Si votre entreprise est en train d’ouvrir une nouvelle succursale dans un autre pays ou cherche à étendre sa portée commerciale à l’international, vous pouvez embaucher des personnes locales en plus ou au lieu d’envoyer des employés existants dans le nouveau pays. L’un des choix que vous devez faire est d’embaucher les personnes qui travailleront dans vos bureaux internationaux en tant qu’employés ou sous-traitants. Il existe des différences fiscales notables entre les entrepreneurs indépendants et les employés, ainsi que d’autres différences critiques.
Pour éviter les défis juridiques et pour vous assurer que votre croissance mondiale se déroule aussi bien que possible, apprenez-en davantage sur la différence entre un employé et un sous-traitant et sur la manière de les classer.
Différences internationales entre employés et sous-traitants
Lorsque votre entreprise décide de travailler avec une personne, vous devez déterminer si vous et votre nouvel employé aurez une relation employé-employeur ou une relation entreprise-entrepreneur. Il est souvent moins coûteux pour les entreprises de travailler avec des sous-traitants que des employés à temps plein, ce qui rend attrayante l’idée de classer les travailleurs comme des sous-traitants.
Cependant, il y a souvent des conséquences financières si votre entreprise classe un travailleur de manière erronée. Aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) et le Department of Labor (DOL) ont des règles concernant les personnes qui peuvent être classées en tant qu’entrepreneur par rapport à un employé. Bien que les distinctions exactes entre les deux et les règles de classification puissent varier d’un pays à l’autre, en général, les éléments suivants peuvent vous aider à déterminer si la personne que votre entreprise souhaite embaucher relève de la catégorie de sous-traitant ou d’employé :
- Autonomie : une question essentielle pour déterminer si vous embauchez des employés ou des sous-traitants est leur indépendance. Souvent, les entrepreneurs internationaux fournissent des services à plusieurs entreprises à la fois. Ils ont généralement plusieurs clients et ne passent pas toutes leurs heures de travail consacrées à une seule entreprise. Les entrepreneurs établissent généralement leurs propres calendriers et se concentrent sur les bénéfices et le bien-être de leur propre entreprise plutôt que sur les bénéfices et le bien-être de votre entreprise.
- Contrôle : une autre distinction entre les sous-traitants et les employés est le niveau de contrôle qu’une entreprise a sur les actions des travailleurs. Aux États-Unis, l’IRS définit les travailleurs comme des employés lorsque l’entreprise pour laquelle ils travaillent a un contrôle comportemental sur ce qu’ils font. Si votre entreprise indique aux travailleurs où travailler, quand faire leur travail et comment le faire, ils sont très probablement des employés. Les sous-traitants auront plus de contrôle sur le processus d’exécution du travail.
- Fournitures : souvent, lorsqu’une entreprise recrute des entrepreneurs indépendants, ces travailleurs fournissent leurs propres fournitures et équipements. Toutes les dépenses encourues par les sous-traitants, telles que les frais de déplacement ou les achats de matériel, sont à leur charge. D’autre part, les entreprises achètent généralement des équipements, tels que des ordinateurs portables ou des appareils mobiles, que les employés peuvent utiliser. Lorsque les employés ne travaillent plus pour l’entreprise, ils doivent généralement restituer l’équipement.
- Avantages : Les avantages qu’offre une entreprise aux travailleurs influencent également le type de relation qu’ils entretiennent. Souvent, les employés reçoivent des avantages sociaux, tels que la couverture d’assurance maladie et les régimes de retraite, de la part des employeurs. Les entrepreneurs indépendants doivent généralement fournir leur propre couverture de santé et leurs plans de retraite.
- Processus de paiement : la façon dont une entreprise paie les travailleurs diffère souvent selon qu’il s’agit de sous-traitants ou d’employés. Les employés sont payés par le service de la paie, et l’entreprise doit souvent retenir des impôts. Le montant exact et les types d’impôt retenu varient d’un pays à l’autre. Les entrepreneurs facturent généralement une entreprise. Il leur incombe de s’assurer qu’ils paient leurs propres impôts. La société ne retiendra pas d’impôts pour elle.
Pourquoi embaucher un prestataire indépendant international plutôt qu’un employé temporaire ?
