वैश्विक रिमोट टीमों को सपोर्ट करने के लिए सर्वोत्तम टूल्स पर विशेषज्ञों के टिप

जैसा कि कंपनियां महामारी के बाद की दुनिया के अनुकूल होती हैं और अपनी दूरस्थ टीम की बदलती जरूरतों को पूरा करती हैं, सर्वोत्तम उपकरणों में निवेश करना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करेगा कि कंपनियां स्पष्ट संचार बनाए रखें और करीबी सहयोग को प्रोत्साहित करें, जो सकारात्मक कर्मचारी अनुभव की मांग करने वाली शीर्ष प्रतिभा को बनाए रखने और आकर्षित करने के लिए महत्वपूर्ण है।

यद्यपि प्रौद्योगिकी पूर्व में कार्यालय-आधारित श्रमिकों को कहीं भी एक ही काम करने में सक्षम बनाती है, उत्पादकता में वृद्धि के साथ, सभी दूरस्थ कार्य उपकरण समान नहीं बनाए जाते हैं। आइए आपके दूरस्थ कर्मचारियों और टीमों को पनपने में मदद करने के लिए कुछ आवश्यक डिजिटल टूल्स पर एक नज़र डालें।

दूरस्थ रूप से काम करने की सबसे बड़ी चुनौती क्या है?

दूरस्थ टीमों के सामने आने वाली चुनौतियों में से एक है जुड़े रहना। इसका मुकाबला करने के लिए, कंपनियों को दूरस्थ कार्य एकीकरण को यथासंभव सहज बनाने के लिए सर्वोत्तम उपकरण खोजने और उपयोग करना चाहिए।  हालांकि, दूरस्थ कार्य ने सॉफ्टवेयर सेवाओं की संतृप्ति को जन्म दिया है। तो, आपको किन उपकरणों की आवश्यकता है ताकि आपकी रिमोट टीम दुनिया भर में विभिन्न स्थानों पर काम करते समय कामयाब हो सके? हमने Globalization Partners (G-P) विशेषज्ञ, सूचना प्रौद्योगिकी के उपाध्यक्ष स्टीफन मैककॉर्मैक से कनेक्टिविटी और रिमोट टीम को सशक्त बनाने के बारे में अपने शीर्ष विकल्पों के माध्यम से हमसे बात करने के लिए कहा।

नीचे वह भर्ती से लेकर ऑनबोर्डिंग से लेकर वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग तक, कुछ सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास रिमोट टूल्स पर प्रकाश डालता है।

G-P के अनुभव में भर्ती के लिए सबसे अच्छे उपकरण क्या हैं?

स्टीफन: दूरस्थ उपकरणों के बारे में बात करते समय, किसी कर्मचारी को ऑनबोर्ड करने से पहले भी उनके प्रभाव और उपयोगिता को स्वीकार करना महत्वपूर्ण है।

• Anaplan: उदाहरण के लिए, हम डेटा-संचालित, स्वचालित पूर्वानुमान प्रदान करने के लिए Anaplan का उपयोग करते हैं जो हमें हमारी भर्ती आवश्यकताओं के लिए सटीक बजट प्रदान करने में सक्षम बनाता है।
• ग्रीनहाउस एक दूरस्थ उपकरण है जो हमें अपनी साक्षात्कार प्रक्रिया को दस्तावेज करने और शुरुआत से अंत तक उम्मीदवार की यात्रा को ट्रैक करने की अनुमति देता है। हमारे काम पर रखने वाले प्रबंधक और प्रतिभा अधिग्रहण भागीदार साक्षात्कार चरण से पहले प्रत्येक प्रासंगिक भूमिका और स्क्रीन उम्मीदवारों के माध्यम से काम करने के लिए इसका उपयोग करते हैं। एक बार साक्षात्कार आयोजित होने के बाद, प्रतिक्रिया ग्रीनहाउस में संसाधित की जाती है, जो खुली स्थिति से जुड़े सभी उपयुक्त आंतरिक दलों को दिखाई देगी।
• क्रॉसचक: क्रॉसचक का उपयोग तब किया जाता है जब हमने एक उम्मीदवार पर फैसला किया है, और सफल साक्षात्कारकर्ता के संदर्भों की जांच करने की आवश्यकता है। Crosschq एक ऑनलाइन उपकरण का एक उत्कृष्ट उदाहरण है जिसने उम्मीदवार पर प्रासंगिक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए पारंपरिक फोन कॉल को बदल दिया है। यह रेफरी को इनपुट देने के लिए अपना समय लेने और अपनी गति और अनुसूची पर ऐसा करने की अनुमति देता है, जिससे उनकी प्रतिक्रिया अधिक सटीक और मूल्यवान हो सके।
• DocuSign: DocuSign भर्ती प्रक्रिया में उल्लेख करने योग्य एक अंतिम रिमोट टूल है। एक बार एक प्रस्ताव किया जाता है और स्वीकार कर लिया जाता है, अनुबंध भावी कर्मचारी को जारी किया जाता है। DocuSign चुने हुए उम्मीदवार को अपने अनुबंध पर दूरस्थ रूप से हस्ताक्षर करने और एक बटन के क्लिक के साथ काम पर रखने वाले प्रबंधक को वापस करने में सक्षम बनाता है।

रिमोट ऑनबोर्डिंग के साथ किस प्रकार की प्रौद्योगिकियां मदद करती हैं?

