Handleiding voor het inhuren van personeel in Zuid-Afrika

Zuid-Afrika heeft internationale bedrijven aangetrokken die zo prominent zijn als BMW, de Standard Bank Group, Barclays Bank, Vodafone, Volkswagen en General Electric om een zakelijke aanwezigheid te vestigen. Een deel van de aantrekkingskracht ligt mogelijk in de combinatie van ontwikkelde infrastructuur en lage bedrijfskosten in Zuid-Afrika.

In deze handleiding vindt u tips voor het inhuren van personeel in Zuid-Afrika, zodat u klaar bent om te beginnen met het uitbreiden van uw bedrijfsvoering naar het land of met het inhuren van Zuid-Afrikaanse werknemers om op afstand voor uw bedrijf te werken.

Wat u moet weten voordat u in Zuid-Afrika personeel gaat inhuren

Initiatieven voor internationale aanwerving moeten altijd beginnen met onderzoek naar de beroepsbevolking, taal, wetten en gewoonten van het land. Hieronder hebben we een aantal belangrijke punten besproken voor elke internationale werkgever die in Zuid-Afrika personeel wil inhuren.

1. De Zuid-Afrikaanse arbeidsmarkt

Ondanks de vooruitgang die Zuid-Afrika als land heeft geboekt, staan de economie en de beroepsbevolking nog steeds voor een aantal grote uitdagingen. De ongelijkheid is groot, hoewel de inkomensverdeling, vooral voor de hogere inkomens, is toegenomen. Het werkloosheidspercentage bereikte een recordhoogte van 30.8 procent in de nasleep van de wereldwijde pandemie, maar zelfs daarvoor was het werkloosheidspercentage in Zuid-Afrika constant hoog. Een rapport van 2016 van het United Nations University World Institute for Development Economics Research (UNU-WIDER) beschreef het land als een arbeidsmarktcrisis.

Internationale bedrijven kunnen het hoge werkloosheidspercentage in Zuid-Afrika zien als een positieve kans om gekwalificeerde medewerkers in te huren, die nu moeilijk werk vinden. Houd er echter rekening mee dat opleidingen op Zuid-Afrikaanse cv's misschien niet de kwalificaties geven die u gewend bent van sollicitanten in uw eigen land. Slechts 7 procent van de Zuid-Afrikaanse volwassenen heeft een tertiair onderwijs, het laagste aantal van alle OESO- en partnerlanden.

Hoewel tertiair onderwijs zeldzaam is, heeft 77 procent van de jongvolwassenen in Zuid-Afrika een hogere secundaire of postsecundaire kwalificatie behaald. Onderwijs in Zuid-Afrika richt zich niet op tertiair onderwijs, maar het benadrukt kwalitatief onderwijs. Volgens dr. John Mbaku, een onderzoeker van het Africa Growth Initiative bij de Brookings Institution, maakt het kwaliteitsonderwijs dat Zuid-Afrikanen ontvangen de beroepsbevolking aantrekkelijk voor internationale bedrijven.

2. Diversiteit in taal

In Zuid-Afrika worden vele talen gesproken. De 1996 grondwet erkent officieel 11 van deze talen:

• Afrikaans
• Engels
• Ndebele
• Pedi
• Sotho
• Swati
• Tsonga
• Tswana
• Venda
• Xhosa
• Zulu

Zuid-Afrika heeft geen duidelijke lingua franca, maar in de meeste officiële, onderwijs- en formele zakelijke contexten is Engels in toenemende mate de dominante taal geworden. Slechts 8.1 procent van de Zuid-Afrikanen spreekt echter Engels als eerste taal en 16.6 procent spreekt buitenshuis Engels. Zulu is de meest populaire eerste en tweede taal in het land.

Bij het opzetten van personeelsadvertenties, het interviewen van sollicitanten en opstellen van contracten moet u rekening houden met de lokale talen en indien nodig een vertaler inhuren om te garanderen dat u kunt communiceren met potentiële werknemers.

3. Werktijden en betaalde vakantiedagen

4. Vergoeding

Zuid-Afrika heeft voor het eerst in 2019 een nationaal minimumloon ingesteld. In 2020 steeg het minimumloon, waardoor het op een uurtarief van 20.76 Zuid-Afrikaanse Randen (ZAR) kwam. Sommige classificaties van medewerkers hebben op dit moment lagere minimumlonen, maar deze zullen jaarlijks stijgen zodat ze op een lijn komen met het standaard minimumloon in het land. Deze groepen werknemers omvatten landbouwers, uitgebreide werknemers van openbare werken en huishoudelijke werknemers.

De minimumloonwet biedt jaarlijkse herzieningen van het nationale minimumloon, dus zorg ervoor dat u het huidige minimumloon controleert en aandacht besteed aan normen per branche. Naast het basissalaris voor werknemers moet u ook overwegen een 13e maand aan salaris te betalen. Deze bonus, gelijk aan een loon van een maand, is de gewoonte in Zuid-Afrika tegen het einde van het jaar.

