Comment rémunérer les prestataires au Canada

Avec sa forte économie, son emplacement géographiquement favorable, ses conditions fiscales idéales et son accès à de nombreux marchés internationaux par le biais de traités commerciaux, le Canada est un endroit attrayant pour la croissance mondiale des entreprises. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise construit des équipes au Canada, vous devrez connaître la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants et la manière de les embaucher, de les gérer et de les payer.

Il est essentiel de classer et de payer correctement vos entrepreneurs indépendants, alors définissons ce qui les distingue au Canada et explorons quelques options pour les payer.

La différence entre un employé et un sous-traitant au Canada

Au Canada, comme dans de nombreux autres pays, la différence entre un employé et un sous-traitant est due à des variations critiques du travail et des avantages sociaux. Au Québec, le Code civil du Québec détermine le statut du travailleur. Dans d’autres juridictions, l’Agence du revenu du Canada (ARC) examine les facteurs ci-dessous de manière holistique.

1. Gestion de la paie et impôts

Lorsque vous embauchez des employés au Canada, vous les payez généralement régulièrement et retirez les impôts sur la paie de leur salaire. Ces taxes sont généralement versées dans les programmes de sécurité sociale, auxquels l’employeur et les employés cotisent tous les deux.

D’autre part, lorsque vous embauchez des sous-traitants, ils soumettent généralement des factures pour paiement à la fin de leur travail. Lorsque vous les payez, vous ne retenez pas d’impôts sur la paie sur leurs chèques de paie ni ne contribuez à des fonds de sécurité sociale. Les entrepreneurs sont tenus de verser leurs propres cotisations à la sécurité sociale par le biais de leurs impôts sans bénéficier des cotisations de l’employeur.

2. Avantages

Les employés au Canada reçoivent généralement une rémunération et des avantages spécifiques de la part de leurs employeurs. Ils bénéficient de congés payés, de jours fériés payés et de congés supplémentaires tels que les congés maladie et de maternité. Les employés au Canada bénéficient généralement de leur assurance maladie dans les provinces où ils vivent. Cependant, de nombreux employeurs choisissent de fournir à leurs employés des avantages supplémentaires pour compléter les soins provinciaux gratuits.

Les sous-traitants n’ont droit à aucun des avantages que les employés au Canada reçoivent généralement de leurs employeurs. S’ils tombent malades et ont besoin de prendre des congés, ils prennent ce temps non payé. Ils ne reçoivent pas de congés payés officiels, de retraite ou de prestations de santé de la part des entreprises.

Étant donné qu’ils doivent payer leurs propres impôts sur la paie et ne pas bénéficier des avantages sociaux de l’ employeur, les sous-traitants au Canada demandent et reçoivent souvent un salaire plus élevé que les employés. La rémunération plus élevée qu’ils peuvent exiger aide à compenser certains des inconvénients financiers du travail en tant que sous-traitants.

3. Avis et indemnité de départ

Étant donné que le Canada n’a pas d’emploi de gré à gré, les employés au Canada ont généralement droit à une période de préavis si la société souhaite résilier leurs contrats. Dans de nombreuses juridictions, ils ont également droit à une indemnité de licenciement.

D’autre part, les entrepreneurs au Canada ne reçoivent généralement pas de période de préavis ou d’indemnité de licenciement, de sorte que les entreprises peuvent mettre fin à leurs relations avec les entrepreneurs plus facilement que leurs relations avec les employés. Les relations avec les entrepreneurs sont également plus susceptibles d’être des arrangements à court terme qui prennent fin naturellement.

4. Type de relation de travail

Une autre différence essentielle entre les sous-traitants et les employés au Canada est que les employés ont généralement une relation subordonnée avec l’entreprise, contrairement aux sous-traitants.

