Leestijd: 9 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Maleisië is een Zuidoost-Aziatisch land dat is verdeeld in twee geografische gebieden, Oost- en West-Maleisië, die zijn gescheiden door 640 kilometer Zuid-Chinese Zee. Maleisië heeft naam gemaakt als een van de sterkste, snelst groeiende economieën in Zuidoost-Azië. Met een gemiddelde jaarlijkse groei van het bruto binnenlands product die de afgelopen tien jaar op 4,404 procent is gebleven, is de verwachting dat Maleisië bedrijven uit de hele wereld zal blijven aantrekken.
Als u werknemers in Maleisië wilt inhuren, zullen deze tips voor aanwerving in Maleisië u helpen uw weg te vinden in het proces.
Wat u moet weten voordat u in Maleisië personeel gaat inhuren
Voordat u iemand in Maleisië gaat inhuren, moet u de belangrijkste aspecten van de Maleisische beroepsbevolking en het arbeidsrecht van het land begrijpen. Internationale aanwerving is geen kwestie waarbij al doende leren een slimme strategie is. Niet-naleving van bepaalde aspecten van de arbeidswetgeving kan leiden tot boetes en juridische gevolgen. Laten we eens kijken naar een aantal belangrijke punten die u moet begrijpen met betrekking tot het inhuren van nieuwe werknemers in Maleisië.
1. Talen in Maleisië
Maleisië is een multicultureel land en er wonen verschillende etnische groepen; enkele van de belangrijkste zijn Maleis, Indiaas en Chinees. Het is dan ook geen wonder dat Maleisië een smeltkroes van talen is. Het Maleis is de officiële taal in het land. Er zijn ook meer dan 100 inheemse talen in Maleisië. Afhankelijk van het deel van het land waar u zich bevindt, kunt u mensen tegenkomen die hoofdzakelijk Chinees, Tamil, of andere talen spreken.
Engels is een populaire tweede taal en wordt vooral in het onderwijs gebruikt. Het Engels dat u in Maleisië hoort is echter waarschijnlijk Maleisisch Standaard-Engels (MySE); dit is een pidgin-taal die put uit Maleisische, Tamil en Chinese invloeden. De plaatselijke bevolking noemt het soms ‘Manglish’ of ‘Bahasa Rojak’, wat gemengde taal betekent.
Maleisisch Standaard-Engels verschilt sterk van het Engels dat wordt gebruikt in landen als de VS, het VK, Canada, of Australië. Dus als u sollicitanten zoekt die Engels spreken, moet u duidelijk zijn over de variëteit van het Engels en het niveau van vaardigheid dat is vereist voor de baan. Gelukkig voor internationale bedrijven kunnen veel mensen die ‘Manglish’ spreken ook de meer standaard varianten van het Engels spreken wanneer dat nodig is. Als u werknemers wilt inhuren die uw moedertaal niet spreken, wees er dan op voorbereid dat u een vertaler nodig hebt voor sollicitatiegesprekken en andere communicatie.
2. De Maleisische arbeidsmarkt
Maleisië heeft een zeer gevarieerde bevolking, en de Maleisiërs zijn uitzonderlijk goed opgeleid in vergelijking met andere Zuidoost-Aziatische landen. De alfabetiseringsgraad in Maleisië bedraagt 95 procent, en in 2017 waren er 538.555 studenten ingeschreven aan de openbare universiteiten van Maleisië. De meest populaire studierichtingen zijn sociale wetenschappen, bedrijfskunde en rechten.
De productiesector van het land, met name de elektrische en elektronische sector (E&E), levert een belangrijke bijdrage aan de economie van Maleisië en dit is een van de redenen waarom sommige internationale bedrijven ervoor kiezen hun bedrijfsactiviteiten in Maleisië te vestigen. De productiesector trekt meer buitenlandse investeringen aan dan de primaire of de dienstensector. In 2018 was de verkoopwaarde van de E&E-sector gestegen tot 290 miljard Maleisische Ringgit (RM). Sommige wereldwijde technologiebedrijven, waaronder Intel en Texas Instruments, hebben filialen in Maleisië gevestigd.
Maleisië heeft nog andere bloeiende industrieën in de dienstensector en de productiesector, en de beroepsbevolking biedt een grote verscheidenheid aan vaardigheden. Enkele andere opvallende sectoren in het land zijn de automobielindustrie, de bouw, defensie, communicatietechnologie, informatietechnologie en fintech.
