Handleiding voor het inhuren van personeel in de Filippijnen

Met zijn tropische klimaat, ongelooflijke stranden en duikplekken, groeiende economie en strategische toegang tot veel Aziatische financiële centra, zijn de Filipijnen een uitstekende plek om te wonen en uw bedrijfsactiviteiten uit te breiden. Terwijl u dat doet, moet u de ins en outs van het inhuren kennen om te voldoen aan de lokale arbeidswetgeving en ervoor te zorgen dat u de beste werknemers voor de functie krijgt.

Daarom hebben we deze uitgebreide handleiding ontwikkeld voor het inhuren van werknemers in het land. We bespreken contract- en ontslagvoorwaarden, vertellen u wat u moet weten over werktijden en wervingskosten en bieden een aantal algemene tips voor het inhuren van personeel in de Filipijnen.

Wat u moet weten voordat u personeel gaat inhuren in de Filipijnen

Voordat u begint met het inhuren van personeel, moet uw bedrijf een grondig begrip hebben van overwegingen zoals contractwerk, salarisadministratie en belastingen, standaard werkomstandigheden en andere nuances van de Filipijnse arbeidswetgeving. Hier zijn een paar essentiële punten om in gedachten te houden:

1. Contracten en beëindiging

De meeste professionele functies in de Filipijnen vereisen contracten, omdat er geen at-will dienstverband bestaat in het land, behalve tijdens korte proeftijd. Hoewel deze contracten mondeling of schriftelijk kunnen zijn, is het de beste praktijk om een sterk schriftelijk contract op te stellen in Filipijns en zaken als deze te verduidelijken:

• Positie
• Vergoeding
• Secundaire arbeidsvoorwaarden
• Ontslagvereisten

In de Filipijnen zijn de vereisten voor het ontslag van een werknemer relatief ingewikkeld en werkgevers moeten mogelijk tijd besteden aan het leren van de regels en ervoor zorgen dat hun beleid hieraan voldoet.

De Filipijnse wetgeving voorziet in een proeftijd van maximaal zes maanden. Als de werkgever en de werknemer gedurende deze periode het gevoel hebben dat de relatie niet werkt, kunnen ze gemakkelijk van baan veranderen.

Na de proeftijd kunnen werkgevers in de Filipijnen een werknemer zonder ontslagvergoeding ontslaan als ze daar gewoon reden toe hebben. Om een gegronde reden aan te tonen, moeten managers echter een formeel onderzoek uitvoeren en overtuigend bewijs leveren van de oorzaak van de beëindiging van het dienstverband. Rechtvaardige reden voor ontslag van de werknemer kan het volgende omvatten:

• Opzettelijke gehoorzaamheid
• Ernstig wangedrag
• Gewoonte, grove nalatigheid van taken
• Fraude of schending van vertrouwen
• Commissie van een misdrijf of soortgelijke overtreding tegen de werkgever of de familie van de werkgever
• Ernstige ziekte
• Redundantie op de werkplek
• Retrenchment om verliezen te minimaliseren
• Installatie van arbeidsreddende apparatuur
• Afsluiting van het bedrijf

2. Kennisgeving en ontslagvergoeding

Wanneer een bedrijf een werknemer om een gegronde reden ontslag neemt, moet het ten minste 30 dagen van tevoren een kennisgeving verstrekken. Het kan kiezen uit de volgende kennisgevingsopties:

• Een kennisgeving van zijn voornemen om de werknemer te ontslaan. De opzegging moet de ontslaggronden specificeren en de werknemer een redelijke gelegenheid bieden om te reageren op de lasten die tot de beëindiging leiden.
• Een conferentie of hoorzitting waarmee de werknemer op de aanklachten kan reageren. De werknemer kan bewijs overleggen of het bewijs van wangedrag van het bedrijf weerleggen.
• Een ontslagopzegging dat de vennootschap gronden heeft vastgesteld om ontslag te rechtvaardigen. Het moet aantonen dat de werkgever alle relevante omstandigheden zorgvuldig heeft overwogen bij het nemen van zijn beslissing.

Naast het verstrekken van een schriftelijke kopie van de kennisgeving aan de werknemer, moet de werkgever ook een kopie verstrekken aan het Regional Office van het Department of Labor and Employment (DOLE) dat de regio van het bedrijf regelt.

