अंतरराष्ट्रीय पेरोल धोखाधड़ी से कैसे बचें

पेरोल धोखाधड़ी धीरे-धीरे लीक हो रहे पानी के पाइप की तरह है। सबसे पहले, क्षति को पहचानना मुश्किल हो सकता है या बहुत अधिक प्रतीत नहीं हो सकता है। लेकिन समय के साथ, अंतरराष्ट्रीय पेरोल योजनाओं के माध्यम से किसी व्यवसाय से चोरी करने वाले धन की मात्रा बड़ी हो सकती है। एक उदाहरण में, एक महिला अपने रोजगार के दौरान अपने नियोक्ता से लगभग $ चोरी300,000 करने में सक्षम थी। हालांकि पेपर ट्रेल ने $ के नुकसान का खुलासा किया300,000, अभियोजकों ने अनुमान लगाया कि महिला ने अपने नियोक्ता से एक मिलियन डॉलर के तीन-चौथाई से अधिक समय लिया होगा, जब तक कि वह पहली बार नियोजित नहीं हुई थी 2010 और जब तक वह समाप्त नहीं हो गई थी तब तक स्थायी था2013।

पेरोल धोखाधड़ी किसी भी आकार की कंपनी के साथ हो सकती है लेकिन विशेष रूप से छोटे व्यवसायों के लिए एक जोखिम है। एसोसिएशन ऑफ सर्टिफाइड फ्रॉड एग्जामिनर्स (एसीएफई) ने अपनी 2018 रिपोर्ट में पाया कि 100 कर्मचारियों से कम कंपनियों के साथ बड़े व्यवसायों की तुलना में पेरोल धोखाधड़ी का अनुभव करने की संभावना दोगुनी से अधिक थी। पेरोल धोखाधड़ी भी अंतरराष्ट्रीय है। दुनिया भर की कंपनियों में इसके होने की खबरें आई हैं। पेरोल धोखाधड़ी के जोखिम को समझना और यह कैसे होता है, इसे रोकने के लिए आपके वैश्विक व्यवसाय को कदम उठाने में मदद कर सकता है।

पेरोल धोखाधड़ी कितनी गंभीर है?

पेरोल धोखाधड़ी योजनाओं के माध्यम से लोग अपने नियोक्ताओं से चोरी कर सकते हैं आमतौर पर पर्याप्त होते हैं। एक विशेष रूप से उल्लेखनीय मामले में, एक पेरोल प्रसंस्करण कंपनी के अध्यक्ष, जिसने अन्य व्यवसायों के लिए पेरोल और भुगतान को संभाला, $26 मिलियन चुरा लिया। पेरोल धोखाधड़ी का एक और उदाहरण न्यूयॉर्क शहर $600 मिलियन खर्च करता है।

एसीएफई की रिपोर्ट है कि सभी धोखाधड़ी मामलों में से लगभग 7% पेरोल धोखाधड़ी हैं और औसत कंपनी  लगभग $ खो देती है63,000। विशिष्ट पेरोल धोखाधड़ी योजना अवधि में लंबी है - एक योजना की औसत लंबाई लगभग 30 महीनों है।

चूंकि पेरोल धोखाधड़ी का पता चलने से पहले थोड़ी देर के लिए चलता है, इसलिए इससे प्रभावित कंपनियों को खोए गए धन के लिए प्रतिपूर्ति करने में चुनौतीपूर्ण समय हो सकता है। महिला के मामले में $ के आसपास चोरी करने का दोषी पाया जाता है300,000, उसे अपने पूर्व नियोक्ता को वापस भुगतान करने की राशि योजना के दौरान वास्तव में लेने का संदेह है।

पेरोल धोखाधड़ी निर्दोष दर्शकों को भी प्रभावित करती है। जब एक पेरोल प्रसंस्करण कंपनी के अध्यक्ष ने अपने ग्राहकों से लाखों डॉलर चुरा लिए, तो जो लोग तुरंत प्रभावित हुए वे प्रसंस्करण कंपनी के ग्राहकों के कर्मचारी थे। हजारों कर्मचारी यह जानने के लिए एक सुबह उठे कि उनके पेचेक को उनके खातों से वापस लिया जा रहा है। कुछ मामलों में, निकासी के कारण ओवरड्राफ्ट और ओवरड्राफ्ट से जुड़ी फीस हुई। लोगों को अपने पेचेक खोने के अलावा, धोखाधड़ी ने पेरोल कंपनी के कर्मचारियों को अपनी नौकरी और आय का स्रोत खोने का कारण बना दिया।