5. Belastingen en bijdragen voor sociale zekerheid

Zuid-Afrika gebruikt een progressief inkomstenbelastingsysteem en geeft werkgevers de taak om inkomstenbelasting vooraf in te houden in een Pay As You Earn-model (PAYE). Naast PAYE moeten werknemers ook 1 procent van hun inkomsten maandelijks bijdragen aan het werkloosheidsfonds (Unemployment Insurance Fund - UIF). Het UIF biedt een sociaal veiligheidsnet voor medewerkers die niet kunnen werken in verband met ziekte, zwangerschaps- en bevallingsverlof of adoptieverlof. Het kan ook een secundaire arbeidsvoorwaarde bij overlijden bieden voor de afstammelingen van een overleden werknemer.

Werkgevers betalen dezelfde bijdrage, totaal 2 procent. Werkgevers met een salarisadministratie van meer dan 500,000 ZAR per jaar moeten ook 1 procent van hun salaris per maand bijdragen aan de Zuid-Afrikaanse belastingdienst om te helpen met onderwijs en training in hun sector en rechtsgebied. Werkgevers dragen ook jaarlijks bij aan de Wet op de Vergoeding voor Arbeidsongevallen en Ziekten (COIDA). Het bedrag van hun bijdrage is afhankelijk van de branche en kan variëren van ongeveer 0.11 procent tot 8.26 procent.

De kosten van het inhuren van een werknemer in Zuid-Afrika

Inhuren van werknemers kost geld ongeacht in welk land u aanwerft. Ten eerste moet u denken aan wervingskosten, die bij het voor het eerst inhuren van iemand in Zuid-Afrika kunnen zijn:

• Betalen van kosten om uw bedrijf op te zetten
• Posten en publiceren van personeelsadvertenties
• Een wervingsbureau inhuren of nieuwe HR-professionals inhuren
• Samenwerken met lokale experts om u te helpen alle juridische verplichtingen na te leven
• Reizen van en naar Zuid-Afrika om kandidaten te ontmoeten en een bedrijf op te richten
• Inhuren van een vertaler om te helpen bij communicatie
• Uitvoeren van pre-employment screenings

Bovenop deze eenmalige wervingskosten moet u ook rekening houden met de constante kosten die betrokken zijn bij het in dienst nemen van iemand, waaronder:

• Totale vergoeding: Het bedrag dat u een werknemer betaalt, is de grootste doorlopende uitgave voor het inhuren van een werknemer. Dit is inclusief een basissalaris en alle bonussen die worden toegekend.
• Verlof: Wanneer werknemers met verlof zijn, kosten ze uw bedrijf zonder bij te dragen aan de productiviteit van uw bedrijf. Natuurlijk is het geven van vrije dagen belangrijk, maar u moet bij de kosten van een werknemer rekening houden met ten minste 21 dagen aan jaarlijkse vrije dagen.
• Overhead: Als u kantoorruimte huurt of een faciliteit in Zuid-Afrika bouwt om uw werknemers te huisvesten, dan is dit onderdeel van uw totale kosten om werknemers in dienst te nemen. Hetzelfde geldt voor andere administratieve kosten en apparatuur die u moet kopen zodat werknemers dit kunnen gebruiken voor hun werk.
• Training: Het trainen van werknemers is altijd belangrijk, maar vooral wanneer u werknemers inhuurt met een andere opleidingsachtergrond dan u misschien gewend bent in uw thuisland. U moet investeren in de training die werknemers nodig hebben om hun werk uitmuntend uit te voeren.

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Zuid-Afrika?

Om werknemers in te huren in Zuid-Afrika moet uw bedrijf eerst een juridische entiteit opzetten in het land. U kunt ervoor kiezen om een filiaal, een private of openbare onderneming, een hechte vennootschap, een partnerschap of een joint venture op te zetten. Veel internationale bedrijven kiezen ervoor om een privaat bedrijf op te zetten in Zuid-Afrika, welke onafhankelijker kan handelen dan een buitenlandse vestiging. Het opstarten van een bedrijf in Zuid-Afrika duurt ten minste 40 dagen en omvat verschillende stappen. Om uw Zuid-Afrikaanse dochteronderneming op te richten moet u:

U kunt ook speciale bedrijfsvergunningen of -toestemmingen moeten verkrijgen, afhankelijk van uw branche en bedrijfsvoering in het land. U moet ook tijd uittrekken voor het opzetten van uw bedrijfslocatie, of dat nu betekent het huren van een kantoorruimte of het bouwen van een fabriek.

De eenvoudigere oplossing als u geen fysieke zakelijke aanwezigheid in het land nodig hebt en u wilt direct beginnen met het inhuren van nieuwe werknemers in Zuid-Afrika is om samen te werken met een Employer of Record (EOR). Een Zuid-Afrikaanse Employer of Record, ook bekend als een professionele arbeidsorganisatie (PEO), heeft als een entiteit opgericht in het land en kan daar professionals voor u in dienst nemen. Op papier is de Employer of Record de werkgever, maar de werknemers die u inhuurt werken daadwerkelijk voor uw bedrijf.

