Leestijd: 5 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
De afgelopen maanden hebben belangrijke veranderingen in de wereld van dienstverband teweeggebracht. De pandemie heeft zowel werknemers als werkgevers gedwongen hun perceptie van het telewerkmodel te veranderen.
Hoewel thuiswerken veel duidelijke voordelen biedt voor bedrijven en hun teams, brengt de overgang naar werken op afstand ook uitdagingen met zich mee, waaronder minder mogelijkheden voor persoonlijke interacties en management.
Dit heeft ertoe geleid dat bedrijfsleiders de belangrijkste vraag hebben gesteld:: hoe kunnen managers hun teams op afstand efficiënt en compliant monitoren?
Werkbewaking op afstand: een balans vinden
Werkgevers worden geconfronteerd met verschillende uitdagingen bij het overwegen van strategieën voor het monitoren van teams op afstand. Deze omvatten een groeiende prevalentie van organisatorische silo's, een verhoogd risico op bedrijfsgegevenslekken, de extra gewerkte overuren en de daaruit voortvloeiende vereiste vergoeding.
Het is belangrijk dat managers een balans vinden tussen het monitoren en begeleiden van hun teams op afstand Klik om te tweetenHet is belangrijk dat managers een balans vinden tussen het monitoren en begeleiden van hun teams op afstand en ervoor zorgen dat hun medewerkers de ruimte krijgen om individueel te leren en hun vaardigheden aan te scherpen. Het is noodzakelijk om de privacy van werknemers en het kader van wettelijke voorschriften met betrekking tot het toezicht op werknemers te respecteren.
Op welke regelgeving moeten bedrijven letten?
Over de hele wereld nemen veel landen wetten aan die bepalen hoe werkgevers compliant moeten zijn met het monitoren van werken op afstand.
Polen is daar een voorbeeld van. De Poolse wetgeving heeft een reeks voorschriften ingevoerd waaraan werkgevers zich moeten houden terwijl ze hun teams in de nieuwe zakelijke wereld op afstand in de gaten houden. Volgens de arbeidswet:
- “Waar nodig om de goede organisatie van het werk te verzekeren of om de volledige besteding van de werktijd of het juiste gebruik van de aan de werknemer ter beschikking gestelde werkgerelateerde hulpmiddelen te waarborgen, kan de werkgever monitoring invoeren via de werkgerelateerde e-mail van de werknemer ( e-mail monitoring)” (Artikel 223 § 1 van de arbeidswet).
- "Het monitoren van e-mails mag de beveiliging van de privacy van correspondentie en andere persoonlijke rechten van de werknemer niet aantasten" (Artikel 223 ik 2 van de arbeidswet).
- “De bovenstaande bepalingen (Artikel 223 ik 4 van de arbeidswet) kunnen van toepassing zijn op werkzaamheden op afstand buiten e-mailcorrespondentie, inclusief het gebruik van werkgerelateerde software of IT-platforms.
Hoewel de arbeidswet richtlijnen heeft gegeven voor het monitoren van werken op afstand, zijn er nog steeds veel grijze gebieden. Het doel van toezicht op het werk op afstand moet strikt zijn om het juiste gebruik van bedrijfseigendommen en werkuren te garanderen.
Werkgevers moeten hun werknemers vooraf informeren over de implementatie van monitoring op afstand met gedetailleerde informatie over wat ze kunnen verwachten en wat er precies zal worden gecontroleerd. Deze bepalingen kunnen worden opgenomen in een officieel document waarin de algemene voorschriften van het bedrijf over werken op afstand worden beschreven. Werkgevers zouden ook een apart document moeten overwegen dat specifiek over bewaking op afstand gaat. Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat volgens de arbeidswet:
“Het doel, de reikwijdte en de wijze van toepassing van monitoring op afstand dienen te worden aangegeven in een cao, gedocumenteerd arbeidsreglement of de werkgeversverklaring, indien de werkgever niet onder de cao valt of niet verplicht is om de arbeidsreglement.”
Werkgevers kunnen details en voorschriften over toezicht op afstand vastleggen in een officieel beleid voor werken op afstand of in de cao, maar ook aparte documenten voor specifieke activiteiten zoals toezicht zijn wettelijk toegestaan.
Moeten werkgevers software voor het monitoren van werk op afstand gebruiken?
Werkgevers moeten zorgvuldig kiezen welke software ze gebruiken voor het monitoren van werk op afstand om naleving van de wettelijke vereisten te garanderen. Zoals eerder vermeld, mag de gebruikte IT geen inbreuk maken op de privacy van werknemers of vertrouwelijke informatie in gevaar brengen.
Werkgevers moeten zorgvuldig kiezen welke software ze gebruiken voor het monitoren van werk op afstand om naleving van de wettelijke vereisten te garanderen. Klik om te tweetenWerkgevers kunnen echter problemen krijgen met het implementeren van softwaremonitoring als werknemers (tijdelijk of permanent) werken op hun eigen computer. Controleapparatuur die door de werkgever aan werknemers is toevertrouwd, is minder ingewikkeld, aangezien de werknemers dergelijke apparatuur alleen voor werkgerelateerde doeleinden mogen gebruiken. Als werknemers hun eigen apparatuur gebruiken, moet het toezicht op het werk op afstand worden beperkt tot werkgerelateerde activiteiten.
Er zijn tal van bedrijven op de markt die software aanbieden om werken op afstand te monitoren. De werkgever moet echter onthouden dat hij volledig verantwoordelijk is voor risico's die verband houden met geïmplementeerde IT-oplossingen.
