קיימות סיבות רבות לכך שעובדים עוזבים חברות – הם פורשים, מוצאים עבודה חדשה או עוזבים שלא מרצונם עקב פיטורין. ללא קשר לסיבות אלה, חברות חייבות להתכונן להפוך את היציאה למעבר קל.
יציאתו של עובד היא חלק ממסע חוויית העובד המרוחק ועל החברות להתכונן מראש לתהליך ההתנתקות. זה כולל השקעה של משאבים בהפיכת התהליך לחלק, מכיוון שהתעלמות מתהליך ההדחה עלולה לפגוע במותג מעסיק זמן רב לאחר עזיבתו של העובד. למעשה, על פי סקר שנערך על ידי Fractl, שליש מהעובדים האמריקאים מחכים חודש שלם לפני שהם עוזבים את הביקורת על החברה שלהם.
התנתקות חשובה כמו קליטה והיא מרכיב מרכזי במחזור העובדים. מוריאל דיאס, מנהל תפעול משאבי אנוש בדרום ומרכז אמריקה ב-Globalization Partners אומר: "ההשתלבות מתחילה ברגע שאתה על סיפון עובד, וללא תהליך פירוק תקין, חברות יכולות להרוס את חוויית העובד הכוללת". הכנת היציאות של העובדים יכולה להיות מאתגרת כאשר אתה עובד במשרד, אך בסביבת עבודה מרוחקת, ניתוק דורש עוד יותר זמן ותשומת לב.
4 סיבות יעילות offboarding הוא קריטי עבור החברה שלך
הוכח כי תהליך פירוק מפורט ויעיל מוביל לשימור כישרונות טוב יותר . אאוט-אובורד מובנה ומנומק גם מבטיח שצוותי משאבי אנוש יוכלו להקל על התהליך עבור מעסיקים ועובדים.
יצירת תהליך פירוק היא חיונית כדי:
# 1: להימנע מבעיות משפטיות ופיננסיות
איסוף וחתימה על כל המסמכים הדרושים כחלק מתהליך offboarding יפחית את הסיכון של מעסיק לתלונות או תביעות. הדבר נכון במיוחד במהלך עזיבות בלתי רצוניות, כגון פיטורין, כאשר קיימים חוקים ספציפיים למדינה שעל המעסיקים לפעול לפיהם כדי להבטיח שפעולותיהם חוקיות.
#2: מניעת פריצות לנתונים
צוותי משאבי אנוש חייבים לוודא שיש מספיק זמן כדי להתנתק מעובדים מהמערכת, להשבית את חשבונותיהם ולצמצם את הגישה לכל פלטפורמה ומידע שהם כבר לא צריכים. אם לעובדים יש גישה לנתוני החברה לאחר עזיבתם, הדבר עלול להוביל להפצת מידע חסוי שמעמיד את החברה בסכנה.
#3: לשפר את המוניטין של החברה
סיום יחסי עובדמעסיק בצורה הטובה ביותר האפשרית מבטיח לעובדים לעזוב מרגיש מכובד ומוערך עבור הזמן שהם בילו בחברה. לדעות העובדים יש השפעה על המוניטין של החברה. למעשה, ביקורות חשובות 95 לאחוז מחפשי העבודה, מה שאומר שסקירות שליליות של החברה יכולות להשפיע על החלטות המועמדים הפוטנציאליים בנוגע לשאלה אם להגיש מועמדות לתפקיד או לא.
#4: קבל משוב בעל ערך
עובדים העוזבים את החברה מרצונם החופשי הם מקור משוב מדהים. שמיעת הסיבות לעזיבתם או רק דעתם הכנה תסייע לחברה להשתפר בעתיד.
לדברי Snapsurveys, "חברות ביצועים מובילים לא רק טובים בקבלת משוב, אבל הם גם בכוונה לבקש משוב. והם יודעים שמשוב מועיל רק כאשר הוא מדגיש חולשות, כמו גם נקודות חוזק".
התנתקות בסביבת עבודה מרוחקת
לעבודה מרחוק יש יתרונות רבים, אבל עדיין יכולים להיות כמה חסרונות. ללא האפשרות לקיים אינטראקציות פנים אל פנים, מחסומים לחיבור ותקשורת יכולים להפוך לאתגר עצום בכל הנוגע להתנתקות מרחוק.
"היעדר קרבה פיזית גורם לכך שחשוב במיוחד ליישם תהליך חשיבה מחוץ למטוס שבו תקשורת ברורה היא המפתח לבניית אמון ולהימנעות מאי הבנות בזמן עזיבתם של העובדים", אומרת קמילה טורס, מומחית משאבי אנוש ב-Globalization Partners.
מטרת הגדרת תהליך ההשתלבות היא יצירת מעבר חלק עבור העובד והגנה על החברה מפני פרצות נתונים וסיכוני אבטחה.
גורמים שמגדירים את תהליך ה-offboarding
ישנם שני גורמים הקובעים אילו צעדים יש לנקוט בתהליך העזיבה: הסיבה לעזיבה ותפקיד העובד.