Les tribunaux canadiens et les autorités fiscales prennent souvent en compte plusieurs facteurs pour déterminer le type de relation qui existe entre une entreprise et ses travailleurs :

1. Les intentions subjectives des parties : Ce critère évalue les plans initiaux  des deux parties à la relation, y compris ce que l’accord écrit ou le contrat stipule.
2. Les faits objectifs sur la relation : Ce critère implique d’évaluer la relation en pratique pour déterminer si elle adhère aux intentions déclarées des deux parties.
3. Contrôle  du travail : Ce facteur inclut si les travailleurs ont de la flexibilité dans la manière dont ils effectuent leur travail, c’est-à-dire s’ils reçoivent la direction de l’entreprise ou s’ils sont capables de travailler de manière autonome. Les travailleurs avec une plus grande flexibilité et un plus grand contrôle sont plus susceptibles d’être des entrepreneurs.
4. Propriété des outils : Les entrepreneurs fournissent et utilisent leurs propres outils plus souvent que les employés. Les travailleurs qui utilisent les ressources fournies par l’entreprise sont plus susceptibles d’être dans une relation employeur-employé.
5. Chance de profit : Ce facteur évalue le potentiel du travailleur à tirer davantage profit d’un travail de meilleure qualité. Les employés qui perçoivent un salaire horaire ou un salaire fixe ont généralement moins de chances de réaliser des bénéfices. Les entrepreneurs peuvent souvent augmenter leurs bénéfices en travaillant plus efficacement ou en ayant la réputation et l’expérience nécessaires pour facturer des frais plus élevés.
6. Risque de perte : Ce facteur évalue le risque que le travailleur perde de l’argent en effectuant le travail. Les employés qui reçoivent une rémunération prédéterminée encourent généralement peu de risques de perte dans leur travail quotidien. D’autre part, les sous-traitants perdent de l’argent si les dépenses liées à l’exécution d’un travail sont supérieures au salaire qu’ils recevront pour ce travail.

En général, les employés travaillent directement pour une entreprise. Ils leur ont été assignés par l’intermédiaire de l’entreprise, et ils reçoivent une formation et une supervision de la part d’un supérieur hiérarchique.

D’autre part, les entrepreneurs travaillent pour eux-mêmes. Ils ont généralement un portefeuille de clients, et votre entreprise est l’un de ces clients. Ils peuvent choisir le travail qu’ils souhaitent effectuer, en soumettant souvent une offre en soumettant une estimation du temps et du coût du travail.

Importance de classer correctement les sous-traitants et les employés au Canada

Il est essentiel de déterminer si les travailleurs que vous embauchez au Canada sont légalement des employés ou des sous-traitants. La mauvaise classification de vos employés en tant que sous-traitants au Canada a souvent de graves conséquences juridiques et financières pour une entreprise.

Si l’ARC enquête sur une entreprise et détermine qu’elle a illégalement classé ses employés comme sous-traitants, l’entreprise devra effectuer des réparations financières à ces employés et rembourser les impôts au gouvernement. Il devra également payer à ses employés l’équivalent des congés payés et des avantages sociaux qu’ils ont manqués alors qu’ils étaient mal classés. Une entreprise basée dans un pays autre que le Canada pourrait également rendre ses travailleurs canadiens personnellement responsables de certaines des taxes dues.

Heureusement, vous pouvez prévenir ces pertes financières en effectuant les recherches nécessaires pour classer correctement vos employés et sous-traitants. De cette façon, vous pouvez leur fournir la rémunération et les avantages qu’ils méritent.

Cependant, dans de nombreux cas, le travail que vous devez effectuer est véritablement un travail contractuel. Dans ce cas, vous devrez connaître les bases du recrutement et du paiement des entrepreneurs afin de pouvoir le faire conformément à la loi.

Comment embaucher des entrepreneurs au Canada

L’embauche d’un entrepreneur indépendant au Canada  est souvent plus un art qu’une science. Lorsque vous embauchez des sous-traitants au Canada, vous devez garder quelques questions à l’esprit :

• Payerez-vous vos sous-traitants par le biais de la paie de votre entreprise, en retenant les impôts sur la paie conformément à la loi, ou seront-ils responsables de leurs propres impôts ?
• Vos sous-traitants recevront-ils des avantages de votre entreprise, tels que des congés payés, des régimes de retraite parrainés par l’employeur ou une assurance maladie supplémentaire ?
• Vos sous-traitants recevront-ils leurs missions par l’intermédiaire de votre entreprise ou pourront-ils enchérir pour leur travail ?
• Vos sous-traitants recevront-ils la direction et les directives de votre entreprise, ou pourront-ils choisir où, quand et comment ils effectuent leur travail ?