अपनी कंपनी और जिन लोगों के साथ आप काम करते हैं, उन पर पेरोल धोखाधड़ी के प्रभावों को कम न समझें। एक बुरा सेब आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा और इसके भुगतान करने की क्षमता पर गंभीर प्रभाव डाल सकता है।

पेरोल धोखाधड़ी कैसे होती है

अंतरराष्ट्रीय पेरोल धोखाधड़ी के कई कारण हैं। धोखाधड़ी किसी कंपनी के कर्मचारियों या कंपनी द्वारा स्वयं की गई कार्रवाइयों का परिणाम हो सकती है। ACFE अध्ययन के अनुसार, जब पेरोल धोखाधड़ी किसी कर्मचारी द्वारा की जाती है, तो यह आमतौर पर किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा होती है जो लेखांकन या प्रशासनिक सहायता में काम करता है। हालांकि पेरोल धोखाधड़ी एक साथ काम करने वाले दो या दो से अधिक लोगों द्वारा की जा सकती है, लेकिन एक व्यक्ति आमतौर पर जिम्मेदार होता है।

अंतरराष्ट्रीय पेरोल योजनाओं के कुछ प्रकारों में शामिल हैं:

• भूत कर्मचारी:  भूत कर्मचारी एक कंपनी से पेचेक प्राप्त करते हैं लेकिन वास्तव में वहां काम नहीं करते हैं। कई मामलों में, कर्मचारी मौजूद नहीं हैं और कभी भी व्यवसाय के लिए काम नहीं करते हैं। कुछ मामलों में भूत कर्मचारियों की पहचान करना आसान हो सकता है। कुछ धोखेबाज अपने काल्पनिक कर्मचारियों के सदस्यों का नामकरण करने की बात करते समय बहुत रचनात्मक नहीं होते हैं। वे अपने नामों पर भिन्नता का उपयोग कर सकते हैं, "जॉन डो" जैसे प्लेसहोल्डर, या यहां तक कि "एक्स" जैसे कुछ भी।
• टाइमशीट धोखाधड़ी: टाइमशीट धोखाधड़ी पेरोल धोखाधड़ी का एक बहुत ही सामान्य रूप है। एक कर्मचारी अपने नियोक्ता से अधिक पैसा प्राप्त करने के लिए ऊपर काम करने की रिपोर्ट करने वाले समय की मात्रा को समायोजित कर सकता है। अक्सर, समय की मात्रा काफी छोटी होती है ताकि नोटिस का तुरंत पता न लगाया जा सके। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी प्रत्येक दिन अपने रिपोर्ट किए गए घंटों में अतिरिक्त 15 मिनट जोड़ सकता है। नतीजतन, वे सप्ताह में घंटों से अधिक 40 समय में मिल सकते हैं और नियोक्ता से ओवरटाइम भुगतान प्राप्त कर सकते हैं, भले ही वे वास्तव में कई घंटों तक काम न करें।
• बडी पंच-इन: नियोक्ता जो समय घड़ियों और पंच कार्ड का उपयोग करते हैं, वे दोस्त पंच-इन के रूप में पेरोल धोखाधड़ी का अनुभव कर सकते हैं। इस तरह की धोखाधड़ी निर्दोष लग सकती है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो देर से चल रहा है, वह एक दोस्ताना सहकर्मी से उनके लिए अपना टाइम कार्ड पंच करने के लिए कह सकता है ताकि ऐसा लगे कि उन्हें समय पर काम करना है। लेकिन यह अभी भी धोखाधड़ी का एक रूप है, क्योंकि कर्मचारी घड़ी पर होने का दावा कर रहे हैं जब वे वास्तव में काम पर नहीं हैं।
• श्रमिकों का गलत वर्गीकरण: कर्मचारियों के बजाय नियोक्ता द्वारा कुछ प्रकार के पेरोल धोखाधड़ी की जाती है। एक उदाहरण पेरोल करों या लाभों का भुगतान करने से बचने के लिए कर्मचारियों या श्रमिकों का गलत वर्गीकरण है। नियोक्ता कभी-कभी कर्मचारियों को स्वतंत्र ठेकेदारों के रूप में मानेंगे, भले ही वे परिभाषा की आवश्यकताओं को पूरा न करें। श्रमिकों के गलत वर्गीकरण का एक और उदाहरण तब होता है जब कोई नियोक्ता "टेबल के नीचे" भुगतान करता है और कोई कर दस्तावेज जारी नहीं करता है।
