Leestijd: 9 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Als u uw bedrijf wilt uitbreiden naar nieuwe landen of telewerkers wilt inhuren in andere delen van de wereld, is Canada een uitstekend land om te overwegen. Het is groter dan de hele Europese Unie en er wonen ongeveer 38 miljoen mensen.
Als u naar dit land wilt uitbreiden: we hebben een handleiding voor het inhuren van werknemers in Canada gemaakt om u te helpen. We zullen een aantal basisprincipes van de wettelijke vereisten bekijken waar u aandacht aan moet besteden, evenals een aantal culturele en logistieke overwegingen om u door het proces te helpen.
Wat u moet weten voordat u in Canada personeel gaat inhuren
Als u voor het eerst werknemers in Canada wilt inhuren, zijn er een aantal belangrijke aspecten van de Canadese arbeidscultuur en arbeidswetgeving die u moet begrijpen. Om u te helpen voor te bereiden hebben we een aantal belangrijke zaken op een rijtje gezet die u moet weten als u iemand in Canada inhuurt.
1. Culturele verschillen
Afhankelijk van waar uw bedrijf zich bevindt, kunt u met uw Canadese werknemers te maken krijgen met een aantal culturele verschillen. De Canadese werkcultuur is vergelijkbaar met de Amerikaanse werkcultuur, waarmee veel landen bekend zijn. Zo is het bijvoorbeeld beleefd om oogcontact te maken en mensen de hand te schudden als u hen ontmoet.
De Canadese werkcultuur is echter niet precies hetzelfde als de Amerikaanse. Canadezen werken bijvoorbeeld meestal iets minder dan Amerikanen en nemen vaak meer pauzes tijdens de werkdag.
2. Taalverschillen
Afhankelijk van de taal van uw land kunt u met Canadese werknemers ook te maken krijgen met taalverschillen. Canada heeft twee nationale talen: Engels en Frans.
In de provincie Québec, met name in de regio Groot-Montréal, zult u vooral Franstalige Canadezen aantreffen. Dit kan positief zijn voor bedrijven uit andere Franstalige landen, dus deze bedrijven willen misschien werknemers zoeken uit Québec of andere provincies waar veel Frans wordt gesproken. Het is ook belangrijk op te merken dat veel inwoners van Québec die Frans spreken ook Engels spreken. In 2016 was 44,5% van de inwoners van Québec tweetalig Engels-Frans.
3. Provinciale versus federale wetten
In Canada moet u letten op zowel de federale wetten die van toepassing zijn op de werkgelegenheid, als de wetten van de provincie waar u een filiaal of dochteronderneming opricht. De Canadese federale wetgeving omvat vereisten voor gezondheid en veiligheid, minimumverlof en andere fundamentele aspecten van de werkgelegenheid. Naast deze overkoepelende regels hebben verschillende provincies hun eigen voorschriften inzake minimumloon, ziekteverlofvereisten en andere arbeidsgerelateerde regelgeving.
Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van zowel de Canadese federale wetgeving als de wetten van de provincie waar uw bedrijf actief is, zodat u kunt voldoen aan alle relevante wettelijke vereisten.
4. Minimum vakantieverlof en vakantiegeld
De vereiste voor vakantieverlof wordt in Canada bepaald door de federale wetgeving, dus deze vereiste geldt voor alle Canadese werknemers. Volgens het Canadese Arbeidswetboek hebben werknemers die een jaar voor een bedrijf hebben gewerkt, daarna recht op ten minste twee weken vakantieverlof. Wanneer werknemers vijf opeenvolgende jaren voor een bedrijf hebben gewerkt, moeten ze ten minste drie weken verlof per jaar krijgen. Als werknemers 10 jaren bij een bedrijf werken, moeten ze ten minste vier weken vakantie krijgen.
In Canada berekenen werkgevers het vakantiegeld door te kijken naar het loon van een werknemer in het meest recente jaar van tewerkstelling en dat getal met een bepaald percentage te vermenigvuldigen. Voor werknemers die recht hebben op twee weken verlof, is het percentage 4%. Voor drie weken verlof is het 6%.
5. Pensioenregeling in Canada
Canadese werknemers die ouder zijn dan 18 en meer dan $ 3.500 per jaar verdienen, moeten bijdragen aan het Canada Pension Plan (CPP). De uitzondering op deze regel is Québec, dat zijn eigen pensioenregeling heeft. In andere provincies moeten werkgevers met Canadese werknemers de helft van de bijdragen aan het pensioen van hun werknemers betalen, en hun werknemers betalen de andere helft.
