Comment payer les sous-traitants

Principaux enseignements

• Principaux défis liés au paiement des sous-traitants : Le paiement des sous-traitants sans effectuer de diligence raisonnable peut entraîner une mauvaise classification des travailleurs, une violation du droit du travail local et des frais surprises.

• Ce qu’il faut prendre en compte lors du paiement des sous-traitants : Pour payer correctement les sous-traitants indépendants, vous devez  connaître  vos obligations fiscales, le nombre de sous-traitants avec lesquels vous pouvez travailler en fonction de votre budget et les conditions de paiement, y compris les tarifs et les calendriers.

• Meilleures pratiques pour payer les sous-traitants : Établir une relation claire avec les sous-traitants par le biais d'accords de  services conformes. Utiliser G-P Contractor™  créer des contrats et payer les sous-traitants sur 195 marchés en quelques minutes, et non en heures. 

De solides relations avec les  entrepreneurs sont bâties sur la confiance. Et rien ne rompt la confiance plus rapidement que les paiements inexacts ou retardés. À l’échelle mondiale, les enjeux sont encore plus élevés. Chaque pays  a ses propres normes fiscales et de déclaration. Mais il existe certaines pratiques  qui peuvent aider à garantir des paiements sans heurts des sous-traitants. 

Voici quelques considérations à prendre en compte pour payer les  entrepreneurs  indépendants.

Les 3 principaux défis du paiement des entrepreneurs

Les entrepreneurs indépendants sont  des professionnels  indépendants. Contrairement aux employés, les entrepreneurs ont plus de  contrôle et d’ indépendance sur la relation de travail.Les  gouvernements  locaux  ont des critères spécifiques pour ce à  quoi cette relation doit ressembler. Certains  ont même des tests  pour déterminer  si vous avez une relation entrepreneur ou employeur-employé.  

La création de contrats conformes à l’échelle mondiale  peut vous aider à éviter les litiges et les lourdes pénalités. 

1. Erreur de classification du  travailleur

Une  mauvaise classification des employés se produit lorsque vous traitez  un employé  comme  un sous-traitant. Cela entraîne des violations légales et des amendes, tout en ayant un impact sur la réputation de  votre  entreprise.  Plus important encore, une mauvaise classification empêche le travailleur de bénéficier de protections  telles que les  avantages sociaux et la rémunération salariale minimale. Les entrepreneurs sont  responsables de leurs propres impôts, vous pourriez donc   vous retrouver à devoir des impôts pour les  employés mal classés.

Certains pays  proposent des ressources  pour déterminer la  classification des travailleurs. Au  Royaume-Uni, vous pouvez utiliser l’outil  Vérifier le statut d’emploi pour la fiscalité. Cet outil vous permet également de savoir si les changements de contrat modifient le statut d’emploi du travailleur. 

D’autres pays ne disposent pas d’outils spécifiques,  ce qui rend la détermination plus difficile. Vos  accords  doivent clairement définir  la relation de  travail, l’étendue du travail, les conditions de paiement et les accords de confidentialité  pour garantir la conformité. 

Avec G-P Contractor, vous pouvez instantanément vérifier les contrats pour détecter les erreurs de classification des travailleurs et obtenir des conseils exploitables pour protéger votre entreprise contre des amendes coûteuses.

2. Diverses lois du travail

Le droit du travail a un impact sur  vos obligations fiscales et vos relations avec les  travailleurs. Dans des pays comme l’ Inde, les  tribunaux regardent au-delà des contrats écrits et  examinent la véritable nature de la relation de travail pour déterminer les erreurs de classification. 

3. Budget imprévisible

La fluctuation des taux de change et des frais de transfert  peut entraîner une baisse importante de votre budget. Pour payer des entrepreneurs internationaux  sans sacrifier votre budget, envisagez les taux de marché intermédiaire et les taux garantis. Un taux de marché intermédiaire est le point médian entre les taux d’achat et de vente d’une devise. Un tarif garanti est un tarif verrouillé pour une durée spécifique. 

Communiquez également avec votre sous-traitant sur qui couvrira les frais de transfert. Bien que ces frais puissent être minimes, ils s’ accumulent  au fil du temps  et ont un impact sur les flux de  trésorerie. G-P Contractor peut vous aider à économiser de l’argent grâce à des taux de paiement plus bas et à l’absence de frais surprise.

Principales considérations relatives au  paiement des sous-traitants

Pour assurer des paiements sans heurts aux sous-traitants, budgétisez les éléments suivants :

Impôts

Les lois fiscales varient selon les pays. Vous avez besoin d’un système pour rester en conformité. Par exemple, si vous embauchez des entrepreneurs basés aux États-Unis, vous devez collecter le formulaire W-9 pour obtenir les informations de leur contribuable, y compris leur numéro de sécurité sociale ou leur numéro d’identification d’employeur. Cela vous permet de déposer facilement des formulaires 1099, en particulier 1099-NEC et 1099-MISC, qui déclarent les paiements annuels des  entrepreneurs supérieurs à 600 USD.600 

Les entrepreneurs indépendants aux États-Unis sont parfois appelés 1099 travailleurs en raison de ces formes. Vous ne retenez pas d’ impôts pour payer 1099 travailleurs. Les sous-traitants sont responsables du paiement de leurs impôts. Pour payer les impôts en tant que travailleur 1099, les sous-traitants doivent tenir compte des lois fiscales fédérales, étatiques et locales.