• पेरोल अग्रिम जो वापस भुगतान नहीं करते हैं: कर्मचारी समय-समय पर अपने वेतन पर अग्रिम मांग सकते हैं, इस धारणा के साथ कि वे अग्रिम का भुगतान करेंगे। जब अग्रिम का भुगतान नहीं किया जाता है, तो यह धोखाधड़ी है। कुछ मामलों में, अग्रिम को पेरोल कर्मचारियों द्वारा ठीक से दर्ज नहीं किया जा सकता है। वे इसे एक संपत्ति के बजाय एक खर्च के रूप में सूचीबद्ध कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, पेरोल टीम यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करने में विफल हो सकती है कि अग्रिम चुकाया जाता है।
• धोखाधड़ी वेतन दरें: पेरोल धोखाधड़ी का एक और उदाहरण तब होता है जब वेतन दरों को गलत तरीके से रिपोर्ट किया जाता है। पेरोल विभाग में एक व्यक्ति किसी कर्मचारी के प्रति घंटा वेतन को ऊपर की ओर समायोजित कर सकता है, उदाहरण के लिए, किसी को $ प्रति21 घंटे के बजाय $ प्रति20 घंटे दे रहा है जो वे कमाने के लिए हैं। पता लगाने से बचने के लिए, कुछ कर्मचारी सीमित अवधि के लिए वेतन दर को समायोजित करेंगे, जैसे कि केवल कुछ पेचेक।
• अनधिकृत बोनस: पेरोल धोखाधड़ी तब हो सकती है जब कोई उपयुक्त व्यक्ति या विभाग से अनुमोदन के बिना किसी कर्मचारी या खुद को बोनस चेक जारी करता है।
• गलत छुट्टी या भुगतान किया गया समय: यदि कोई कर्मचारी भुगतान किए गए समय का दावा करता है जब वे इसके लिए पात्र नहीं होते हैं या भुगतान किए गए अवकाश लेते हैं, तो यह पेरोल धोखाधड़ी का एक रूप है।
• धोखाधड़ी: कुछ मामलों में, पेरोल धोखाधड़ी तब होती है जब किसी व्यक्ति के पेचेक से कटौती की जानी चाहिए, जैसे कर, सेवानिवृत्ति योगदान और बीमा लाभ। कंपनी अभी भी खर्चों का भुगतान करती है, हालांकि, इसका मतलब है कि यह समय के साथ महत्वपूर्ण राशि खो सकती है।
• गलत खर्च: व्यय खातों वाले कर्मचारी उन खर्चों का दावा करके पेरोल धोखाधड़ी कर सकते हैं जो काम से संबंधित नहीं हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी अपने परिवार को रात के खाने के लिए बाहर ले जा सकता है और इसे खर्च कर सकता है। वे खरीद के लिए एक नकली रसीद भी बना सकते हैं जो कभी नहीं हुआ।

पेरोल धोखाधड़ी की पहचान और सुधार कैसे करें

कुछ प्रकार के पेरोल धोखाधड़ी को दूसरों की तुलना में स्पॉट करना आसान हो सकता है। उदाहरण के लिए, यह जानना मुश्किल हो सकता है कि भूत कर्मचारियों की पहचान कैसे करें यदि आपके व्यवसाय की दुनिया भर में शाखाएं हैं। आपके पास यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि टोक्यो में आपके कार्यालय में वास्तव में कौन काम कर रहा है यदि आप अमेरिका में स्थित हैं, उदाहरण के लिए। भूत कर्मचारियों का पता लगाने का एक तरीका एक तीसरे पक्ष के साथ काम करना है जिसमें आपके लिए देश में लोग हैं। आपका तीसरा पक्ष एक भूत हो सकता है, यह सुनिश्चित कर रहा है कि आपके व्यवसाय से पेचेक प्राप्त करने वाला हर कोई वास्तव में कंपनी के लिए काम करता है। तीसरा पक्ष एक पेशेवर नियोक्ता संगठन के रूप में भी कार्य कर सकता है, जो आपके अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों के लिए पेरोल के सभी पहलुओं का प्रबंधन करता है, आपकी कंपनी की टू-डू सूची से एक और चीज लेता है।