3. Werktijden en wettelijk verlof
De standaardwerkweek in Maleisië bestaat uit vijf dagen van acht uur, meestal van 09 AM uur ‘s morgens tot 05 PM uur ‘s avonds, van maandag tot en met vrijdag. Het aantal werkuren kan oplopen tot een maximum van 48 uren per week, maar voor overuren moet overwerk worden betaald; dit is 1,5 maal het normale loontarief van een werknemer. Werknemers hebben ook recht op een rustdag na zes dagen werken.
Werknemers in Maleisië hebben elk jaar recht op betaalde vakantie. Voordat ze hun tweejarig jubileum bij een bedrijf bereiken, moeten werknemers ten minste acht dagen jaarlijks verlof ontvangen. Na twee jaar stijgt dat minimum naar 12dagen, en na vijf jaar gaat het naar 16 dagen. Alle Maleisische werknemers hebben ook recht op feestdagen als betaalde vrije dagen. Werknemers kunnen in sommige omstandigheden ook betaald ziekteverlof krijgen.
4. Vergoeding
Maleisië heeft het hoogste minimumloon in Zuidoost-Azië, maar is nog steeds relatief laag in vergelijking met veel andere landen. Vanaf februari 2020, heeft het ministerie van Human Resources een publicatie gepubliceerd waarin werkgevers worden verplicht hun werknemers te betalenminimaal RM1200 per maand, of RM5,77 per uur. Internationale bedrijven moeten ook onderzoek doen naar de typische Maleisische lonen voor posities in hun bedrijfstak, en moeten rekening houden met de kosten van levensonderhoud in een bepaald gebied waar ze mensen willen inhuren.
Veel Maleisische werknemers zijn eraan gewend om prestatiegerelateerde bonussen te ontvangen. Als u van plan bent deze bonussen aan te bieden, moet u informatie erover opnemen in de arbeidsovereenkomst. Een 13e-maandsbonus, die gelijk staat aan een maand loon dat aan het eind van het jaar wordt uitbetaald, is in Maleisië niet wettelijk verplicht, zoals in sommige landen, maar het is wel gebruikelijk. Daarom moet u in aanbiedingsbrieven en contracten duidelijk maken of het genoemde salaris al dan niet de 13-maandsbonus omvat.
5. Belastingen en sociale zekerheid
De meeste Maleisische werknemers betalen inkomstenbelasting, waarvan de tarieven variëren tot 30 procent. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van de inkomstenbelasting van werknemers op hun loonstrook, in het kader van de regeling voor maandelijkse belastingaftrek. Werknemers dragen ook 11 procent van hun bruto wereldwijde inkomen bij aan het Arbeidsvoorzieningsfonds (EPF). Dit is een soort spaarrekening die ze kunnen opbouwen voor hun pensioen of waartoe ze af en toe toegang hebben voor doeleinden als het kopen van een huis of het betalen van medische onkosten. Werknemers dragen ook bij aan de sociale zekerheid.
Werkgevers dragen ook bij aan het Arbeidsvoorzieningsfonds en aan de sociale zekerheid. Afhankelijk van hoeveel werknemers verdienen, zal de werkgever een bedrag gelijk aan 12 of 13 procent van het bruto maandloon van de werknemers bijdragen aan het Arbeidsvoorzieningsfonds. De socialezekerheidsbijdragen van een werkgever zijn ook afhankelijk van het salaris van de werknemer. Het maximumbedrag is RM 69,05 per maand. Voor werknemers die niet in aanmerking komen voor de invaliditeitspensioenregeling, moeten de werkgevers bijdragen aan het stelsel voor arbeidsverzekering.
De kosten van het inhuren van een werknemer in Maleisië
Het inhuren van nieuwe werknemers brengt een aantal onvermijdelijke kosten met zich mee. Wanneer u in een nieuw land personeel inhuurt, moet u rekening houden met de extra kosten die de uitbreiding naar dat land met zich meebrengt. Enkele kosten waarvoor u moet budgetteren zijn onder andere:
- Bedrijfsregistratie: Als werkgever uit een land buiten Maleisië hebt u eerst een entiteit in Maleisië nodig voordat u er mensen in dienst kunt gaan nemen. Aan het registreren van uw bedrijf in het land zijn een aantal kosten verbonden.
- Juridische bijstand: Omdat het Maleisische recht verschilt van de wetten waaraan u gewend bent te voldoen, is het raadzaam om samen te werken met een Maleisisch advocatenkantoor dat u kan helpen contracten op te stellen en de bedrijfsvoering te regelen op een manier die volledig voldoet aan de wet.