किसी भी दूरस्थ टीम के निर्माण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा एक प्रभावी शिक्षण प्रबंधन प्रणाली है। G-P में, हम कम का उपयोग करते हैं।

रिमोट-फर्स्ट कंपनी होने का मतलब है कि सभी नए कर्मचारी आम तौर पर अपने घर कार्यालय से G-P में जीवन शुरू करते हैं। इसलिए, समझने में मदद करने में कम महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है:

• एक पूरे के रूप में कंपनी
• उनके संबंधित विभाग
• कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं
• संगठनात्मक चार्ट
• इसके अलावा, ऑपरेशन में विभिन्न दूरस्थ उपकरण के सभी

हमारे कर्मचारियों को सफलतापूर्वक ऑनबोर्ड करने के लिए कम ही एक कुंजी है। संबंधित प्रबंधक और मानव संसाधन कर्मी G-P में अपने नए करियर के पहले दो हफ्तों में प्रत्येक कम प्रशिक्षण मॉड्यूल को शेड्यूल करने के लिए नए कर्मचारी के साथ मिलकर काम करते हैं।

कौन से डिजिटल उपकरण दूरस्थ प्रदर्शन समीक्षा करने में मदद करते हैं?

एक  दूरस्थ टीम का प्रबंधन करते समय, आपके शस्त्रागार में एक उपकरण होना आवश्यक है जो एक कर्मचारी को अपने प्रबंधक तक नियमित, संरचित पहुंच प्रदान करता है. कर्मचारियों को अपनी गतिविधि पर हर हफ्ते अपडेट देने और अगले सात दिनों में क्या हासिल करने की योजना है, इस पर प्रकाश डालने की 15Five अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, वे अपने व्यक्तिगत, विभागीय और कंपनी के लक्ष्यों की ओर अपनी प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं।

फिर, G-P जैसी रिमोट-फर्स्ट कंपनी में, एक उपकरण जैसा एक प्रमुख उदाहरण 15Five है कि कमांड की श्रृंखला के ऊपर और नीचे सभी को कैसे सबसे अच्छा रखा जाए। बेशक, एक प्रबंधक को सप्ताह में कम से कम एक बार 1:1 बैठकें करनी चाहिए और अपनी टीम को अपडेट प्रदान करना चाहिए।

लेकिन काम हमेशा इतना व्यस्त होता है, और समय उड़ने लगता है. आमतौर पर सप्ताह के अंत में प्रतिबिंब की एक स्वचालित अवधि को 15Five बढ़ावा देता है, जहां हम अपने उद्देश्यों पर विचार कर सकते हैं और अगले सप्ताह हम उन्हें कैसे पूरा करेंगे। जाहिर है, यह बहुत महत्वपूर्ण है।

वित्तीय प्रबंधन के लिए उपकरण के बारे में क्या?

स्टीफन: हमने इस साल जुलाई में G-P में कार्यदिवस लॉन्च किया। कार्यदिवस हमारी प्राथमिक मानव पूंजी प्रबंधन और वित्तीय प्रणाली संयुक्त है। यह प्रभावी रूप से हमारा उद्यम संसाधन नियोजन उपकरण है।

हमने पहले भी कई अलग-अलग काम किए हैं। कार्यदिवस को तैनात करने के बाद से, हमने उन सभी को एक छतरी के नीचे समेकित किया है।

संक्षेप में, कार्यदिवस छुट्टियों, खर्चों, पेरोल और सभी प्रकार की मानव संसाधन जानकारी के संदर्भ में एक कर्मचारी के लिए रिकॉर्ड के स्रोत के रूप में कार्य करता है। यह रिकॉर्ड के वित्तीय स्रोत के रूप में भी कार्य करता है जो साल के हर महीने किताबों के हमारे वित्तीय सेट का उत्पादन करता है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए सबसे अच्छा उपकरण क्या है?

G G-P हमारी वीडियो मीटिंग्स के लिए Zoom का उपयोग करता है। इसका उपयोग आंतरिक और बाहरी दोनों भागीदारों के साथ किया जाता है। हम अपनी सभी सम्मेलन बैठकों, महत्वपूर्ण घटनाओं, वेबिनार आदि के लिए ज़ूम का उपयोग करते हैं, और यह हमेशा पर्याप्त सफलता साबित हुई है।

दूरस्थ टीमों के लिए सबसे अच्छा संचार उपकरण क्या है?