एक पेशेवर नियोक्ता संगठन के साथ काम करने के साथ-साथ, आप यह सुनिश्चित करने के लिए उपाय कर सकते हैं कि आपकी कंपनी द्वारा भुगतान किया जाने वाला हर कोई वास्तव में वहां काम करता है और वास्तव में मौजूद है। संदर्भों से संपर्क करना और संभावित नए कर्मचारियों पर पृष्ठभूमि की जांच करना यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि वे वास्तविक हैं। सभी कर्मचारियों के लिए प्रत्यक्ष जमा की आवश्यकता भूतों का भुगतान करने के जोखिम को कम करने का एक और तरीका है।

आप भुगतान करने से पहले पेरोल की लेखा परीक्षा और समीक्षा करके अन्य प्रकार के पेरोल धोखाधड़ी की पहचान कर सकते हैं, जैसे कि गलत मजदूरी, टाइमशीट और खर्च। पेरोल की समीक्षा और अनुमोदन करने वाला व्यक्ति वही व्यक्ति नहीं होना चाहिए जो इसे संसाधित करता है। पेरोल की समीक्षा करने वाला व्यक्ति यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए कि:

• काम किए गए घंटे किसी कर्मचारी को काम करने के लिए अपेक्षित घंटों की संख्या से मेल खाते हैं: यदि कोई कर्मचारी 40 घंटों से अधिक काम करता है या घंटों की संख्या से अधिक काम करता है, तो पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करने के लिए व्यक्ति के पर्यवेक्षक के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करनी चाहिए कि सब कुछ बोर्ड से ऊपर है। एक अन्य विकल्प यह है कि किसी भी कर्मचारी को एक सप्ताह में काम किए 40 गए घंटों से अधिक समय के साथ टाइमशीट जमा करने से पहले अनुमोदन की आवश्यकता हो।
• प्रति घंटा मजदूरी सटीक है: पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को कर्मचारियों की अपेक्षित प्रति घंटा मजदूरी की तुलना उस मजदूरी से करनी चाहिए जो वे वास्तव में प्राप्त कर रहे हैं। यदि कोई विसंगति है, तो आगे की जांच होनी चाहिए।
• उचित राशि रोक दी जाती है: कर्मचारियों के पेचेक से करों और अन्य रोक को काट लिया जाना चाहिए। यदि वे नहीं हैं, तो पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को यह पता लगाने की आवश्यकता है कि क्यों।
• व्यय उपयुक्त हैं: पेरोल की लेखा परीक्षा या समीक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को कर्मचारियों द्वारा दावा किए गए किसी भी खर्च को देखना चाहिए और सत्यापित करना चाहिए कि वे उचित या वैध हैं। समीक्षा में यह सुनिश्चित करने के लिए रसीदों को देखना शामिल हो सकता है कि दावा किए गए खर्च रसीदों से मेल खाते हैं। खर्च भी काम से संबंधित होना चाहिए।

पेरोल धोखाधड़ी को कैसे रोकें

वैश्विक पेरोल धोखाधड़ी को आपके व्यवसाय को सैकड़ों हजार डॉलर खर्च करने की आवश्यकता नहीं है। पेरोल धोखाधड़ी को रोकने के तरीके को जानना इसे अपने ट्रैक में या इससे पहले कि यह कभी भी शुरू हो सकता है। यहां ऐसे कदम दिए गए हैं जो आप पेरोल धोखाधड़ी को अपने व्यवसाय को प्रभावित करने से रोकने के लिए उठा सकते हैं।