Het bedrag dat werknemers aan het CPP moeten bijdragen, hangt af van hoeveel ze verdienen. Het is met name gebaseerd op de pensioengrondslag, die tussen een minimumvereiste en een maximumplafond ligt. Het is aan de werkgevers om het juiste bedrag in te houden op de pensioengrondslag van een werknemer.
6. Werkloosheidsverzekering
Werkloosheidsverzekering biedt financiële hulp aan mensen die tijdelijk geen werk hebben. Net als bij de pensioenbijdragen moeten werkgevers ook het juiste bedrag berekenen en de premies voor werkloosheidsverzekering inhouden op de loonstrook van de werknemers. Dit geldt voor alle werknemers in ‘verzekerbaar dienstverband’, wat voor de meeste Canadese werknemers geldt.
Elke maand houden werkgevers een bepaald bedrag in op de loonstrook van werknemers en ze betalen ook een werkgeversaandeel in de premies. Werkgevers stoppen met het inhouden van de premies op het salaris van de werknemer zodra het loon van de werknemer hoger is dan het maximaal verzekerbare loon, of wanneer ze het maximale premiebedrag hebben bijgedragen.
7. Inkomstenbelasting
Zoals elk land heeft ook Canada haar eigen belastingwetten. Werkgevers moeten inkomstenbelasting inhouden op de loonstrook van hun werknemers. De Canadese belastingwetgeving kan vrij ingewikkeld zijn en het is aan de werkgevers om het juiste bedrag voor de inkomstenbelasting in te houden op de loonstrookjes van hun werknemers.
Dit is een van de redenen waarom het nuttig is om samen te werken met een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie die bekend is met de Canadese belastingwetgeving en alle andere inhoudingen die mogelijk op het loon van de werknemers moeten worden ingehouden.
De kosten van het inhuren van een werknemer in Canada
Het inhuren van werknemers kost een bedrijf altijd geld, maar door de juiste werknemers voor uw bedrijf te kiezen, krijgt u een goed rendement op uw investering. Enkele mogelijke kosten die u kunt maken bij het inhuren van een werknemer in Canada zijn:
- Onderzoek: Wanneer u naar een nieuw land uitbreidt, zult u uitgebreid onderzoek moeten doen om er zeker van te zijn dat u alle wettelijke vereisten en andere overwegingen goed begrijpt. Deze handleiding is een goed begin, maar u zult werknemers moeten betalen om verder onderzoek te doen.
- Uw bedrijf opzetten: Als u ervoor kiest niet met een professionele arbeidsorganisatie te werken en in plaats daarvan een vestiging in Canada op wilt zetten als filiaal of dochteronderneming, zijn ook dit kosten die u moet maken voordat u zelfs maar kunt beginnen met het wervingsproces. U zult ook moeten betalen om uw bedrijf in Canadese provincies op te richten.
- Uitzendbureau: Er zijn teams van mensen en diverse softwareprogramma’s die u kunnen helpen om van een groot kandidatenbestand naar een shortlist van de beste kandidaten te komen. Uiteraard gaat het samenwerken met een agentschap of het kopen van software ook gepaard met kosten.
- De personeelsadvertentie plaatsen: Het plaatsen van uw personeelsadvertentie kan ook geld kosten. Canada heeft echter een openbare vacaturebank genaamd Job Bank, waar u gratis personeelsadvertenties kunt plaatsen. U kunt ook andere gratis sites vinden waar u de baan kunt adverteren.
- Juridische controles: Als u achtergrondcontroles moet uitvoeren of moet controleren of een sollicitant een wettelijk recht heeft om in Canada te werken, kunnen deze controles de totale kosten voor het inhuren van uw nieuwe werknemers verhogen.
- De tijd van de wervingscommissie: Interne wervingscommissies kunnen de voorwaarden van de nieuwe positie creëren, de personeelsadvertentie schrijven, sollicitaties evalueren en kandidaten interviewen. Al deze activiteiten vinden plaats tijdens betaalde werkuren, die werknemers anders aan andere taken zouden kunnen besteden.
