’autres nuances d’embauche. Voici quelques domaines à prendre en compte :

1. Langues en Roumanie

En Roumanie, la langue officielle est le roumain, une langue romantique avec une influence des Balkans. Environ 85  % des citoyens roumains parlent roumain. De nombreux roumains parlent également d’autres langues, notamment le hongrois, le romani, l’ukrainien, le russe et le bulgare. Environ 35  % des Roumains déclarent parler une langue autre que la Roumanie. De nombreux jeunes roumains étudient également des langues comme l’anglais, le français ou l’allemand à l’école.

Si votre entreprise utilise l’anglais ou une langue européenne, vous pouvez souvent localiser les employés parlant couramment la langue requise et mener des conversations informelles sans traducteur. Pour les négociations formelles et les documents, vous voudrez probablement engager des services de traduction.

2. Type d’emploi

L’emploi de gré à gré n’est pas le modèle typique en Roumanie. En règle générale, une société ne peut pas licencier un employé roumain de son plein gré, bien qu’il existe quelques exceptions à cette règle.

En vertu de la loi, une société doit fournir un préavis d’au moins 20 jours ouvrables. Les exceptions comprennent les licenciements dus à une incompétence professionnelle ou à des problèmes disciplinaires et les licenciements des employés encore en période d’essai. À l’inverse, les employés roumains doivent également informer leurs employeurs s’ils décident de partir. En Roumanie, les conditions de résiliation d’un contrat doivent être explicites dans le contrat. Un employeur peut mettre en place une période d’essai de 90 jours pour les postes de direction et peut étendre cette période à 120 jours pour les postes de direction.

3. Structure du contrat

Les entreprises qui recrutent des employés devront établir des contrats. La loi roumaine exige des contrats écrits, et les entreprises doivent les rédiger en langue roumaine et les inscrire au Registre général des employés. En général, les contrats roumains doivent être ouverts en durée. Cependant, dans des circonstances spécifiques, des contrats définis sont autorisés. Les contrats à durée déterminée durent jusqu’à 12 mois, et les entreprises peuvent les prolonger pour un maximum de 18 mois. L’employé doit en recevoir une copie, et l’entreprise doit en conserver une copie dans ses dossiers. Il ne peut y avoir plus de trois contrats à durée déterminée successifs pour un même employé.

La période d’essai pour les contrats à durée déterminée peut varier :

• Cinq jours pour un contrat à durée déterminée de moins de trois mois d’emploi.
• 15 jours ouvrables pour un contrat à durée déterminée entre trois et six mois.
• 30 jours ouvrables pour un contrat à durée déterminée de plus de six mois.
• 45 jours ouvrables pour un contrat à durée déterminée pour des postes de direction supérieurs à six mois.

Un contrat de travail roumain standard comprend les informations suivantes :

• Poste selon la classification roumaine des emplois
• Durée de l’emploi
• Lieu de l’emploi
• Salaire de base
• Droits et avantages salariaux supplémentaires
• Temps de travail standard
• Risques professionnels standard
• Jours fériés fournis
• Exigences en matière de licenciement
• Essai ou période d’essai, le cas échéant
• Tâches professionnelles, détaillées dans la description de poste, qui est un addendum au contrat de travail
• Clauses supplémentaires
• Critères utilisés pour évaluer la performance professionnelle

Les contrats en Roumanie sont également considérés comme impliquant certaines conditions. Les dispositions en matière de santé et de sécurité et l’absence de discrimination, par exemple, sont généralement considérées comme des droits implicites.

4. Impôts

En Roumanie, les employeurs cotisent 20.8  % du salaire mensuel d’un employé au fonds de sécurité sociale de l’État. Ils contribuent à hauteur de 0.5 pour cent au chômage, de 0.85 pour cent au congé maladie et de 5.2 pour cent à l’assurance maladie publique. De même, les employés cotisent une partie de leur salaire à ces fonds. Par rapport aux contributions dans une grande partie du reste de l’Europe, ces contributions sociales et sanitaires des employeurs sont relativement faibles. Les employés ont tendance à apporter des contributions beaucoup plus élevées dans ces domaines que leurs employeurs.