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer si vous avez réellement besoin d’un employé par rapport à un sous-traitant.

Une fois que vous aurez déterminé que vos sous-traitants sont vraiment des sous-traitants, vous voudrez les amener officiellement à bord. Les meilleures pratiques en matière d’embauche de sous-traitants au Canada consistent à mettre en place un solide accord écrit de sous-traitant indépendant pour définir et clarifier les conditions de la relation.

La loi n’en exige pas, mais un tribunal ou une autorité telle que l’ARC peut examiner la relation à tout moment à la demande de l’entrepreneur ou de la société. Un contrat écrit solide est fortement conseillé : il délimite les attentes et les exigences et s’assure que les deux parties comprennent clairement leurs responsabilités.

Votre entreprise doit également prendre en compte toutes les conventions collectives (CBA) qui s’appliquent à votre secteur. Au Canada, si une convention collective autorise un syndicat à contrôler les droits de négociation pour une catégorie particulière de travailleurs, le fait de faire effectuer les travaux par des entrepreneurs indépendants peut enfreindre la loi. Vous devrez vérifier auprès de toutes les conventions collectives pertinentes pour déterminer leurs règles.

Où recruter des entrepreneurs au Canada

Maintenant que vous savez comment embaucher des entrepreneurs au Canada, vous devez connaître les meilleurs endroits pour rechercher des candidats qualifiés.

Certaines entreprises se tournent vers des sites tels que  LinkedIn ou Craigslist pour se connecter avec des entrepreneurs qualifiés. Lorsque vous envisagez  de trouver des entrepreneurs au Canada, d’autres entreprises utilisent des annuaires en ligne ou des tableaux d’offres numériques  adaptés à des secteurs tels que la construction. Ces répertoires contiennent des listes complètes de prestataires de services que les entreprises peuvent parcourir pour voir quels services répondent à leurs besoins.

Considérations fiscales pour payer les entrepreneurs au Canada

L’embauche de sous-traitants au Canada implique des pratiques fiscales différentes de l’embauche d’employés. N’oubliez pas que lorsque vous payez vos sous-traitants au Canada, vous ne retenez généralement pas ou ne payez pas les impôts sur la paie comme vous le feriez avec vos employés.

Avec vos employés, vous retenez les impôts et vous payez l’assurance-emploi (IE) et les primes du Régime de retraite du Canada. Pour l’assurance-emploi, le taux de prime de l’employeur est de CAD 2.212 par CAD 100 de revenus assurables, ou 2.212 pour cent. Pour le Régime de retraite du Canada, le taux de cotisation pour les revenus ouvrant droit à pension est de 11.4 pour cent, qui est réparti entre l’employeur et l’employé.

Avec les entrepreneurs indépendants, le processus est plus simple : vous les paierez sans retenue d’impôt. Vos sous-traitants seront responsables de leurs paiements d’impôts et de sécurité sociale s’ils choisissent de s’inscrire ou de se qualifier pour un programme non parrainé par un employeur.

Paiements de l’impôt sur le revenu

Lorsque vous embauchez des entrepreneurs au Canada, vous devez également vous assurer qu’ils n’auront pas à payer deux ensembles d’impôts sur le revenu sur le même revenu.

Si votre pays d’origine est les États-Unis, sachez que la Convention de l’impôt sur le revenu entre les États-Unis et le Canada élimine la nécessité pour les entrepreneurs canadiens de payer des taxes de l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis en plus des taxes de l’ARC du Canada. Dans ce cas, les entrepreneurs canadiens devront soumettre le formulaire W-8 BEN de l’IRS  à la société pour laquelle ils ont effectué le travail. Si votre pays d’origine n’est pas les États-Unis, vérifiez si des conventions fiscales similaires s’appliquent pour protéger les entrepreneurs contre la double imposition.