- Wervingskosten:Een wervingsbureau inschakelen kan handiger zijn dan het wervingsproces zelf intern afhandelen, maar u kunt verwachten dat u voor deze dienst een aanzienlijke premie zult betalen. Wervingskosten worden meestal bepaald door het jaarsalaris dat u van plan bent een werknemer te betalen, te vermenigvuldigen met het percentage van het bureau. In Maleisië kan dit percentage variëren van ongeveer 12 tot 35 procent.
- HR-medewerkers: Als u het inhuren overlaat aan uw eigen HR-personeel, moet u rekening houden met de kosten van de tijd die zij in het wervingsproces steken. Mogelijk moet u zelfs extra personeel inhuren om u te helpen bij uw internationale aanwerving.
- Reizen: Als u een kantoor, detailhandel of productiefaciliteit in Maleisië vestigt, moet u tijdens het inrichtingsproces veel heen en weer reizen. Zelfs als u alleen maar telewerkers in Maleisië inhuurt, zult u er misschien heen willen reizen om sollicitatiegesprekken te voeren of andere evenementen bij te wonen.
- Vertaler:Afhankelijk van de taal die uw kandidaten spreken, hebt u misschien een vertaler nodig om sollicitatiegesprekken bij te wonen of te helpen bij andere communicatie. U hebt geen vertaler nodig voor het opstellen van bedrijfsregistratiedocumenten, omdat die in het Engels mogen worden opgesteld.
- Betaalde personeelsadvertenties: Het plaatsen van personeelsadvertenties op online vacatureportalen of in vakbladen kan kosten met zich meebrengen.
- Achtergrondcontroles: Het staat werkgevers in Maleisië vrij om achtergrondcontroles van sollicitanten te laten uitvoeren als onderdeel van de procedure voorafgaand aan de indienstneming. Als u van plan bent een bedrijf te betalen om achtergrondcontroles uit te voeren, moet u dit ook opnemen in uw berekening voor wervingskosten.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Maleisië?
Een handleiding over het inhuren van werknemers in Maleisië lezen is niet het enige wat u nodig hebt om met succes aan het wervingsproces te beginnen. Voordat u op een wettelijke manier Maleisische werknemers in dienst kunt nemen, moet u eerst een Maleisische werkgever worden. U kunt ervoor kiezen om een filiaal of dochteronderneming te vestigen. Om een dochteronderneming op te richten, moet u:
- oprichtingsdocumenten opstellen en indienen;
- een kantoorlocatie registreren;
- een zakelijke bankrekening openen in Maleisië;
- registreren voor loonbelasting en voor belasting op goederen en diensten (GST);
- u inschrijven bij het Maleisische bureau voor sociale zekerheid (SOCSO)
Een eenvoudiger alternatief voor het oprichten van een bedrijfsentiteit is samen te werken met een Employer of Record, ook wel bekend als een professionele arbeidsorganisatie. Een Employer of Record is er verantwoordelijk voor om te verzekeren dat uw bedrijf voldoet aan alle relevante wetten in Maleisië, en zorgt voor HR-taken zoals registratie van de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Wanneer u met een Employer of Record samenwerkt, kunt u nog steeds uw eigen werknemers kiezen, en deze werknemers zullen voor uw bedrijf werk uitvoeren, maar uw Employer of Record zal technisch gezien hun werkgever zijn. Dit betekent dat u zelf geen Maleisische entiteit hoeft op te richten, en dat u de verantwoordelijkheden voor HR en naleving van de wettelijke voorschriften aan de Employer of Record kunt overdragen. Dankzij deze oplossing kunt u veel sneller beginnen met inhuren. Zelfs als u overweegt een dochteronderneming in Maleisië op te richten, kan het eerst samenwerken met een Employer of Record een uitstekende manier zijn om de markt te testen voordat u zich vollediger vestigt.
Stappen voor het inhuren van personeel in Maleisië
De wervingsmethoden die u in uw eigen land gebruikt, zullen zich niet perfect naar Maleisië laten vertalen. De wervingspraktijken in Maleisië worden bepaald door de plaatselijke wetten, middelen en gewoonten. Laten we eens kijken naar de basisstappen voor het inhuren van personeel in Maleisië.
1. Vacatures adverteren
Begin met het opstellen van functiebeschrijvingen en de vereiste kwalificaties om uw vacatures in Maleisië te adverteren. U kunt uw advertenties in het Maleis schrijven, of in het Engels als u zich wilt richten op werkzoekenden die het Engels goed beheersen. Nadat u uw personeelsadvertenties hebt voltooid, moet u bepalen op welke platforms uw doelgroep de grootste kans heeft ze te zien.