Contrairement à de nombreux autres pays européens, la Roumanie dispose d’un fonds d’impôt pour le handicap. Les entreprises qui emploient plus de 50 personnes doivent payer des frais si au moins 4  % de ces employés ne sont pas handicapés. Le coût exact dépend du nombre d’employés.

La raison de cette taxe est que peu de personnes handicapées peuvent trouver un emploi en Roumanie. Les taux d’emploi ne sont que d’environ 14 pour cent, par rapport à des chiffres tels que 62 pour cent en Suisse, 46.1 pour cent en Allemagne et 41.9 pour cent en Autriche. La taxe encourage les entreprises à adopter des pratiques d’embauche plus inclusives.

5. Salaires et horaires de travail

En Janvier 2021, le salaire minimum de la Roumanie a augmenté de 3  % pour atteindre 2 300 li par mois, soit une somme approximativement égale à 572 dollars américains ou 472 euros. Par rapport aux salaires minimums dans d’autres pays européens, ce salaire minimum est relativement faible.

En Roumanie, comme dans de nombreux pays, la semaine de travail standard est composée de huit heures par jour, 40 heures par semaine. La semaine de travail peut ne pas dépasser les 48 heures, même si vous payez des heures supplémentaires à vos employés.

Votre entreprise devra également accorder à ses employés roumains au moins 20 jours ouvrables par an, comme l’exige la loi roumaine. Les employés peuvent prendre des congés supplémentaires pour leur mariage, le mariage d’un enfant ou un décès dans la famille. De plus, la Roumanie célèbre les jours 11 fériés où les entreprises restent fermées.

6. Congé

La loi roumaine exige que les employés reçoivent cinq jours de maladie avec une rémunération correspondant à 75 % de leur salaire de base. Cependant, ce pourcentage peut varier selon le Code national de diagnostic/autorisation :

• 75  % pour la maladie régulière
• 100 pour cent de cas de maladie contagieuse, d’urgence chirurgicale, de quarantaine, de cancer ou de tuberculose
• 80 pour cent pour accident du travail
• 85 pourcentage pour la grossesse et la garde d’enfants malades

Au-delà de ces cinq premiers jours, le gouvernement roumain couvre la rémunération. Le congé maladie maximum autorisé est de 183 jours, bien qu’un congé pouvant aller jusqu’à 18 mois soit également possible en cas de maladie grave.

Une entreprise opérant en Roumanie doit également fournir un congé maternité et paternité. Les employées enceintes peuvent prendre au moins 126 jours de congé maternité avec une rémunération correspondant à 85 % de leur salaire de base. Les pères peuvent généralement prendre cinq jours de congé, ou 15 jours s’ils s’inscrivent à des cours de garde d’enfants. Une fois que les parents ont pris un congé maternité et un congé paternité, ils peuvent également prendre jusqu’à deux ans de congé supplémentaire pour garde d’enfants.

7. Pratiques anti-discrimination

Comme de nombreux autres pays, la Roumanie a adopté des lois interdisant la discrimination à l’embauche. Vos processus d’embauche ne peuvent pas discriminer les employés potentiels pour l’une des caractéristiques suivantes :

• Appartenance ethnique
• Nationalité
• Origine ethnique
• Statut familial ou marital ;
• Langue
• Statut social
• Groupe social
• Orientation sexuelle
• Genre
• Âge
• Handicap
• Statut VIH positif
• Maladie chronique non contagieuse
• Affiliation syndicale

La loi roumaine impose peu de restrictions explicites aux questions que vous pouvez poser sur vos candidatures à un emploi et lors des entretiens. Si vous êtes habitué à embaucher dans un pays qui limite les demandes d’entretien à des sujets spécifiques, vous pouvez vous attendre à avoir plus de latitude dans vos pratiques d’embauche roumaines.