Les entreprises qui travaillent avec des sous-traitants doivent soumettre plusieurs formulaires fiscaux à leurs travailleurs et à l’ARC :

• T5018, en raison de sous-traitants de construction
• T4A , en raison des services du sous-traitant
• T4A résumé , en raison de l’ARC
• T4A-NR, en raison de sous-traitants transfrontaliers

Les nuances des formulaires à envoyer lorsque cela peut être difficile, vous pouvez donc engager les services de professionnels de la fiscalité ou d'autres experts pour vous assurer que vos pratiques sont correctes.

Comment payer les sous-traitants au Canada

Lorsque le moment est venu de  payer les entrepreneurs au Canada, vous avez plusieurs options différentes. Examinons les méthodes de paiement courantes pour voir celles qui conviennent le mieux aux paiements des sous-traitants :

1. Services de paie : En général, vous n’utiliserez pas le service de paie de votre entreprise pour payer vos sous-traitants au Canada. Étant donné que vous ne retenez pas d’impôts sur la paie de vos sous-traitants ou ne payez pas dans des programmes de sécurité sociale pour eux, vos sous-traitants ne peuvent pas accéder à votre paie traditionnelle. Au lieu de cela, ils soumettront des factures pour paiement par le biais de votre service des comptes fournisseurs. Cependant, certains services de paie tiers disposent de solutions qui permettent à votre entreprise de payer vos sous-traitants via leurs plateformes. Si vous utilisez ces services, vous devez savoir qu’ils peuvent être relativement chers et qu’ils peuvent ne pas fonctionner efficacement pour toutes les transactions mondiales.
2. Banques : votre entreprise peut choisir de créer un compte bancaire canadien d’entreprise et de l’utiliser pour déposer des fonds sur les comptes de vos sous-traitants, ou vous pouvez utiliser votre banque pour envoyer des paiements par le biais d’un service de virement bancaire mondial. Pour profiter de la première option, vous devrez peut-être enregistrer officiellement votre entreprise au Canada, ce qui peut être un processus complexe et chronophage. Les formalités administratives et les retards souvent associés à la constitution et à l’enregistrement de la société peuvent amener votre société à préférer des options plus efficaces.
3. Bons de commande internationaux : les mandats internationaux sont traditionnels et fiables, mais ils sont relativement lents par rapport aux autres options de paiement des entrepreneurs au Canada. L’entreprise doit les acheter physiquement, et les sous-traitants doivent les déposer physiquement, afin qu’ils puissent être plus gênants que les alternatives numériques. Les frais et les taux de change défavorables peuvent également en faire des options coûteuses.
4. Portefeuilles numériques : les portefeuilles numériques sont parfois des alternatives attrayantes aux mandats internationaux. À l’aide d’un portefeuille numérique, tel que PayPal, votre entreprise peut transférer de l’argent rapidement et facilement. Vos sous-traitants apprécieront de recevoir des paiements rapides, c’est donc l’option idéale lorsque vous souhaitez faire bonne impression sur vos sous-traitants en respectant votre ponctualité. PayPal et d’autres plateformes numériques sont soumises à des restrictions dans certains pays, mais beaucoup doivent travailler au Canada, bien qu’ils puissent imposer des frais pour les transactions internationales.
5. Services de transfert d'argent : dans certains cas, les services de transfert d'argent offrent une solution idéale pour payer vos entrepreneurs au Canada. Ils offrent des options flexibles, une sécurité fiable et des limites de transfert élevées, afin que vous puissiez envoyer des paiements importants et vous assurer qu’ils atteignent vos sous-traitants comme prévu. Les transferts ont lieu rapidement, ce qui permet de gagner du temps et d’assurer des paiements rapides. Cependant, les services de transfert d’argent imposent souvent des frais de transfert de devises élevés si vous payez vos sous-traitants dans une devise autre que le dollar canadien.
6. Crypto-monnaie : la crypto-monnaie est légale au Canada. Cependant, les autorités canadiennes ne le considèrent pas comme une offre légale ni ne l’exposent aux lois et réglementations fiscales. Officiellement, les transactions en cryptomonnaie troquent les transactions. La cryptomonnaie peut compliquer les finances de vos sous-traitants s’ils souhaitent déclarer tous leurs revenus comme des revenus imposables. Ils peuvent également ne pas être familiers avec la gestion de la cryptomonnaie.

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