त्वरित संदेश के संबंध में, स्लैक G-P में सहकर्मियों द्वारा पसंदीदा शीर्ष सहयोग उपकरण है। हमारे अनुभव में स्लैक व्यक्तियों और टीमों के बीच सहयोगी गतिविधि के लिए उत्कृष्ट है। स्लैक में सामान्य चैनलों से लेकर विशिष्ट परियोजना चैनलों तक टीम चैनलों तक सहकर्मियों के बीच व्यक्तिगत प्रत्यक्ष संदेशों तक विभिन्न सहयोगी और संचार अवसर हैं।

दस्तावेज़ीकरण और फ़ाइल भंडारण के लिए सबसे अच्छा क्या है?

स्टीफन: हम संरचित फ़ाइल भंडारण के लिए कई उपकरणों का उपयोग करते हैं, संगम और SharePoint से OneDrive तक। SharePoint और OneDrive उत्पादों के Microsoft 365 सुइट का हिस्सा हैं और उन्हें थोड़ा परिचय की आवश्यकता है।

संगम उत्पादों के एटलसियन सुइट का हिस्सा है। हम एक तदर्थ प्रलेखन मंच के रूप में G-P में संगम का उपयोग करते हैं जो विशिष्ट टीम की आवश्यकताओं के आधार पर बहुत लचीला है।

G-P साइबर सुरक्षा के लिए किन रिमोट टूल्स का उपयोग करता है?

G G-P में मेरा एक मुख्य कार्य सूचना सुरक्षा का प्रबंधन करना है। एक दूरस्थ-प्रथम कंपनी होने के नाते इस क्षेत्र में चुनौतियां आती हैं।

जब आपका कर्मचारी कार्यालय-आधारित होता है, तो सूचना सुरक्षा के मामले में आपके पास बहुत नियंत्रण होता है। लेकिन एक दूरस्थ-पहले दृष्टिकोण से, हमारा नेटवर्क प्रभावी रूप से हमारे 1,300 कर्मचारियों के घरों में से हर एक है। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए एक चुनौतीपूर्ण वातावरण हो सकता है कि हमारे उपयोगकर्ता और सिस्टम सूचना सुरक्षा परिप्रेक्ष्य से सुरक्षित हैं। इसे प्राप्त करने में मदद करने के लिए, हम कई दूरस्थ उपकरण तैनात करते हैं जो हमें किसी भी संभावित मुद्दों के लिए सतर्क कर सकते हैं और हमें आवश्यकतानुसार तदनुसार और ठीक से प्रतिक्रिया करने की अनुमति दे सकते हैं। इनमें बैराकुडा, इन्की, क्राउडस्ट्राइक और नेटस्कोप शामिल हैं।

रिमोट टूल्स के सुइट के अलावा जो हमें सुरक्षित रखने में मदद करते हैं, हमारे उपयोगकर्ताओं को शिक्षित करना भी महत्वपूर्ण है। हम अपने कर्मचारियों के लिए साइबर सुरक्षा स्थान में परिपक्वता विकसित करने के लिए आंतरिक फ़िशिंग अभ्यास करते हैं। हम प्रशिक्षण कार्यक्रमों के माध्यम से जागरूकता पैदा करते हैं जो नियमित रूप से कम और के माध्यम से उपलब्ध हैंKnowbe4।

हैकर्स एक साथ काम कर सकते हैं, इसलिए इसका मुकाबला करने के लिए, यह आवश्यक है कि एक कंपनी के कर्मचारी भी एक साथ काम करें - यह एक नेटवर्क को हरा करने के लिए एक नेटवर्क लेता है।

आज एक वैश्विक रिमोट टीम का निर्माण करें

रिमोट टीम का निर्माण करते समय, यह गारंटी देना कठिन हो सकता है कि हर कोई जुड़ा रहता है। लेकिन जब आप सबसे अच्छा संचार और डिजिटल उपकरण लागू करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि एक ठोस नींव जगह में है। जब एक साथ काम करने के लिए सही उपकरणों के साथ आपूर्ति की जाती है, तो एक दूरस्थ टीम ने इन-हाउस कर्मचारियों की तुलना में उत्पादकता में वृद्धि की है, जो एक कंपनी की सफल यात्रा में जोड़ता है।

अन्य सुझावों और रणनीतियों के लिए, हमारी ईबुक डाउनलोड करें, रिमोट ग्लोबल टीम बनाने के लिए पूर्ण गाइड , सीखने के लिए:

• सर्वश्रेष्ठ अंतरराष्ट्रीय प्रतिभा कैसे खोजें
• एक प्रभावी रिमोट प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाएं
• एक ठोस कार्य संस्कृति का निर्माण करके उत्पादकता को कैसे बढ़ावा दें जो आपकी कंपनी को दूरस्थ रूप से बढ़ने में सक्षम करेगा।