Welke best practices moeten werkgevers volgen bij het implementeren van monitoring van werk op afstand?
Een paar tips voor het monitoren van werken op afstand zijn onder meer::
- Monitoring van de productiviteit van medewerkers, inclusief het gebruik van bepaalde applicaties: Werkgevers moeten zorgvuldig bepalen welke applicaties door de werknemers worden gebruikt voor werkgerelateerde doeleinden en alleen die applicaties monitoren.
- Monitoring van de activiteiten van de medewerkers: Dit kan inhouden dat er beperkingen worden gesteld aan de websites die de werknemers kunnen openen en het instellen van beveiligingswaarschuwingen voor specifieke activiteiten. Bedrijven beperken vaak websites die de productiviteit remmen, zoals sociale-mediasites, of websites die het risico op computervirussen vergroten.
- Verduidelijking van werktijden op afstand: Dit is essentieel om de productiviteit van werknemers effectief te bewaken en de risico's van overwerkclaims te verminderen.
- Werkpauzes bewaken: Werkgevers moeten details verstrekken over de frequentie en duur van de dagelijkse werkonderbrekingen.
- Zorgen voor back-ups van gegevens: Implementeer software, zoals beveiligde online cloud, die automatische gegevensopslag garandeert.
- Beheer privacy en beveiliging: Bescherm persoonlijke en zakelijke gegevens door duidelijk gedefinieerde en vastgestelde toegang tot individuele applicaties of documenten.
- Controleer het gebruik van USB-poorten en apparaten: Gebruik aanvullende identiteitsverificatie om te beperken wie USB-poorten en -apparaten kan gebruiken.
Daarom kan het monitoren van werken op afstand niet alleen nuttig zijn om de productiviteitsniveaus te beoordelen, maar ook om het juiste gebruik van toevertrouwde tools te garanderen of, uiteindelijk, persoonlijke gegevens te beschermen en de veiligheid van het bedrijf te versterken.
Hoe zit het met persoonlijke privacyrechten en AVG?
In Polen is het toezicht op particuliere (niet-werkgerelateerde) apparatuur en activiteiten niet toegestaan, zoals beschreven in artikel 223 § 1 van de arbeidswet — er wordt aangegeven dat de controle betrekking kan hebben op "werkgerelateerde hulpmiddelen die door de werkgever aan de werknemer zijn toevertrouwd". Er kan echter monitoring worden geïmplementeerd om "de organisatie van het werk te waarborgen en de arbeidstijd volledig te benutten", wat een beperkte opvolging van de activiteiten van de werknemer met betrekking tot het gebruik van privé-IT-apparatuur lijkt te rechtvaardigen.
Als de werkgever besluit om toezicht te houden op het werk op afstand dat wordt uitgevoerd op de persoonlijke uitrusting van de werknemers, is het essentieel om adequate technische maatregelen te nemen. Anders stellen werkgevers zichzelf bloot aan beschuldigingen met betrekking tot schendingen van privacy en andere persoonlijke werknemersrechten. Een simpele oplossing is om de software van de medewerkers alleen tijdens hun werkuren te monitoren. Dit kan worden gedaan door een VPN (Virtual Private Network) aan te bieden dat de werknemers alleen voor werkgerelateerde activiteiten kunnen gebruiken.
Werkgevers moeten voldoen aan de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hun werknemers informeren over het proces dat gepaard gaat met het bewaken van hun persoonlijke gegevens terwijl ze op afstand werken.
Een plan voor werkbewaking op afstand opstellen dat bij uw bedrijf past
Hoewel het duidelijk definiëren van het proces en de richtlijnen achter het monitoren van werken op afstand een uitdaging kan zijn vanwege de complexiteit van de betrokken regelgeving, moet het onderliggende doel zijn om de richtlijnen af te stemmen op het bedrijf, de arbeidsvoorwaarden en zelfs specifieke functies. Ook algemene regels uit de AVG over gegevensverwerking gelden nog steeds – deze hebben betrekking op het beperken van de gegevensopslag en de redenen voor monitoringwerkzaamheden, evenals de verantwoordingsplicht.
Het is ook van essentieel belang om gevolg te geven aan verdere wetgevingswetten over werken op afstand. In Polen is de huidige wettelijke basis hiervan nog steeds artikel 3 van de doelwet betreffende specifieke oplossingen met betrekking tot de preventie van Covid-19, die werd geïmplementeerd in maart 2020, aanvankelijk als tijdelijke regeling. De Poolse wetgeving heeft onlangs aangekondigd dat de huidige regels voor werken op afstand bedoeld zijn als de nieuwe arbeidswet. Werkgevers zouden meer belang moeten hechten aan het volgen van deze regels boven de bestaande bepalingen met betrekking tot telewerk.
Naast puur juridische overwegingen dienen werkgevers rekening te houden met alle omstandigheden en de context van het toezicht op hun bedrijf. Hoewel formele regelgeving van cruciaal belang is om te volgen, mogen ze niet het "gezond verstand" vervangen tijdens de implementatie van een effectieve en redelijke oplossing.
Zelfs de meest uitstekende technische oplossingen zullen niet effectief worden als de monitoring wordt geïmplementeerd zonder voldoende communicatie met het team en begrip van wederzijdse behoeften. Als u dit niet doet, kan dit averechtse effecten hebben en het nodige vertrouwen tussen werkgever en werknemers ondermijnen. Invoering van buitensporige maatregelen kan leiden tot het risico van schending van de privacy en andere persoonlijke rechten van werknemers (die de werkgever kunnen blootstellen door claims in te dienen) en demobilisatie van het team veroorzaken.