Een werknemer die een kennisgeving heeft ontvangen, kan een beroep doen op een arbiter en betogen dat de beëindiging oneerlijk is. Indien de arbiter vaststelt dat de werkgever de vereiste procedures bij het ontslaan van de werknemer niet heeft gevolgd, kan hij de werkgever veroordelen tot het betalen van schadevergoeding of terugverdienloon, of tot het herstellen van de werknemer in het bedrijf.

De ontslagvergoeding die de werknemer ontvangt, hangt waarschijnlijk af van de reden voor de beëindiging van het dienstverband. Over het algemeen ontvangen werknemers echter een maandsalaris voor elk dienstjaar. Als de werknemer niets verkeerds heeft gedaan, maar de werkgever de functie van de werknemer overbodig heeft gemaakt, moet het bedrijf de werknemer een maandsalaris of een maandsalaris per dienstjaar verstrekken, afhankelijk van wat hoger is. Als het bedrijf teruggaat of sluit, moet elke ontslagen werknemer ofwel een maandsalaris of een half maandsalaris ontvangen voor elk dienstjaar, afhankelijk van wat hoger is.

3. Salarisadministratie en belastingen

De Filipijnen hebben een socialezekerheidsstelsel (SSS) waaraan werkgevers en werknemers moeten betalen. Het SSS biedt bescherming tegen arbeidsongeschiktheid en ziekte, evenals ouderdomspensioenen en hulp bij begrafeniskosten. Afzonderlijke socialezekerheidsfondsen verstrekken ook huisvestingsleningen, en de Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth) biedt socialezekerheidsuitkeringen voor de gezondheid, zodat Filipijnse werknemers de gezondheidszorg kunnen krijgen die ze nodig hebben.

Iedereen jonger dan 60 jaar die meer dan 1,000 Filippijnse peso's per maand verdient, moet bijdragen en de bijdragen komen uit de salarisbetalingen van elke werknemer als inhoudingen. Per 2020 dient de werkgever per werknemer maximaal 1,630 Filippijnse peso’s per maand bij te dragen. Elke werknemer moet ook maximaal 800 Filippijnse peso’s per maand bijdragen.

4. Lonen en werktijden

De standaardwerkweek in de Filipijnen is 40 uur en de standaardwerkdag is acht uur. Filipijnse werknemers die overuren maken, moeten 125 procent van hun gebruikelijke loon ontvangen voor de extra gewerkte uren, en ze moeten hun overurenloon ontvangen als geldelijke vergoeding in plaats van extra verlof. Bovendien moeten Filipijnse werknemers die op een zondag of een betaalde vakantie moeten werken 130 procent van hun gebruikelijke loon voor die uren ontvangen, tenzij hun contracten of collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's) anders bepalen.

Uw branche kan een CAO hebben die bepaalde loontarieven, werktijden of andere speciale voorwaarden vereist. Slechts ongeveer 10 procent van het Filipijnse personeelsbestand is echter lid geworden van een vakbond of CAO, dus deze vereisten zijn mogelijk niet van toepassing op uw bedrijf.

Het minimumloon in de Filipijnen varieert per sector en regio. Zo heeft de Nationale Hoofdstedelijke Regio (NCR), die bestaat uit grootstedelijk Manilla, doorgaans hogere minimumlonen dan andere gebieden. Uw bedrijf moet mogelijk het minimumloon voor uw sector onderzoeken op de locatie waar u van plan bent uw nieuwe activiteiten op te zetten.

5. Vakantiedagen

Filipijnse werknemers hebben wettelijk gezien slechts recht op vijf betaalde vakantiedagen per jaar. Deze keer, bekend als dienstincentiveverlof, omvat zowel vakantietijd als ziektedagen. In de praktijk bieden de meeste werkgevers 15 echter betaalde vakantiedagen per jaar voor professionele functies.

Naast dit betaalde verlof hebben Filipijnse werknemers recht op meerdere betaalde feestdagen. De Filipijnen erkennen twee soorten feestdagen: reguliere feestdagen en speciale niet-werkdagen. Er zijn 10 reguliere feestdagen, die betaald verlof zijn en feestdagen omvatten zoals Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag en Kerstdag. Speciale niet-werkdagen zijn niet-betaalde vrije dagen en veranderen vaak van jaar tot jaar. In het verleden hebben ze dagen opgenomen als Chinees Nieuwjaar, Allerheiligendag en Oudejaarsavond.