Met een internetpenetratiegraad van meer dan 90 procent zijn Maleisiërs gewend om online naar banen te zoeken. Met name de vacatureportalen JobStreet, WOBB, Sling, adnexio, en LinkedIn zijn populair in het land. U kunt ook op zoek gaan naar sectorspecifieke vacaturebanken of publicaties om uw vacatures te adverteren.
2. Sollicitaties beoordelen en de kandidatengroep verkleinen
Maleisiërs zijn gewend om bij een sollicitatie een curriculum vitae (cv) en een begeleidende brief van één of twee pagina's in te dienen. Als u uw personeelsadvertentie zowel in het Engels als in het Maleis publiceert, kunt u sollicitaties in beide talen ontvangen. Uw wervingsbureau of uw interne wervingscommissie zal alle binnenkomende sollicitaties filteren, waarschijnlijk met behulp van software, om de best gekwalificeerde kandidaten te selecteren.
3. De best gekwalificeerde kandidaten interviewen
In het verleden betekende een internationaal sollicitatiegesprek dat men naar het land moest reizen of een telefoongesprek moest voeren. Als u werknemers inhuurt om in een fysiek kantoor, een productiefaciliteit of een ander soort bedrijfslocatie in Maleisië te werken, dan zijn persoonlijk gesprekken nog steeds een goed idee. Maar voor telewerkers zijn videogesprekken nu ook een populaire gespreksmethode geworden. Met een internetvideogesprek krijgt u een soortgelijke visuele feedback als wanneer u tegenover iemand aan tafel zit, zonder dat u naar het land zelf hoeft te reizen.
Als u sollicitatiegesprekken per telefoon of videogesprek plant, moet u rekening houden met een eventueel tijdsverschil tussen uw locatie en die van de geïnterviewde. De tijdzone van Maleisië is Malaysia Time (MYT), dat acht uur voorloopt op de gecoördineerde universele tijd (UTC).
4. Aanbiedingsbrieven en arbeidsovereenkomsten versturen
Nadat u de best gekwalificeerde kandidaten hebt gekozen, kunt u aanbiedingsbrieven versturen. Dit is een goed moment om ook een concept van de arbeidsovereenkomst met elke sollicitant te delen. Als u van plan bent iemand in Maleisië langer dan een maand in dienst te nemen, bent u wettelijk verplicht een schriftelijke arbeidsovereenkomst te gebruiken.
Volgens de Arbeidswet moeten arbeidsovereenkomsten een bepaling voor ontslag bevatten. Andere voorwaarden zijn aan de werkgever, maar ze moeten in overeenstemming zijn met of gunstiger zijn dan de voorwaarden waarop werknemers recht hebben krachtens de Arbeidswet. Zorg ervoor dat u het salaris in Maleisische Ringgit vermeldt.
Er kunnen in deze fase onderhandelingen met kandidaten plaatsvinden voordat u hun contract definitief kunt maken en ze het laten ondertekenen. Als hun aanwerving afhankelijk is van de resultaten van een antecedentenonderzoek, moet u ervoor zorgen dat dit duidelijk is en hen pas laten ondertekenen nadat u de resultaten hebt ontvangen.
5. Nieuwe werknemers in dienst stellen
Het proces voor indienststelling zal er voor elk bedrijf wat anders uitzien, maar de indienststelling is voor elk bedrijf een belangrijke stap in het wervingsproces. Dit is het moment waarop werknemers papierwerk zullen voltooien om u te helpen de salarisadministratie op te stellen en hen aan uw interne systemen toe te voegen. De indienststelling moet ook wat training of algemene voorbereiding inhouden, om de werknemers te ondersteunen wanneer ze aan hun functie in uw bedrijf beginnen.
Moeiteloos inhuren met Globalization Partners als uw Employer of Record in Maleisië
Als u Maleisische werknemers wilt inhuren, elimineer dan de rompslomp van het oprichten van dochterondernemingen, internationale HR-taken, en wettelijke naleving door samen te werken met Globalization Partners. Als wereldwijde oplossing voor een Employer of Record met een aanwezigheid in Maleisië en in meer dan 185 andere landen, kunnen wij optreden als de wettelijke werkgever van uw werknemers. Kom meer te weten over onze oplossing voor Employer of Record in Maleisië om te bepalen of een samenwerking met een Employer of Record de beste optie is voor uw internationale aanwervingsplannen.