De Employer of Record draagt de verantwoordelijkheid van juridische naleving en HR-taken zoals managen van de salarisadministratie en vakantiedagen. Dit betekent dat uw bedrijf alle voordelen krijgt van het inhuren van Zuid-Afrikaanse werknemers, zonder de complexiteiten van internationale aanwerving.

Stappen voor het inhuren van personeel in Zuid-Afrika

Begrijpen hoe in te huren in Zuid-Afrika komt gewoon neer op uzelf bekend maken met de genuanceerde verschillen tussen de inhuurpraktijken in Zuid-Afrika en die waar u thuis aan gewend bent. Laten we eens kijken naar hoe deze verschillen spelen bij elk van de basisstappen in het wervingsproces.

1. Publiceren van personeelsadvertenties: Plaats personeelsadvertenties op vacaturesites die populair zijn onder Zuid-Afrikanen, zoals Careerjet en Indeed. Afhankelijk van het publiek dat u wilt trekken, kunt u ook advertenties publiceren in nationale of lokale kranten aangezien de internetpenetratie in Zuid-Afrika slechts 56.3 procent is. Als u zoekt naar werknemers die Engels spreken, moet u de advertenties in het Engels schrijven en publiceren. Als u openstaat voor ander talen, kunt u een vertaling in Zulu en andere prominente talen overwegen.
2. Evaluatie van sollicitaties: Zuid-Afrikaanse curricula vitae (CV's) bevatten persoonlijke gegevens die u misschien niet gewend bent te zien op cv's of CV's in uw thuisland. Dit zijn o.a. geboortedatum, identiteitsnummer, geslacht, burgerlijke staat, rijbewijs en zelfs de gezondheidstoestand van de sollicitant. Andere zaken om te onthouden als u op zoek bent naar de meest gekwalificeerde kandidaten is, dat dankzij de lage nadruk op tertiair onderwijs in het land, u waarschijnlijk niet zoveel mensen met een graad tegenkomt als dat u gewend bent van kandidaten in uw eigen land.
3. Sollicitatiegesprekken voeren met kandidaten: als u telewerkers in Zuid-Afrika inhuurt, zult u waarschijnlijk virtueel sollicitatiegesprekken willen voeren. Houd bij het plannen van deze interviews rekening met het tijdsverschil tussen uw locatie en Zuid-Afrika Standard Time (UTC +2). U moet ook controleren of kandidaten toegang hebben tot een kwalitatieve internetverbinding voor een videogesprek. Het stellen van vragen die gericht zijn op de competentie en vaardigheid voor de functie aan de sollicitant zullen helpen verschillen aan te brengen tussen kandidaten die niet de onderwijskwalificaties hebben waar u normaal gesproken naar zoekt.
4. Screening van kandidaten: Een ander onderdeel van het proces, dat op verschillende punten in het wervingsproces kan plaatsvinden, is screening voorafgaand aan het dienstverband. Zuid-Afrikaanse werkgevers mogen antecedentenonderzoeken verrichten als onderdeel van het wervingsproces, inclusief het checken van strafblad en kredietgeschiedenis, op voorwaarde dat zij toestemming krijgen van de werknemer. Het is handig om deze antecedentenonderzoeken tot het einde van het wervingsproces te bewaren om het aantal controles dat u moet uitvoeren te beperken.
5. Het delen van vacatures: Neem contact op met de meest gekwalificeerde kandidaten om hen een functie bij uw bedrijf aan te bieden. Werkgevers met ten minste vijf werknemers zijn vereist om een schriftelijke arbeidsovereenkomst te geven aan alle werknemers die 24 uur of meer per maand werken. U kunt dit contract nu delen of de belangrijkste zaken nu bespreken en het contract zelf tot de indienststelling bewaren.
6. Onboarding-medewerkers: bedrijfsmanagers willen misschien naar Zuid-Afrika reizen om hun nieuwe medewerkers te ontmoeten als onderdeel van onboarding. Op de eerste dag van de werknemer kunt u met hen hun arbeidsovereenkomst doorlopen. Dit contract moet bepaalde informatie bevatten, zoals salaris, werktijden, aanspraken op vakantiedagen en opzegtermijn. U moet ook alle noodzakelijke papierwerk in orde maken voor de salarisadministratie.

Zuid-Afrikaanse werknemers inhuren met Globalization Partners als uw Employer of Record

Globalization Partners is een marktleidende Employer of Record met lokale teams in 187 landen wereldwijd, waaronder Zuid-Afrika. Als uw Employer of Record kunnen wij de werknemers die u kiest in dienst nemen, wettelijk conforme arbeidsovereenkomsten en looptijden bieden en vergoeding en secundaire arbeidsvoorwaarden managen. Ondertussen kunt u de oprichting van een entiteit in het land opgeven of tijdelijk uitschakelen en genieten van een productieve relatie met uw Zuid-Afrikaanse werknemers, allemaal zonder enige kopzorgen die vaak gepaard gaan met internationale werkgelegenheid.

Om aan de slag te gaan, leert u meer over onze Employer of Record-oplossing in Zuid-Afrika en ziet u of werken met een Employer of Record de juiste oplossing is voor uw internationale uitbreidingsdoelen.