Cependant, la pratique acceptée exige généralement que les questions d’entretien évitent les sujets personnels. Votre entreprise voudra limiter les questions aux sujets liés au travail pour faire bonne impression sur vos embauches potentielles. Bien sûr, en vertu de la loi, vous ne pouvez pas poser de questions explicitement discriminatoires.

8. Vérifications des antécédents et physique

Le Code du travail roumain interdit les vérifications des antécédents avant l’embauche, y compris les vérifications des antécédents d’État ou criminels. Vous devrez donc tenir compte de cette restriction lorsque vous planifiez vos pratiques d’embauche. Cependant, vous pouvez demander à l’employé potentiel de présenter une déclaration de casier judiciaire émise par les autorités compétentes. Si vous souhaitez consulter les dossiers des employés potentiels, vous pouvez poser directement des questions sur votre expérience professionnelle antérieure ou demander des recommandations à vos employeurs précédents.

Les étapes de l’embauche en Roumanie comprennent les examens physiques des employés avant l’embauche, ce que le gouvernement exige. Chaque certificat d’examen physique doit indiquer que l’employé est médicalement apte à l’emploi.

Coût d’embauche d’un employé en Roumanie

L’embauche d’un employé roumain entraîne des coûts directs et indirects. Pour évaluer les dépenses de votre entreprise, vous devrez prendre en compte l’ensemble du processus de recrutement et d’embauche.

En Roumanie, comme dans de nombreux pays, l’embauche d’un nouvel employé peut s’avérer coûteuse en raison des coûts suivants :

• Offres d’emploi
• Temps passé à examiner et à interroger les candidats
• Salaires
• Gestion de la paie
• Impôts
• Avantages
• Primes d’embauche ou avantages supplémentaires

En plus de verser des fonds d’assurance maladie publique, les entreprises roumaines n’offrent généralement pas d’assurance maladie à leurs employés. Cependant, ils offrent généralement des bons repas non taxés comme avantages supplémentaires. En signe de bonne volonté, votre entreprise peut souhaiter fournir ces avantages et ce budget en conséquence.

En Roumanie, les employeurs ne sont pas tenus de verser des indemnités de départ ou des avantages sociaux, sauf si les conditions d’une convention collective (CBA) l’exigent. Pour cette raison, si votre entreprise finit par mettre fin à ses embauches, les coûts directs de cette démarche seront relativement faibles.

Le coût d’embauche des employés en Roumanie a également tendance à varier selon le secteur. En raison d’une pénurie relative de professionnels des technologies de l’information (TI) dans le pays, par exemple, les coûts d’embauche dans le domaine informatique peuvent être élevés. Software Development Academy, une école de programmation desservant l’Europe centrale et l’Europe de l’Est, a calculé qu’une entreprise qui recrute en Roumanie investirait probablement un minimum de 43 665 li dans le recrutement, l’embauche et l’intégration d’un spécialiste informatique.

Pratiques d’embauche en Roumanie

L’embauche d’une personne en Roumanie peut ne pas être substantiellement différente de l’embauche d’une personne dans votre pays d’origine. Cependant, vous voudrez probablement adapter votre stratégie aux coutumes et attentes locales. Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :

• Utilisez les références et la devise locales : pour établir un lien solide avec les nouveaux employés roumains, rendez vos communications avec ces personnes aussi claires et pertinentes que possible. Dans vos contrats et votre lettre d’offre, donnez les montants des salaires et des avantages en li roumain au lieu de la devise de votre pays d’origine. Vous devez également utiliser des références locales dans la mesure du possible, par exemple, pour désigner les congés et les programmes spécifiques de l’État pour les soins de santé et le chômage.
• Fournir une intégration complète : une fois que vous avez embauché de nouveaux employés, assurez-vous de fournir un processus d’intégration accueillant et informatif. Malgré tous les efforts des deux côtés, des différences culturelles peuvent apparaître, alors fournissez des documents clairs pour illustrer la culture que vous espérez cultiver sur votre lieu de travail. En fonction des circonstances, vous pouvez également demander à des partenaires clés de votre société mère de s’arrêter pour que vos nouveaux employés se sentent les bienvenus et appréciés.
• Apprendre la langue : même si certains roumains connaissent d’autres langues, les employés potentiels apprécieront probablement les efforts que votre entreprise peut faire pour apprendre le roumain. L’apprentissage de quelques phrases en roumain montre à vos nouveaux employés que vous vous investissez dans l’établissement de relations authentiques et rend votre entreprise plus attrayante pour les employés potentiels.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés en Roumanie ?

