Hoe bouw je een optimaal virtueel onboardingprogramma?

Het implementeren van een impactvolle onboarding-ervaring creëert een positief merkimago en reputatie - het kan zelfs leiden tot hogere retentiepercentages.  Wanneer nieuwe werknemers zien dat bedrijven deze inspanning leveren, vergroot het hun vertrouwen in de organisatie vanaf het begin.

Wat zijn de gevolgen van een slecht onboardingprogramma?

Het niet hebben van een zorgvuldig gepland en up-to-date onboardingprogramma kan echte gevolgen hebben. Bijvoorbeeld:

• Statistieken uit een Glassdoor-rapport toonden aan dat een robuust en grondig onboardingprogramma het behoud van nieuwe medewerkers met 82 procent kan verbeteren en, net zo belangrijk, de productiviteit met meer dan 70 procent kan verhogen.
• In een rapport van Gallup werd opgemerkt dat slechts een 12 percentage van de werknemers vond dat hun bedrijf het onboardingproces goed uitvoerde. Wanneer we die statistiek in overweging nemen en dat tussen 90-200 procent van het jaarsalaris van een bedrijf wordt besteed aan onboarding, zouden bedrijven veel beter gepositioneerd zijn als ze vanaf dag één werknemers zouden kunnen behouden.

Wat is het verschil tussen virtuele en persoonlijke onboarding?

Het is belangrijk om op te merken dat het inhuren van personeel voor een persoonlijke kantoorfunctie aanzienlijk verschilt van het inhuren van personeel op afstand. Dit betekent dat het creëren van een virtueel onboardingplan stappen en processen met zich meebrengt die nieuw zijn voor veel bedrijven die pas onlangs op afstand zijn gegaan.

Wanneer iemand bijvoorbeeld in een kantoor is opgenomen, heeft hij/zij meer tijd met zijn/haar manager, kan hij/zij leren van sociale signalen van de omgeving en mensen om hem/haar heen, en kan hij/zij ter plekke vragen stellen voor onmiddellijke antwoorden. Met virtuele onboarding gaan het persoonlijke element van het proces en de toegang tot sociale aanwijzingen verloren en zijn ze beperkt tot geplande schermtijd en interviews, dus bedrijven moeten hun praktijken ontwikkelen.

Best practices voor virtuele onboarding

Wat zijn de kenmerken van een eersteklas virtueel onboardingprogramma? Hier zijn een paar best practices die externe bedrijven moeten overwegen bij het creëren of verbeteren van hun onboardingprogramma's.

1. Een virtuele onboarding checklist maken

• Zorg ervoor dat nieuwe werknemers zich vóór hun eerste dag kunnen organiseren met alle benodigde software en apparatuur - het kan het risico op vertragingen en frustraties tijdens het onboardingproces verminderen. Bedrijven die op deze manier zijn voorbereid, laten werknemers zien dat ze een gestructureerde en beknopte onboarding-ervaring kunnen verwachten.
• Stroomlijn een deel van het proces door automatisering van contractgeneratie op te nemen. Dit kan HR-leiders en managers tijd vrijmaken om zich te concentreren op het integreren van nieuwe medewerkers in de kantoorcultuur en het leren kennen van hun nieuwe werknemers op een persoonlijk niveau - iets dat belangrijk is, maar vaak aan de kant komt in de virtuele zakenwereld van vandaag.
• Stuur nieuwe werknemers een eerste dagschema en een lijst met vergaderingen en trainingen voor hun eerste week.

2. Bouw vertrouwen en een gevoel van verbondenheid op

• De onboardingfase is het perfecte moment om een gevoel van verbondenheid en een vertrouwensrelatie tussen werknemers en hun nieuwe werkgever te cultiveren. Plan informele chats en sociale evenementen om het welzijn van werknemers te controleren en een verstandhouding op te bouwen. Dit versterkt dat het bedrijf om nieuwe werknemers geeft die verder gaan dan hun productievermogen.
• Laat nieuwe werknemers zien dat u er zeker van bent dat ze regelmatig projecten zelfstandig kunnen voltooien. Niemand vindt het leuk om elke dag nauwlettend te worden gecontroleerd, omdat dit het vertrouwen tussen de werknemers en hun werkgever vermindert.
• Ondersteun de geestelijke gezondheid en het welzijn van uw teamleden vanaf hun eerste werkdag. Ruimte maken voor sociale chats om iedereen aan het begin van vergaderingen te controleren, peer-to-peer erkenning aanmoedigen en bepaalde vergaderingen optioneel of agendavrij maken om informeel delen van ideeën aan te moedigen, zijn geweldige voorbeelden van strategieën die laten zien dat hun tijd en inspanningen worden gewaardeerd. Het bieden van toegang tot middelen en programma's die geestelijke gezondheid ondersteunen kan ook een eenvoudige maar effectieve stap zijn, vooral tijdens virtuele onboarding wanneer werknemers zich geïsoleerd kunnen voelen.

3. Een buddy- of mentorsysteem implementeren

Als wervingsmanagers niet in staat zijn om aanwezig te zijn tijdens belangrijke aspecten van de onboarding-ervaring, kunnen ze nieuwe werknemers een "buddy" binnen het bedrijf toewijzen die kan fungeren als een bron van wijsheid en ondersteuning bij het vervullen van hun nieuwe functie. Dit biedt nieuwe werknemers de ruimte om vragen te stellen en gesprekken te voeren in een informele omgeving. Evenzo kunnen bedrijven nieuwe werknemers een professionele mentor toewijzen om vanaf de eerste dag gestructureerde feedback en advies van collega's te bieden voor professionele ontwikkeling. Dit kan worden gedaan door basis constructieve feedback over hun eerste paar opdrachten, of door minder formele, sociale activiteiten gericht op het in dienst nemen van nieuwe werknemers in hun functie.

4. Gebruik technologie om uw talent in te werken

Het gebruik van technologie tijdens het onboardingproces zorgt voor snellere schaalbaarheid. Het biedt bedrijven ook de mogelijkheid om gegevens te verzamelen over toekomstige gebieden voor verbetering van hun onboardingprogramma. Hoogwaardige onboardingtechnologie zorgt ook voor naleving van lokale arbeidswetgeving, wat essentieel is bij het opbouwen van wereldwijde teams in verschillende landen over de hele wereld.

Hoe kan Globalization Partners helpen?

Het succesvolle beheer van teams op afstand begint met onboarding. Hoewel het een uitdaging kan zijn zonder de kans om iemand persoonlijk te ontmoeten en te integreren, is het niet onmogelijk met intuïtieve, end-to-end technologie om nieuwe werknemers te ondersteunen.

Het door AI ondersteunde Global Growth Platform™ van Globalization Partners stroomlijnt het onboardingproces door de automatisering van tijdrovende administratieve en nalevingsgerelateerde processen, waardoor uw belangrijkste mensen vrij zijn om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers vanaf het begin tevreden en productief zijn in hun functies.

Het platform voldoet volledig aan de arbeids-, belasting- en licentiewetten in 187 landen en levert binnen enkele seconden wat er vroeger maanden duurde, waardoor je het beste externe talent ter wereld kunt onboarden en tegelijkertijd de kosten en risico's kunt minimaliseren.

Neem vandaag nog contact op voor meer informatie!