Une autre différence notable entre les entrepreneurs indépendants et les employés est la durée de la relation entre l’entreprise et le travailleur. En raison du coût financier et du temps consacré au recrutement des employés, de nombreuses entreprises espèrent que leurs employés resteront dans leur organisation aussi longtemps que possible. Lorsqu’une entreprise a besoin que quelqu’un effectue une tâche ou termine un projet de manière plus limitée, elle travaille souvent avec des sous-traitants.
Il est également possible d’embaucher des employés temporaires. Par exemple, lorsqu’une entreprise fait d’abord des percées dans un nouveau pays, il peut être judicieux d’avoir une équipe temporaire à disposition pour aider à la transition ou pour mettre les travailleurs du nouveau site au courant de la culture et des politiques de l’entreprise.
Dans ce cas, vous pourriez vous retrouver à essayer de décider si votre entreprise doit embaucher un sous-traitant, tel qu’un consultant commercial indépendant, ou un employé temporaire. Les avantages de travailler avec un sous-traitant comprennent des dépenses plus faibles et moins d’efforts administratifs de la part de votre entreprise, car les sous-traitants sont responsables de leurs propres impôts et autres coûts. Lorsque la relation est terminée, il est plus facile de se séparer.
Si vous embauchez des employés, même des employés temporaires, la relation est plus durable et votre entreprise s’engage davantage envers les employés. Il peut être plus difficile de mettre fin aux relations à la fin du projet.
Pourquoi embaucher un employé international plutôt qu’un sous-traitant ?
Travailler avec un sous-traitant est logique dans certains contextes, par exemple lorsque vous avez besoin d’une personne pour un seul projet ou sur une base limitée. Cependant, lorsque votre entreprise prévoit d’opérer dans un pays à long terme, il est plus logique d’embaucher des employés internationaux plutôt que de faire appel à des sous-traitants.
Généralement, un facteur déterminant s’il est plus approprié d’embaucher des employés est la relation que les travailleurs auront avec votre entreprise. Si vous avez besoin de personnes pour effectuer des tâches essentielles, telles que la gestion de l’équipe du service client ou la gestion des grands livres et des registres financiers de votre entreprise, vous devez embaucher des employés.
Embaucher des employés plutôt que des sous-traitants est également logique si votre entreprise souhaite établir une présence dans un pays. Lorsque vous faites appel à des employés locaux, vous bénéficiez de leur connaissance du pays et de sa culture. Puisqu’ils travaillent pour votre entreprise et bénéficient des avantages de l’emploi, tels que les congés payés, un salaire fixe et une couverture santé, vous pouvez compter sur eux pour être fidèles à votre entreprise.
Embaucher des employés au lieu de sous-traitants permet également à votre entreprise d'éviter les pénalités de classification erronée. Parfois, les entreprises décident de travailler avec des entrepreneurs indépendants parce qu’elles pensent que cela leur permettra d’économiser de l’argent ou de réduire les formalités administratives. Mais si une agence gouvernementale ou un service du travail examine la relation que votre entreprise entretient avec un entrepreneur et détermine qu’elle est plus proche de celle de l’employeur de l’employé que de celle de l’entrepreneur-client, elle peut infliger des amendes à votre entreprise ou émettre d’autres types de sanctions.
Comment les pays définissent les sous-traitants par rapport aux employés
Aux États-Unis, il y a trois éléments principaux à prendre en compte pour déterminer s’il faut embaucher un employé ou un sous-traitant : la relation, le contrôle financier et le contrôle comportemental. D’autres pays ont également des règles qui déterminent comment classer les employés et les sous-traitants. Lorsque votre entreprise prévoit d’ouvrir ses portes dans un nouveau pays, vous souhaitez connaître les règles de ce pays et comprendre comment elles affectent votre entreprise.
Souvent, les différences entre les sous-traitants et les employés et les critères utilisés pour déterminer la classification d’une personne sont similaires d’un pays à l’autre. Par exemple, l’Australie considère les gens comme des entrepreneurs lorsqu’ils gèrent leur propre entreprise, utilisent leurs propres outils et fournitures et négocient leurs propres frais. Les employés en Australie travaillent pour quelqu’un d’autre. L’employeur paie le salaire de l’employé et contrôle comment, où et quand l’employé travaille.