La façon dont vous vous préparez à embaucher de nouveaux employés en Roumanie dépend de la façon dont vous décidez d’établir votre entreprise dans le pays. Si une entreprise choisit de créer une filiale roumaine, la liste des exigences devient relativement longue. Une entreprise qui choisit cette voie devra fournir ou obtenir les éléments suivants :

• Certificat de solvabilité
• Protocole complet et statuts
• Administrateurs désignés
• Enregistrement fiscal
• Capital social minimum de 40 euros
• Noms des actionnaires et administrateurs de la société
• Siège social
• Compte bancaire roumain

Si la société travaille avec un employeur officiel (EOR), d’autre part, la liste des exigences devient plus petite car l’EOR a déjà une entité commerciale en place. Pour cette raison, de nombreuses entreprises s’associent à un EOR pour rendre l’expansion commerciale plus pratique.

Embaucher des employés à distance en Roumanie

Si vos cadres et responsables sont restés dans votre pays d’origine, vous finirez probablement par passer des entretiens et embaucher à distance. Voici quelques conseils pour optimiser les entretiens vidéo et d’autres aspects du recrutement à distance :

• Éliminez les bugs : lorsqu’il s’agit d’entretiens à distance, vous voulez représenter votre entreprise comme professionnelle et soignée. Testez votre logiciel d'entretien à l'avance et assurez-vous que votre équipe sait comment il fonctionne pour éviter les moments potentiellement gênants causés par des difficultés techniques.
• Comprendre les difficultés techniques : même le candidat le mieux préparé peut être victime d’une connexion Internet instable ou d’une panne. Si des défis techniques surviennent, faites de votre mieux pour vous concentrer davantage sur les véritables forces et faiblesses du candidat et moins sur les vagaries de la technologie.
• Adopter le recrutement et l’intégration numériques : de nombreuses entreprises se concentrent sur les entretiens numériques, mais vous pouvez également recruter et intégrer des employés à distance. Expérimentez des offres d'emploi publicitaires en ligne et envisagez de mettre en œuvre et d'utiliser un logiciel qui vous permet de remplir les documents et la formation des employés en ligne.

Conseils supplémentaires pour embaucher en Roumanie

Voici quelques stratégies supplémentaires pour une entrée réussie de l’entreprise en Roumanie :

• Examinez les exigences de la convention collective : certaines industries roumaines maintiennent des conventions collectives. La plupart des restrictions sur la rémunération et les avantages proviennent des conventions collectives du secteur, tout comme les exigences en matière de licenciement. Vous voudrez probablement consulter la CBA de votre secteur, si elle en a une, pour en savoir plus.
• Respecter les exigences et les délais en matière de formalités administratives : les nouvelles entreprises roumaines peuvent trouver les lois et le gouvernement du pays plus bureaucratiques que les leurs. Le développement de stratégies de gestion des documents et des délais donne aux entreprises un avantage dans l’expansion de leurs opérations dans le pays.
• Suivez l’évolution de la législation : les lois roumaines ont tendance à changer rapidement. Tenez-vous au courant des nouveaux développements et modifiez vos pratiques si nécessaire pour vous conformer à la loi.
• Respect du RGPD : en 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne est entré en vigueur, exigeant une protection renforcée des données pour les résidents des pays membres de l’UE. Le RGPD régit tous les types de données, y compris les informations envoyées par e-mail, stockées sur les serveurs de l’entreprise et collectées par l’intermédiaire de fournisseurs tiers, le cas échéant. Les entreprises qui embauchent en Roumanie devront évaluer la manière dont elles traitent les données personnelles collectées et s’assurer que leurs pratiques sont conformes.

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