• उन्हें किराए पर लेने से पहले सभी को अच्छी तरह से स्क्रीन करें: आदर्श रूप से, जिन लोगों को आप किराए पर लेते हैं वे ईमानदार और भरोसेमंद होंगे। नए कर्मचारियों की आपराधिक पृष्ठभूमि की जांच करके, संदर्भों की पुष्टि करके और शिक्षा और पिछले रोजगार की पुष्टि करके उनकी जांच करने से आपको बेईमान लोगों को काम पर रखने से बचने में मदद मिलेगी। अंतरराष्ट्रीय स्तर पर कर्मचारियों को काम पर रखते समय आप स्क्रीनिंग प्रक्रिया को आउटसोर्स कर सकते हैं।
• इलेक्ट्रिक टाइमशीट का उपयोग करें और अनुमोदन की आवश्यकता है: कर्मचारियों के लिए पेपर टाइमशीट को समायोजित करना आसान है, लेकिन उनके लिए इलेक्ट्रिक टाइमशीट को ट्विक करना अधिक कठिन है। इलेक्ट्रिक टाइमशीट का उपयोग करना और सबमिट किए गए समय के पर्यवेक्षक अनुमोदन की आवश्यकता से काम किए गए घंटों की गलत रिपोर्टों को रोकने में मदद मिल सकती है।
• दोस्त पंच-इन को खत्म करने के लिए बायोमेट्रिक्स का उपयोग करें: सहकर्मियों को खुद को घड़ी करने की आवश्यकता है, यदि आप भौतिक समय घड़ी का उपयोग करते हैं, तो दोस्त पंच-इन को रोक देगा। ऐसा करने का एक तरीका है कि किसी कर्मचारी की पहचान को सत्यापित करने के लिए फिंगरप्रिंट या अन्य बायोमेट्रिक डेटा का उपयोग करना।
• सीमित करें जो पेरोल डेटा तक पहुंच सकते हैं: कम लोग जिनके पास आपकी कंपनी के पेरोल तक पहुंच है और जो इसमें समायोजन या परिवर्तन कर सकते हैं, बेहतर है। पेरोल तक पहुंच सीमित करने से जोखिम कम हो जाता है कि कोई काम किए गए घंटों या वेतन की दर को समायोजित करेगा।
• पेरोल रिपोर्ट पर आंखों के दूसरे सेट की आवश्यकता है: भुगतान जारी करने से पहले सभी पेरोल रिपोर्ट की समीक्षा और अनुमोदन किया जाना चाहिए। भुगतानों को रोकने और किसी भी त्रुटियों को नोट करने पर सुधार जारी करने के लिए एक प्रक्रिया भी होनी चाहिए।
• पेरोल की समीक्षा करते समय पता करें कि क्या देखना है: सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी बहुत समान नामों और समान पते वाले लोगों को भुगतान नहीं कर रही है। इसके अलावा, उन लोगों को किए गए भुगतानों से सावधान रहें जो एक ही पते पर रहते हैं या विभिन्न कर्मचारियों के लिए एक ही बैंक खाते में किए गए भुगतान।
• समाप्त कर्मचारियों की पहचान करने और हटाने के लिए एक प्रणाली है: भूत कर्मचारियों को भुगतान को रोकने का एक तरीका, विशेष रूप से जो लोग अब आपकी कंपनी के लिए काम नहीं करते हैं, एक कर्मचारी कंपनी छोड़ने के बाद रिकॉर्ड या फ़ाइलों को ध्वजांकित करना है। एक फ़्लैग फ़ाइल को भुगतान प्राप्त करना जारी नहीं रखना चाहिए।
• चेक भुगतानों को समाप्त करें: पेरोल धोखाधड़ी तब करना आसान होता है जब पेपर चेक शामिल होते हैं। प्रत्यक्ष जमा के साथ, प्रत्येक भुगतान बैंक खाते में भेजा जाता है। आप यह सत्यापित कर सकते हैं कि खाता जानकारी सही है और यह उपयुक्त कर्मचारी की है। यदि आवश्यक हो, तो आप भेजे गए भुगतानों को उलट सकते हैं यदि आपको संदेह है कि धोखाधड़ी चल रही है।
• शून्य-सहिष्णुता नीति स्थापित करें: आप शून्य-सहिष्णुता नीति स्थापित करके धोखाधड़ी को रोक सकते हैं। कर्मचारियों को नियमों और पेरोल धोखाधड़ी करने के संभावित परिणामों को बताने से लोग ऐसा करने से रोक सकते हैं।

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