- Training: Het inhuren van nieuwe werknemers is meestal niet het einde van de wervingskosten voor uw bedrijf. Vervolgens moet u die werknemers trainen om hun werk te doen. Het trainingsproces is een investering vooraf die zich uiteindelijk zal terugbetalen.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Canada?
Voordat u in Canada met het wervingsproces begint, moet u aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. De uitzondering op deze vereisten is als u samenwerkt met een professionele arbeidsorganisatie die kan dienen als de Employer of Record van uw Canadese werknemers. Als u uw bedrijf uitbreidt naar Canada, moet u het volgende geregeld hebben:
- Een filiaal of dochteronderneming: Tenzij u onafhankelijke zzp’ers inhuurt, hebt u in Canada een juridische entiteit nodig. Er zijn twee hoofdopties: een filiaal of een dochteronderneming. Een dochteronderneming is een eigen entiteit, terwijl een filiaal nauwer verbonden is met het moederbedrijf.
- Oprichting: Om een bedrijf in Canada op te richten hebt u statuten nodig, hetzij via een individuele provincie of territorium of via de federale overheid. Bedrijven die buiten Canada zijn gevestigd, moeten zich als een extra-provinciale onderneming registreren in elke provincie waar ze van plan zijn zaken te doen.
- Rekening voor looninhouding: Bedrijven moeten een bedrijfsnummer (BN) hebben en moeten hun BN vervolgens gebruiken om bij de Canada Revenue Agency (CRA) een rekening voor het looninhoudingsprogramma aan te maken. U zult deze rekening gebruiken om de inhoudingen van uw werknemers op hun loonstrookjes over te maken naar de CRA.
- Vergunningen en licenties: Afhankelijk van uw branche kunnen er naast de basisvereisten voor alle bedrijven ook gespecialiseerde vergunningen of licenties zijn die u moet hebben. De Canadese overheid heeft een online tool waarmee u kunt controleren welke vergunningen en licenties uw bedrijf mogelijk nodig heeft.
- Arbeidsongevallenverzekering: De meeste bedrijven moeten ook een arbeidsongevallenverzekering voor hun werknemers hebben voordat ze met het inhuren van personeel beginnen. Om deze dekking te krijgen hoeft u niet te zoeken bij particuliere verzekeringsmaatschappijen. In plaats daarvan moet u uw bedrijf registreren bij de Workers’ Compensation Board (WCB) in de betreffende provincie. Uw premies worden gebaseerd op uw branche.
Stappen voor het inhuren van personeel in Canada
Er zijn enkele basisstappen voor het inhuren van personeel in Canada. We hebben deze stappen hieronder samengevat, samen met enkele tips voor het inhuren in Canada, op basis van lokale gewoonten en vereisten die van toepassing zijn op de aanwervingspraktijken in Canada.
1. Een personeelsadvertentie plaatsen
De eerste stap is te bepalen welke kwaliteiten u in een kandidaat zoekt en het beschrijven van de functie die de werknemer zal uitoefenen. Stel deze informatie samen in een gedetailleerde personeelsadvertentie. Als uw ideale kandidaat hoofdzakelijk Frans of Engels spreekt, kunt u de advertentie wellicht in beide talen publiceren. Houd er bij het opsommen van eventuele onderwijsvereisten rekening mee dat de term “college” in Canada verwijst naar scholen die specifieke ambachten of beroepsvaardigheden onderwijzen en diploma's uitreiken (in Nederland het hoger beroepsonderwijs), terwijl “university” verwijst naar instellingen die een academische graad verlenen (in Nederland het wetenschappelijk onderwijs).
Nadat u de personeelsadvertentie hebt gemaakt, plaatst u deze op vacaturebanken waar Canadezen hem kunnen zien. Gezien de internationale context, is het waarschijnlijk het beste om mensen aan te sporen hun sollicitaties per e-mail of via een online platform in te sturen in plaats van per post.
2. Sollicitaties evalueren
Nadat de sollicitaties zijn binnengekomen, moet u bepalen welke sollicitanten een gesprek verdienen en welke uit uw aanwervingspool moeten worden verwijderd. U kunt software of een bureau gebruiken om te helpen met het eerste screeningsproces, of u kunt uw team deze taak intern laten uitvoeren.