Werknemers die op reguliere feestdagen moeten werken, hebben recht op 200 procent van hun gebruikelijke salaris in overuren. Werknemers die op speciale niet-werkdagen moeten werken, ontvangen 130 procent van hun typische salarissen.

Zwangere werknemers in de Filipijnen kunnen betaald zwangerschaps- en bevallingsverlof krijgen voor hun eerste vier zwangerschappen als ze de vereiste bijdragen hebben geleverd aan het SSS-fonds. Ze moeten 60 dagen verlof ontvangen tegen 100 procent van hun gebruikelijke salaristarief. Een zwangere werknemer die een keizersnede krijgt, heeft in plaats daarvan recht op 78 verlofdagen.

Zolang ze in hetzelfde huishouden wonen, kunnen gehuwde vaders ook maximaal zeven betaalde verlofdagen krijgen voor elk van hun eerste vier kinderen. Zij moeten dit betaalde verlof opnemen binnen 60 dagen na de geboorte van het kind. De werkgever betaalt de werknemer rechtstreeks en ontvangt vervolgens een vergoeding van het SSS.

6. Antidiscriminatie wetgeving en beperkingen

Arbeidswetgeving in de Filipijnen verbiedt werkgevers om personen in veel beschermde klassen te discrimineren. Bedrijven mogen sollicitanten of werknemers niet discrimineren voor deze kenmerken:

• Ras
• Etniciteit
• Geslacht
• Geslacht
• Seksuele voorkeur
• Religie
• Sociale status

Om zelfs maar de schijn van discriminatie te vermijden, onthouden werkgevers zich vaak van het stellen van vragen over deze onderwerpen tijdens sollicitatiegesprekken.

Kosten van het inhuren van een werknemer in de Filipijnen

De kosten voor het inhuren van werknemers in de Filipijnen variëren per werkgever en sector. Als u nieuwe werknemers toevoegt, moet uw bedrijf rekening houden met zowel indirecte als directe wervingskosten, waaronder:

• Personeelsadvertenties
• Uren besteed aan beoordeling en interviewen van sollicitanten
• Loonadministratie
• Belastingen
• Salaris
• Secundaire arbeidsvoorwaarden
• Bonussen
• Vergoedingen
• Verzekering

Het arbeidsrecht in de Filipijnen vereist dat bedrijven hun werknemers een 13e-maandbonus geven die gelijk is aan het maandsalaris dat een werknemer gedurende het jaar ontvangt. De wet vereist betaling uiterlijk op december24, maar het is een goede gewoonte voor bedrijven om deze bonussen eerder in december te betalen als ze dat kunnen. Sommige werkgevers geven een extra kerstbonus als een 14e-maandbonus om hun werknemers te bedanken voor hun harde werk en teamloyaliteit op te bouwen.

Hoewel vergoedingen niet verplicht zijn, bieden veel werkgevers in de Filipijnen vergoedingen voor kosten zoals huisvesting, vervoer en medische kosten die niet door de verzekering van de werknemer worden gedekt. Werkgevers bieden ook vaak verzekeringsuitkeringen aan die verder gaan dan wat verplicht is, zoals levensverzekeringen en extra ziektekostenverzekering.

Wervingspraktijken in de Filipijnen

Het inhuren van iemand in de Filipijnen kan vergelijkbaar zijn met het proces dat u in uw thuisland gebruikt. Bereid u echter voor op een paar kleine verschillen en pas uw wervingspraktijken dienovereenkomstig aan:

• Gebruik de lokale taal en valuta: Als u vacatures met kandidaten bespreekt, gebruik dan Filipijns wanneer u kunt en vertaal alle monetaire cijfers in Filipijnse peso's. Zelfs als uw sollicitanten op school wat Engels hebben gestudeerd, zal het doen van een poging om een bekende taal en termen te gebruiken hen helpen zich op hun gemak te voelen en ervoor te zorgen dat ze de fijnere details van de baan begrijpen.
• Focus op nettosalaris: Filipijnse bedrijven spreken vaak in termen van nettosalaris in plaats van brutosalaris. Als uw bedrijf meestal een aanbod doet voor een dienstverband in termen van brutosalaris, moet u mogelijk uw salarisgesprekken opnieuw formuleren om deze af te stemmen op de Filipijnse normen en verwarring te voorkomen.