סיבת ההמראה
בהתאם לסיבת היציאה, שלבים מסוימים של התהליך עשויים להיות חשובים יותר מאחרים. זו הסיבה שתהליך ה-offboarding צריך להיות מותאם לתנאים של כל מקרה. ישנן ארבע סיבות עיקריות לעזיבה:
1. התפטרות
חשוב שצוותי משאבי אנוש יגדירו תהליך המסייע במניעת יציאות בלתי צפויות ומספק מספיק זמן למילוי המשרה הפתוחה. על העובדים לקבל הנחיות הקובעות את הדרישות כדי להבטיח יציאה קלה. הנחיות אלה עשויות להפוך תקופת הודעה מינימלית, הערות מסירה, דוחות וגישה לנתונים להכרחית.
2. צוותי משאבי אנוש לפנסיה
חייבים לתכנן מראש את פרישת העובדים. עליהם להבטיח ציות לתכניות פנסיה ולקבוע את התשלום הסופי לעובדים. שיטה מומלצת אחת להבטיח יציאה נעימה היא לתת לעובדים פורשים מסיבת פרידה והכרה נאותה בצורת פרס, או מתנה, במיוחד אם הם עבדו עבור החברה במשך זמן רב.
3. Layoff
Laying עובדים קשה, אבל לפעמים בלתי נמנע. במקרים אלה, עדיף להתייחס לעובד בכבוד ובאמפתיה ולהבהיר מאוד מדוע הוא מפוטר.
4. סיום העסקה
הוא אחת המשימות הקשות ביותר של משאבי אנוש, ובמקרים אלה, יש לתכנן בקפידה את תהליך ההיעדרות. על העובד לקבל הודעה בכתב המציינת את העובדות המניעות את הפיטורין ואת המאמרים המשפטיים שהחברה מסתמכת עליהם כדי לקבל החלטה זו כדי להימנע מכל בעיה.
יש לזכור כי רכיבי ציות קריטיים כמו המסמכים הנדרשים ותקופת המבחן משתנים בהתאם למדינה . מתן אפשרות לעובדים להיפרד מעמיתיהם, לטפל בבקשותיהם האחרונות, ולהציג תמונה של אחדות תאגידית לאורך התהליך הם חלק מהמפתחות להבטחת פיטורים חלקים.
לדברי דיאס וטורס, ללא קשר לסיבת היציאה, חשוב שהעובדים ירגישו בנוח. משאבי אנוש לעולם לא צריכים לשכוח שהם מתמודדים עם בני אדם, כך שאמפתיה, תקשורת וסולידריות הן בסיסיות, במיוחד כאשר אתם מתמודדים עם תהליך התנתקות מרחוק.
כמו כן, חיוני להבטיח שהעובדים יקבלו את כל חבילות התשלומים והפיטורין שהם זכאים להן. על המעסיקים להיות מודעים לכך שהחוקים והתקנות המקומיים בנוגע לחבילות פיצויי פיטורין ותשלומים במהלך פיטורים משתנים בהתאם למדינה או לאזור .
סוג המשרה
השלבים המעורבים בתהליך ההדחה משתנים גם הם בהתאם לתפקיד העובד. לדוגמה, פיטורי עובדים חשבונאיים עשויים לדרוש בדיקת רשומות פיננסיות לפני עזיבתם, בעוד שבדיקות אבטחה עשויות להיות נחוצות לחברי טכנולוגיית מידע כדי למנוע מהם לקחת עמם נתונים רגישים.
כיצד ליצור תהליך יעיל של התנתקות מרחוק
על צוותי משאבי אנוש ליצור תהליך התנתקות מותאם אישית בהתבסס על הצרכים הספציפיים של החברה שלהם. התהליך יהיה תלוי במידה רבה בסוג העזיבה, במיוחד אם העובד עוזב מרצון או שלא מרצון, כמו גם יסודות כמו גודל החברה.
בסביבת עבודה מרוחקת, תהליך ה-offboarding מחייב חברות לנהל תקשורת בסיסית בסביבה וירטואלית, אשר ככל הנראה תדרוש צעדים חדשים ושיקולים זהירים. הנה כמה טיפים כדי להבטיח שתהליך הסרת הלוח מרחוק מתבצע באופן חוקי ומוצלח.
1. טיוטת תוכנית תקשורת תהליך
ההדחה מתחיל ברגע שצוות משאבי אנוש לומד על עזיבה, ללא קשר לשאלה אם מדובר בפיטורים או בהתפטרות. חשוב במיוחד לנסח תוכנית תקשורת מרחוק המתארת כיצד יתר הצוות יקבל הודעה. הקמת ערוץ משותף לתקשורת ולתזמון פגישות ושיחות וידאו מראש. לדברי אדווינה טאן, מנהלת מחלקת התפעול הגלובלי APAC ב-Globalization Partners, חיוני לשים לב לטון המשמש בהודעות דוא"ל ובשיחות עם העובדים.