Amerikaanse bedrijven zullen blij zijn om te weten dat Canadezen meestal solliciteren met een cv dat een vergelijkbare indeling heeft als de meeste Amerikaanse cv’s. Voor bedrijven in andere landen, waar het curriculum vitae meer standaard is, kunnen deze cv’s beknopter en directer lijken dan wat u gewend bent te zien van sollicitanten in uw eigen land.
3. Sollicitatiegesprek met kandidaten
Vervolgens neemt u contact op met de sterkste kandidaten om een sollicitatiegesprek te plannen. Als u een kantoor in Canada opzet, kunt u ter plaatse interviews houden. Als u van plan bent telewerkers in Canada in dienst te nemen, kunt u deze gesprekken wellicht het beste voeren via een video- of telefoongesprek. Dit soort sollicitatiegesprekken komt steeds vaker voor, dus een verzoek om een virtueel gesprek zal voor sollicitanten geen verrassing zijn.
Als u een virtueel interview plant, zorg er dan voor dat u rekening houdt met het tijdsverschil. Omdat Canada een groot land is, zijn er verschillende tijdzones met een tijdsverschil van vier uur. Zorg er dus voor dat u de juiste tijdzone voor elke sollicitant vindt en dat u uw gesprek waar mogelijk plant tijdens een overlapping in kantooruren in uw land en hun provincie.
4. Vervolgstappen en een contract sluiten
Nadat u de ideale kandidaat of kandidaten hebt gekozen om aan te nemen, moet u contact met hen opnemen om hen formeel de baan aan te bieden. Zorg ervoor dat u alle details vermeldt die tot dan toe onvermeld zijn gebleven, inclusief het voorgestelde salaris. Het is normaal voor Canadezen om over hun salaris te onderhandelen, maar veel kandidaten zullen uw aanbod ook gewoon aanvaarden. Dit is ook de fase waarin u een contract moet opstellen.
In Canada kunt u wettelijk een arbeidsovereenkomst mondeling sluiten, maar een schriftelijk contract is een goede manier om ervoor te zorgen dat u en uw werknemer op één lijn zitten en om u te helpen uw beslissing te rechtvaardigen als u ooit een werknemer moet ontslaan. In Canada moet u een gegronde reden hebben om iemands dienstverband te beëindigen, dus als werknemers hun verplichtingen niet vervullen, kunt u naar het contract verwijzen.
5. Uw toekomstige aanwerving in dienst stellen
Nu kunt u uw nieuwe aanwerving in dienst stellen. Mogelijk hebt u papierwerk en processen met betrekking tot uw bedrijf, maar u moet er ook voor zorgen dat u de vereiste stappen voor indienststelling in Canada voltooit.
U moet de kaart met het sociaal verzekeringsnummer (SIN) van uw nieuwe werknemers binnen drie dagen na hun begindatum bekijken en de informatie registreren. Controleer dat de werknemer een staatsburger is of een wettelijk recht heeft om in Canada te werken. Werknemers moeten ook het formulier TD1, “Personal Tax Credits Return”, van de federale overheid en van hun provincie invullen, zodat u weet hoeveel belasting er van hun loon moet worden ingehouden. In Québec staat het provinciale formulier bekend als Formulier TP1015.3-V.
Canadese werknemers inhuren met hulp van Globalization Partners
Het vinden van de ideale werknemers om zich bij uw bedrijf aan te sluiten en u te helpen groeien is op zichzelf al een hele opgave. Wanneer u daaraan de complexiteit van het oprichten van een wettelijke aanwezigheid in Canada en het naleven van alle relevante wetten toevoegt, hebt u een gigantisch en tijdrovend proces voor de boeg. Globalization Partners kan het proces stroomlijnen, door als de Employer of Record voor uw Canadese werknemers te fungeren.
Met een aanwezigheid in 187 landen, kan Globalization Partners u helpen uw bedrijf uit te breiden naar Canada en vele andere delen van de wereld. U kiest uw nieuwe werknemers, en Globalization Partners zorgt voor het proces van indienststelling en alle technische details van het betalen van uw werknemers, waarbij de juiste bedragen voor belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden worden ingehouden. Als een vertrouwde professionele arbeidsorganisatie beschikken wij over de expertise in juridische en personeelszaken die u nodig hebt om uw bedrijf uit te breiden naar Canada. Neem vandaag nog contact met ons op om meer te weten te komen en aan de slag te gaan.
Neem contact met ons op voor meer informatie over het inhuren van personeel in Canada.