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in de Filipijnen?

Het inhuren van nieuwe werknemers in de Filipijnen kan een arbeids- en tijdsintensief proces zijn, vooral als u de traditionele route volgt om een dochteronderneming op te richten om zaken te doen. Dit zijn enkele van de vereisten waaraan u mogelijk moet voldoen als u een dochteronderneming opricht :

• Uw officiële bedrijfsnaam indienen bij de Securities and Exchange Commission (SEC)
• De beëdigde verklaring en statuten van uw penningmeester laten notarieel bekrachtigen
• Het verkrijgen van uw belastingidentificatienummer (TIN)
• Een bankrekening aanmaken
• Uw minimale aandelenkapitaal bij de bank storten
• Uw bedrijfsvergunning ontvangen van het Business Permit and Licensing Office (BPLO)
• Het verkrijgen van goedkeuring voor barangay die de naleving van de lokale gemeenschapsvoorschriften door uw bedrijf certificeert
• Het verkrijgen van uw certificaat van gemeenschapsbelasting (CTC), zodat u uw jaarlijkse gemeenschapsbelastingen kunt betalen

Dit proces kan je bedrijf weken kosten en je duizenden Filippijnse peso's kosten.

U kunt ook samenwerken met een professionele werkgeversorganisatie (PEO), ook bekend als een Employer of Record (EOR), om de activiteiten en het inhuren te stroomlijnen. Het proces zal veel sneller verlopen, u zult er zeker van zijn dat u de regelgeving naleeft en u zult uw vooruitgang versnellen in de richting van een functioneel en winstgevend internationaal team.

Inhuren van telewerkers in de Filipijnen

Terwijl u potentiële werknemers evalueert voor uw activiteiten in de Filipijnen, kan de afstand tussen landen u verplichten om op afstand te interviewen en in te huren. Hier zijn een paar tips om het proces soepel te laten verlopen:

• Plan vooruit: Externe gesprekken kunnen wat meer coördinatie en planning vergen dan u gewend bent bij persoonlijke gesprekken. Zorg ervoor dat u weet hoe u moet werken met het technologieplatform dat u gebruikt en beslis vooraf welke teamleden welke vragen zullen behandelen om de beperkte tijd die u met uw kandidaten krijgt te maximaliseren.
• Wees flexibel: met een persoonlijk gesprek vraag je je misschien af of een sollicitant betrouwbaar is als de persoon laat is aangekomen. Soms treden er echter technologische problemen op ondanks de inspanningen van een kandidaat. Probeer de capaciteiten en geschiktheid van de rol van de kandidaat voorop te stellen en vermijd het associëren van zijn/haar kandidatuur met internetonderbrekingen of platformproblemen.
• Gebruik sociale media in uw voordeel: als u niet aanwezig kunt zijn in de Filipijnen om kandidaten te ontmoeten op carrièrebeurzen of wervingsevenementen van universiteiten, kunt u sociale media vaak goed gebruiken. Facebook en LinkedIn zijn beide populair in het land en veel werkgevers hebben veel succes op GitHub en branchespecifieke sites. U moet er ook voor zorgen dat de website van uw bedrijf is geoptimaliseerd voor mobiele telefoons, omdat veel Filipijnse kandidaten hun telefoons gebruiken voor het zoeken naar vacatures en sollicitaties.

Ontwikkel uw internationale teams met Globalization Partners

Wanneer u klaar bent om internationaal uit te breiden, staat Globalization Partners klaar om u te helpen. Als wereldwijde Employer of Record kan Globalization Partners het juridische, human resources en administratieve werk van het inhuren van personeel in een ander land op zich nemen. Wij dragen het werk van het werven, inhuren en inwerken van werknemers — onze uitgebreide technologische oplossing stroomlijnt en versnelt deze processen, zodat u zich kunt concentreren op uw primaire bedrijfsactiviteiten.

Vraag vandaag nog een voorstel aan of neem contact op voor meer informatie over ons EOR-aanbod.