Au  Royaume-Uni, les entrepreneurs indépendants déposent également leurs impôts avec leur numéro de référence unique de contribuable. Cependant, le pays dispose de règles de travail  hors paie appelées IR35. Si la nature des services du travailleur les classe en tant qu’employé, IR35 s’applique et  l’employeur  doit déduire les taxes applicables. HM Revenue and Customs (HMRC) identifie toute erreur potentielle de classification du travailleur.

Nombre de sous-traitants

Les tarifs horaires des sous-traitants coûtent généralement plus cher que les tarifs horaires des employés pour tenir compte du manque d’avantages. Un sous-budgétisation ou un excédent d’embauche peut entraîner des retards de paiement et, à son tour, avoir un impact sur les flux de trésorerie et les services de l’entrepreneur.

Modes de paiement

Que vous cherchiez  à payer des sous-traitants par dépôt direct ou par d’autres moyens, il existe plusieurs méthodes de paiement disponibles. Les sous-traitants peuvent avoir leurs préférences, mais vous pouvez suggérer des options qui fournissent des documents à des fins fiscales. Réfléchissez également au temps nécessaire pour envoyer l’argent. La commodité s’accompagne souvent de frais plus élevés. 

Les méthodes de paiement traditionnelles comprennent les chèques et les virements bancaires. Les plateformes de paiement en ligne peuvent vous aider à envoyer de l'argent facilement. Cependant, soyez attentif aux frais imprévus  et aux temps de traitement  lents. G-P Contractor est le moyen le plus simple de payer les sous-traitants et de traiter les factures. Choisissez parmi plus de 130 devises et accédez à des frais de transfert d'argent mondiaux plus bas sur plus de 190 marchés.

Taux et fréquence de paiement

Les structures de paiement varient en fonction du type de travail de l’entrepreneur  et des conditions contractuelles. Votre sous-traitant peut demander :

• Tarifs horaires :les services basés sur le  temps, tels que les services de conseil et d’assistant virtuel, peuvent nécessiter un tarif horaire.

• Paiements par étapes :Les projets plus  importants qui prennent du temps à terminer, tels que les projets de construction, nécessitent des paiements basés sur des étapes pour la trésorerie. Il s’agit également de paiements pour l’achèvement des phases du projet.

• Frais de projet : il s’agit de frais fixes pour des livrables spécifiques, où la rémunération est basée sur l’achèvement du projet.

• Frais de rétention :les frais de  rétention sont généralement destinés à la poursuite du travail avec un sous-traitant. Il s'agit d'un frais d'engagement qui permet à un entrepreneur de  réserver du temps dans son calendrier pour vos projets. 

Indiquez clairement la structure de paiement convenue, le calendrier des factures et les méthodes de paiement dans le contrat. Bien que certains sous-traitants fournissent leurs propres contrats, il est préférable que vous puissiez rédiger les vôtres. Que vous embauchiez un sous-traitant ou une équipe entière, G-P Contractor vous permet de créer et d'émettre des contrats en quelques minutes. 

Calendrier de paiement

Les sous-traitants doivent recevoir leur paiement selon le calendrier convenu, indépendamment des différences de temps. Les paiements à temps renforcent la confiance  et permettent aux  entrepreneurs de rester motivés dans leur travail. G-P Contractor aide à accélérer les cycles de paiement. Les paiements automatisés garantissent que les entrepreneurs sont payés à temps tout en réduisant les coûts administratifs de votre côté.

Meilleures pratiques pour payer les sous-traitants

Si vous ne savez pas quelles  sont  les  meilleures façons de payer les sous-traitants, nous avons rassemblé quelques bonnes pratiques :

1. Confirmez le statut de l’entrepreneur : Cela est généralement déterminé par le degré de contrôle et la nature de votre relation de travail. Recherchez les  lois du pays de  l’entrepreneur et les critères de classification des travailleurs. Aux États-Unis, les règles de  common law déterminent la classification des sous-traitants. Pendant ce temps, l’Allemagne a plusieurs tests de seuil pour classer les sous-traitants. Le pays  classe également les sous-traitants comme étant  soitGewerbetreibende (sous-traitants de l’industrie commerciale) soit Freie Berufe (professionnels de la libéralité).

2. Rédiger un contrat de services : Votre contrat doit indiquer la structure de paiement, le montant, le mode de facturation et la  fréquence de paiement. Vous pouvez également inclure des frais de retard ou des pénalités en cas de retard de paiement ou de non-respect des délais.

Utilisez la technologie pour suivre le travail : L'utilisation de la technologie pour suivre les heures de travail et les progrès vous permet de créer des factures détaillées.

Comment déclarer les paiements des entrepreneurs indépendants

La bonne façon de déclarer les paiements des sous-traitants  dépend du  pays. Par exemple, aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) est l’organisme principal responsable des impôts. Vous devez déposer les formulaires 1099 pertinents pour les  paiements des sous-traitants supérieurs à 600 USD par an.600 Les entrepreneurs doivent  vous  remettre un formulaire W-9, afin que vous ayez tout ce dont vous avez besoin pour préparer les formulaires fiscaux tels que le formulaire 1099-NEC. 

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