Les entrepreneurs au Canada ont le contrôle sur la manière, le lieu et le moment où ils travaillent. L’entreprise avec laquelle travaille l’entrepreneur n’a pas à retenir d’impôts ni à payer d’assurance-emploi (IE). Les entrepreneurs au Canada ont plus d’autonomie que les employés, mais ils assument également plus de risques s’ils perdent du travail.
Les définitions et les règles exactes pour les entrepreneurs varient légèrement dans l’Union européenne, mais en règle générale, les entrepreneurs travaillent de manière indépendante et ne font pas retenir leurs impôts par les entreprises.
Risques liés à une mauvaise classification des entrepreneurs indépendants internationaux
L’embauche de sous-traitants indépendants peut sembler être l’option moins coûteuse et plus simple que l’embauche d’employés. Au lieu de vous familiariser avec le droit du travail et le droit fiscal d’un pays, vous attribuez ces responsabilités aux sous-traitants que vous embauchez.
Cependant, il est essentiel que vous classiez et traitiez les travailleurs comme des sous-traitants uniquement s’ils répondent à tous les critères pour être considérés comme des sous-traitants. Les entreprises qui ne classent pas correctement les travailleurs peuvent faire face à des sanctions et à un nombre considérable de problèmes juridiques.
Par exemple, si vous décidez d’embaucher des entrepreneurs dans un nouveau pays, mais que la nature de votre relation commerciale est plus proche de celle de l’employé-employeur, les entrepreneurs peuvent signaler votre entreprise. Si le tribunal du nouveau pays est d’accord avec les sous-traitants, vous devrez les reclasser en tant qu’employés. Votre société sera responsable de la retenue d’impôt, du paiement des avantages sociaux et du respect de toutes les autres règles relatives aux employés dans le pays. Vous devrez peut-être également rembourser les impôts et les avantages sociaux, ce qui peut être assez coûteux.
Considérations relatives à la paie et à la fiscalité pour les entrepreneurs indépendants
Les obligations fiscales et salariales de votre entreprise peuvent varier en fonction de l’emplacement de l’entrepreneur indépendant. Par exemple, si votre entreprise est basée aux États-Unis et embauche des sous-traitants basés aux États-Unis, vous devrez probablement remettre un formulaire 1099 aux sous-traitants à la fin de l’année fiscale. Le formulaire 1099 indique le montant que vous avez payé aux entrepreneurs au cours de l’année passée.
Vous n’avez pas besoin de vous adresser 1099s à des sous-traitants qui vivent en dehors des États-Unis, même s’ils travaillent pour votre entreprise. L’exception est que l’entrepreneur effectuant le travail est un citoyen américain. Si vous travaillez avec des sous-traitants qui vivent à l’étranger mais qui sont citoyens des États-Unis, ils doivent tout de même payer l’impôt sur le revenu américain et recevoir un formulaire 1099 de votre société.
Quel que soit l’endroit où se trouvent les entrepreneurs indépendants ou leur statut de citoyenneté, votre entreprise n’aura pas à retenir la Sécurité sociale, Medicare ou l’impôt sur le revenu sur les paiements que vous leur versez. Les sous-traitants sont tenus de payer eux-mêmes leurs impôts.
Considérations relatives au permis de travail pour les sous-traitants et les employés internationaux
Si votre entreprise décide d’embaucher des sous-traitants ou des employés qui vivent et travaillent déjà dans le pays où vous déménagez, vous n’aurez probablement pas à vous soucier de l’obtention de permis de travail ou de l’obtention de visas pour eux. C’est une autre histoire si vous prévoyez d’envoyer des sous-traitants ou des employés de votre pays d’origine pour travailler dans le nouveau lieu. Dans ce cas, ils devront disposer des permis et visas appropriés avant de pouvoir travailler dans le pays.
Les règles sont différentes pour les sous-traitants et les employés. Votre entreprise peut parrainer des employés et obtenir leurs permis, mais vous ne pouvez pas parrainer des entrepreneurs indépendants. Si vous décidez d’embaucher des sous-traitants, votre meilleure option est d’embaucher des personnes qui disposent déjà de la documentation et du statut appropriés pour le pays dans lequel vous embauchez.
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