התוכנית צריכה גם לשקול את הלקוחות של העובד וכיצד להודיע להם כראוי. תוכנית תקשורת זו חייבת להכיל מידע ברור על היציאה כדי להימנע מאי הבנות.
2. הכן את הניירת
הניירת להוצאה לפועל של עובד מרוחק אינה שונה מהתהליך להמראות פנים אל פנים, אלא שיש לעשות זאת באופן דיגיטלי. צוותי משאבי אנוש צריכים לאסוף את כל התיעוד הדרוש כדי לוודא שהכל תקין ונעשה באופן חוקי. יש לבחון חוזים והסכמי אי-חשיפה כדי להבהיר את תנאי היציאה ולענות על כל שאלה. כמו כן, על מחלקת משאבי אנוש להכין ניירת בנוגע לחבילות פיצויים, הטבות, החזרים ומסים. ניתן לשתף את כל המסמכים הללו באמצעות ניהול מסמכים ומערכות חתימה דיגיטליות כדי להבטיח שהתהליך יהיה חלק ומאובטח.
3. תכנן את תהליך המעבר
השלב החשוב ביותר בשלב זה בתהליך הוא ליצור תוכנית להפוך את המעבר של העבודה ותחומי האחריות לאחר עזיבתו של העובד המרוחק לחלק. תוכנית זו צריכה לכלול צ'ק-אין מקוון קבוע כדי לסקור את מצב הפרויקטים, להקצות מחדש משימות שכבר החלו על ידי העובד, ולהציב את היסודות במקום כך שהעובד החדש יוכל לחדש את החובות הדרושות. מחלקת משאבי אנוש חייבת להיות ברורה עם הצוותים המושפעים לגבי איך ייראה מעבר זה והיכן תסתיים עבודתו של העובד.
4. תזמן מפגשים
מקוונים להעברת ידע זהו אחד החלקים החיוניים ביותר של התנתקות יעילה מרחוק עבור המראות מרצון. במהלך המפגשים המקוונים של העברת הידע, העובדים היוצאים משתפים מידע עם עמיתיהם לעבודה או עם הכפופים להם ישירות, ועם העובד החדש, במידת האפשר. מידע זה צריך לכלול תיעוד של תחומי אחריות ומשימות, סטטוס פרויקטים וגישה למידע, תוכנה ומסמכים.
5. להחזיר את נכסי
החברה אם החברה סיפקה ציוד ונכסים לעובדים במהלך כהונתם, חשוב כי אלה יישלחו בחזרה מעסיק לפני היציאה. על צוותי משאבי אנוש לבצע רשימת תיוג דיגיטלית והסדרים לאיסוף נכסים אלה בימים האחרונים לפני שהעובד עוזב. רשימת תיוג זו עשויה לכלול פריטים כגון מחשבים, טלפונים ניידים, מפתחות, תגי זיהוי וכרטיסי אשראי תאגידיים ויש לשלוח אותה לעובד היוצא יחד עם החזר דיגיטלי של מכתב רכוש החברה.
6. מחיקת חשבונות
משתמשים עבודה מרחוק דורשת שיתוף מידע באופן מקוון. לכן, לעובדים יש גישה לכלים פנימיים כגון חשבונות דוא"ל, כוננים, מסדי נתונים ומקורות של מידע רגיש. מניעת הגישה של עובדים מרחוק למידע זה והחזרת נכסים דיגיטליים כלשהם, כולל סיסמאות וקודי מפתח, מסייעת במניעת פרצות אבטחה . לא משנה כמה טוב מעסיק- יחסי עובד, עובדים עוזבים לא צריכים לקבל גישה למידע כלשהו ברגע שהם כבר לא חלק מהצוות.
7. ערוך ראיון
יציאה וירטואלי בעוד שהוא רלוונטי רק ליציאות מרצון, ראיונות יציאה וירטואליים הם המפתח להבטחת ביטול הצטרפות בעל השפעה. מטרת ראיונות אלה היא לקבל משוב בעל ערך על חוויית העובד בתוך החברה. זו תהיה ההזדמנות האחרונה להשאיר את העובדים עם רושם חיובי לפני עזיבתם. זהו גם אמצעי נהדר לאיסוף מידע שיסייע למחלקת משאבי אנוש לקבל החלטות טובות יותר בעתיד. נצל את ההזדמנות כדי לקבל תובנה על התפקיד, לקחת על העבודה מרחוק, ואת החוויה הכוללת שלהם.
יצירת תהליך יעיל של התנתקות מרחוק מועילה לחברות כמו שהיא מועילה לעובדים. עם זאת, זה יכול להיות קשה לנווט את המורכבויות הכרוכות עזיבתו של עובד, במיוחד כאשר תקשורת פנים אל פנים אינם אופציה.
Global Employment Platform של Globalization Partners, המונעת על ידי AI, תסייע לך להבטיח ציות במהלך פירוק העובדים הבינלאומיים שלך.
למידע נוסף על G-P Recruit, בקרו באתר שלנו ותודיעו לנו כיצד נוכל לעזור לכם למצוא את הכישרון הטוב ביותר, במיקום הנכון, במחיר הנכון.
